Automatização de Processos com IA: como funciona e principais ferramentas

A Inteligência Artificial (IA) já foi assunto restrito à ficção científica, mas hoje faz parte do dia a dia, com o Brasil ocupando a vice-liderança global em interações diárias, segundo relatório do Instituto de Pesquisa Capgemini. Essa realidade não apenas transformou a forma como nos relacionamos com a tecnologia, mas também impactou diretamente o mundo dos negócios. Assim, falaremos hoje sobre a automatização de processos com IA.

Um exemplo claro disso é a automação de processos, que, ao integrar inteligência artificial, possibilita que as empresas otimizem tarefas repetitivas, melhorem a eficiência operacional e com isso, aprimorem a experiência dos seus clientes. 

O que é Inteligência Artificial?

Inteligência Artificial (IA) refere-se à capacidade das máquinas de realizar tarefas de forma autônoma, aprendendo com dados e tomando decisões sem intervenção humana. A IA não precisa de estímulos externos para executar suas funções, tornando-se “inteligente” ao analisar grandes volumes de informações.

Exemplos de IA incluem sistemas de recomendação, que analisam o histórico de preferências de um usuário para sugerir produtos ou filmes, e assistentes virtuais, como Siri e Alexa, que respondem a comandos de voz e ajudam a organizar tarefas.

A IA pode ser dividida em três tipos principais: IA Estreita, IA Geral e Superinteligência. Saiba mais sobre cada um deles nos próximos tópicos! Confira a explicação detalhada de cada uma delas no tópico a seguir! 

Abra os artigos abaixo para ler em seguida!

• 6 Sites de Inteligência Artificial para usar no trabalho
• Ferramentas de IA para processos: conheça as principais
• Fluxograma IA: 10 IAs para criar fluxogramas e diagramas
• Automatização de Processos com IA: como funciona e principais ferramentas

Tipos de Inteligência Artificial e suas aplicações

Quando falamos sobre Inteligência Artificial (IA), é essencial compreender que ela não se limita a um único conceito. Na verdade, a IA se desdobra em diversas categorias, cada uma com características e aplicações específicas. Entender os tipos de IA é fundamental para selecionar a melhor solução para suas necessidades de automação, seja em processos empresariais, saúde, educação ou outros setores.

1. IA Estreita (Narrow AI)

A IA Estreita é, atualmente, a forma mais comum de Inteligência Artificial, estando presente em diversas tecnologias utilizadas no cotidiano. Ao contrário da IA geral, que busca replicar habilidades humanas amplas, a IA estreita é projetada para realizar tarefas específicas, com grande eficiência e precisão.

Exemplos de IA Estreita:

• Reconhecimento Facial: Usado em sistemas de segurança e autenticação biométrica, além de reconhecimento de emoções em plataformas de atendimento ao cliente.
• Reconhecimento de Voz: Ferramentas como assistentes virtuais (Siri, Alexa) utilizam IA para compreender e responder comandos de voz.
• Sistemas de Recomendação: Plataformas de streaming e e-commerce, como Netflix e Amazon, utilizam IA para sugerir produtos e conteúdos personalizados com base no comportamento do usuário.
• Automatização de Processos Industriais: Robôs e sistemas automatizados em fábricas e indústrias que executam tarefas repetitivas com precisão e sem intervenção humana.

Curiosidade: Na saúde, a IA estreita tem desempenhado um papel crucial na detecção precoce de doenças, como câncer e doenças cardíacas, com uma taxa de precisão superior à dos métodos tradicionais. Já no comércio, sistemas de IA criam uma experiência de compra altamente personalizada, oferecendo sugestões de produtos com base no histórico e nas preferências dos clientes.

2. IA Geral (AGI)

Ao contrário da IA estreita, a IA Geral (AGI) se refere a sistemas que têm a capacidade de realizar qualquer tarefa cognitiva humana, como raciocínio, aprendizado e resolução de problemas complexos. Embora a AGI ainda esteja em fase teórica e de pesquisa, ela é vista como uma das maiores promessas da inteligência artificial.

Potenciais Aplicações da IA Geral:

• Saúde: Diagnóstico avançado e personalização de tratamentos médicos.
• Educação: Plataformas de aprendizagem personalizadas que adaptam o conteúdo ao ritmo e estilo de aprendizado do aluno.
• Ciência: Aceleração de descobertas científicas através da análise de grandes volumes de dados.
• Criatividade: Desenvolvimento de novos conceitos em arte, design e música, trazendo uma abordagem inovadora e disruptiva para a criação artística.

