Zeev: o Hub Central de gestão de processos que elimina o retrabalho

A proliferação de ferramentas pontuais transformou os ambientes corporativos em verdadeiros labirintos. Planilhas, aplicativos isolados, sistemas legados e soluções departamentais criam uma fragmentação operacional que consome recursos, multiplica erros e impede a visibilidade estratégica. Nesse sentido, o Zeev se posiciona como hub central capaz de orquestrar toda a gestão de processos organizacionais, integrando sistemas existentes, automatizando fluxos de trabalho e entregando governança sem romper com investimentos consolidados.

Organizações que centralizam a gestão de processos em uma plataforma unificada reduzem custos operacionais em até 30%, eliminam retrabalhos e conquistam rastreabilidade completa sobre suas operações. Ademais, conseguem responder com agilidade às demandas de mercado, pois superam a rigidez dos sistemas fragmentados.

Este artigo explora como o Zeev atua como hub central de gestão de processos, conectando o legado tecnológico às necessidades modernas de automação, governança e inteligência artificial.

O desafio da fragmentação na gestão de processos de negócio

A transformação digital acelerou a adoção de tecnologias especializadas, mas trouxe consigo um efeito colateral preocupante: a fragmentação operacional. Cada departamento adota ferramentas específicas para resolver demandas pontuais, criando silos de informação que dificultam a gestão de processos integrada.

Enquanto o financeiro utiliza um sistema, o comercial opera em outro e a operação mantém planilhas paralelas. Consequentemente, dados críticos ficam dispersos, atualizações manuais multiplicam erros e gestores perdem visibilidade sobre fluxos completos.

Essa realidade caracteriza o fenômeno conhecido como shadow IT, no qual colaboradores implementam soluções tecnológicas sem supervisão da área de tecnologia. Embora essas iniciativas busquem resolver problemas imediatos, elas aumentam a superfície de ataque cibernético, dificultam auditorias e comprometem a conformidade regulatória.

Portanto, a gestão de processos eficiente exige uma abordagem centralizadora que preserve a autonomia departamental sem sacrificar a governança organizacional.

Além disso, sistemas legados armazenam informações valiosas e regras de negócio testadas ao longo de anos. Substituí-los representa risco operacional elevado e investimento financeiro significativo. Entretanto, mantê-los isolados perpetua a ineficiência.

A solução reside em orquestrar esses sistemas através de um hub central de gestão de processos que funcione como camada integradora, conectando aplicações heterogêneas sem exigir substituições traumáticas.

A ausência de orquestração gera consequências mensuráveis. Por exemplo, processos de aprovação que deveriam levar horas se arrastam por semanas devido a transferências manuais de informação entre sistemas.

Além disso, colaboradores gastam tempo precioso copiando dados de uma ferramenta para outra, atividade que não agrega valor mas consome até 40% da jornada produtiva. Igualmente preocupante, gestores tomam decisões baseadas em informações desatualizadas, pois a consolidação manual de dados demanda tempo e está sujeita a erros.

Hub Central de gestão de processos: conceito e importância

Um hub central de gestão de processos funciona como camada orquestradora que conecta sistemas, automatiza fluxos de trabalho e centraliza a execução de processos organizacionais.

Diferentemente de ferramentas pontuais que resolvem demandas específicas, o hub integra múltiplas aplicações através de APIs, conectores nativos e integrações personalizadas. Dessa forma, informações fluem automaticamente entre sistemas sem necessidade de intervenção manual, garantindo consistência, rastreabilidade, assim como governança.

A importância estratégica dessa abordagem manifesta-se em três dimensões fundamentais:

1. O hub elimina silos de informação ao estabelecer comunicação estruturada entre departamentos e sistemas. Essa sincronização em tempo real acelera operações e reduz significativamente a taxa de erros operacionais.
2. Gestores visualizam exatamente onde cada processo se encontra, identificam gargalos em tempo real e tomam ações corretivas imediatas. Nesse sentido, a auditoria torna-se simplificada, pois todos os eventos ficam registrados em uma única plataforma.
3. Organizações podem integrar sistemas legados, automatizar processos críticos e validar resultados antes de expandir o escopo. Essa abordagem incremental mitiga riscos, reduz resistências internas e demonstra retorno sobre investimento rapidamente.

