Como melhorar os processos de RH da sua empresa?

Quais são os maiores desafios do RH nos próximos anos? Implementação de novas tecnologias? Retenção de talentos na era dos millennials? Quem sabe a manutenção da qualidade para um cliente cada vez mais exigente? Sim, todas essas conversas dominam os debates do setor, mas pode ter certeza de uma coisa: a otimização dos processos que fazem parte do setor de gestão de pessoas nortearão todos esses desafios.

Quer saber o motivo? Vou explicar:

1. Novas tecnologias: a implementação de novos sistemas, ferramentas e softwares, por exemplo, demandam uma reavaliação da forma como a empresa organiza os processos.
2. Retenção de talentos na era dos millennials: os talentos das novas gerações preferem trabalhar em ambientes dinâmicos e menos burocratizados. Como o RH irá reter estes talentos imediatistas?
3. Clientes exigentes: para atender o novo padrão de qualidade do cliente, as empresas precisam ser precisas no atendimento, melhorar os seus processos e colocar o cliente no centro de todas as atenções.

Por onde começar?

Se estamos na mesma página de que os processos de RH serão um ponto-chave para o setor nos próximo anos, então podemos prosseguir com a nossa linha de raciocínio: afinal, como fazer para otimizar cada um desses processos? A verdade é que muitas organizações não sabem, ao certo, por onde devem começar. Por isso, resolvemos elaborar o post de hoje.

Eu ouvi dizer que o digital vai acabar…

O digital vai acabar, como assim? Calma, embora a frase possa parecer apocalíptica, quem a disse foi Eric Schmidt, ex-CEO do Google, durante o Fórum Econômico Mundial. Vou contextualizar: para eles, a linha entre o mundo real e o virtual se tornará tão tênue, que não fará sentido distinguirmos uma coisa da outra.

Por que eu falo isso? Porque essa já é uma realidade em muitas empresas e isso inclui, é claro, a área de gestão de pessoas. Os processos digitais estão cada vez mais entranhados na rotina das organizações. Não faz mais sentido pensarmos puramente no manual. Da mesma forma, tratar o universo digital como um diferencial é algo ultrapassado, pois até mesmo microempresas já trabalham com ferramentas online, guardadas as devidas proporções.

Para ajudá-lo a visualizar com clareza a transição entre os processos manuais e digitais em uma empresa, resolvi fazer um comparativo em alguns cenários para que você possa ter uma visão completa sobre isso. Veja:

Como é o RH gerenciado a base de papel?

Definitivamente, a realidade das empresas que usam processos excessivamente manuais não é fácil. Normalmente, problemas relacionados ao retrabalho, aos custos excessivos e à própria improdutividade costumam surgir. Isso sem falar na dificuldade de monitorar todos os dados necessários para que a empresa atenda os seus compromissos.

Processos

A área de RH normalmente é composto por algumas poucas pessoas que atendem à solicitações da empresa inteira! Tanto de funcionários, como pedido de férias, quanto de outras áreas, como por exemplo treinamento e desenvolvimento. E isso significa um telefone que não para de tocar, um e-mail lotado de mensagens, uma mesa cheia de papel… É neste cenário que a produtividade despenca.

Documentos

Por outro lado, a gestão de documentos (pastas de funcionários) pode ser uma verdadeira dor de cabeça. Uma vez que o gestor e os profissionais de RH não terão acesso facilitado ao que precisam, no momento em que precisam. Pois os documentos ficam armazenados em um grande arquivo fora da sala, quando não estão em outra cidade.

Para manter o seu negócio competitivo, portanto, é preciso abandonar agora mesmo as “tradições” manuais e considerar urgentemente a utilização de sistemas e softwares para digitalizar a rotina do seu negócio! Esse é, justamente, o ponto que veremos em seguida.

Como é o RH gerenciado digitalmente?

A realidade digital já é muito diferente. Na verdade, o uso desse tipo de solução também é comum no RH das empresas.

O setor de recursos humanos que gerencia seus processos digitalmente é mais produtivo e consegue atender a um número muito maior de solicitações com a mesma quantidade de pessoas, ou seja, é mais eficiente. Menos e-mails, menos telefonemas, mais padronização de processos e organização da equipe.

Além disso, a gestão de documentos, citada anteriormente, é facilitada pelas ferramentas digitais. Diga adeus ao seu arquivo, pasta de funcionários, cópia de documentos, etc. A vida digital é muito mais fácil.

4 principais desafios para o RH nos próximos anos

Se existe algo que não surpreende os profissionais de RH é o fato de que o setor passará por inúmeros desafios nos próximos anos. Isso acontece não só pela implementação de novas tecnologia no setor, ponto que já vimos, como por conta das próprias mudanças que a sociedade vive nos últimos anos.

