Gestão de Compras: aumente a eficiência com automatização de processos

A área de compras é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Ela é responsável por garantir o fornecimento de materiais e serviços necessários para o funcionamento da organização, sempre buscando as melhores condições de preço, qualidade e prazo. No entanto, as tarefas manuais repetitivas e a falta de visibilidade sobre os processos podem comprometer a eficiência da área e gerar diversos problemas. 

O que é gestão de compras?

Compras é a ação de aquisição que uma empresa faz ao adquirir bens, matérias-primas ou serviços para a execução de atividades e funcionamento de uma organização. A gestão de compras, portanto, é o processo que reúne diversas práticas e estratégias para que essas aquisições necessárias sejam feitas com o melhor custo-benefício possível. 

Gestão de compras é um processo estratégico para qualquer empresa e se engana quem não a enxerga dessa maneira, já que esse processo é responsável por garantir a melhor negociação de preço, prazo e qualidade do produto ou serviço adquirido para a empresa, impactando diretamente o lucro do negócio. 

O que é a automatização de processos?

Basicamente, um processo de automatização se baseia em levar para o digital o que antes era feito de maneira manual, através da tecnologia. Esse processo tem o objetivo de melhorar o fluxo de trabalho das empresas, independente do seu tamanho ou segmento.

Um processo automatizado pode trazer diversas melhorias, entre elas: redução de custos, aumento da produtividade, melhoria da qualidade, agilidade nos processos, ganho de rastreabilidade e melhoria na tomada de decisão. 

Por que automatizar o processo de compras?

Analisando um cenário prático, a área de compras, geralmente, faz a gestão de suas atividades através de ligações telefônicas, mensagens de texto e e-mails. Mas, e se todo esse processo pudesse ser automatizado? Bem, não só é possível, como pode ser mais simples do que parece. 

Automatizando a área de compras, é possível validar informações, gerar dashboards para gestão de demandas em tempo real e integrar a área de compras com outras áreas da empresa para acompanhamento de informações, orçamentos, status e muito mais. 

Os desafios da área de compras sem automatização

• Delays na entrega de materiais: A falta de agilidade na compra de insumos pode atrasar o início ou a conclusão de projetos, impactando negativamente na produtividade da empresa. 
• Custos desnecessários: A ineficiência na gestão de compras pode levar a gastos excessivos com materiais e serviços, comprometendo a saúde financeira da organização. 
• Falta de controle e padronização: A ausência de automatização pode dificultar o controle dos processos de compra, tornando-os mais suscetíveis a erros e fraudes. 
• Tomadas de decisão ineficazes: A falta de dados e informações precisas sobre os processos de compra pode comprometer a tomada de decisões estratégicas na área. 

Os benefícios da automatização de processos na gestão de compras

A automatização de processos surge como uma solução eficaz a fim de superar esses desafios e melhorar significativamente a eficiência da área de compras.

Através da implementação de ferramentas e softwares específicos, as tarefas manuais e repetitivas podem ser automatizadas, liberando tempo para que os profissionais se concentrem em atividades estratégicas, como: 

• Análise de mercado e pesquisa de fornecedores: Buscar as melhores ofertas e negociar preços mais competitivos. 
• Gestão de contratos e pedidos: Garantir o cumprimento dos prazos e das condições acordadas. 
• Desenvolvimento de estratégias de compras: Implementar políticas que otimizem o uso dos recursos da empresa. 
• Monitoramento e análise de dados: Identificar oportunidades de melhorias nos processos de compra. 

Assim como as economias significativas, redução de erros, maior padronização e controle dos processos. 

Exemplos de processos para automatizar na área de compras 

• Solicitação de compras: Automatizar o processo de requisição de materiais/produtos/serviços, desde a criação da solicitação até a aprovação final. 
• Cotação de preços: Buscar automaticamente cotações de fornecedores através de plataformas online. 
• Ordens de compra: Automatizar as compras recorrentes da empresa e enviá-las aos fornecedores com regularidade, garantindo o abastecimento do estoque de matérias primas e insumos. 
• Entradas de notas fiscais: Outro processo que costuma “roubar” muito tempo dos colaboradores e que pode ser automatizado, contribuindo com a minimização de erros humanos, retrabalho, fraudes, melhoria da produtividade e comunicação. 
• Gestão de pedidos: Automatizar o processo de criação, acompanhamento e entrega de pedidos. 
• Pagamento de faturas: Automatizar o processo de pagamento de faturas a fornecedores. 

Além disso, todos esses processos podem estar conectados, minimizando o ruído entre as áreas e o retrabalho.

Como implementar a automatização de processos na área de compras 

Para uma automatização bem-sucedida, tome alguns cuidados e tenha passos bem definidos: 

Passo 1: Estabelecer os objetivos 

Em primeiro lugar, tenha clareza sobre o momento da sua empresa, o tempo de implementação, adaptação e o custo para realizar a automatização da área para garantir um planejamento bem estruturado. 

Passo 2: Mapeamento do processo de compras 

Em seguida, considere todas as etapas do processo de compras e mapeie como você quer que o processo seja após a automatização, antes de realizá-la. 

Passo 3: A escolha da solução 

Finalmente, com tudo planejado e organizado, é hora de escolher a tecnologia que auxiliará sua empresa no processo de automatização da gestão de compras.  

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