5 Motivos para você começar a fazer MVP de processo (mínimo processo viável)

O conceito de MVP é Minimum Viable Product (Mínimo Produto Viável) como também Minimum Viable Process (Mínimo Processo Viável). Hoje nós vamos falar de ambos os conceitos: tanto MVP de produto como MVP de processo. E, no final desse artigo eu vou te trazer 5 motivos para você começar agora mesmo a olhar para os seus processos e criar MVPs. Vem comigo!

“The Lean Startup” de Eric Ries

O conceito original de MVP, ou Mininum Viable Product (Mínimo Produto Viável), foi cunhado originalmente por Eric Ries em seu marcante livro “The Lean Startup” (2011). O MVP consiste no rol mínimo de features ou recursos que um PRODUTO deve ter para entregar valor ao cliente (proposta de valor) e, ao mesmo tempo, gerar APRENDIZADO para a empresa para as próximas iterações. Ou seja,  o MVP de produto pode ser isto como uma ferramenta para aprender mais sobre o seu modelo de negócio.

O famoso livro “The Lean Startup” é um livro que começou com posts em blogs, a primeira versão foi lançada em 2011 e ela mudou muita coisa no mercado em geral. Eric Ries, autor do livro, observou o mercado e percebeu que as startups tinham metodologias de lançamento de novos produtos diferenciados das demais organizações. Mas, o conceito de MVP é utilizado há pelo menos mais de 30 ou 40 anos, em outras indústrias.

O que é MVP – Minimum Viable Product?

É um produto que tem o mínimo de características que ao mesmo tempo são viáveis. O MVP é a interseção do conceito de mínimo e de viável.

Mínimo: Muitas pessoas acham que o mínimo vem de mínimas funcionalidades ou que o produto é limitado. Está errado. O mínimo se refere ao mínimo dinheiro gasto, mínimo tempo despendido e mínimo recursos investidos pela organização. Esse mínimo pode vir com o mínimo de funcionalidades, mas não é obrigatório.

Viável: Não é viável para vender muito nem para ser um sucesso. A questão aqui é que seja mínimo viável para aprender. Ou seja, chegamos a conclusão que um MVP é o mínimo de dinheiro, tempo e recursos para você fazer um produto e aprender se você está no caminho certo. Para validar hipóteses do seu negócio.

Exemplos 1 de MVP de produto

Você teve uma boa ideia e antes de jogar essa ideia no mercado, montar seu CNPJ, ir ao banco e buscar investimentos… você precisa validar algumas hipóteses. O problema que você quer resolver é realmente um problema? O produto que você quer desenvolver, resolve o problema? O mercado vai pagar para resolver esse problema e vai comprar o seu produto?

Como exemplo, vou trazer aqui uma história da IBM. Eles deixaram 2 computadores no escritório e contaram para as secretárias que o computador ia escrever o que elas falassem. Por alguns dias elas passaram falando com os computadores. Mas, na verdade, eles estavam fazendo um teste. Pois, existia um microfone ali e em outra sala alguém estava escutando o que elas diziam e estava digitando no computador. Esse foi um teste para validar a hipótese de que a funcionalidade faria sentido para elas. Entretanto, para a surpresa de todos os pesquisadores da IBM, o resultado foi que elas odiaram falar com os computadores.

Exemplos 2 de MVP de produto

Outra história muito conhecida sobre MVP é a história da Zappos. O fundador tinha a hipótese de que as pessoas comprariam tênis pela internet. Isso, obviamente, há muitos anos atrás onde o consumo pela internet não era como é hoje. O que ele fez? Ele morava em cima de uma loja de sapatos, então ele fez uma parceria com o dono da loja, tirou fotos de todos os sapatos e colocou na internet. Cada vez que alguém comprava online, ele recebia o pedido, descia as escadas, ia na loja, comprava o sapato e despachava pelo correio. Ele fez isso por bastante tempo e conseguiu validar a hipótese, para investidores, que as pessoas sim comprariam sapatos pela internet. Ele fez isso com quase zero investimento. Pois, ele não criou um centro de distribuição, nem comprou caminhões para fazer logística.

