Workflow: o que é e como implementar, com exemplos!

O termo Workflow, em tradução literal do inglês, significa fluxo de trabalho. Ou seja, reflete a sequência em que ações, tarefas, documentos e/ou informações devem passar de uma pessoa, área ou organização, para outra, até que a atividade seja finalizada. Pensando em maneiras que podem ajudar você, veja o que será abordado nesse conteúdo:

1. O que é workflow…
2. Qual é a diferença entre workflow e um processo?
3. Objetivos do workflow
4. Quais são as vantagens de um workflow
5. Como funciona o workflow
6. Como mapear um workflow?
7. Um exemplo real da utilização do workflow
8. Quais as vantagens de um workflow
9. Como contratar uma empresa para implementar workflow
10. Workflow low-code: saiba como construir o workflow você mesmo

1. O que éWorkflow?

O termo Workflow significa fluxo de trabalho. Um workflow reflete a sequência em que ações, tarefas, documentos e/ou informações devem passar de uma pessoa, área ou organização, para outra, dentro de um processo.

Como já dito no começo do texto, a palavra se refere ao fluxo de trabalho. Em outras palavras, está relacionada à sequência das tarefas e sua execução no dia a dia, do início até a conclusão de determinada atividade. Por isso, ele pode ser empregado em diversas áreas da organização, desde as atividades da rotina administrativa, produção, logística até aquelas relacionadas ao pós-venda.

O que o CBOK 4.0 fala sobre workflow

O CBOK é um livro Guia sobre a disciplina de BPM. Ele é um livro muito respeitado e acessado por profissionais da área. De acordo com o CBOK 4.0, workflow é um termo genérico para o movimento sequencial de informações ou atividades em um processo ou subprocesso.

Além disso, as atividades no workflow serão mostradas como um fluxo que descreve a relação de cada uma das atividades com todas as outras que são realizadas. Eles podem ser automatizados ou manuais, ou ainda uma combinação dos dois tipos!

2. Qual é a diferença entre um workflow e um processo?

Vamos relembrar o conceito de processo. Um processo consiste em uma entrada (uma solicitação, uma venda, um documento que precisa ser assinado, etc.), etapas intermediárias (aprovar a solicitação, separar o produto, emitir nota fiscal, assinar o documento, etc) e uma saída (atendimento da solicitação, entrega do produto ao cliente, documento assinado entregue). Além disso, ele pode ser repetido inúmeras vezes. Veja mais no vídeo abaixo:

Portanto, se olharmos por essa perspectiva sim, podemos dizer que o workflow é um processo.

3. Quais são os objetivos de um workflow?

O workflow possui muitos objetivos, mas eu diria que os 2 principais sejam: padronizar as rotinas de trabalho e facilitar o dia a dia da organização.

Vou dar um exemplo: você já precisou realizar alguma atividade que caiu de “paraquedas” na sua área, mas não tinha clareza do que havia sido feito antes, nem do que você precisava fazer e, muito menos, para quem passar depois de finalizar? Eu apostaria que sim. 

Uma forma de resolver esse problema é através do workflow, uma vez que o workflow visa estabelecer o fluxo de trabalho, ou, ainda, a sequência das tarefas. Dessa forma, quando uma organização adota um workflow, a nível macroscópico, ela está buscando a redução de problemas relacionados a gestão do trabalho no dia a dia e, consequentemente, dos processos. Isso porque a partir dele, a organização passa a ter mais clareza na definição das atividades que são realizadas, padronizando o fluxo de trabalho e facilitando a rotina.

Sendo assim, podemos dizer que o objetivo principal do workflow consiste em melhorar a forma como os fluxos de trabalho são realizados. 

