PMBOK: o que é e como aplicá-lo com 6 dicas

A eficiência operacional é o objetivo de todo gestor, porém alcançá-la nem sempre é uma tarefa simples, principalmente em novos empreendimentos. Nesse contexto, o PMBOK se mostra como uma alternativa altamente eficiente para a gestão de projetos, fornecendo um conjunto de diretrizes para atingir o sucesso em qualquer iniciativa.

O PMBOK é um guia internacional desenvolvido pelo Instituto PMI (Project Management Institute), e reconhecido no mundo todo por entregar resultados excepcionais.

Quer saber como aplicá-lo em seu negócio e usufruir de todos os benefícios, continue lendo o artigo completo que preparamos. Boa leitura!

O que é PMBOK?

O PMBOK, ou Project Management Body of Knowledge, é um guia desenvolvido pelo PMI, que descreve as práticas e diretrizes recomendadas para padronizar a gestão de projetos. Ele não é considerado uma metodologia, mas sim uma estrutura mais ampla, abrangendo todas as etapas de um empreendimento, do escopo até o encerramento.

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O PMBOK é um documento oficial e passa por atualizações regulares, visando acompanhar as mudanças no mercado e o surgimento de novas tecnologias. Ele foi pensado de maneira que pudesse ser implementado em qualquer tipo de projeto, independente do tamanho, departamento ou necessidades específicas.

Para as empresas adeptas, o PMBOK propicia uma uniformização geral dos projetos internos, permitindo que os gestores trabalhem com resultados mais previsíveis, além de facilitar a antecipação de falhas. Ele não exige o seguimento de um plano definido, mas sim que o conhecimento adquirido no guia seja adaptado conforme as exigências da iniciativa.

Onde aplicar o PMBOK?

Uma concepção muito comum sobre o PMBOK, mas equivocada, é que ele é destinado a um tipo específico de projeto. Porém, como falamos no tópico anterior, ele é totalmente adaptável a quaisquer especificidades. Inclusive, isso faz com que o PMBOK não se limite ao ambiente corporativo.

Sendo assim, alguns exemplos de projetos nos quais os PMBOK pode ser de grande utilidade, incluem:

Desenvolvimento de um novo produto;
Criação de um site;
Implementação de novos sistemas e metodologias;
Gerenciamento de pesquisas;
Abertura de uma filial;
Organização de uma festa ou evento;
Condução de uma campanha de marketing;
Construção de um prédio;
Aquisição de novos equipamentos.

Qual é o objetivo do PMBOK?

O objetivo do PMBOK é servir como um livro de instruções que auxilia os profissionais no gerenciamento de projetos. Ele visa garantir que esses planos sejam executados da forma mais eficiente possível, seguindo uma cartela de diretrizes, padrões e até terminologias padronizadas para garantir que os resultados obtidos sejam previsíveis.

Ele também aspira facilitar a compreensão do ciclo de vida de um projeto, em suas cinco etapas fundamentais — ao qual falaremos mais adiante —, permitindo que o gestor tenha uma visão clara do que precisa ser feito e qual a melhor estratégia para fazê-lo.

Ao compreender os processos envolvidos em cada etapa, é possível escolher as melhores ferramentas e metodologias para atingir um resultado à altura das expectativas iniciais.

Quais as etapas do PMBOK?

O PMBOK é dividido em cinco etapas. No entanto, dependendo do projeto, a empresa pode não ter que cumprir todas as cinco etapas. Assim sendo, é importante avaliar as necessidades de cada projeto, a fim de identificar quais etapas fazem sentido (ou não) à estratégia.

Dito isto, as etapas são:

1- Iniciação

A primeira etapa é onde se começa o rascunho, ou seja, é a fase destinada para a definição do projeto. Nesse processo, deve-se identificar as partes interessadas, estudar a viabilidade, ir atrás de autorizações, fazer a estimativa inicial de custos, entre outras. Por fim, o gestor oficializa a abertura do projeto por meio de um documento oficial.

2- Planejamento

Uma vez definido que o projeto vai acontecer, é hora de se aprofundar nas questões mais específicas. Nessa fase, serão executadas atribuições como elaboração do plano de gerenciamento, definição do escopo, criação do cronograma e das atividades de cada etapa, estimativa do tempo de duração de cada tarefa, estimativa de custos e definição de orçamento.