Zeev como plataforma orquestradora de gestão de processos

O Zeev é um BPMS (Business Process Management System) completo que orquestra a gestão de processos através de três pilares: low-code, inteligência artificial e capacidade de integração. Mais de 350 mil usuários utilizam a plataforma para automatizar workflows, resultando em melhorias significativas como redução de até 77% no tempo de execução de processos.

A abordagem low-code do Zeev democratiza a criação de processos automatizados. Analistas de negócio e gestores operacionais modelam fluxos de trabalho sem dependência de conhecimento aprofundado em programação, utilizando interface visual intuitiva que representa processos em notação BPMN.

Consequentemente, a organização ganha agilidade para responder a mudanças de mercado, pois ajustes em processos acontecem em horas, não em meses. Essa autonomia operacional reduz drasticamente o backlog de TI e acelera a entrega de valor.

Zai, a inteligência artificial do Zeev

Ademais, o Zeev incorpora a Zai, sua inteligência artificial. A Zai interpreta documentos, valida campos, sugere correções e decide roteamentos com base em regras aprendidas. Na gestão de processos, essa capacidade transforma a plataforma de executora passiva em orquestradora que enriquece dados, reduz intervenção humana e antecipa exceções que exigem ação. Por exemplo, a Zai pode analisar uma nota fiscal, extrair informações relevantes, validar contra o pedido de compra e acionar aprovações automaticamente.

Além disso, a Zai é capaz de criar e modelar processos do zero através de prompts enviados pelo usuário. Configurar formulários personalizados e gerar insights em tempo real para gestores também faz parte do pacote de funcionalidades da Zai.

Integração com outras ferramentas

A plataforma oferece conectores nativos para ERPs populares como SAP e Oracle, além de documentação completa de APIs que viabiliza integrações personalizadas.

O Zeev também conecta-se nativamente com D4Sign, DocuSign e Zapier. Essa conectividade transforma a gestão de processos de atividade fragmentada em operação orquestrada.

Sistemas legados

Sistemas legados representam simultaneamente ativo valioso e desafio operacional. Essas aplicações consolidadas ao longo de anos armazenam regras de negócio testadas, dados históricos críticos e conhecimento organizacional.

Contudo, frequentemente operam de forma isolada, dificultam integrações e limitam a agilidade operacional. A integração do Zeev com sistemas legados resolve essa dicotomia, permitindo que organizações preservem investimentos enquanto modernizam a gestão de processos.

A estratégia de integração fundamenta-se em três métodos principais. APIs REST e GraphQL estabelecem comunicação direta e programada entre sistemas, trocando payloads JSON/XML em tempo real. Conectores nativos aceleram projetos ao fornecer interfaces pré-construídas para aplicações populares.

Já integrações via webhooks e mensageria permitem comunicação assíncrona ideal para processos que não exigem resposta imediata.

Redução de dependência de ferramentas pontuais na gestão de processos

A proliferação de ferramentas pontuais caracteriza-se pela adoção descoordenada de aplicações especializadas que resolvem demandas departamentais específicas. Enquanto cada solução isoladamente oferece valor, o conjunto fragmentado compromete a gestão de processos integrada.

Planilhas colaborativas, aplicativos de aprovação, sistemas de tickets e formulários online multiplicam-se sem governança central, criando redundâncias, inconsistências e lacunas de segurança.

O Zeev como hub central reverte essa tendência ao consolidar funcionalidades em plataforma unificada. Processos anteriormente gerenciados em ferramentas distintas migram para o ambiente Zeev, onde beneficiam-se de automação, integração e rastreabilidade.

Por exemplo, solicitações de compra antes iniciadas em formulário Google, aprovadas via e-mail e registradas manualmente no ERP agora fluem automaticamente através do Zeev. A plataforma captura a requisição, aciona aprovadores sequencialmente, registra decisões e atualiza o ERP sem intervenção manual.

Essa consolidação impacta positivamente a gestão de processos. Por exemplo:

1. Reduz custos operacionais ao eliminar licenças redundantes de ferramentas pontuais.
2. Fortalece a segurança da informação.

Implementação do Hub na gestão de processos: passo a passo

A jornada para estabelecer o Zeev como hub central de gestão de processos inicia-se com mapeamento criterioso da situação atual. Organizações devem inventariar todos os sistemas existentes, documentar processos críticos e identificar pontos de integração necessários.

