DMAIC: o que é e como essa metodologia pode guiar seus processos

DMAIC é uma metodologia que possui um roteiro de etapas que ajudam você a guiar os seus processos. A metodologia é composta por 5 etapas: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. Além disso, por se tratar de uma ferramenta de análise, ela também pode orientar você a desenvolver melhorias nos seus processos. 

O DMAIC é composto pelas letras iniciais das etapas que compõem a metodologia. Na língua nativa, o inglês, elas representam: Define, Measure, Analyze, Improve e Control. Essas são as cinco etapas que compõe o roteiro da metodologia. 

Um resumo das etapas

De forma resumida, cada uma das etapas tem um objetivo específico, que, ao final, vão trazer o resultado esperado. Veja só:

• Definir (Define): a primeira etapa é onde você vai determinar as principais necessidades da sua empresa! É aqui que se defino o objetivo do processo, por exemplo.
• Mensurar (Measure): a segunda etapa é onde você vai medir o seu processo e avaliar o desempenho dele como um todo.
• Analisar (Analyze): a terceira etapa é uma das partes chaves da metodologia! É aqui que você vai realizar a análise dos dados que foram colhidos na etapa anterior. Com isso, se tornará possível apontar a origem de um problema. Ou, ainda, indicar uma possível melhoria que agregue valor ao seu processo. 
• Melhorar (Improve): a quarta etapa é de implementação das melhorias. Ela acontecerá por meio de soluções que corrijam e previnam que seus erros ou problemas aconteçam novamente. 
• Controlar (Control): é a etapa final! É aqui que você irá realizar o acompanhamento das soluções que foram aplicadas. Podendo realizar o controle de desempenho do seu processo. Sempre olhando para eventuais novas melhorias. 

Cada uma dessas etapas ajuda a reunir um conjunto de dados e informações importantes que servirão de base para tomadas de decisão estratégicas. Dessa forma, podemos dizer que é uma ferramenta chave para colocar em ação os seus projetos de Six Sigma. Isso porque, por meio dela, é possível você encontrar o rumo certo, trazendo uma resolução bem estruturada, com maior nitidez.

DMAIC: aprofundando cada uma das etapas

Como dito inicialmente, o DMAIC é composto por 5 etapas. Cada uma delas tem uma relevância diferente na aplicação da metodologia. É importante entender o que cada uma delas contempla, assim você conseguirá seguir a sua metodologia de maneira mais clara e eficiente. E, com isso, espera-se atingir seu objetivo com maior facilidade.  

Etapa 01: Definir

A etapa número 1 da metodologia é definir de forma objetiva quais pontos serão abordados e quais as possibilidades de melhoria. Por isso, é importante alinhar os objetivos que se espera alcançar a partir da aplicação do DMAIC. Para isso, lembre-se de envolver a equipe. Nessa hora, quanto mais pessoas envolvidas, melhor.

Aqui, também, são definidos os participantes que irão conduzir o processo. Uma dica aqui é formar um time com pessoas de diferentes áreas, dessa forma, você terá a oportunidade de enxergar os pontos abordados a partir de diversos ângulos. Nesta etapa você pode utilizar um brainstorming para auxiliar.

Etapa 02: Medir

A segunda etapa da metodologia DMAIC é a de medir. Nesta fase, você irá realizar a análise de desempenho do processo escolhido antes da aplicação das melhorias. Assim, é possível realizar comparações depois que elas forem implementadas. Além, disso, a equipe consegue estudar o cenário atual da empresa de forma mais minuciosa, tendo a oportunidade de verificar onde há acertos e quais erros que precisam ser reparados. 

Existem algumas ferramentas que podem ajudar você a medir o desempenho e entender causas e efeitos. Veja só:

• Diagrama de Ishikawa: é uma ferramenta de gestão da qualidade que ajuda você a encontrar as possíveis causas raízes de algum problema. Também é conhecido como diagrama de causa e efeito, espinha de peixe ou diagrama 6M.
• Análise de Pareto: é uma das principais ferramentas da qualidade. Ele é conhecido pela regra 80-20, onde 20% das causas são responsáveis por 80% dos problemas de uma empresa. Assim, se conseguirmos solucionar esses 20%, conseguiremos acabar com boa parte dos problemas.
• Matrizes (de causa e efeito e de GUT): a matriz causa e efeito é utilizada principalmente para descobrir as causas raízes de um problema. Já a matriz GUT é considerada uma ferramenta que auxilia na priorizada de resolução de problemas. 
• Histogramas: é um gráfico de barras que mostra uma distribuição de dados. Ele também pode ser utilizado como indicador de variabilidade de processo. 
• Estatística descritiva: é a etapa inicial de análise de dados, que é utilizada para avaliar e compreender as informações do processo. 
• Mapa de processos: é uma representação gráfica de todas as atividades que compõe um processo dentro de uma empresa. Onde todas as relações são deixadas claras, mostrando quem é o responsável por cada atividade. Desde as entradas até as saídas. 