3- Execução

Essa é a etapa em que a empresa tira o projeto do papel e “põe a mão na massa”. É papel do gestor definir o que deve ser feito, por quem, quando e em qual prazo. Também é crucial coordenar a aquisição dos materiais necessários, conduzir a equipe e lidar com eventuais contratempos.

4- Monitoramento e controle

Nessa fase, o gestor é responsável por avaliar o andamento do projeto, entender o que está dando certo e o que precisa ser melhorado, inclusive criar e aplicar protocolos de alterações. Isso inclui tarefas como controle de custos, gerenciamento do cronograma, monitoramento de compras e afins.

5- Encerramento

Por último, o grupo de encerramento é o mais enxuto e diz respeito às entregas de finalização do projeto. Nessa etapa, é necessário avaliar os resultados finais e como eles se alinham em relação às metas definidas durante o planejamento. Ou seja, os resultados pretendidos foram alcançados? Se não, por quê?

6 dicas de como aplicar o PMBOK

Para atingir os resultados que o PMBOK oferece, é importante que os líderes sigam as seis melhores práticas. São elas:

1 – Compreenda os conceitos e processos do PMBOK: certifique-se de compreender os conceitos e processos descritos no PMBOK, bem como as especificidades do seu projeto. Dessa forma, é possível garantir que a aplicação será efetiva e atenderá suas demandas de forma satisfatória;

2 – Redobre a atenção durante o planejamento: essa fase é responsável por guiar todas as etapas subsequentes, logo, é crucial para o sucesso do projeto. As áreas de conhecimento do PMBOK serão usadas para definir escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, riscos, comunicações e aquisições do projeto;

3 – Estabeleça canais de comunicação com o time: isso garante que todos os envolvidos estejam na mesma página sobre as expectativas da gestão. Além disso, é essencial manter todos, incluindo stakeholders, atualizados sobre o andamento das tarefas;

4 – Acompanhe o progresso do projeto regularmente: durante essa etapa, compare os resultados alcançados com o planejamento inicial. Essa é uma oportunidade de identificar falhas e desvios, podendo agir de forma rápida para evitar danos maiores;

5 – Gerencie os riscos: Utilize a área do conhecimento no PMBOK destinada a gestão de riscos para guiar suas ações no sentido de identificar e mitigar ameaças que podem comprometer o desenvolvimento do projeto;

6 – Aprenda com os erros: faça uma análise completa dos resultados alcançados durante a fase de encerramento. A conclusão de um projeto é uma oportunidade ímpar para avaliar o que deu errado e criar planos de ação para evitar que isso ocorra novamente.

O que é um projeto para o PMBOK?

Para o dicionário Aurélio, um projeto trata-se de um “planejamento que se faz com a intenção de realizar ou desenvolver alguma coisa: projeto de lei.”. No meio corporativo, essa palavra é largamente utilizada para definir um esforço temporário empreendido para atingir um objetivo que traga retorno para a empresa, como um novo produto ou serviço, por exemplo.

Para o PMBOK, um projeto é tudo aquilo que é necessário para criar algo novo. As principais características de um projeto são ser temporário, progressivo, ter objetivos claros, operar dentro de recursos limitados e ser gerenciado por um responsável.

Importante destacar que “temporário” não significa por pouco tempo, apenas que terá um eventual fim. Dependendo da complexidade, um projeto pode durar anos.

Qual o histórico do PMBOK?

O PMBOK é um guia de boas práticas que teve sua primeira edição física lançada no ano de 1996. Suas origens, no entanto, são mais antigas que isso. O que conhecemos como PMBOK nasceu do PMI (Project Management Institute), uma associação sem fins lucrativos criada em 1969 para associar profissionais da gestão de projetos.

Atualmente, o PMI atua em diversas frentes, como definição de padrões globais, certificação de gestores e programas de formação, como seminários e cursos. A instituição também foi responsável pela criação e lançamento do PMBOK, que até o momento possui sete edições.

