O que é Kaizen e como aplicar mais 4 insights valiosos
Kaizen é realizado constantemente na sua empresa? Como andam os processos de melhoria contínua? Neste artigo você encontrará tudo o que precisa saber sobre Kaizen e ainda mais quatro insights valiosos sobre kaizen.
O que você verá neste artigo:
O que é kaizen?
Kaizen é: Kai (mudar) Zen (para melhor). O que no bom e belo português traduziremos para: melhoria contínua.
De acordo com o Kaizen Institute, Kaizen é: “Um termo japonês que significa mudar para melhor. KAIZEN™ é uma abordagem para alcançar mudanças nos processos, a fim de melhorar a eficiência e a qualidade de qualquer organização. O KAIZEN™ foi popularizado por Masaaki Imai no seu livro‘KAIZEN™: The Key To Japan’s competitive Success.‘
Ou seja, podemos dizer que o kaizen é a melhoria incremental e contínua de uma atividade, sempre com foco na eliminação de desperdícios, de forma a agregar mais valor ao produto/serviço com um mínimo de investimento.
Kaizen se concentra em investimentos criativos que resolvem continuamente um grande número de pequenos problemas. Grandes projetos e grandes mudanças ainda serão necessários.
Porém, o verdadeiro poder do Kaizen está no processo de fazer constantemente pequenas melhorias que melhoram os processos e reduzem o desperdício. O objetivo é melhorar continuamente, um pouquinho todo dia.
Como o Kaizen surgiu?
O Kaizen surgiu na Toyota após a Segunda Guerra Mundial, quando a empresa japonesa precisava se recuperar rapidamente. Taiichi Ohno, um engenheiro da Toyota, desenvolveu o conceito para melhorar a eficiência da produção.
Taiichi Ohno viu a importância de pequenas melhorias contínuas em vez de grandes mudanças repentinas. Essa abordagem ajudou a Toyota a se tornar uma das empresas mais eficientes do mundo, e o Kaizen se espalhou globalmente como uma filosofia de melhoria contínua.
Quais os objetivos do kaizen?
De forma geral, o kaizen vem para eliminar os 8 desperdícios listados no Sistema Toyota de Produção. Ou seja,
- Reduzir o tempo de alguma operação;
- Moderar os estoques presentes dentro da empresa;
- Reduzir o wip – Trabalho em processo;
- Ampliar a capacidade de operação do processo;
- Aumentar a produtividade da equipe;
- Melhorar os prazos de entrega;
- Otimizar a qualidade do que se entrega ao cliente;
- Aumentar os lucros da empresa.
Como aplicar o Kaizen?
Colocar em prática a metodologia kaizen depende do contínuo monitoramento do processo. Sabe aquele famoso ciclo PDCA? É exatamente isso.
Você planeja mudanças (P – plan ), coloca a mudança em prática (D – do), checa se está tudo ok (C – check ) e age novamente para aperfeiçoar o processo (A – action). O famoso PDCA de Deming. Ou seja, você padroniza a melhor solução, verifica se está funcionando bem e posteriormente otimiza este padrão.
O melhor de tudo é garantir que os ganhos incrementais sejam incorporados às práticas operacionais. E reforçar, como cultura da empresa, que o Kaizen não exige grandes investimentos para sua aplicação, mas contínuo esforço, empenho e criatividade.
Insights valiosos sobre Kaizen
Aqui no Zeev by Stoque implementamos o Kaizen não apenas como elemento da cultura, mas também estipulamos meta de Kaizen para as equipes e setores. Por isso que, nesse tempo, aprendemos muito sobre o Kaizen. Abaixo, deixo quatro insights importantes sobre o Kaizen:
1) Você não conseguirá aplicar kaizen se não conhecer o seu processo
Para aplicar um bom kaizen você deve conhecer a fundo os processos dentro da sua empresa. Pois, você precisará identificar os desperdícios. Ou seja, potenciais melhorias do processo. Como você vai otimizar aquilo que você tampouco conhece? Não é possível, é claro.
2) Não basta você inovar e trazer grandes transformações para a sua empresa, a melhoria contínua também é fundamental
Como um bom gestor de projetos ou processos você não deveria apenas implementar grandes inovações na empresa e não olhar para os pequenos detalhes do dia a dia. Portanto, pense: será que o projeto está dando certo? Será que não existem pequenos ajustes que podem elevar muito a eficiência da operação?