Etapa 03: Analisar

Na etapa 3, você vai formular as ações que irão solucionar os pontos que foram abordados na etapa 1. Ou seja, é aqui que se fala nas melhorias necessárias para que a causa raiz do problema seja solucionada. Afinal, é importante pensar nas causas raízes dos problemas e analisar as melhores formas de resolvê-las. Para colocar essa etapa em prática, você pode usar:

• 5 porquês:  é uma ferramenta utilizada para identificar a causa raíz de algum problema. Perguntando 5 vezes (não precisa ser necessariamente 5 vezes ok? algumas vezes conseguimos descobrir com menos responstas. E algumas vezes precisamos de mais do que 5) o porque de um problema ou defeito ocorrido. 
•  FMEA: conhecido como a metodologia de análise do tipo e efeito de falha, é uma ferramenta que busca detectar falhas antes que se produza a peça ou o produto. Ela ajuda a buscar o aumento da confiabilidade do processo.
• Diagrama de dispersão: é uma ferramenta da qualidade que busca analisar a relação entre duas variáveis quantitativas através de uma representação gráfica. 
• Testes de hipóteses: é uma regra que diz se você deve aceitar ou rejeitar uma informação sobre uma determinada população, de acordo com os dados fornecidos através de uma amostra de dados.

Etapa 04: Melhorar

Esta é a etapa que você irá “colocar a mão na massa” e começar a melhorar os pontos que foram identificados na etapa 3. A partir daí, a equipe testa as possíveis ações, sempre olhando os prós e contras. É aqui que se coloca em prática o plano de ação, implementando as mudanças. 

A ferramenta 5W2H pode ser utilizada nesta etapa, para auxiliar a orientar estes testes. Aqui podem ser identificadas inúmeras possibilidades de ação, mas isso não quer dizer que todas precisem ser testadas. Elas podem ser colocadas como passos futuros, respeitando uma podem de prioridades. E lembre-se: todas as mudanças implementadas devem ser monitoradas para acompanhar a execução do processo.

Etapa 05: Controlar

Por fim, a última etapa da metodologia garante que a empresa esteja mantendo as ações para a melhoria contínua. Serão monitorados o desempenho e os resultados alcançados, a partir da execução dos planos de ações. 

É importante atualizar os procedimentos da empresa para a melhoria contínua, de acordo com as implementações e mudanças que foram realizadas. Além disso, não esqueça de criar checklists de acompanhamentos de tarefas. Eles costumam ter muito poder, sabia?

Os objetivos da metodologia DMAIC são o de melhorar os processos e a gestão de qualidade da empresa. Dessa forma, ele auxilia você a buscar a melhoria contínua na gestão e nos produtos da sua organização. E onde isso impactará?

Em primeiro lugar, quando você melhora seus processos internos e eles ficam alinhados com o seu planejamento estratégico, você torna a sua empresa muito mais produtiva. E, por consequência, também impacta a satisfação do seu cliente, que é o ponto central do seu negócio, não é mesmo?

A metodologia DMAIC, quando aplicada de maneira correta, é um excelente aliado da metodologia Six Sigma! Isso, porque, ela tem o potencial de trazer muitos benefícios para a empresa. Os principais pontos que merecem destaque são:

• Melhoria de processos;
• Melhoria na gestão de qualidade da empresa;
• Maximizar a produtividade e os recursos da empresa;
• Reduzir os desperdícios e também os custos;
• Melhoria contínua no aprimoramento das atividades e na organização;
• Entre muitas outras!

A metodologia DMAIC pode ser utilizada tanto em grandes organizações como em pequenas empresas. O principal aqui é ter em mente que ela é uma ferramenta para análise e melhoria de processos. Sendo assim, ela tem uma aplicação que se adapta a qualquer realidade de negócios. Basta você definir de forma objetiva quais pontos serão abordados. Após isso, é só seguir as etapas definidas no método! 

“Mas, na minha empresa, nós não temos processos”. Se você é desse time, vou deixar esse vídeo para você:

Assim como na metodologia Six Sigma, a metodologia DMAIC tem como objetivo buscar a melhoria de um processo, buscando agregar valor ao negócio. Com isso, podemos traçar um paralelo com os processos de negócio da sua empresa! 

Se a metodologia visa otimizar recursos e melhorar processos, podemos dizer que a metodologia DMAIC e os processos de negócio da sua empresa “se apoiam” nas ações de melhoria contínua. Pois você pode realizar uma melhoria no seu processo ou no seu negócio tendo como base os conceitos da disciplina BPM! Se você não sabe, BPM significa Business Process Management, que na prática está relacionada com a Gestão de Processos de Negócio dentro das organizações. Por fim, deixo aqui um vídeo curto, que acho que você vai gostar de ver:

A metodologia DMAIC é uma das ferramentas de gestão da qualidade que ajuda você a ter uma cultura de melhoria contínua na sua empresa. Além disso, ela pode ser utilizada em qualquer empresa, para qualquer tipo de negócio. Então, caso você sinta a necessidade de alguma melhoria na sua organização, ela pode ser uma importante aliada para a resolução.

É importante lembrar que todos os envolvidos no processo precisam estar bem alinhados e preparados para colocar em prática as etapas e contribuir para a melhoria contínua. Além disso, vale ressaltar que tudo que envolve melhoria acontece em forma de ciclos. Sendo assim, a metodologia DMAIC não é diferente e pode ser iniciada inúmeras vezes! Assim, a sua empresa estará sempre olhando para as oportunidades de melhoria e pode se aperfeiçoar cada vez mais. 

Até breve!