3. Superinteligência

A Superinteligência representa um estágio hipotético de evolução da IA, onde as capacidades de uma máquina superariam as dos seres humanos em todos os aspectos, incluindo criatividade, habilidades sociais e resolução de problemas. Essa forma de IA é ainda uma teoria, mas as implicações que ela poderia trazer são imensas.

Possíveis Benefícios da Superinteligência:

• Resolução de Problemas Globais: A superinteligência poderia fornecer soluções inovadoras para questões como as mudanças climáticas, crises de saúde pública, e até a resolução de conflitos sociais.
• Avanços Médicos: Capacidade de descobrir novas terapias e tratamentos em uma escala e velocidade que seria impossível para os seres humanos.

A Conexão da IA com a Automação de Processos

Quando falamos sobre automação de processos, é impossível não mencionar a importância da inteligência artificial. A IA não apenas permite a automação de tarefas repetitivas, mas também potencializa a automação, trazendo análises em tempo real, previsões mais precisas e otimização contínua dos fluxos de trabalho.

A IA aplicada à automação de processos não só reduz o erro humano, mas também torna a execução de tarefas mais inteligente, aumentando a produtividade e a eficiência operacional. Empresas que adotam soluções de IA podem melhorar significativamente a integração entre departamentos, aumentar a agilidade no atendimento ao cliente e obter insights valiosos para decisões estratégicas.:

Benefícios da automatização de processos com IA

Quando pensamos em automatização de processos, sempre achamos que o principal benefício é a otimização do tempo. Isso não deixa de ser uma verdade, porém a lista de vantagens vai bem mais além! 

Automatizar os processos com IA também nos ajuda a: 

1) Aumentar a eficiência operacional 

Tarefas repetitivas e manuais consomem tempo e recursos nas empresas, certo? Nesse caso, automatizar processos pode mudar totalmente a situação. 

Imagine o seguinte cenário: uma empresa recebe diariamente centenas de pedidos de clientes, e a equipe precisa inserir manualmente essas informações em diferentes sistemas. 

Você concorda que além de demandar um grande tempo da equipe, o processo ficaria vulnerável a erros? Agora, considere se esse processo fosse automatizado com inteligência artificial. 

A IA poderia capturar os dados diretamente dos pedidos, preenchê-los nos sistemas corretos e até enviar confirmações automaticamente. Resultado? 

• Menos tempo gasto;
• Menor incidência de falhas;
• E maior eficiência operacional!

2) Reduzir custos operacionais 

A redução de custos operacionais é, sem dúvida, um dos benefícios que mais atrai a atenção das organizações. Não importa se é MEI ou Multinacional, empresas de todos os tamanhos estão constantemente buscando formas de cortar gastos e melhorar sua rentabilidade.

E se tem uma coisa que é aliada nesse processo, é a tecnologia. 

Primeiro, porque há menos falhas. Consequentemente, se reduz o retrabalho e a necessidade de correções. Além disso, essa estratégia permite que as empresas operem com uma equipe reduzida, pois uma única pessoa pode acompanhar e programar as atividades. 

3) Melhorar a produtividade e liberar as equipes para atividades estratégicas.

Automatizar processos burocráticos e repetitivos faz com que haja uma melhora significativa na produtividade dos colaboradores. Isso porque, a equipe consegue otimizar e agilizar atividades, dedicando mais tempo ao core business do negócio. 

É sempre bom lembrar que essa ferramenta veio para ajudar as empresas, não para substituir totalmente os profissionais. Afinal, tem coisas que só o toque humano pode fazer! 

4) Aprimorar a tomada de decisões com insights baseados em dados

A famosa frase “siga a sua intuição” é muito bonita na teoria, mas, na prática, decisões importantes precisam ser embasadas em dados. Confiar apenas no instinto pode — e provavelmente vai — te levar a erros. 

Então, como a automatização de processos com IA pode ajudar a tomar decisões mais assertivas?   