1ª edição

A edição original do guia, lançada em 1996 pelo PMI, foi criada como resultado de anos de esforços da instituição, o que incluiu a criação de conceitos e procedimentos para apoiar a gestão de projetos. Estima-se que a elaboração do guia teve início ainda em 1981, levando 15 anos para estar completo.

2ª edição

A segunda edição foi lançada em 2000 e contou com atualizações e revisões no trabalho anterior, levando em contas as mudanças ocorridas nesses quatro anos entre elas. Ela expandiu o conteúdo do guia, adicionando mais áreas de conhecimento e processos, tornando-o mais abrangente.

3ª edição

Em 2004, impulsionado por diversas solicitações de atualização e melhorias no guia, o PMI lançou a terceira versão do PMBOK. Um fato interessante é que, na época, a instituição montou um comitê para avaliar cada uma das recomendações, decidindo quais deveriam ou não estar presentes na nova versão.

4ª edição

Cinco anos após a terceira versão, em 2009, o PMBOK foi relançado pela quarta vez com uma abordagem mais consistente e acessível. Desta vez, o principal destaque foi a mudança que expandiu a restrição tripla para sêxtupla: cronograma, orçamento, escopo, qualidade, recursos humanos e risco. Esse termo se refere aos elementos interdependentes de um projeto. Anteriormente, eram apenas três: escopo, prazo e custo.

5ª edição

Essa versão foi lançada em 2013 com o objetivo de deixar o documento mais coerente. Foi alcançado por meio de uma estratégia de padronização dos termos, processos, entradas e saídas. Outros fatores como o planejamento de ondas de rolamento e ciclo de vida adaptativo também receberam uma maior atenção, sendo atualizados.

6ª edição

A sexta versão do PMBOK foi lançada em 2017, trazendo consigo uma série de aprimoramentos, incluindo a importância da agilidade e da adaptação às necessidades do projeto. Além disso, as responsabilidades e competências do gestor também foram melhor definidas.

7ª edição

A sétima e atual versão do PMBOK foi lançada em 2021, e tornou o guia ainda mais abrangente. A principal mudança foi que agora a aplicação do guia é destinada para todo e qualquer tipo de projeto. Antes disso, ele era indicado para a maioria dos casos, mas ainda possuía algumas restrições.

O que mudou do PMBOK 6 para o 7?

Além de tornar-se aplicável para qualquer empreendimento, a sétima edição do guia possui um foco especial na gestão de projetos em um ambiente de mudanças. Anteriormente, o guia era voltado para o gerenciamento de projetos preditivos, aqueles que tem como objetivo fazer previsões futuras com base em dados passados, o que demandava certa estabilidade.

Além disso, o PMBOK 7 introduziu a perspectiva dos 12 Princípios de Gerenciamento de Projetos, que são:

Seja como um servidor diligente, respeitoso e atencioso;
Crie um ambiente colaborativo com seu time;
Engaje efetivamente com os stakeholders para entender seus interesses e necessidades;
Foque em valor (entregue ao cliente);
Reconheça, avalie e responda às interações dos sistemas;
Motivar, influenciar, treinar e aprender;
Adapte a abordagem de entrega com base no contexto;
Integre a qualidade aos processos e resultados;
Aborde a complexidade, que é uma parte inerente ao projeto;
Responda a oportunidades e ameaças;
Seja adaptável e resiliente;
Disponibilize a mudança para alcançar o estado futuro estável.

Quais são as áreas de conhecimento do PMBOK?

Além das cinco etapas, o PMBOK abrange dez áreas do conhecimento, que fazem parte do processo de gerenciar um projeto, sendo elas:

Gerenciamento de Integração (Project Integration Management): trata da coordenação e integração de todos os elementos do projeto;

Gerenciamento do Escopo (Project Scope Management): abrange o planejamento, definição, validação e controle do escopo;

Gerenciamento do Cronograma (Project Schedule Management): define as atividades, sequenciamento, estimativa de duração, desenvolvimento e controle do cronograma;

Gerenciamento de Custos (Project Cost Management): responsável pela estimativa, orçamento e controle dos custos do projeto;

Gerenciamento de Qualidade (Project Quality Management): engloba os esforços destinados a garantir o controle da qualidade;

Gerenciamento de Recursos (Project Resource Management): cuida da identificação, aquisição e gerenciamento dos recursos necessários;

Gerenciamento de Comunicações (Project Communications Management): engloba o planejamento e controle da comunicação entre as partes envolvidas no projeto;

Gerenciamento de Riscos (Project Risk Management): fala sobre a identificação, análise, planejamento de respostas e monitoramento dos riscos;

Gerenciamento de Aquisições (Project Procurement Management): envolve o controle sobre os fornecedores e novas compras necessárias;

Gerenciamento de Stakeholders (Project Stakeholder Management): abrange a identificação e gerenciamento das partes interessadas no novo projeto.