3) Kaizen entrega resultados imediatos
Isso significa que o kaizen vai ter início e fim bem definidos. Existe um problema e a equipe resolverá este problema. A partir da resolução melhorias visíveis e mensuráveis já podem observadas. Kaizen não é levar lista de tarefas para casa, é você pegar um pequeno problema, erro ou ineficência e resolver ou melhorar.
4) Para fazer melhoria contínua você não precisa de dinheiro
A filosofia japonesa de kaizen é baseada na eliminação de desperdícios com o uso de soluções de baixo custo. Ou seja, a criatividade dos colaboradores em um time multidisciplinar é fundamental. Além disso, nunca se esqueça que o real objetivo é melhorar a prática de seus processos de trabalho e não implementar projetos gigantes e caríssimos. Vamos aprofundar um pouco?
Kaizen é a mesma coisa que transformação de processos?
Não. Kaizen não é o mesmo que transformar processos. A filosofia japonesa diz que Kaizen são melhorias progressivas e não grandes saltos ou inovações.
Por exemplo, o que acontece em muitas empresas é implementar um grande projeto de otimização de processos e depois nunca mais olhar para isso para verificar se está funcionando. O ideal é que as grandes mudanças sejam analisadas depois de um tempo e entrem em um ritual de melhoria contínua.
Passo a passo para aplicar esta metodologia
Abaixo segue uma sugestão para que você tenha em mãos tudo para colocar as mãos na massa. Lembre-se, não é uma regra, é uma sugestão. Então, adapte para a sua realidade caro leitor!
Antes de colocar a mão na massa, faça um pré-trabalho
- Identifique o problema que queira resolver. Exemplo: Reduzir o tempo de entrega ao cliente. Elevar a satisfação do cliente na área de atendimento.
- Crie a meta, ou seja, onde você deseja chegar com este kaizen. Exemplo: Queremos reduzir em 10 dias o tempo de entrega ao cliente.
- Faça um pré-trabalho – levantamento de dados. Exemplo: Quais os problemas que a área enfrenta hoje? Existem reclamações de clientes formalizadas? Qual o fluxo de trabalho existente, existe algum desenho?
- Chame uma equipe multidisciplinar para o Evento de kaizen (pode durar até uma semana, não existe regra para isso)
- Reserve uma sala e crie uma programação para enviar aos convidados
Ao juntar a equipe, siga este passo a passo:
| Passo | Atividades |
|---|---|
| Dia 1 | Desenhe o Processo |
| – Desenhe o fluxo de trabalho atual (VSM ou “As Is”) | |
| – Fotografe o momento atual do processo | |
| Dia 2 | Identifique Problemas |
| – Liste todos os problemas no fluxo de trabalho | |
| – Realize uma análise detalhada das falhas e pontos de melhoria | |
| Plano de Ação | |
| – Elabore um plano de ação para abordar os problemas identificados | |
| – Defina atividades específicas para implementar melhorias | |
| Dias 3 e 4 | Implemente Melhorias |
| – Execute o plano de ação e faça as melhorias necessárias | |
| – Ajuste o processo conforme necessário para otimizar a eficiência | |
| Dia 5 | Treinamento e Padronização |
| – Treine os colaboradores nas novas práticas e procedimentos | |
| – Padronize as mudanças através de instruções claras ou automação do processo, garantindo consistência e eficácia |
Após o Kaizen, compartilhar conhecimento:
- Postar as fotos ou mostrar os números do antes e do depois do kaizen (isso ajuda a fomentar a cultura dentro da empresa)
- Registrar o kaizen (se a sua empresa tiver algum programa que faça esse registro)
- Monitorar ganhos e indicadores
Concluindo sobre Kaizens:
Ao adotar o Kaizen, não apenas buscamos resolver problemas imediatos, mas também cultivamos uma cultura de aprendizado constante e aprimoramento contínuo. Através do ciclo PDCA, podemos planejar, executar, verificar e agir de forma iterativa, garantindo que nossas operações estejam sempre alinhadas com as melhores práticas e atendam às necessidades em constante evolução dos clientes e do mercado
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