Setor de compras: 8 problemas para evitar [Com E-book gratuito]

A área de compras é uma área crítica dentro da empresa. Solicitações chegam por todos os cantos e não se pode deixar ninguém sem resposta. Compras diretas, indiretas, nacionais, internacionais, gestão de fornecedores, ou melhor, de centenas de fornecedores. Socorro! Para te dar um alerta, eu listei os problemas no setor de compras que você deve evitar. Veja:

1. Falta de clareza dos processos do setor
2. Pouco tempo para buscar novas fontes de fornecimento
3. Falha de comunicação com os outros departamentos
4. Processos sem padrão
5. Falta de controle do estoque
6. Não usar soluções tecnológicas para controlar os processos
7. Não possuir rastreabilidade de informações
8. Inexistência de  workflow de aprovação no processo de compra

É sobre esses itens que falaremos no post de hoje. Acompanhe!

1. Falta de clareza dos processos do setor

Não conhecer quais as etapas do seu processo de compras pode gerar uma série de problemas e retrabalhos. Como, por exemplo, falta de controle de pedidos e prazos, gastos acima do esperado, descrições de itens erradas, etc. Se você não conhece o processo, não tem clareza sobre quais são as entradas, as informações requeridas, as saídas do processo e os principais clientes dele.

Como resolver

Por meio do mapeamento dos processos da área, você pode identificar toda a operação, e assim detectar os gargalos, as ineficiências e as falhas que ele apresenta. Na maioria das vezes, uma simples representação em formato de fluxograma já permite visualizar de forma clara todas as etapas (entradas, saídas, fornecedores, etc.). Caso você queira enxergar a nível bem superficial e conhecer o seu processo de forma muito rápida, eu te recomendo que faça um SIPOC.

Desta forma, você pode traçar um plano de ação que elimine os problemas identificados no mapeamento e o seu setor de compras passa a trabalhar de forma mais organizada e padronizada.

2. Pouco tempo para buscar novas fontes de fornecimento

A rotina corrida normalmente faz com que o setor de compras trabalhe sempre com os mesmos fornecedores. No entanto, quantas vezes você já precisou comprar algum item fora do planejado e seu fornecedor habitual não conseguiu te entregar no prazo necessário? Aposto que algumas vezes. Por isso, é sempre bom ter um plano B, seja para um prestador de serviço, seja um material que pode substituir o que é utilizado atualmente.

Lembre-se: qualquer problema com o fornecedor afeta diretamente o desempenho do seu negócio. Portanto, invista em tempo para fazer uma boa seleção. Procure referências, avalie a opinião de outros clientes, analise o mercado e foque no custo-benefício. Forme uma base completa, com parceiros qualificados e homologados pela sua área de compras.

O que fazer para enfrentar esse desafio

Você precisa urgentemente livrar-se de tarefas operacionais. Enquanto as tarefas do dia a dia te consomem, você não consegue se dedicar a buscar novas estratégias. Lembre-se sempre que estratégias são basicamente as nossas decisões. Ou seja, você poderia estar fazendo algo mais grandioso se tivesse tempo para pensar mais e criar uma estratégia poderosa! Livre-se do que é operacional, automatize seus processos!

3. Falha de comunicação com os outros departamentos

A comunicação é a chave para o sucesso e muitas vezes o motivo da ineficiência. No caso da área de compras, o vem e vai de informações e a falha na comunicação podem gerar erros irreparáveis e pode custar um pouco caro.

Por exemplo, a falta de alinhamento entre a área de compras e os outros departamentos gera dados desencontrados. Aí, você junta esse problema com as centenas de e-mails diários, pronto! Surge o caos.

Além disso, o custo pela falta de algum material pode até mesmo ser incalculável. Produção parada, material de saúde, entre outros. O que mais me incomoda é que isso pode ser facilmente evitado dentro do processo. Depende de nós, profissionais, analisarmos a situação e propor uma solução.

4. Processos sem padrão

A eficiência do setor de compras depende de muitos fatores e um deles é a padronização dos processos. Isso porque a padronização vai determinar como e em qual ordem as tarefas devem ser executadas, garantindo o máximo de qualidade em cada atividade realizada.

Para conseguir essa padronização você precisa fazer um fluxograma, ou ainda um mapeamento do fluxo de tarefas. Isto é, determinar que aquele é o padrão e que assim deve ser seguido. Organizar a casa, não é mesmo? Entretanto, será melhor ainda se você conseguir automatizar o processo por meio de um workflow. 