Quais são os principais benefícios do PMBOK?

O PMBOK é, de fato, uma ferramenta de grande utilidade para gerenciar empreendimentos. Entre os principais benefícios dessa estrutura de gestão, podemos destacar:

Padronização de práticas: o foco central do PMBOK é padronizar a execução das atividades de um projeto. Dessa forma, é possível alcançar resultados com pouca ou nenhuma discrepância em relação ao planejamento inicial;

Redução de riscos: o mapeamento de riscos permite que os gestores estejam cientes das principais situações hipotéticas que põem o projeto em alerta. Isso possibilita a criação de planos para mitigar essas ameaças ou corrigi-las, caso seja necessário;

Maior controle: com a implementação do PMBOK, os responsáveis têm acesso às melhores técnicas para controlar todos os aspectos de um processo. Além disso, todos os envolvidos têm clareza sobre suas funções e o peso disso para a entrega final;

Aumento na qualidade: esse é um resultado direto do maior cuidado em todas as tarefas que compõem os processos. Isso resulta em entregas de maior qualidade e satisfação do cliente, pois as expectativas são melhor compreendidas e atendidas;

Melhoria na comunicação: um dos pilares do PMBOK é criar uma estrutura de comunicação eficaz dentro do ambiente organizacional. Isso garante que as informações não se percam ou sejam distorcidas entre setores.

Qual a influência do PMP e PMBOK nos projetos?

O PMP® (Project Management Professional) é uma certificação concedida pelo PMI, instituição responsável pelo PMBOK, e representa um reconhecimento de especialização em gestão de projetos. A obtenção dessa certificação atesta que o profissional é capaz de utilizar as práticas contidas no PMBOK da melhor forma.

Essa certificação pode abrir diversas portas profissionais, até mesmo pelo reconhecimento em âmbito internacional. Para obtê-la é preciso efetuar um curso PMP, que pode ser encontrado no site do PMI. O curso é pago e atualmente está no valor de USD$129, podendo haver incidência de taxas adicionais.

7 Dicas do PMBOK para uma boa gestão de projetos

Veja quais são algumas das melhores práticas de gerenciamento, segundo o PMBOK e como elas podem mudar a realidade de um negócio:

1- Identificar o escopo e desenvolver um plano de trabalho

O escopo serve para definir um limite para o uso de recursos, auxiliando no controle de gastos durante a execução do projeto. Nesse sentido, o desenvolvimento de um plano de trabalho estruturado vai permitir controlar outros aspectos, como prazos e custos.

2- Dividir o trabalho em entregas e atividades

Essa estratégia consiste em dividir o projeto em entregas menores, tornando-as mais fáceis de gerenciar. Dessa forma, é possível evitar sobrecargas de trabalho em momentos próximos ao prazo final, uma vez que as atividades foram distribuídas de forma mais inteligente.

3- Criar uma sequência de atividades

Busque criar uma sequência lógica para execução das tarefas, de forma a otimizar o tempo e recursos da empresa. Além disso, estime a duração de cada uma dessas atividades para definir prazos para elas e compreender a duração total para cada fase de trabalho.

4- Usar ferramentas de gerenciamento

Quando se trata de ferramentas de gerenciamento, o gestor tem a liberdade de escolher as que melhor se encaixam no contexto. Entre as mais populares estão as metodologias ágeis, como Lean e Kanban e os softwares de gestão e automação.

5- Estabelecer marcos e resultados

Marcos são pequenas entregas dentro do projeto que indicam que ele está indo no caminho correto. Ou seja, entregas intermediárias que dividam o projeto em fases menores e facilitem o controle do andamento. Isso simplifica a gestão de cada uma dessas atividades e confere agilidade ao processo como um todo.