A IA tem a capacidade de processar grandes volumes de dados rapidamente, possibilitando que as empresas analisem diversas informações em tempo real. Isso resulta em:

• Insights mais precisos;
• Redução de erros;
• Identificação de padrões e oportunidades
• E previsão de resultados e tendências!

Com todas essas vantagens, a tomada de decisões se torna muito mais estratégica e assertiva.  Por isso, nada de ficar contando com a famosa intuição… O caminho agora é se apoiar em dados para alcançar resultados mais concretos! 

5) Melhorar a experiência do cliente

Já dizia Michael Leboeuf, “Um cliente satisfeito é a melhor estratégia de negócios”. Isso significa que se você quer que sua empresa se destaque, o cliente precisa estar no centro de tudo. E a melhor maneira de garantir isso é automatizando seus processos. 

Afinal, com a automação, seu negócio será capaz de:

• Oferecer uma experiência mais personalizada;
• Interagir e dar suporte ao cliente em tempo real;
• Reduzir falhas e melhorar a consistência nas respostas;
• Aumentar a agilidade no atendimento; 
• E muito mais!

6) Prevenir problemas

Se você é brasileiro, com certeza já ouviu aquele famoso ditado popular: “prevenir é melhor que remediar.”

Com a automatização de processos baseada em IA, sua empresa pode colocar esse ensinamento em prática, antecipando problemas e resolvendo-os antes que se tornem uma dor de cabeça. 

Vou te explicar como isso funciona! 

A automatização com IA atua em diversas frentes:

• Identificando anomalias e padrões de risco em tempo real;
• Utilizando análises preditivas para evitar falhas operacionais;
• Automatizando tarefas repetitivas, reduzindo assim erros humanos;
• Avaliando processos para garantir conformidade com normas e regulamentações. 

Por exemplo: em uma empresa com alto volume de aprovações, um sistema de IA pode identificar documentos incompletos antes de entrarem no fluxo. Isso ajudaria a evitar retrabalhos e atrasos no processo.

Já deu para perceber todas as vantagens, não é? 

Então, agora que você já está por dentro de todos os benefícios, chegou a hora de conhecer as principais ferramentas e tecnologias que vão te ajudar nessa caminhada!

Ferramentas e Tecnologias de IA para Automação

Com a crescente demanda por eficiência operacional, ferramentas como chatbots, RPA (Automação Robótica de Processos) e automação inteligente estão ganhando destaque em diversos setores. Essas tecnologias não apenas potencializam a produtividade, mas também transformam a experiência do cliente, criando interações mais rápidas, personalizadas e eficientes.

Chatbots e Assistentes Virtuais: Transformando a Comunicação

Chatbots e assistentes virtuais são duas das tecnologias mais utilizadas por empresas que buscam melhorar o atendimento ao cliente e otimizar processos internos. Esses sistemas são essenciais para automatizar a comunicação, permitindo que as empresas respondam a perguntas frequentes, realizem vendas e até mesmo promovam interações em tempo real com os usuários.

Principais funções dos chatbots e assistentes virtuais:

• Atendimento ao cliente: Respondem perguntas comuns e orientam os clientes na resolução de problemas.
• Treinamento interno: Auxiliam no treinamento de funcionários, proporcionando materiais de aprendizagem automatizados.
• Captação de dados: Recolhem informações valiosas sobre os consumidores, alimentando bancos de dados para análise.
• Fortalecimento da marca: Interagem com os clientes de forma humanizada, criando uma conexão emocional com a marca.

Embora chatbots e assistentes virtuais tenham semelhanças, eles operam em plataformas distintas. Os chatbots geralmente são implementados em canais de comunicação como sites, WhatsApp e Telegram, enquanto os assistentes virtuais integram dispositivos mais complexos, como computadores, smartphones e tablets.

Alguns exemplos populares de assistentes virtuais incluem:

• Alexa, da Amazon;
• Siri, da Apple;
• Cortana, da Microsoft;
• Bixby, da Samsung.

Ambas as ferramentas compartilham um objetivo comum: melhorar a experiência do usuário e fortalecer a lealdade à marca.

RPA (Automação Robótica de Processos): Otimizando Tarefas Repetitivas

A RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia que utiliza softwares para automatizar tarefas repetitivas e manuais. Esses “robôs digitais” são capazes de interagir com sistemas de software como:

• Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning);
• CRM (Customer Relationship Management);
• Plataformas de e-commerce.

