4 vantagens de implementar um BPMS

No mundo dos negócios, a eficiência operacional é um pilar central para o sucesso de qualquer organização. A maneira como os processos são executados pode determinar a agilidade, qualidade e competitividade de uma empresa. 

É por isso que implementar um BPMS, Sistema de Gestão de Processos de Negócio, tornou-se importante para empresas de todos os tamanhos e setores. Essa ferramenta permite melhorar a eficiência operacional por meio da modelagem e automatização de processos.

Um levantamento da PRIME BPM mostrou que 67% dos usuários de ferramentas BPM tem como objetivo a melhoria contínua nas operações. Em segundo lugar está o conhecimento gerencial (44,34%) e, em terceiro, a automação de processos (43,50%).

Mas antes de você continuar a leitura, certifique-se de que você realmente saiba o que é BPM!

Benefícios da Implementação de um BPMS

Ao implementar um BMPS, uma empresa pode ter uma melhoria significativa na eficiência e produtividade, graças aos benefícios proporcionados pela tecnologia. Alguns dos principais incluem: 

1- Automação de Processos

A primeira é a automação de processos. Isso significa que tarefas repetitivas e manuais podem ser automatizadas, o que reduz a margem de erro e aumenta a eficiência operacional. 

Em outras palavras, com um BPMS, é possível otimizar fluxos de trabalho, o que não apenas economiza tempo e recursos, mas também possibilita aos colaboradores se dedicarem a tarefas complexas e de maior valor agregado para o negócio.

Além disso, permite a integração de sistemas e aplicativos, garantindo uma transferência de dados contínua e com menor possibilidade de erros entre departamentos. 

2- Visibilidade aprimorada

Outra vantagem de implementar um BPMS é a visibilidade integral e em tempo real dos processos da organização. Com isso, é possível acompanhar o fluxo de trabalho, o status das atividades, os responsáveis e os prazos de cada processo. 

Isso permite que os gestores monitorem o desempenho das operações, identifiquem gargalos e tomem medidas corretivas de forma ágil.

Além disso, facilita a comunicação e a colaboração entre equipes, promovendo uma cultura de trabalho mais transparente na organização.

3- Otimização de fluxos de trabalho

Um dos principais focos do BPMS é analisar e redesenhar os processos existentes para torná-los mais eficientes e produtivos. 

Em outras palavras, um BPMS permite ao gestor identificar gargalos, falhas e oportunidades de melhoria contínua nos processos. E isso garante que sejam otimizados e estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

Além disso, assegura o monitoramento do desempenho dos processos por meio de indicadores e relatórios. Dessa forma, é possível avaliar sua eficiência, eficácia e qualidade deles, bem como melhorar a produtividade.

4- Tomada de decisão baseada em dados

Também permite aos gestores tomar decisões fundamentadas em dados concretos. Isso porque o sistema coleta e analisa dados sobre o fluxo de trabalho, os tempos de execução, os erros e retrabalhos, entre outros aspectos dos processos, e esses dados podem ser transformados em indicadores e relatórios, fornecendo insights sobre a eficiência e a qualidade dos trabalhos. 

Portanto, com base nessas informações, o gestor pode identificar pontos de melhoria, implementar mudanças e monitorar o impacto das ações tomadas. 

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Estudos de caso em Implementação BPMS

Empresas de diversos setores do mercado já usam BPMS para otimizar suas operações. Veja alguns exemplos: 

A) Automatização de processos na Sympla:

A Sympla é uma empresa de tecnologia atuante no mercado de ticketing há 10 anos, enfrentou desafios internos decorrentes do rápido crescimento, resultando na descentralização e despadronização de processos geridos por ferramentas distintas.

Identificando dores como uso disperso de ferramentas, dificuldades nas solicitações internas e falta de regularidade, a Sympla implementou o Projeto Nosso Portal, visando resolver essas questões com o auxílio da ferramenta Zeev.

O projeto teve quatro fases: iniciação, planejamento, modelagem e implementação, com o objetivo de centralizar solicitações, garantir conformidade com políticas internas e aumentar eficiência.

Os resultados incluíram a centralização dos processos em uma única ferramenta, redução de 55% no custo mensal com outras ferramentas, diminuição de 62% no SLA do processo de compras, entre outros benefícios.

O apoio da diretoria e equipes, juntamente com a gestão cuidadosa da mudança, foram fatores-chave para o sucesso da implementação do Zeev.

Você pode acessar os dados completos deste estudo de caso em: Case de sucesso SYMPLA!

B) Automatização de processos na Blue3 Investimentos:

A Blue3 Investimentos, destacada assessoria de investimentos no Brasil, com R$ 25 bilhões sob custódia, enfrentava desafios como atividades manuais, ausência de indicadores e integrações, impactando a eficiência e riscos associados.

A busca por uma solução levou à escolha do Zeev, uma ferramenta de automatização de processos, devido a critérios como produtividade, auditoria, transparência e orquestração. A implementação efetiva do Zeev iniciou-se pela área de Pessoas & Cultura e expandiu-se para diversas áreas, otimizando tempo, recursos e integrando departamentos.

Resultados incluem mais de 100 aplicativos de processos automatizados, +700 usuários ativos, +19 mil solicitações e um case de sucesso no lançamento de notas fiscais, reduzindo o tempo médio de 7,5 min para 1 min, alcançando uma otimização de 86% no processo. O sucesso foi atribuído à abordagem low-code, à universidade Zeev e ao apoio da equipe interna.

Veja o estudo de caso completo da Blue3 Investimentos em: Case de sucesso Blue3

Desafios e soluções na implementação de um BPMS

Apesar de as vantagens do BPMS serem inúmeras, é importante destacar que existem desafios em sua implementação, incluindo:

• Resistência à mudança: a implementação de um novo sistema pode gerar desconforto e insegurança, especialmente se os colaboradores não estiverem familiarizados com a tecnologia. Uma alternativa para superar esse desafio é capacitá-los para que entendam o funcionamento da tecnologia e conheçam seus benefícios. 

Leia também: Gestão de Mudanças na TI: lidando com resistência e desafios!

• Integração com os sistemas da empresa: mais um desafio é a integração da solução com outros sistemas e a migração de dados. Planejar cuidadosamente a implementação de BPMS pode ajudar a solucionar essa dificuldade. Além disso, é importante garantir a compatibilidade entre o BPMS e os sistemas atuais da empresa, para que a transição seja adequada e transparente.

Você pode se interessar pelo artigo: Como planejar uma estratégia eficiente em automatização de processos.

• Escalabilidade: refere-se à capacidade do sistema se adaptar à medida que a organização expande suas operações. Por se tratar de um fator crítico, a melhor forma de evitar a escolha de uma solução errada é avaliar as opções disponíveis no mercado e optar por uma que assegure a escalabilidade do sistema. 

Por fim,

Implementar um BPMS pode proporcionar consideráveis benefícios à organização, desde a automação de processos repetitivos até uma tomada de decisão mais fundamentada.

No entanto, é essencial ter em mente que cada organização é única, enfrentando desafios e oportunidades específicas. Por isso, é fundamental personalizar a implementação do BPMS de acordo com as necessidades e objetivos da empresa.

Nesse sentido, a implementação eficaz da solução demanda comprometimento e apoio de toda a organização.

Assim, é responsabilidade da gestão envolver os colaboradores desde o início dessa operação, oferecendo treinamento e capacitação adequados.

Além disso, monitorar e avaliar continuamente os resultados dessa decisão é essencial, pois permite ajustes e melhorias conforme necessário.

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