Além disso, um workflow também tem o objetivo de:

• Agilizar, simplificar e trazer segurança aos processos;
• Ordenar as etapas de maneira eficaz para que contribuam com o processo geral;
• Dar visibilidade clara das responsabilidades dos profissionais que integram as equipes;
• Fornecer indicadores de performance das atividades, possibilitando a implementação de melhorias;
• Fornecer subsídios para as tomadas de decisão, para se tornarem mais acertadas.
• Entre outros…

4. Quais são as vantagens do workflow?

Acredito que já tenha ficado claro até aqui que o fluxo de trabalho visa ao maior controle e organização das tarefas executadas todos os dias na sua empresa. Tudo isso de forma sistematizada. Além disso, ele traz muitos benefícios ao negócio. Veja só:

Transparência do fluxo de trabalho

Quantas vezes você já se questionou o que devia fazer com determinada informação ou para quem repassá-la? Com a implementação do workflow esse problema é minimizado, uma vez que ele traz visibilidade ao processo de ponta a ponta.

Mais produtividade

A partir do momento em que se tem mais clareza do processo e das responsabilidades de cada um, os fluxos de trabalho são mais facilmente cumpridos. Como consequência, ganha-se mais foco nas atividades que cada um precisa executar, aumentando a produtividade geral da equipe.

Aumento da fluidez no andamento das atividades

No workflow, você determina especificamente o que cada colaborador deve fazer e em qual momento. Há uma integração maior entre os participantes do processo e isso favorece o andamento das tarefas, fazendo com que as passagens delas de um colaborador ao outro sejam mais leves, naturais e com menos falhas. Isso faz com que a rotina de trabalho seja organizada de forma puxada (ou seja, eu finalizo minha tarefa e puxo outra para iniciar) e não mais empurrada como de costume.

Redução de erros, retrabalhos e etapas desnecessárias

No workflow , você determina a sequência das tarefas do processo, mas também o que será feito, por quem e em que momento. Essa definição diminui a possibilidade de erros, além de permitir a identificação de tarefas desnecessárias, podendo ser eliminadas. Dessa forma, todos os processos passam a ser mais assertivos e inteligentes.

Simplificação e melhoria da comunicação interna

O trabalho em equipe é facilitado com um fluxo previamente determinado. Como já dito antes, todos os colaboradores podem interagir e verificar suas respectivas responsabilidades. A rotina de trabalho se torna mais produtiva e organizada, o que aumenta a produtividade da equipe e a sinergia entre os profissionais.

Com uma ferramenta adequada e unindo a visão do workflow a uma visão de gestão por processos (Business Process Management – BPM), os benefícios são mais claros ainda. Falaremos sobre ferramentas a seguir.

Dica de leitura: 5 ferramentas de workflow que você precisa conhecer!

Flexibilidade no desenvolvimento dos processos

O workflow é passível de adaptação a todo instante — inclusive, é recomendado agir dessa forma. Ou seja, de tempos em tempos, revisitar os processos e avaliar o quanto eles ainda estão aderentes às necessidades da organização e, dessa forma, adaptá-los para aquilo seja melhor.

Essa é uma grande vantagem do workflow, uma vez que as etapas dos processos são desenvolvidas conforme as demandas da empresa e aquilo que gere valor ao cliente. Dessa forma, você está livre para alterar qualquer tarefa durante o processo, repensar no fluxo de trabalho como um todo, e melhorar os resultados do processo como um todo.

Aumento da eficiência 

Um dos resultados ao ter um workflow bem estabelecido é o aumento da eficiência e da eficácia nos processos da sua área, ou organização. Além disso, a adoção do workflow  permite acessar informações importante que levam a tomadas de decisão mais acertadas nos âmbitos estratégico, operacional e tático.

Melhoria contínua das atividades

Além de tornar os fluxos de trabalho mais padronizados e organizados, fica claro que o workflow permite identificar gargalos e pontos de melhoria nos processos. Afinal, com as informações dispostas no fluxo, você e sua equipe podem monitorar o desempenho dos processos atuais, identificar a necessidade de mudanças e desenhar novas etapas quando acreditarem ser mais conveniente. O ciclo PDCA dos seus processos poderá ser revisto constantemente.