Embora a RPA não seja, por si só, uma aplicação de Inteligência Artificial, ela desempenha um papel fundamental na automação de processos empresariais, executando tarefas de forma sequencial e automatizada, conforme fluxos de trabalho predefinidos. Isso permite que empresas aumentem sua eficiência operacional, mas a RPA não possui a capacidade de aprender ou tomar decisões autônomas, limitando-se a realizar operações conforme as instruções recebidas.

Plataformas de Automação com IA: Inteligência para Processos Complexos

As plataformas de automação com IA utilizam inteligência artificial para automatizar tarefas complexas que exigiriam a intervenção humana. Essas ferramentas não só automatizam, mas também aprendem com dados e realizam ajustes em tempo real, tornando os processos empresariais mais inteligentes e dinâmicos.

Principais funcionalidades das plataformas de automação com IA:

• Automatização de fluxos de trabalho: Execução de tarefas de forma contínua e sem falhas, com mínima intervenção humana.
• Aprendizado de máquina (Machine Learning): Capacita a plataforma a aprender e melhorar suas operações com base em novos dados.
• Processamento de linguagem natural (NLP): Permite a compreensão e a geração de texto ou voz, melhorando a interação com os usuários.
• Integração com sistemas existentes: As plataformas de IA se conectam com outras ferramentas corporativas, como CRM e ERP, para otimizar processos sem a necessidade de reconstrução dos sistemas atuais.

Quando combinadas com uma plataforma BPMS (Business Process Management Software), essas ferramentas ganham ainda mais potencial, permitindo uma gestão inteligente de processos, integração completa entre departamentos e otimização de fluxos de trabalho de forma contínua.

BPMS com IA: potencializando a Gestão de Processos

Antes de te contar mais a fundo o que é BPMS, precisamos passar pelo conceito de BPM. 

BPM (Business Process Management, ou Gestão por Processos de Negócio, em português) é uma disciplina de gestão cujo objetivo principal é promover a melhoria contínua dos processos de uma empresa. 

Essa abordagem analisa os processos de forma horizontal e integrada. Ou seja, ao invés de você olhar para departamentos, você começa a visualizar os processos ponta a ponta dentro da organização. 

E onde entra o BPMS nessa estratégia? A resposta é simples: 

Enquanto o BPM é uma disciplina, o BPMS é a ferramenta que coloca toda essa filosofia em prática. Com ele é possível mapear, modelar, executar e otimizar todos os processos do negócio, conectando diferentes áreas e departamentos e automatizando aquelas atividades rotineiras que roubam todo nosso tempo.

E o melhor de tudo: combinando o BPMS com Inteligência artificial, esse processo pode se tornar ainda mais qualificado!  

Com IA integrada ou nativa, o BPMS pode processar grandes volumes de dados, identificar áreas de melhoria, reconhecer padrões ocultos, e em algumas situações modelar workflows e desenvolver formulários inteligentes de maneira completamente autônoma.

Zeev é um dos únicos BPMS com IA do Brasil:

É o caso da plataforma Zeev:  ferramenta pioneira no Brasil em automatização de processos com low-code. Com ela você pode criar e automatizar fluxos de trabalho complexos dentro da sua empresa sem precisar escrever código.

Ou seja, por meio de uma interface amigável e intuitiva, você consegue “desenhar” os processos, definindo as etapas, as condições e as ações a serem executadas.

Suas principais funcionalidades incluem:

• Construção de workflows inteligentes com IA;
• Configuração de formulários, prazos e responsáveis;
• Execução e centralização de demandas;
• Integração de ferramentas e sistemas;
• Análise de indicadores de desempenho;
• E muito mais! 

Além do Zeev, outras duas plataformas são conhecidas no mercado de gestão de processos de negócios: Neomind e Scala iBPMS. Ambas oferecem funcionalidades para automatização, otimização e análise de processos.

Porém, enquanto as plataformas mais tradicionais exigem um certo nível de conhecimento técnico, o Zeev busca simplificar e democratizar a automação de processos. Isto é: seu diferencial está na facilidade de uso e na experiência do usuário.

Como vimos, essas plataformas oferecem grandes vantagens, mas será que implementar uma solução de gestão de processos é tão simples quanto parece? Vamos falar sobre os desafios que podem surgir no caminho e como superá-los!