6- Controlar atribuições

Escolher os profissionais corretos e dividir adequadamente as tarefas do projeto é essencial para o sucesso do PMBOK. Além disso, deve-se monitorar o progresso das tarefas e garantir que elas estejam sendo executadas da forma correta, segundo o planejamento.

7- Fazer avaliações e análises de resultados

A cada nova entrega, é fundamental que o gestor avalie os resultados, compare com o escopo do planejamento e identifique oportunidades de melhoria. Isso vai garantir que o mesmo erro não seja cometido em dois projetos distintos.

Por que PMBOK não é uma metodologia?

O PMBOK não é considerado uma metodologia, pois possui uma abrangência maior que isso. Algumas das metodologias mais comuns são: Scrum, Lean, Kanban, Fluxograma, Extreme Programming (XP), entre outros. Nesses exemplos, há um conjunto específico de regras ou passos, o que não ocorre no PMBOK, que é mais livre, amplo e adaptativo com a realidade do negócio.

Ele é um guia de boas práticas que conta com um conjunto de conhecimentos para otimizar a gestão de qualquer projeto, respeitando a natureza e particularidade de cada um. Nele, não é imposta nenhuma abordagem, sendo que a base de conhecimentos fornecida pode ser adaptada para diferentes realidades, e associada com o uso das metodologias citadas e de outras ferramentas.

Quem deve usar o guia PMBOK?

O guia PMBOK pode ser utilizado por todos os profissionais envolvidos em projetos. Geralmente o gestor do projeto, que é a pessoa a frente da empreitada, costuma ser o responsável por levar os ensinamentos do guia para o restante do time.

Além disso, como o PMBOK é um guia geral para gerenciar projetos, ele pode ser aplicado em uma infinidade de situações. Ele pode ser usado desde o desenvolvimento de um novo produto revolucionário até o planejamento de uma festa para comemorar o atingimento de metas.

Como elaborar um projeto PMBOK?

Para criar um projeto com base no PMBOK, é preciso seguir as 5 etapas definidas no guia (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento) em ordem.

Algumas das principais atividades em cada uma dessas fases inclui:

Iniciação

Definir os objetivos do projeto;
Identificar stakeholders;
Desenvolver o termo de abertura de projeto.

Planejamento

Desenvolvimento do escopo do projeto;
Estabelecimento do cronograma;
Mapeamento de riscos;
Definição do orçamento;
Criação de uma estratégia de comunicação;
Planejamento de compras;
Alocação dos recursos humanos.

Execução

Execução das atividades definidas no planejamento;
gerenciamento da equipe;
Aplicação do controle de qualidade;
Gestão de estoque e novas aquisições.

Monitoramento e controle

Acompanhamento de KPIs;
Controle integrado de mudanças;
Intervenções e ações corretivas, quando necessário.

Encerramento

Revisão final do projeto;
Levantamento dos objetivos alcançados;
Análise do que deu errado para aplicar em projetos futuros.

3 ferramentas para ajudar implementar o PMBOK

Para facilitar o processo de implementação no PMBOK, o gestor pode fazer uso de diversas ferramentas. As principais são:

1- KPIs

Os KPIs, Key Performance Indicators, ou Indicadores de Desempenho são métricas tangíveis usadas para medir o progresso do projeto em relação aos objetivos definidos.

No caso do PMBOK, alguns indicadores úteis são:

Tempo de entrega dos marcos definidos;
Taxa de retrabalho;
Custo da produção;
Reclamações recebidas;
Satisfação dos funcionários.

2- Análise SWOT

A análise SWOT ou FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas, Ameaças) serve para identificar os pontos fortes e fracos do projeto, bem como as oportunidades e ameaças que podem afetá-lo. Ela é mais bem sucedida se aplicada antes de tirar o projeto do papel, pois é uma forma de antecipar os cenários mais prováveis e se preparar para eles.

3- Software de gestão

Um sistema integrado de gestão empresarial (ERP) pode ser decisivo para o sucesso da estratégia PMBOK. Afinal, esse tipo de software facilita a análise de dados e o gerenciamento de projetos, concentrando as informações em um único lugar e atualizando-as em tempo real.

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