Melhoria de serviços entregues

A definição de responsabilidades e prazos para a conclusão de cada uma das tarefas facilita a gestão do processo como um todo, incluindo o prazo de conclusão dele. Esse benefício é ainda maior quando você trabalha com uma ferramenta de fluxo adequada, por exemplo, um software BPMS.

Como você passa a ter mais visão da performance do fluxo de atividades, é possível identificar pontos de melhoria. Assim, a organização tem oportunidade de melhorar o processo de entrega de serviço ou produto ao cliente, melhorando a experiência dele durante sua jornada. O resultado é a melhora na satisfação dele, o que impacta diretamente na sua imagem perante o mercado.

Redução de custos

Além de todos os outros benefícios já descritos, a redução de custos é um dos principais. Uma vez que reduzimos desperdícios, etapas desnecessárias, falhas de comunicação, erros, retrabalhos, entre outros, estamos sim melhorando a performance dos custos do nosso fluxo de atividades. Lembre-se, nem sempre estamos falando apenas de atividades que envolvam dinheiro especificamente, mas o seu tempo e seu trabalho também tem valor para a organização.

Aumento da escalabilidade

Por fim, mas não menos importante, o casamento entre fluxo de trabalho e uma ferramenta adequada para gerenciá-lo favorece a escalabilidade do negócio devido à padronização dos processos. Afinal de contas, ter um processo padronizado significa ter um processo replicável.

A diminuição das tarefas operacionais, controles manuais propiciam o foco em atividades estratégicas, melhorando o desempenho, eliminando uma série de desperdícios existentes nos processos e garantem mais eficiência para atender às demandas dos clientes e do mercado. E isso se reflete diretamente sua vantagem competitiva.

5. Como funciona um workflow?

Antes de mais nada, é preciso ter clareza de que o fluxo de trabalho pode ou não envolver mais de uma área. Dito isso, temos que ter em mente que, independentemente de envolver mais de uma área ou não, sempre teremos a troca de informações entre diferentes pessoas. Essa troca tem o objetivo de processar informações até que o processo seja finalizado, veja o exemplo.

Como funciona o workflow apoiado com tecnologia?

Ainda utilizando o exemplo acima, agora que você já sabe as etapas, pense em como acontecem essas passagens de informações se não for utilizada tecnologia nenhuma? O risco de haver conflito entre as informações, desencontro, ou de se perder alguma delas é alto. E o pior, seu cliente sairá da loja insatisfeito com atendimento recebido.

Quando falamos de workflow em relação à tecnologia, estamos justamente falando de meios que assegurem a troca e a passagem de informações entre diferentes pessoas ou setores, como alguma ferramenta que gerencie esse fluxo automaticamente.

E é aí que entra o workflow com o apoio da tecnologia. Através dele e de uma ferramenta adequada, como um software de gestão de processos (ou o famoso BPMS) é possível definir os responsáveis por cada uma das etapas que constituem o fluxo de atividades.

Sendo assim, quando o responsável pela tarefa “A” finaliza seu trabalho, ele conclui a tarefa na ferramenta. Ao mesmo tempo, o próprio sistema encaminha uma tarefa nova e emite um aviso ao responsável pela tarefa “B” dizendo que ele já pode iniciar seu trabalho. E assim por diante, até que se conclua o processo.

Qual é a melhor ferramenta para workflows?

O software BPMS já foi citado quando falamos na melhoria dos serviços como um dos benefícios do workflow. Sendo assim, o BPMS é um software de gestão por processos.

Apesar de parecer a mesma coisa que o workflow, ele não é. O workflow está focado no fluxo de trabalho, ou seja, no desenho do caminho percorrido pelas atividades organizacionais. Em outras palavras, na sequência das tarefas mesmo. Já o BPMS está relacionado a gestão por processos de negócios, que possui um conceito mais amplo e lida com planejamentos, monitoramentos, análises e uma visão sistêmica da organização.