O que é MVP – Minimum Viable Process?

Antes de mais nada eu preciso dizer para vocês que processos definem como os recursos da sua organização funcionam para obter os resultados que seus clientes precisam. Como as tarefas acontecem, como os recursos são utilizados… tudo para entregar os produtos e serviços para os clientes.

Em um mundo onde produtos são cada vez mais entregues através de jornadas e experiências memoráveis para os clientes, cabe compreendermos e extrapolarmos como esse conceito de MVP pode ser aplicado na construção de novos PROCESSOS, que sejam muito mais assertivos para gerar valor para a organização e, ao mesmo tempo, reduzam o RISCO de investir e construir algo que não precisa ou ninguém quer.

Todas as empresas precisam de processos

Rafael Bortolini, Diretor aqui Zeev, é dono da frase: “Todo mundo precisa de processos. Quem não tem processos (exemplo: uma startup) está louco para ter um”. Justamente, quando a sua empresa está crescendo,  você precisa organizar os processos para ter ganhos em escala. Quem não tem processo sofre com:

1. Prazos raramente são cumpridos;
2. Excesso de retrabalho e custos altos;
3. Cada funcionário controla as coisas da sua maneira e com suas próprias ferramentas;
4. Há dúvidas sobre o que fazer;
5. Impossível um gestor monitorar onde estão os problemas;
6. O concorrente faz as coisas mais barato, com maior qualidade e velocidade.

Framework básico de uma cultura de processos

Para você começar a descobrir seus processos e automatizá-los, eu vou deixar aqui um passo a passo com links e materiais que podem te ajudar bastante:

1. Como fazer mapeamento de processos
2. Dica para identificar oportunidades de melhoria sem fazer mapeamentos
3. Como fazer o desenho dos processos usando notação BPMN
4. O que é automatização e como eu posso me beneficiar disso

O caminho para a automatização de processos

Ao fazer mapeamento de processo é normal que as pessoas percorram o seguinte ciclo de gestão: primeiro escolhem qual processo iniciar o mapeamento utilizando uma matriz de seleção de processos. Logo depois, utilizam o diagrama SIPOC (que é uma ferramenta simples) para conhecer melhor o processo. O próximo passo natural é que o profissional comece a fazer o fluxograma. Depois de desenhar o fluxograma as pessoas avançam e começam a fazer o desenho em notação BPMN (desenhar em BPMN é como se fosse um fluxograma na versão power). E, por fim, chegamos na automatização do processo. 

Não quer dizer que este seja o jeito certo e único de você conhecer e otimizar seus processos, mas esta é a linha de raciocínio que a maioria das pessoas segue. Depende muito do seu nível de conhecimento. Se você sabe o básico, comece sim pelo SIPOC. Mas, profissionais que são mais experientes nesse assunto irão direto para o desenho em BPMN.

Validação de hipóteses

Antes de você dedicar tempo para automatizar um processo, é interessante que você valide algumas hipóteses. Normalmente, os profissionais de processos perguntam para as pessoas: “qual processo automatizar agora?” E aqui está o “pulo do gato”. A ideia de MVP começa desde este princípio. Como posso fazer um teste para saber se este processo é prioritário para a organização que não seja perguntando para as pessoas envolvidas?

Simples: eu posso criar uma hipótese que eu vou validar antes de colocar a mão na massa. Afinal, o MVP de processo é o conjunto mínimo de esforços e investimentos que devo fazer para aprender se uma hipótese sobre meu (futuro) processo é válida. Geralmente substituímos o MVP por entrevistas, especificações, reuniões e atas. Entretanto, o conceito de MVP é focado em experimentos, comprovação empírica. Ou seja: tocar, ver, permitir ao grupo experimentar.

Alguns exemplos de hipóteses que você pode validar antes de automatizar um processo

1. Este processo é prioritário. Está com dificuldade para priorizar processos? Valide a hipótese de que este processo de fato é prioritário para a empresa e é um problema real;
2. Para o cliente este processo é um grande problema. Serve para validar a hipótese de falta de foco do cliente;
3. A Alta gestão apoia este projeto. Existe ou não apoio da gestão?;
4. O público não representará resistência a mudar / utilizar o processo. Existe resistência cultural?;
5. Este processo é maduro para ter um escopo mais claro. Para casos de mudança excessiva de escopo;
6. Existem muitas etapas que não agregam valor. Pergunte-se: essa etapa agrega valor ao cliente?;
7. Existe dificuldade de integração de sistemas. Essa integração é fundamental para o objetivo do processo?

