10 erros mais comuns na automatização de processos

Automatização de processos: quem não se anima diante da possibilidade de eliminar custos, agilizar a troca de informações entre os departamentos, diminuir erros humanos e ganhar tempo para executar tarefas estratégicas? Porém, a automatização de processos, pode trazer algumas frustações. Por isso, quero compartilhar com você os 10 principais erros cometidos na automatização de processos, para que você não passe por essas frustações.

A crescente busca pela automatização de processos

Cada vez mais organizações têm buscado a automatização de seus processos, com foco e visão em implementar Business Process Management (BPM), cuja missão primordial é otimizar processos e gerar mais resultados para as organizações. Na mesma medida, porém, aumentam também as frustrações, por não conseguirem ver na prática as mudanças que pretendiam promover por meio dessa transformação.

E isso pode acontecer devido a uma série de motivos, que vão desde o mau planejamento até a falta de apoio da gestão.

10 principais erros cometidos na automatização de processos (+3)

Sim, temos 3 dicas adicionais para você sobre os erros que acontecem na automatização. Não íamos deixar de trazê-los só porque o post era para 10 erros, não é verdade?! Vamos lá…

1. Ficar muito tempo no as is

Veja só, ficar muito tempo mapeando os processos da sua empresa, na situação atual (as is), pode ser um tiro no pé. Por que digo isso? Pense bem, se você estiver trabalhando no mapeamento dos processos de uma área inteira, isso leva um certo tempo, você precisa falar com cada pessoa para entender todos os detalhes do processo, não é mesmo?

Quando você mapear tudo e chegar na hora de automatizar, pode acontecer, aliás, acontece muito, de estar tudo diferente. Imagina, todo seu trabalho terá que ser revisitado para você identificar o que mudou….

Então, não fique muito tempo desenhando a situação atual, você poder estar perdendo um tempo valioso para mostrar os resultados do seu trabalho.

2. Não se preparar para a automatização

Entendo que a automatização seja o objetivo final. Mas, para você conseguir automatizar seus processos com sucesso, você deve estruturar todas as etapas pelas quais você vai passar neste projeto. A jornada não é simples, mas vale ressaltar que com conhecimento e planejamento você pode ter resultados incríveis.

Por isso, vou compartilhar com você um guia completo para automatização de processos. Não deixe de ler.

 3. Não preparar os funcionários para as mudanças

Para que as melhorias ocorram, os funcionários precisam entender a importância da mudança do processo e, assim, incorporar a ideia em suas equipes. Procure integrá-los nas atividades. Dessa forma, eles saberão exatamente o que irá mudar e como irão agir daquele momento em diante.

Você pode também engajar os times por meio de um workshop que mostre o impacto das atividades nos processos com os quais os colaboradores estão relacionados, deixando claro o que é esperado de cada uma das partes.

4. Não estruturar a metodologia

Para que a mudança dê certo, é preciso ter ferramentas que proporcionem a melhor aplicação da estratégia. Por isso, tente estruturar uma metodologia para a fase de implementação. Não saia agindo sem nenhum tipo de planejamento prévio. Entretanto, não faça um planejamento que não seja possível de ser executado.

Não esqueça que agilidade é fundamental. Rode o ciclo do PDCA, não fique muito tempo no “as is”. Inclusive utilize de metodologias ágeis para dar mais fluência nas suas entregas. Delimite um tempo para as atividades do seu projeto de automatização, assim você evita prolongar estudos que não vão te levar a lugar nenhum, como o exemplo do mapeamento “as is” que citei no item 1.

5. Não estudar sobre automatização

Como sabemos, o conhecimento é a chave para o sucesso. Antes de sair mapeando e automatizando processos é importante você conhecer todos os conceitos e boas práticas que envolvem esse tipo de projeto. Desta forma, você minimiza as chances de colocar o seu trabalho a perder! Você sabe como começar a desenhar seus processos? Ou qual o método vai utilizar? Não deixe para estudar ferramentas somente quando estiver terminando o mapeamento dos processos. Já pensou se o seu desenho não for compatível com a ferramenta que você escolher? Terás que começar tudo de novo!

Você sabia que muitas pessoas mapeiam processos e nem conhecem um BPMS? É verdade, tem pessoas que acham que RPA e robotização são automatização de processos e acabam mapeando processos para um RPA. Mas não é o correto. Pense comigo, o robô vai vir depois da automatização do processo dentro do BPMS, você deixa tudo pronto para o robozinho vir e fazer o que tem que ser feito.

Se você ainda não sabe por onde começar, não se preocupe. Temos um guia completo de modelagem de processos para você construir um modelo visando a automatização.

Guia completo: modelagem de processos

6. Não ter o apoio da gestão

O envolvimento de todos é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. No caso de automatização, esse incentivo é ainda mais necessário.

A falta de apoio das áreas de alta administração e o desalinhamento estratégico são barreiras que prejudicam a implementação. Por essa razão, é necessário que os executivos entendam a necessidade e ajudem no desenvolvimento da tarefa.

