8 problemas quando você tem processos ineficientes e não automatizados

Se pararmos um minuto para pensar sobre o que acontece em uma empresa, podemos chegar a conclusão de que tudo dentro dela é processo, não é mesmo? Ao mesmo tempo, podemos parar para pensar em problemas. Quando ocorre um erro, será que foi a pessoa quem errou ou o erro está no processo, na maneira como aquela pessoa realiza aquelas atividades? Na maioria das vezes está no processo. São processos ineficientes.

Processos ineficientes

Comecei o blogpost de hoje comentando que tudo na empresa é processo. Sendo assim, o ideal seria que todos os processos fossem perfeitamente eficientes, não é mesmo?! Mas, isso é muito difícil! Muitas empresas, de grandes à pequenas, possuem ineficiência nos seus processos. Isso não quer dizer que a empresa é ruim, muito pelo contrário. Quando a organização tem maturidade para entender e analisar seus processos, e volta seus olhares para buscar a melhoria, os resultados podem ser incríveis.

Processos ineficientes podem ser causados por vários motivos. Como, por exemplo, a falha de comunicação entre os responsáveis pelas atividades, falta de clareza dos procedimentos, falta de tecnologia que suporte as operações, enfim… Mas, na rotina, os problemas que acontecem devido a ineficiência destes processos atrapalham a vida de todos os envolvidos, além do resultado para a organização.

Automatização de processos

A não automatização de processos é uma causa para o problema de processos ineficientes, sabia? Por isso, já destaquei no título deste blogpost. Aqui, você vai ver que a falta de automatização dos processos causa muita dor de cabeça!

8 problemas quando você tem processos ineficientes na sua área ou organização

Preparei uma lista com 8 problemas que você tem ao trabalhar com processos ineficientes e não automatizados. Respire fundo (tenho certeza que você vai se reconhecer em alguns) e vamos lá!

1. A cadeira giratória

Título estranho, não é mesmo? Mas, vamos entendê-lo. Vou fazer algumas perguntas a você.

• Quantas vezes você precisa revisar um processo ou tarefa até que seja finalmente concluído?
• Quantos sistemas diferentes você precisa utilizar para o mesmo processo?
• Quantos formulários você precisa preencher até obter aprovação de outros departamentos?

Agora, imagine que você está em seu escritório fazendo cada uma dessas atividades que listei acima. Garanto que sua cadeira não vai parar de girar, não é mesmo? A “cadeira giratória” é um resumo perfeito de muitos dos problemas que surgem a partir de processos ineficientes e não automatizados.

2. A mesa sem horizonte

Mais um título intrigante. Veja só, há aquele momento em que sua mesa está cheia de pastas e documentos de seus colaboradores ou colegas de equipe foram deixando para você. Alguns para revisão, outros para assinatura…. Assim acabará seu dia de trabalho, conferindo e assinando papéis. A mesa você não enxerga mais, não é mesmo? Mas isso não é o pior!

O pior é que você está utilizando seu tempo precioso para examinar ou assinar cada um desses documentos e não está conseguindo focar no estratégico, acompanhar projetos ou tantas outras atividades que você poderia estar envolvido para trazer mais resultados para a organização.

Talvez agora você esteja pensando: “Mas, não usamos mais papel. Já faz um tempo desde que mudamos para e-mail”. Sinto muito, tenho outra notícia ruim para você.

3. Caixa de e-mails lotada

Legal, agora você trabalha com tudo “digitalizado”, os processos estão correndo de forma digital. Engano seu. E-mail não é a solução para o problema, na verdade, é mais um problema!

Aliás, é um agravante perigoso, já que as mesmas comunicações, que antes lhe eram entregues em papel, agora são enviadas para sua caixa de entrada e se acumulam às dezenas.

Sei que é muito mais fácil clicar no botão “enviar e-mail” do que preencher, imprimir e enviar um formulário. Mas isso não é uma solução, longe disso! Desta forma, seu e-mail fica lotado, o tempo que você perdia assinando e analisando documentos físicos se torna até maior quando você fica catando e-mails.