Na prática, isso significa a eliminação de atividades manuais, planilhas e documentos físicos, além da falta de padrão nos documentos e na forma de execução do trabalho. As áreas de negócios e processos também têm mais autonomia para automatizar e desenhar suas tarefas, e otimizar suas rotinas de trabalho, se refletindo em eficiência, inovação e produtividade.

Portanto, com o BPMS você consegue automatizar as tarefas do processo, delimitar responsáveis e prazos para execução de forma simples, rápida e segura. Além disso, todas as informações ficam registradas e centralizadas em um único lugar: dentro do sistema. Como resultado, podemos falar em produtividade, eficiência, segurança, transparência, agilidade, autonomia, organização, colaboração, entre outros.

Veja o exemplo de um workflow desenhado em uma ferramenta de BPMS.

6. Como criar um workflow

Você pode estar se perguntando “Mas como eu crio meu workflow?” Acertei?

Calma, não é difícil. Porém, nem sempre é tão simples. Isso porque muitas vezes essa sequência de tarefas é feita de forma informal, sistemática e automática, sem que haja de fato um procedimento, ou uma série de passos, registrado, disseminado e acessível a todos. Você pode começar tentando desenhar um fluxograma, que mostre como isso acontece na prática.

Outra forma de estabelecer o workflow, e que eu indicaria para você com muito mais alegria, pode ser a partir de um mapeamento do processo. Assim, você poderá entender e estabelecer a sequência das etapas realizadas para determinada atividade.

7. Como mapear o workflow

Mapear o workflow é a mesma coisa que mapear o processo. Ou seja, entender qual o caminho é percorrido, que informações são necessárias, que atividades devem ser executadas desde o momento em que uma solicitação é feita até a sua conclusão.

Existem alguns passos para você seguir na hora de mapear o processo dentro da sua empresa ou da sua área. Eles vão desde selecionar o processo que você quer entender, conversar com as pessoas que executam as atividades, até de fato desenhá-lo. Mas lembre-se: esse desenho pode ser uma lista sequencial de atividades, um fluxograma, ou uma modelagem complexa, utilizando algum tipo de notação específica, como BPMN. 

Passo 1: Selecionar o fluxo de trabalho

A escolha de qual workflow mapear envolve uma série de critérios particulares a cada organização. Nem todos os processos de uma organização valem a pena o investimento de tempo e recursos para mapear. Em geral, você deve fazer algumas reflexões:

• Esse processo tem impacto em meu negócio?
• Esse processo é um problema hoje para minha organização?
• Existem oportunidades para que este mapeamento vire um processo automatizado futuramente?
• Este mapeamento trará retornos e resultados positivos?
• Eu tenho controle, poder de decisão e acesso a todas as informações necessárias para poder mudar como esse processo funciona hoje?

Passo 2: Selecionar a equipe

É muito importante que você possa contar com os membros da sua equipe que compreendem detalhadamente o processo, para que, juntos, vocês possam mapeá-lo da melhor forma.

Passo 3: Documentar o processo

Recomendo que neste passo, você desenhe o processo, puro e simples. Você irá se preocupar somente em representar visualmente o fluxo de informações de sua empresa.

Seu objetivo é tornar claro o cenário em questão, mostrando até mesmo as dificuldades existentes, os retrabalhos desnecessários que são gerados e os prejuízos que a empresa enfrenta devido a tudo isso (esta documentação servirá como um caminho para você aplicar melhorias no processo).

Passo 4: Identificar pontos de melhoria

Agora sim, a hora que você tanto esperava: melhorar o que está ruim! A partir da documentação do processo atual, você pode identificar as perdas no fluxo de trabalho, erros e até mesmo custos desnecessários. E, nesta etapa, você redesenha o processo de forma mais eficiente.