A falta de apoio da alta administração é umas das principais causas de insucesso na automatização de processos e implementação de BPM.

7. Não motivar as equipes

A participação do usuário final também é fundamental para que o projeto tenha sucesso. Por isso, é necessário realizar ações de motivação, como, por exemplo, a criação de uma BPM Week, com distribuição de brindes relacionados e até crachá com identificações especiais aos envolvidos na implementação.

Dessa forma, é possível criar uma sensação de orgulho na participação do projeto, garantindo assim maior apoio. É também possível motivar as equipes criando um Programa de Ideias para a Melhoria Contínua, deixando-os saber que os líderes da implementação ouvem as suas opiniões.

Outra ideia é mostrar que a responsabilidade pelo sucesso da empreitada é o desejo de todos. Você pode fazer com que a bonificação dos gestores seja diretamente ligada aos indicadores voltados aos processos automatizados.

8. Não dar atenção aos desmotivados

Os resistentes radicais podem prejudicar todo dia a dia do processo da empresa e ainda desestimular os colegas. Por este motivo, é sempre importante identificar e monitorar continuamente o colaborador desmotivado. Se todo o esforço das equipes para que ele se adapte à nova cultura for em vão, torna-se necessário solicitar o apoio do RH para motivar este colaborador. Afinal, ele é chave importante para o sucesso do processo.

9. Não alinhar as necessidades da implementação com a equipe de TI

Esse último detalhe é fundamental para a implementação ter sucesso. É importante ter um representante do setor/área que apoiará nas automatizações mais complexas ou em integrações que venham a ser necessárias. Analistas de processos + Analistas de TI.

As ferramentas atuais e modernas de automatização de processos deixaram de ser somente propriedade da área de TI dentro das organizações. Qualquer um pode e consegue automatizar um processo. Ferramentas de BPMS são amigáveis e não precisam de programação.

10. Não estabelecer metas para os processos

Sem elas, fica impossível fazer o acompanhamento do processo e avaliar os resultados obtidos. Vale lembrar que é muito comum que a falta de entendimento do usuário final nos seus objetivos e metas contribua para o fracasso da empreitada. Por esse motivo, é necessário que os gestores divulguem e esclareçam os objetivos e metas, tanto quanto as consequências do seu não atingimento. Afinal, você automatizou o processo como parte de uma melhoria, não é mesmo? Vale a pena você estabelecer metas e acompanhar os indicadores do processo.

Você pode reforçar a ideia expondo os indicadores macro em ambientes comuns e relacionando-os ao Programa de Participação de Resultados. Outra maneira para aumentar o envolvimento é estabelecer metas individuais para cada colaborador.

Vídeo [2 min]: Analisando Indicadores de Processo no Zeev (antigo Orquestra BPMS)

11. Não fazer reuniões de acompanhamento

Elas são fundamentais para aproximar as partes envolvidas, avaliar o progresso e eliminar bloqueios e barreiras. As mudanças estão gerando resultados? O processo precisa de alterações?

No início da implementação a comunicação por meio de reuniões é fundamental para a aproximação da equipe. Podem ser feitos encontros diários de acompanhamento com o grupo de implementação, semanais entre os gestores e mensais com a alta administração (diretores).

12. Não fazer a manutenção do processo: revisitá-lo

De nada adianta automatizar um processo e nunca mais voltar a pensar sobre ele. Por isso, a alta administração deve fazer um controle mensal dos indicadores e não só controlá-los, como também propor ações para a correção das rotas. Os processos não podem “congelar”, eles devem sempre  representar a realidade.

Identifique qual a tarefa que limita o processo e melhore-a, identifique a próxima atividade que limita o processo e otimize-a. Um fluxo sem fim, melhoria contínua.

13. Escolher uma ferramenta que você não consegue utilizar

Hoje em dia, a demanda em cima da TI é muito alta. Então, teríamos um problema se você escolhesse uma ferramenta em que só a TI consegue trabalhar. Ou seja, todas as automatizações de processos teriam que passar pelo setor. Imagine que backlog gigante teria a TI.

Com a tecnologia mudando o tempo todo, já existem diversas plataformas que permitem que qualquer pessoa automatize processos, ou seja, qualquer pessoa pode construir um software. Essas plataformas são low-code ou no-code.

Ou seja, você utiliza poucos ou nenhum código para construir um software. No caso do BPMS, hoje, existem ferramentas de BPMS low-code ou no-code.

Espero que estas dicas tenham sido úteis para você! Qualquer dúvida, basta comentar aqui embaixo que a gente responde rapidinho!

Para complementar, aqui vai mais duas dicas. Se você está fazendo mapeamento de processos baixe este material : 10 Etapas para melhorar a eficiência de processos [Infográfico + Checklist] e caso esteja usando a notação de BPMN temos este e-book super completo sobre Gateways!

Até breve!