Exemplo do Smoke test – Teste de fumaça

Em uma experiência pilotada pelo nosso Diretor de Produtos, Rafael Bortolini, foi publicado um processo sem que ele estivesse automatizado. Ou seja, antes de qualquer mão na massa, existia um botão no qual estavam computando quantas pessoas dentro da organização clicaram ali. Quando a pessoa clicasse no botão apareceria a mensagem “Olá, este processo ainda não esta automatizado. Obrigada pelo seu interesse em clicar aqui”. A mensagem não era exatamente essa, mas passava uma resposta amigável assim.

Resultado: O número de pessoas que clicou foi menor do que o esperado. Conclusão, a empresa economizou tempo e dinheiro pois iriam trabalhar naquilo que não precisava ser feito. E você, me conta: você já gastou tempo mapeando processos que depois não foram usados?

Estratégia Concierge MVP

O Concierge MVP é quando vc tem um ser humano por trás fazendo boa parte do trabalho. Como o exemplo do caso da IMB que eu relatei acima. E aqui eu diria o seguinte, para a questão de processos a dica é você “rodar” o processo sem automatização primeiro, fazer um teste para ver se ele vai funcionar e depois disso, depois de validado, aí sim colocar dentro de uma ferramenta de automatização.

5 Motivos para você começar a fazer MVP de processo

Bom! Aqui estará a cereja do bolo. Se você leu até aqui já conseguiu aprender bastante sobre MVP de produtos e MVP de processos. Portanto, listamos 5 motivos para você começar a fazer MVPs agora mesmo.

1. MVP ajudará a reduzir o tempo da automatização do processo

Se hoje você leva 2 meses, 6 meses, 1 ano ou até mais tempo do que isso para a automatização, fazendo o MVP você levará muito menos tempo. Comece pequeno. Faça um processo pequeno e vá acrescentando otimizações e integrações no momento em que elas se tornarem necessárias, antes disso não. Coloque um processo para rodar com o menos de tarefas possíveis e vá observando o comportamento e a frequência de utilização. Como também, obviamente, o feedback de quem utiliza.

Um dica aqui é usar a frase “problema do futuro” (muito usada por nós aqui na Zeev). O problema do futuro é aquele problema que surge em alguma reunião da seguinte forma:

• “aaaa, mas se você automatizar desse jeito quando a equipe crescer não vai funcionar”
• “ah, mas se você limitar para a sede de São Paulo quando nós abrirmos a sede no Rio de Janeiro não vai mais funcionar”
• “Se o processo continuar assim e começar a chover sem parar no próximo verão teremos problemas”.

Vejam, todos os possíveis problemas são problemas do futuro que não sabemos se vai ou não acontecer. Esqueça os problemas do futuro. Trabalhe no presente! Automatize processos pensando no hoje. Faça simples. E se alguém surgir com uma ideia mirabolante baseado em fatos que ainda não são reais, apenas diga: problema do futuro. Quando mais “E se…” você aderir, mais complexo e longe do MVP seu processo estará.

2. Se você fizer o MVP, você evita retrabalhos

Muitas vezes você automatiza um processo, leva 6 meses para isso e ao colocar para rodar, na prática, as coisas mudam totalmente, completamente e mais um pouco. Poxa! Quanto tempo e dinheiro desperdiçado. Por isso, faça o simples. Coloque o mínimo possível dentro da automatização. Coloque pra rodar. Escute os feedbacks dos usuários finais na prática, otimize, aumente a maturidade do processo aos poucos. E, antes mesmo do que você espera, terá passado seis meses e você terá construído um processo automatizado junto com os usuários mediante otimizações. Evite retrabalhos. Afinal, mudanças excessivas de escopo podem colocar todo o seu trabalho a perder.