Esse diagnóstico previne surpresas durante a implementação e garante que a solução escolhida atenda todas as necessidades operacionais. Ademais, o mapeamento frequentemente revela processos redundantes ou desnecessários que podem ser eliminados antes da automação.

Subsequentemente, a priorização estratégica define quais processos migrarão primeiro para o hub central. Recomenda-se começar com fluxos de trabalho que apresentam alto volume, múltiplas handoffs entre departamentos e dependência de sistemas integrados.

Processos de aprovação de compras, onboarding de clientes e gestão de contratos tipicamente enquadram-se nessa categoria. A escolha criteriosa do processo piloto permite validar a abordagem, demonstrar valor rapidamente e construir momentum organizacional.

A configuração dos processos no Zeev aproveita capacidades low-code para acelerar implementação. Analistas de negócio modelam fluxos em notação BPMN, definem formulários de captura de dados, estabelecem regras de roteamento e configuram integrações com sistemas existentes. Essa fase beneficia-se do envolvimento direto dos usuários finais, pois seu conhecimento prático revela nuances operacionais que otimizam o desenho do processo. Portanto, a gestão de processos efetiva exige colaboração multidisciplinar desde a concepção.

O lançamento acontece preferencialmente de forma gradual, com migração progressiva de usuários ou unidades de negócio. Essa abordagem permite que a equipe de suporte concentre-se em poucos usuários iniciais, resolva dúvidas rapidamente e capture feedback para melhorias. À medida que o processo estabiliza-se, a expansão acelera até cobrir toda a organização.

Finalmente, a gestão de processos não termina com o lançamento, mas evolui continuamente através de monitoramento de indicadores, identificação de gargalos, bem como implementação de otimizações baseadas em dados reais de execução.

Monitoramente e melhoria contínua na gestão de processos com Zeev

O Zeev oferece painéis nativos de indicadores que permitem monitoramento em tempo real da gestão de processos. Gestores visualizam métricas como, por exemplo, tempo médio de execução, taxa de conclusão no prazo, volume de solicitações por período e distribuição de carga entre colaboradores.

Essas informações transformam decisões reativas em ações proativas, pois gargalos identificam-se antes de causarem impacto significativo. Igualmente importante, tendências revelam-se através de análises históricas que orientam planejamento de capacidade e alocação de recursos.

A IA potencializa essa análise

A Zai, inteligência artificial integrada, potencializa a análise de processos, detectando tarefas que sistematicamente atrasam, identificando aprovadores que acumulam pendências e propondo redistribuição de responsabilidades.

Essa capacidade analítica transcende métricas básicas para oferecer insights acionáveis que efetivamente otimizam a gestão de processos.

Futuro da gestão de processos: IA e autonomia operacional

A evolução da gestão de processos caminha para autonomia crescente através de agentes autônomos que não apenas executam tarefas, mas tomam decisões complexas.

O Zeev posiciona-se na vanguarda desse movimento ao incorporar capacidades de IA que analisam contextos, aplicam regras de negócio e determinam ações apropriadas sem intervenção humana. Esses agentes trabalham continuamente, processam volumes imensos de solicitações e aprendem com cada interação para aperfeiçoar desempenho.

Vamos a um exemplo?

Imagine processo de aprovação de crédito onde agente de IA analisa documentação completa do cliente, consulta bureaus de crédito (ou “birôs” de crédito são empresas privadas especializadas em coletar, organizar e armazenar dados financeiros de pessoas físicas e jurídicas), avalia riscos baseando-se em histórico e políticas corporativas, e aprova automaticamente solicitações que atendem critérios estabelecidos.

Casos excepcionais escalam-se para análise humana, mas a maioria das decisões rotineiras acontece instantaneamente. Essa capacidade transforma a gestão de processos de coordenação de atividades humanas em orquestração híbrida humano-IA que multiplica produtividade.

Mais de 350 mil usuários comprovam que essa abordagem reduz custos e acelera operações

A jornada para implementar hub central de gestão de processos exige visão estratégica, planejamento criterioso e execução gradual. Entretanto, os benefícios tangíveis justificam amplamente o investimento.

Agilidade, escalabilidade, visibilidade e governança. Quatro palavras-chave.

Centralizar processos no Zeev representa decisão estratégica que transforma operações de reativas e fragmentadas em proativas e integradas, estabelecendo fundação sólida para excelência operacional sustentável.