Passo 5: Implementar e monitorar

Com as melhorias identificadas, deve-se executar um plano de ação para implementação das mesmas. Lembre-se de envolver o time no plano de ação, adotar uma cultura inovadora significa buscar melhoria contínua, já que essa é a melhor forma de otimizar seus processos e de evitar que eles voltem a apresentar falhas.

Para começar, o plano de ação deve ser executado. Se possível, é importante que as mudanças adotadas estejam detalhadamente registradas como procedimentos ou instruções de trabalho. Afinal, dali para a frente, esse será o novo guia de atuação dos profissionais envolvidos, ou seja, o novo padrão para execução do processo que pode, ou não, estar dentro de uma ferramenta.

Muita informação, não é mesmo?! Por isso, preparamos um checklist para orientar você no mapeamento do processo. Ele é um dos materiais de maior sucesso da Zeev. Não deixe de baixar o seu. Tenho certeza que ele irá lhe ajudar.

8. Um exemplo real da utilização do workflow

Até aqui, eu estava falando à você o que é, como criar, bem como quais os objetivos de um workflow. Contudo, tudo isso ainda estava no campo imaginário, ou, no mínimo, teórico. Foi aí que resolvi compartilhar com você uma caso real de como o workflow pode ser empregado para melhorar o dia a dia do seu trabalho.

Aqui, na Zeev by Stoque, nós realizamos eventos on-line, nossos queridos webinares, todos os meses. O evento tem duração de 1h, no qual o apresentador discorre sobre temas como produtividade, tecnologia, inovação, entre outros e é transmitido por um serviço de streaming on-line. Até aqui, parece simples, não é verdade? Porém, o que você não sabe é que, é que existem inúmeras atividades de preparação do evento, envolvendo muitos atores diferentes que precisam ser orquestrados para termos um bom resultado.

Como era essa preparação dos eventos on-line antes do workflow?

Pois bem, antes de adotarmos um workflow automatizado para a organização desses eventos, as atividades todas ficam centralizadas em uma única pessoa, que precisava coordenar todas ela com maestria para que nada desse errado. Essa pessoa tinha um checklist enorme, que passava por mais de 30 tarefas (e 100 itens ao total). Isso sem contar a antecedência necessária para organizar tudo. Fazer dessa forma não era inteligente, não fazia sentido algum ser assim!

Foi aí que analisamos o cenário e optamos por passar toda essa lista de todas as tarefas para um fluxo de trabalho automatizado. Além disso, dividimos as atividades e os itens do checklist em mais atores – cada qual dentro de sua especialidade – descentralizando (e desengargalando) o processo. Também eliminamos atividades que não agregavam valor algum. Além disso, foi possível incluir os prazos para execução de cada uma delas, bem como responsáveis claros para cada item.

E o resultado foi…

Após essa modificação, o workflow de atividades ficou bem mais simples. Hoje, de mais de 30 tarefas, o processo conta com 17, divididas entre diferentes responsáveis, dando muito mais inteligência e agilidade ao processo. Quando rodados esse workflow pela primeira vez, o principal responsável chegou a comentar: “nossa, até parece que estou esquecendo alguma coisa, porque está tudo pronto!”.

Sim esse é o ganho real de um workflow: a produtividade! Enquanto cada um trabalhava na sua especialidade, o fluxo de trabalho se organizava de forma mais rápida, e as entregas, consequentemente, possuíam mais qualidade.

Podemos dizer que sim, transformar uma lista de atividades em um workflow foi um projeto de grande sucesso. Com base nessa transformação, conseguimos sair de 1 evento on-line por mês, para uma semana de eventos! Nada mal, não é mesmo?!

Mas para usar uma ferramenta de workflow, como o BPMS, eu não tenho que saber mapear e modelar processos?

A resposta para essa pergunta é não! Ou melhor, não mais! Antigamente, sempre que se pensava em automatizar um fluxo de atividade, se pensava que era preciso ter uma equipe dedicada, que entendesse de processos, de TI e programação. Contudo, isso não é mais verdade.