No caso de integrações é ainda mais evidente. As mudanças no processo acabam jogando o trabalho fora. Aqui funciona como o método ágil: faz uma parte, coloca para rodar, deixa o usuário usar, coleta feedbacks, otimiza. Leve em consideração os números para tomar decisões. Exemplo: quero integrar o sistema X com o sistema Y, mas essa operação acontece 2x ao ano. Ou seja, não precisa integrar. Tenha argumentos baseada nas experiências e hipóteses que você coletou ou aprendeu com o processo rodando na prática.

3. Sendo expert em MVP você consegue mostrar mais valor no seu trabalho

Aqui eu tenho duas considerações a fazer. A primeira é com a sua velocidade de entrega. Ás vezes você acaba demorando muito para entregar um trabalho que te solicitaram. Mas a culpa não é sua. A culpa é das milhares de solicitações e alterações que você recebe. Quando você trabalha com MVPs e começa a entregar automatizações mais simples, você entregará infinitas vezes mais rápido e mostrará mais valor ao seu trabalho. Como profissional, é uma ótima oportunidade para demonstra maturidade e preocupação com o dinheiro e o tempo da empresa. Entretanto, não ignore os pedidos das pessoas. Coloque num word “Especificações para MVP” Especificações para versão 2″. Aí as pessoas saberão que aquele item entrará na versão 2 do processo, um dia, quem sabe, talvez.

Já a segunda consideração que eu tenho a fazer neste tópico é que se antes você entregava 1 processo automatizado por mês agora, utilizando MVPs você começará a entregar o dobro. Um MVP é muito mais rápido para ser feito. Ou seja, você vai começar a ter mais velocidade e mais quantidade de processos automatizados entregues.

 4. Fazer MVP economiza dinheiro da empresa

Esse pode ser o seu ponto de apoio. Se você falar que o MVP é mais barato e que estás pensando na empresa e seu budget, dificilmente haverá resistência. Você pode provar por A mais B que fazer teste antes de partir para projetos gigantes é essencial. Veja no Google alguns exemplos práticos desse modo de pensar e prove para as pessoas que este é o melhor caminho.

Quando a gente perde tempo, gasta muito dinheiro, troca de escopo, tem muito retrabalho e faz automatizações que ninguém usa, acaba se frustrando com o próprio trabalho. Antes de executar qualquer coisa, vamos pensar estrategicamente: faz sentido executar

5. MVP possibilita que você diminua o custo com integrações

As pessoas constantemente solicitam integrações à TI como se isso fosse uma tarefa muitos simples e fácil, mas na maioria das vezes não é. Aí, vem especificado em documento e diz: “A integração com o ERP é fundamental para o funcionamento do processo”. Ok, simbora integrar! Porém, a integração acaba se tornando o ponto mais custoso do projeto. Depois de um tempo, quando o software já está rodando em produção, sendo usado, descobre-se que a integração é muito raramente usada e ocorre 5 vezes ao ano.

Em casos de usar o MVP para testar se a integração vale a pena ou não é muito simples. Basta que uma pessoa realize a operação da integração por um tempo. “Ah, mas essa pessoa vai ter muito trabalho”. Não! Essa pessoa fará um experimento. É inadmissível que um MVP de processos tenha integração de alta sofisticação. Pois, é muito caro fazer uma integração.

A camada de serviços do Zeev são baseadas em automatização via MVPs

Quando modernizamos o produto, nós trouxemos a ideia de MVP de processos, onde você pode criar um processo / workflow em cinco minutos, utilizando a camada de serviços. A ideia é você ganhar velocidade na automatização de processos. Como também, conseguir identificar aqueles que são mais utilizados versus aqueles que quase nunca são utilizados pela empresa. A camada de serviços visa você gastar pouco tempo e investimento para automatizar um processo.

Entretanto, obviamente, os processos criados pela camada de serviço são simples, não são complexos e não são robustos. É o passo inicial para você começar alguma automatização, padronização e organização dos processos da sua empresa. Basicamente, a camada de serviços substitui o e-mail e as solicitações desestruturadas que acontecem no dia a dia por diversos canais diferentes. Entenda mais no vídeo abaixo: