Como aumentar a eficiência do Workflow em 4 passos
Já se perguntou como aumentar a eficiência do seu workflow?
A eficiência operacional é fundamental para manter sua empresa competitiva no mercado. Um dos segredos para alcançar melhores resultados nesse ponto, é implementar workflows bem mapeados, eficientes e automatizados.
Um workflow é um fluxo de trabalho com tarefas recorrentes, e a automação desse processo visa simplificar e acelerar as etapas envolvidas.
Benefícios de aumentar a eficiência do workflow
Antes de abordarmos o passo a passo para aumentar a eficiência do seu workflow, gostaria de listar alguns benefícios da automatização de workflows:
- Redução no tempo de realização das tarefas;
- Elimina processos manuais e demorados;
Isso não apenas aumenta a produtividade, mas também libera recursos humanos para se concentrarem em atividades mais estratégicas e criativas.
- Reduz erros humanos.
- Consistência e padronização nas operações;
Isso é especialmente crucial em setores que exigem precisão e conformidade com regulamentações, como a área financeira e de saúde.
- Visibilidade e transparência de onde e com quem estão as tarefas;
- Monitorar as atividades em tempo real;
- Identificar gargalos;
- Tomar decisões baseadas em dados atualizados.
Esses são alguns, dos muitos benefícios, de automatizar um workflow visando o aumento da eficiência organizacional. Agora, vamos seguir para um passo a passo simples de como você pode tornar um fluxo de trabalho e um workflow automatizado?
1. Mapeie seu workflow
Antes de automatizar seu fluxo de trabalho, é essencial entender como ele funciona atualmente.
Mapeie todas as etapas, desde o início até a conclusão, identificando os pontos de entrada, as atividades realizadas, os responsáveis por cada tarefa, os momentos de decisão e as possibilidades de saída.
Se precisar de ajuda para mapear seus processos, leia: Mapeamento de processos – Guia completo mais ferramentas!
Por exemplo, vamos pensar em um processo de solicitação de reembolso:
- Primeiro, existe a solicitação do reembolso.
- A próxima tarefa é destinada ao gestor para aprovar ou recusar a solicitação de reembolso.
- Se aprovada, ela deve ser direcionada para o financeiro realizar o reembolso ao colaborador.
- Se rejeitada, o colaborador deve receber um retorno por e-mail notificando que ela foi rejeitada e contendo uma justificativa.
- Mas, também pode precisar de ajustes e retornar ao colaborador solicitante para realizar as alterações, e em seguida, retornar ao gestor.
De forma simplificada, um fluxo de reembolso acontece dessa forma. Veja ele desenhado em notação BPMN e automatizado no Zeev:
Esse é o primeiro passo para aumentar a eficiência do seu workflow. Vamos para o próximo?
2. Automatize seu workflow
Após escrever a sequência de atividades do seu workflow e quem serão os responsáveis, chegou a hora de automatizá-lo!
Utilize plataformas de gestão de processos que permitam a criação de fluxos automatizados, como o Zeev, onde você pode automatizar diversos processos, como:
- Processo de compras;
- Solicitação de férias;
- Renovação de contrato;
- Adiantamento ou reembolso de despesas;
- Admissão ou desligamento de colaboradores;
- E muito mais!
Nosso BPM Low-code permite a criação de formulários, a definição de regras, a automação de tarefas, envio de e-mail automático e diversas integrações.
Automatizar tarefas repetitivas ou que demandam muito tempo, aumentará a eficiência da sua operação e reduzirá erros humanos. A automatização será a chave para aumentar a eficiência do seu workflow.
Para não nos delongar, deixo aqui um artigo que fala tudo sobre o modelador do Zeev e como automatizar workflows na nossa plataforma.
3. Crie metas
Onde a sua empresa está hoje na eficiência organizacional e onde quer chegar?
A resposta dessa pergunta deve se tornar metas claras e mensuráveis para o seu time.
Estabeleça indicadores de desempenho que possam ser acompanhados ao longo do tempo, como:
- tempo médio de conclusão
- taxa de erros
- satisfação dos clientes.
Essas metas ajudarão a avaliar o impacto da automatização e identificar possíveis ajustes necessários e gargalos da sua operação.
Elas serão o norte para aumentar a eficiência dos seus workflows automatizados e motivar a equipe a enxergar nas suas ações a evolução dos processos internos.
4. Analise dados relacionados a eficiência do workflow
Agora que você já mapeou seu fluxo, automatizou e criou suas metas, chegou a hora de analisar os resultados.
O Zeev possui painéis de fácil usabilidade para que você e sua equipe extraiam insights valiosos dos seus workflows automatizados.
Com essa análise você pode identificar padrões, áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados. A análise contínua dos dados permitirá aprimorar ainda mais o workflow automatizado e maximizar seus benefícios.
Agora, veja como você pode acessar os dados dos seus processos automatizados com o Zeev e aumentar a eficiência deles:
Painéis nativos do Zeev: Lead Time, volume e eficiência
Lead time e eficiência:
Nesse painel, você terá visibilidade sobre:
- Lead time total do(s) aplicativo(s) em dias corridos
- Tarefas finalizadas em atraso
- Análise de Pareto
Throughput (volume)
Nesse painel, você terá visibilidade sobre:
- Volume total
- Número de solicitações iniciadas nos últimos 6 meses
- Número de solicitações finalizadas nos últimos 6 meses
Performance de atividades
Nesse painel, você terá visibilidade sobre:
- Tarefas mais longas, em duração média de dias corridos
- Performance da execução de tarefas
Performance de atores
Nesse painel, você terá visibilidade sobre:
- Maior número de atividades executadas
- Performance da execução por pessoas no papel de atores
- Performance da execução por pessoas no papel de solicitantes
Situação e status atual
Nesse painel, você terá visibilidade sobre:
- Situação das solicitações em andamento – Principais tarefas
- Situação das solicitações em andamento
- Situação das solicitações finalizadas
- Situação das solicitações finalizadas
Painéis personalizados no Zeev
O Zeev te fornece a autonomia para criar painéis de análise personalizáveis. Veja no vídeo abaixo um exemplo prático dessa criação:
Automatizar o fluxo de trabalho é uma estratégia poderosa para aumentar a eficiência e a produtividade de uma empresa. Ao seguir os 4 passos apresentados neste post – mapear o workflow, automatizar, criar metas e analisar dados – você estará no caminho certo para identificar, otimizar e aumentar a eficiência dos seus workflows.
Aproveite e conheça o Zeev, nossa plataforma de desenvolvimento de workflows low-code. Seu processo automatizado e eficiente.
