Tarefas por e-mail: 5 problemas desse tipo de gestão de tarefas

A gestão de tarefas por e-mail pode parecer prática, mas esconde grandes armadilhas. Falta de responsabilidades claras, prazos indefinidos, ausência de melhoria contínua e rastreabilidade limitada são apenas alguns dos problemas que impactam a eficiência da sua empresa. Entenda como isso afeta seu trabalho!

Problema 1: Falta de responsabilidades e prazos claros

Vamos começar com um exemplo: Quando você recebe um e-mail com uma solicitação de atividade e neste e-mail tem umas 10 pessoas copiadas. Como você e a equipe sabem quem é o responsável pela atividade?

Muitas vezes ocorre de o verdadeiro responsável não fazer, pois ele nem sabia que era dele essa responsabilidade. Além disso, os copiados do e-mail podem ter aquele pensamento “eu sei que o meu colega vai acabar fazendo, vou descartar este e-mail”, não é mesmo?

Então, não ter as responsabilidades claras, muito bem mapeadas dentro da empresa e, ao invés disso, simplesmente solicitar tarefas por e-mail, causa uma confusão na cabeça das pessoas. Além disso, pode acarretar em erros e esquecimento. Imagine quando é uma atividade que serve para atender algum cliente e essa atividade simplesmente acaba não acontecendo.  

Voltamos ao nosso exemplo. A atividade foi solicitada por e-mail, você, sendo o solicitante, consegue saber qual o prazo para o atendimento da solicitação? Será que a atividade está sendo realizada?

Quando enviamos uma atividade por e-mail, não conseguimos estimar o tempo de realização para ela. Ou seja, você não consegue saber, claramente, qual o prazo de atendimento. E o que acaba acontecendo é: atraso. Porque não está claro se o prazo é de um dia pra fazer a atividade ou uma semana. 

Dica de leitura extra: Gestão de Documentos: O que é e como funciona?

Problema 2: Você não consegue praticar a melhoria contínua

Vamos começar com uma pergunta: qual a ligação entre gestão de tarefas por e-mail e melhoria contínua? Quando não temos um padrão claro para executar uma atividade, fica impossível otimizar esse processo.

Se eu conheço o fluxo das tarefas – primeiro passa pelo A, depois pelo B, vai para o departamento X e, em seguida, para o gestor Y – posso identificar onde há ineficiências. Assim, consigo entender o que pode ser melhorado e aplicar a melhoria contínua.

No entanto, quando as tarefas são gerenciadas por e-mail, não temos essa clareza sobre o fluxo das atividades. E é justamente por isso que a falta de um processo bem definido impede que a melhoria contínua aconteça: se você não sabe como o processo funciona, não consegue otimizá-lo.

Problema 3: Perde-se a rastreabilidade da informação

Um dos maiores problemas quando alguém sai da empresa é que todas as informações importantes estão no e-mail dessa pessoa. Isso inclui a gestão de tarefas, documentos pelos quais ela era responsável e diversos outros registros essenciais.

Quando isso acontece, é muito complicado e demorado resolver problemas que estavam sob a responsabilidade dessa pessoa ou encontrar documentos que ela gerenciava.

Todos nós recebemos muitos e-mails diariamente, e fica impossível rastrear o que foi feito quando tudo está no e-mail. E a situação piora se essa informação crucial está no e-mail de alguém que deixou a empresa.

Além disso, não há controle adequado dos processos, porque não há registro formal de qual documento está ligado a qual processo, nem datas ou aprovações.

Problema 4: Não é possível fazer a gestão dos processos

Pensando no que discutimos até agora, eu te pergunto: é possível gerenciar processos dessa forma? Claro que não. Não há como ter controle sobre o que acontece na empresa quando você não tem uma visão completa do que está acontecendo.

Por exemplo, como saber quantas solicitações de férias foram feitas em um determinado período? O RH teria que procurar essa informação em meio a milhares de e-mails.

Além disso, gerenciar tarefas por e-mail impede que você saiba o tempo de execução das atividades ou o lead time do processo. Isso definitivamente não é gestão. E, pior, pode afetar o seu cliente, já que, sem controle adequado, você não consegue atender suas demandas com agilidade.

Problema 5: Estresse e desentendimento desnecessários

Quantas vezes perdemos tempo resolvendo conflitos, desentendimentos ou pedidos de desculpa, chegando e saindo do trabalho de mau humor? Muitos desses problemas surgem porque o processo tem falhas que levam a erros. As pessoas erram porque o processo permite que isso aconteça.

Sabemos que um processo desorganizado é um grande vilão. Somos humanos e não conseguimos lembrar de tudo. Precisamos de organização e padrões para que as coisas fluam de forma natural. Confiar apenas na memória é um erro enorme hoje em dia.

Por isso, te convido a identificar os problemas que você enfrenta ou enfrentará devido a processos ineficientes. Descubra como isso afeta seu trabalho e o desempenho da sua empresa.

Em resumo…

Evite a gestão de tarefas por e-mail.

Para concluir…

Falta de responsabilidades claras, não ter prazos claramente definidos, não conseguir olhar continuamente para um processo e melhorá-lo, dificuldade de rastrear e controlar as informações e, o pior, não fazer a gestão dos processos, te impedem de melhorar seus resultados. Fora o estresse no trabalho. Todos estes são problemas que ocorrem quando as empresas fazem gestão de tarefas por e-mail. 

O uso de uma solução BPMS (Business Process Management System) é essencial para superar os desafios da gestão de tarefas por e-mail. Com um BPMS, você automatiza e organiza processos, garantindo:

• clareza nas responsabilidades;
• prazos definidos;
• rastreabilidade das informações;
• controle completo do fluxo de trabalho.

Isso permite que sua equipe foque na melhoria contínua e reduza o estresse e os desentendimentos, otimizando resultados e melhorando o atendimento ao cliente. Quer ver de perto como um BPMS funciona e pode te ajudar? Conheça o Zeev!