Veja nessa vídeo como automatizar um processo na área de compras:

Perceba que a padronização vai além da seleção de fornecedores. Ela também inclui a maneira como os pedidos são elaboradores. Por exemplo: para adquirir determinado item, é preciso ter “x” cotações, aprovação do superior, emissão da ordem de compra, etc. Ao seguir esses parâmetros, você consegue controlar melhor a eficiência do seu processo.

Este é um exemplo de desenho do fluxo do processo de compras. Obviamente que os fluxos reais possuem muito mais etapas.  O que eu quero dizer é: este fluxo poderia ser automatizado. Ou seja, as pessoas receberiam tarefas automaticamente à medida que o fluxo fosse “andando”, acontecendo. Essa automatização tornaria o processo padronizado, escalável e eficiente.

Dica de leitura extra: Gestão de compras – Aumente a eficiência com automatização de processos!

5. Estoque sem controle eficaz

O estoque está diretamente relacionado ao setor de compras – seja em um escritório ou em indústria. Se você comprar mais do que deveria, terá gerado um custo desnecessário. Por outro lado, caso adquira menos que a demanda, você poderá perder oportunidades de venda ou deixar seus clientes insatisfeitos.

De qualquer maneira, um estoque desconectado com o processo de compras resulta em prejuízos de curto, médio e longo prazo. Por isso, é preciso que se tenha controle sobre os itens armazenados. A realização periódica de um inventário é essencial, bem como o uso de um sistema que contabiliza os produtos e esteja alinhado às demandas do negócio.

6. Não usar soluções tecnológicas para controlar os processos

Sabe por qual motivo eu considero um erro esse item número 6? Porque hoje em dia existem muitas ferramentas que podem te ajudar a melhorar processos e fazer as coisas de um jeito mais simples e menos estressantes para todos. Ou seja, continuar navegando no caos é um erro sim. Você está limitando a sua empresa de crescer.

As ferramentas de gestão para o setor de compras são essenciais para melhorar a execução dos processos. Com a implantação dessas ferramentas, você padroniza processos, elimina atividades desnecessárias e diminui a quantidade de erros e retrabalho. Ao adotar o uso de uma ferramenta os fluxos de trabalho se tornam mais inteligentes e há menor ocorrência de erros e retrabalhos.

O resultado impacta a produtividade da equipe

A consequência é o aumento da agilidade dos processos e da produtividade da equipe. Consequentemente, os profissionais focam os seus esforços em atividades estratégicas, em vez das operacionais. Dessa forma, trazem benefícios significativos à empresa. Um deles é a gestão mais moderna, segura e confiável.

7. Não possuir rastreabilidade de informações

Conseguir rastrear informações é sempre muito importante dentro das empresas. Porém, é uma tarefa que dá muito trabalho. Exige disciplina e organização de quem produz informações. O que vemos com frequência são pessoas que saem das empresas e levam consigo todo um histórico de acontecimentos, sabe por quê? Porque todo o registro do processo estava em sua conta de e-mail.

Para evitar que isso aconteça é necessário ter uma ferramenta colaborativa. Portanto, isso significa que todos poderão acessá-la, registrar e consultar informações. Hoje em dia existem diversas ferramentas Saas (Software as a service) que fazem isso.

8. Inexistência de  workflow de aprovação

Se alguém solicita alguma compra, não pode o analista de compras se responsabilizar por este gasto. O mais correto a ser feito é o superior imediato do solicitante da compra aprovar para que a compra seja realizada. É aí que entra o workflow do processo. Fazer este círculo de tarefas acontecer sem ajuda de um software é loucura…

Workflow de processos é essencial para qualquer tipo de processos dentro de uma empresa. Entretanto, para o setor de compras, ele é ainda mais crítico. Você precisa saber quem está aprovando alguma compra, ou ainda se há dinheiro previsto em budget, por exemplo.

Solucionando os problemas do setor de compras

Como uma área de suporte, a área de compras impacta diretamente na rotina de vários outros departamentos. Sem um controle adequado, há aumento de gastos e as entregas nem sempre ocorrem no prazo determinado. Ou seja, facilmente pode-se afetar a quantidade de itens em estoque e prejudicar todo o planejamento da empresa.

Se a sua área de compras possui algum desses problemas, não se assuste. Pois, é possível minimizá-los por meio das ações que listamos ao longo deste post. Várias atitudes ajudam a melhorar os processos executados. Como por exemplo, o mapeamento das atividades, padronização dos processos, melhoria da comunicação e automação do fluxo. Ao adotar essas atitudes, você verá que os resultados serão bastante positivos.