Desafios na implementação de Software de Gestão de Processos e como superá-los

A adoção de um software de gestão de processos pode transformar o fluxo de trabalho de uma empresa, promovendo eficiência operacional e agilidade. No entanto, a implementação dessa tecnologia traz desafios que precisam ser superados para garantir uma transição bem-sucedida. Conheça os principais obstáculos que as empresas enfrentam e como contorná-los.

1. Resistência a Mudanças: envolvendo a equipe desde o início

A resistência a mudanças é uma barreira comum em empresas que buscam adotar novas tecnologias, como software de gestão de processos. Esse fenômeno é natural, pois os colaboradores estão acostumados com rotinas consolidadas e podem resistir à mudança por medo de desafios ou desconhecimento sobre as novas ferramentas.

Como superar esse desafio?
A chave para vencer a resistência é a educação e comunicação. Envolver as equipes desde o início do processo de implementação, explicando de forma clara os benefícios da nova plataforma, é fundamental. Oferecer treinamentos personalizados, workshops e sessões de suporte contínuo ajuda os funcionários a se sentirem mais seguros e preparados para a mudança. A abordagem transparente e colaborativa acelera a aceitação da tecnologia e fortalece o vínculo entre a equipe e a inovação, criando uma cultura de adaptação contínua.

2. Custos Iniciais de Implementação: implantação gradual para resultados rápidos

A impressão de altos custos iniciais de implementação é um dos maiores obstáculos para empresas, especialmente aquelas com orçamentos mais restritos. No entanto, investir em tecnologia para melhorar a gestão de processos se paga com o tempo, devido à otimização de recursos e aumento de produtividade.

Como superar esse desafio?
Uma estratégia eficaz para reduzir os custos imediatos é adotar uma implantação gradual. Iniciar com processos-chave ou setores estratégicos da empresa que apresentem alto impacto financeiro e operacional pode gerar resultados rápidos e visíveis. Isso não só demonstra o valor da tecnologia como também justifica os investimentos adicionais. Além disso, é importante realizar a implantação de maneira escalonada para facilitar ajustes contínuos e otimizar a utilização da plataforma.

3. Integração com Sistemas Legados: garantindo conectividade e suporte

Integrar sistemas legados com um novo software de gestão de processos pode ser desafiador, especialmente quando esses sistemas são antigos ou altamente personalizados. Muitas empresas já possuem infraestruturas tecnológicas robustas que precisam ser conectadas de forma eficiente para que a automação ocorra sem interrupções.

Como superar esse desafio?
Ao escolher um software de gestão de processos, é crucial optar por uma plataforma que ofereça recursos de integração flexíveis. A maioria das soluções modernas vem com APIs e conectores que permitem a integração com sistemas como ERP, CRM e outras ferramentas existentes. Além disso, contar com um time de especialistas em integração ou consultar fornecedores que ofereçam suporte personalizado pode garantir uma transição sem contratempos, facilitando a conexão entre as tecnologias legadas e o novo sistema.

4. Segurança de Dados: proteção e conformidade com a LGPD

Com a crescente digitalização, a segurança de dados se tornou uma preocupação fundamental para empresas que implementam tecnologias como gestão de processos e automação. A implementação da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil exige que as empresas se adaptem e protejam as informações sensíveis de seus clientes, funcionários e parceiros.

Como superar esse desafio?
Para garantir a segurança, invista em plataformas que ofereçam recursos avançados de proteção de dados, como criptografia de ponta a ponta, autenticação multifatorial e controle granular de acesso. As empresas também devem optar por soluções que sejam certificadas e em conformidade com a LGPD, garantindo que todos os dados sejam processados e armazenados de acordo com as regulamentações locais. Além disso, é fundamental educar as equipes sobre as melhores práticas de segurança de dados, como o uso de senhas fortes, a importância da proteção contra phishing e a conscientização sobre riscos cibernéticos.

Concluindo…

Para empresas que buscam implementar essa tecnologia, é crucial escolher ferramentas que integrem IA de forma eficiente, como BPMS com IA, e que ofereçam flexibilidade para integrar sistemas legados. O uso de plataformas como Zeev, pioneira em automação de processos com low-code, facilita a adaptação e otimiza a gestão de processos de forma acessível e sem necessidade de grandes investimentos iniciais.

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