Isso sem falar do problema que é a gestão de tarefas por e-mail, não é mesmo? Sabe aquele e-mail que tem 5,6,7,8 pessoas copiadas que, no fim, ninguém se torna responsável pela atividade e todo mundo perde tempo tendo que ler o e-mail. Então, receber tarefas e decisões por e-mail não é a solução, é parte do problema.

4. Não fui eu

Não importa quão bem seus processos de trabalho sejam planejados. Erros sempre serão cometidos. É inevitável.

O problema é que, quando você não automatizou esses processos, é muito mais complicado identificar o momento em que ocorreu o erro e quem foi o responsável por ele. E não se trata de identificar os culpados e cortar cabeças, não. Trata-se de corrigir erros e eliminar suas causas. O que geralmente acontece?

Todos lavam as mãos, “não fui eu”, e esperam-se semanas para descobrir quem tomou a decisão, quando a tomou e quais critérios usaram. Ou seja, uma “comunicação caótica” dentro de um processo ineficiente.

Imagine procurar essas informações em todos os canais de comunicação que você utiliza em sua equipe para coordenar tarefas e projetos? Socorro! Um dia você recebe um e-mail, no outro um telefonema e, enquanto você almoça, não deixa de receber WhatsApp no grupo “projeto X”, garanto que você não tem comunicação interna, mas um caos que o impede de seguir em frente.

5. Não vou fazer este procedimento

Se os processos não forem automatizados e monitorados, pular certos procedimentos pode ser muito tentador. No fim das contas, o processo se torna ineficiente. Por que? Porque não fizeram o que tinham que fazer.

Isso é especialmente comum quando o processo corre no “boca a boca” e:

• Os processos não são alinhados adequadamente;
• Os colaboradores não foram devidamente treinados;
• A afinidade entre os departamentos ou colaboradores não é a ideal;
• Os atrasos se acumulam.

6. O todo-poderoso

Pode parecer exagerado, mas quando se trabalha contra o relógio e os processos não têm a supervisão necessária, sempre há um funcionário sem autorização suficiente disposto a tomar decisões que não lhe correspondem e fazer as coisas “andarem”.

Muitas vezes, isso não é feito de má fé. Pelo contrário, essa pessoa muitas vezes está tentando trazer fluidez a um processo que parece estagnado e urgente. Quando sua decisão se torna correta, ele se torna o “funcionário do mês”. Mas, quando não… bem, você sabe o que acontece quando uma “bomba explode” por culpa de alguém.

Lembrando: no começo do texto eu te disse que a culpa dos erros às vezes não é das pessoas, é do processo! Aí está um belo exemplo, se o processo estivesse correndo corretamente e automatizado, o “todo-poderoso” nem precisava existir.

7. Não consigo melhorar os processos

Quando foi a última vez que você melhorou seus processos?

Na ausência de um sistema de automatização de processos, é quase impossível analisar sua eficiência, detectar gargalos e aplicar ferramentas de melhoria contínua. Além disso, fica muito difícil experimentar novas alternativas e, mais ainda, melhorar seu desempenho interno.

8. Estagnação

Quando foi a última vez que você se dedicou a um grande projeto? Foi reconhecido por algo inovador que fez na organização?

Será que foi há muito tempo? Espero que não. Mas caso tenha sido, tudo bem, isso é normal e é um problema causado pela ineficiência dos processos. Talvez, se você tivesse certeza que está tudo correndo certinho no seu setor, você conseguiria sair do operacional e se dedicar ao estratégico, não é mesmo?

Este último problema é provavelmente o mais importante. Pois afeta você diretamente.

Seus processos são ineficientes?

Bom, espero que você não tenha se reconhecido em nenhum desses problemas, sinceramente. Mas caso tenha, não se preocupe, é bem normal! Nós, especialistas em automatização de processos, falamos todos os dias com empresas que estão passando por isso e querem mudar. Depois me conta com os quais você se identificou?

E, antes de me despedir, vou te deixar uma dica: o blogpost para você descobrir quais são os gargalos dos processos da sua empresa.

Um abraço, até a próxima!