Em termos de tecnologia, podemos citar como exemplo os inúmeros softwares e sistemas direcionados para o controle do RH. Para se ter uma ideia, os investimentos em automação se mantiveram inalterados mesmo durante a crise, de acordo com a FGV — Fundação Getúlio Vargas —, provando que o nosso empresariado já entendeu a importância desses sistemas para os inúmeros departamentos de um negócio.

Por outro lado, temos que considerar, ainda, as transformações sociais. Vivemos em um momento de instabilidade no país. Muitos desempregados, refugiados e recém formados em busca de uma oportunidade. Além disso, as mudanças culturais entre gerações influenciam diretamente a forma como pensamos os processos internos da organização.

Claro, as mudanças não param por aí, e você precisa entender cada uma dessas nuanças para pensar de maneira calculada como implementará os processos na sua empresa. É por isso que resolvi ajudá-lo trazendo, logo em seguida, alguns pontos de atenção. Vamos conferir?

Desafio 1) Trazer tecnologia para os processos de RH

Não tenha dúvidas quanto a isso: a tecnologia, hoje, é parte integrante do RH. Na verdade, o fenômeno se espalha rapidamente pelas organizações e já toma conta da maioria dos departamentos. Nesse sentido, dois são os maiores desafios do RH: a escolha dos sistemas apropriados e o treinamento de colaboradores.

Escolha a ferramenta

O primeiro ponto pode ser resolvido com um bom planejamento. É preciso identificar as necessidades da empresa para implementar sistemas eficientes, que realmente possam resolver problemas reais da organização. Digitalização de documentos, gestão de processos e tarefas, integração com sistemas, controle de ponto eletrônico em home office, entre outros, costumam ser as soluções mais utilizadas, mas é preciso avaliar caso a caso.

Veja dicas de como contratar uma ferramenta neste post e neste vídeo

Treine a equipe

Por outro lado, o treinamento também é fundamental na implementação de qualquer tipo de tecnologia. Nesse sentido, destacamos os treinamentos técnicos e os comportamentais.

O primeiro envolve o próprio aprimoramento das qualificações técnicas dos profissionais, afinal, eles precisam saber usar as ferramentas. Já o segundo está relacionado à cultura da empresa e a gestão da mudança, pois os colaboradores precisam entender a importância das ferramentas e da tecnologia para o desenvolvimento do trabalho.

Desafio 2) Ser um RH digital para um mundo digital

Por falar em tecnologia, é importante lembrar que o “mundo digital” está transformando completamente o mercado.

Na área de RH, esses tipo de mudança pode ser sentida pela própria dinâmica de monitoramento e controle da documentação. Toda a papelada passa a ser digitalizada, o que favorece não só o controle interno, como os próprios custos da organização. Além disso, é possível acessar informações rapidamente, melhorando muito a tomada de decisão.

Por outro lado, existem fatores externos que também geram consequências para as empresas na gestão de processos. Os órgãos governamentais, por exemplo, trabalham cada vez mais com processos e documentos digitais (e-Social, por exemplo). Com isso, as empresas ganham em tempo e reduzem burocracias.

Desafio 3) Reter uma nova geração de profissionais

Vivemos um período de rápidas transformações. Os millennials e pós-millennials estão acostumados com elas e esperam um ambiente de trabalho dinâmico e altamente automatizado. Um grande desafio das organizações é promover esse tipo de cenário.

Por que isso é importante? Em primeiro lugar, porque os colaboradores esperam uma empresa conectada com as novas tendências do mercado. Eles estão mais interessados do que nunca em aprender e enfrentar novos desafios. É claro que não para por aí.

O fato é que a tecnologia também pode auxiliar na gestão de talentos. Como veremos mais à frente, alguns processos internos, com o onboarding de colaboradores, pode ser reforçado com o uso da tecnologia, o que é fundamental para reforçarmos a cultura e os valores da organização.

Leia também: 2 Motivos para usar um BPMS no seu RH

Desafio 4) Integrar o RH aos demais setores da empresa (muitas vezes separados geograficamente)

Para fechar, temos, ainda, o desafio de aproximar o RH e integrá-lo aos demais setores. Essa, na verdade, sempre foi uma tarefa árdua, devido a grande demanda que o RH possui. Com a tecnologia, a falta de integração é cada vez mais injustificável e pode custar caro para a organização.

Novamente, os sistemas internos vêm para somar, pois possibilitam o reforço da comunicação organizacional e favorecem um ambiente de trabalho mais favorável para todos.

5 dicas para enfrentar os desafios e otimizar os processos de RH

Como você deve imaginar, são inúmeros os processos que podem ganhar com a otimização. O foco em tornar o processo lean pode evitar, ainda, os indesejáveis gargalos de produção (quando você não consegue executar tudo que precisa).

Qual a relação de processos Lean e produtividade? Descubra!