O Zeev vai mudar a sua relação com o workflow

O Zeev é uma ferramenta moderna que vai organizar a rotina de trabalho da sua empresa. Ela vai fazer com que o trabalho flua automaticamente de uma pessoa para outra, com base no que você determinou, ou desenhou, para o seu processo, sem que precise fazer nenhum tipo de programação.

Contudo, se você não quiser desenhar ou não souber como fazer isso, você também pode utilizar nossos fluxos de trabalho prontos, eliminando a necessidade de mapear e modelar seus processos. São centenas de processos automatizados, que estão relacionados com os diferentes departamentos de uma organização: RH, Compras, Contratos, Financeiro, Vendas, etc.

E tem mais! Você ainda pode incluir no Zeev todos os seus manuais, políticas e instruções de trabalho, seja apenas para consulta, seja como orientação antes abrir um novo fluxo de trabalho. Nós costumamos dizer que ele tem o casamento perfeito entre processos e gestão do conhecimento, pois além de ser um grande canal, ou hub, de processos, também permite que a informação certa esteja disponível para a pessoa certa, no momento certo e no local certo. Enfim, Zeev veio para fazer você ter um jeito novo de ser mais produtivo!

9. Como contratar uma empresa para implementar workflow?

Acredito que os benefícios de se adotar o workflow na sua empresa já tenham ficado claros até aqui. Porém, passar da teoria para a prática no seu negócio pode não ser tão simples quanto você pensa. Por isso, é importante contar com a ajuda de quem entende do assunto.

Veja algumas dicas de como contratar uma empresa para implementar workflow na sua organização:

• Entenda seus processos e seus objetivos;
• Defina qual a ferramenta mais indicada para a sua necessidade;
• Tenha ao seu lado profissionais especialistas, que saibam auxiliar você e sua equipe nessa decisão. 
•  Conte com uma equipe que esteja sediada no seu país, e que forneça suporte técnico na sua língua mãe. Você certamente irá precisar deles em algum momento!
• Analise a forma de pagamento: R$ x US$. Essa conta pode pesar em algum momento;
• Considere se a língua do sistema é acessível a todos;

Já convenci você a adotar o workflow e o BPMS?

Como você pôde perceber, o workflow é muito mais do que um simples organizador de tarefas. Ele se torna uma ferramenta essencial para identificar os processos da sua empresa, melhorar o andamento das atividades, da rotina de trabalho e simplificá-los. Ele dá vida ao seu fluxo de trabalho!

Além disso, se torna mais eficiente e eficaz quando aliada a gestão por processos e a um software de automatização de processos (software de workflow), como o BPMS, favorecendo a visão do negócio por completo e impactando não só as tarefas em si, mas a organização como um todo. Para isso, você não precisa, necessariamente, programar, nem ter conhecimentos específicos da área de processos. Sem falar que a melhoria contínua dos seus processos fica evidente. E por fim, mas não menos importante, fica o fato de que todos saem ganhando: equipes, áreas, organização e clientes! 😉

10. Workflow low-code: como escolher a ferramenta ideal

• Maior segurança e escalabilidade;
• Maior independência das áreas;
• Desenvolvimento com maior facilidade e velocidade;
• Interfaces de arrastar e soltar;
• Modelagem visual de aplicativos; 

Veja esta imagem da tela do modelador do Zeev, onde você utiliza elementos de arrastar e soltar para desenhar e configurar seu processo.

Descubra outros benefícios do desenvolvimento de workflows low-code para a sua organização.

Ufa, chegamos ao fim!

Para finalizar, trago para você um convite! Que tal uma demonstração do nosso sistema? Eu tenho certeza que você vai se encantar!

Espero que você tenha gostado. Ficou com alguma dúvida? Deixe seu recado no chat que respondemos rapidinho!

Até mais!