Se quiser evitar esse tipo de cenário e apontar o “barco” para o caminho certo, é preciso tomar alguns cuidados e considerar as melhores práticas do mercado. A seguir, resolvi trazer alguns ensinamentos que certamente vão ajudá-lo a conseguir isso. Acompanhe comigo!

Dica 1) Melhorar o atendimento a solicitações

Definitivamente, o RH é um dos setores que mais recebe solicitações dentro de uma empresa. Resolvi trazer uma lista com alguns exemplos de solicitação, veja só:

Solicitação de…

• férias;
• atraso, saída ou ausência;
•  justificativa de faltas e atrasos;
•  adiantamento de salário;
• adiantamento de 13º salário;
• avaliação de desempenho;
• feedback;
• aumento por mérito;
• promoção de cargo;
• quinquênio;
• treinamento
• E muito mais…

Esse tipo de solicitação normalmente chega por: e-mail, telefone, papel, certo? E a sua vida como profissional de RH é enlouquecidamente dar conta do recado. Se você for da área de compras e você errar a quantidade de itens a serem comprados, você corrige. Mas, se você for do RH e atrasar ou calcular errado algum benefício, você gera uma insatisfação enorme que impacta no clima da organização e custa o dobro para ser reconquistada.

A automatização de todos esses processos (solicitações) gera uma melhoria significativa dentro do setor. Pois, a ferramenta controla para você o que é urgente e prioritário, emite alertas para todos os interessados e responsáveis e tira da responsabilidade do RH a execução integral de todas as tarefas. Ou seja, gera uma maior integração e comunicação com as demais áreas solicitantes.

O ganho de produtividade é gigantesco. Você fará muito mais, sem precisar aumentar a equipe.

Leira também: Como utilizar o low-code para recursos humanos

Dica 2) Otimizar a gestão de documentos

Outro ponto que requer atenção redobrada é a guarda e o manuseio de documentos, conforme já sugerimos no ponto anterior. Esse tipo de acompanhamento é muito importante para que a empresa cumpra com as suas obrigações, principalmente as demandas trabalhistas dos colaboradores.

Além disso, a famosa pasta que armazena toda a documentação do funcionário (cópias e mais cópias), de funcionários ativos e não ativos, bem como registro de treinamentos, etc., deixa de existir. Com o uso de plataformas de gestão de documentos o setor de RH tem acesso rápido e prático aos dados. Ou seja, é possível digitar especificamente a informação necessária que rapidamente o pdf aparece na sua tela.

Leia também: [Infográfico] Quais são os resultados, em números, ao adotar documentos digitais?

Dica 3) Manter um bom clima, relacionamento e estimular uma boa cultura

Espera, mas qual é a relação entre relacionamento, cultura e os processos de RH? Toda. Processos são executados por pessoas. No final das contas, é uma atividade colaborativa, que necessita do empenho de cada um dos profissionais para que se tenha sucesso: engajamento!

É muito importante, portanto, trabalhar no relacionamento para que esses colaboradores possam trocar informações e colaborar. Assim, é possível criar uma sinergia no time e, consequentemente, melhorar os resultados.

Além disso, voltamos a falar da questão da cultura. Todos precisam ter afinidade com o universo digital. Ao contrário do que pode pensar, a empresa deve, sim, trabalhar para reforçar esse tipo de conceito e criar uma empresa ainda mais focada em tecnologia e inovação.

Dica 4) Melhorar a satisfação de funcionários para retenção de talentos

O desenvolvimento de processos otimizados também pode ajudá-lo a trabalhar na satisfação de colaboradores e a reter talentos. Vamos explicar. É que, em um ambiente ágil, em que os processos funcionam com eficácia,  as pessoas se sentem estimuladas e, com isso, fortalecemos a satisfação do funcionário.

Não é apenas a geração atual que exige modernidade, profissionais qualificados também querem trabalhar em um ambiente que acompanhe as tendências do mercado, a tecnologia e a inovação. As crianças que estão com 5 anos hoje, acham que toda tela é touch screen e algumas delas nunca usaram um computador desktop. Essa é a nossa realidade.

Dica 5) Criar um relacionamento com o funcionário à distância

Usar a tecnologia a favor dos processos de recursos humanos é uma excelente oportunidades para você transmitir a cultura da organização para esse profissional e, é claro, garantir a integração dele com os outros colaboradores, independente de onde ele estiver alocado.

Atualmente, é muito comum empresas expandirem suas operações para estados diferentes e ficarem perdidas no atendimento das solicitações do funcionário. “Para quem eu solicito isso?” “Como faço para obter aquilo?”, e assim a sua caixa de e-mails vai lotando…

Neste relacionamento à distância a padronização dos processos se faz necessária para evitar este tipo de pergunta.

Agora, nosso último recado:

E então, que tal transformar a sua área de RH!? Espero que você tenha gostado do texto! E se precisar de ajuda, venha conversar conosco.