Gerenciamento de rotinas: 5 dicas para ter sucesso no dia a dia!

Aprenda técnicas para definir uma rotina, gerenciar o tempo, otimizar os processos e veja sua empresa decolar!

Quem não gostaria de aprender sobre gestão com alguém que já trabalhou como conselheiro para a Ambev e a Gerdau, não é mesmo?

Vicente Falconi, o maior consultor de gestão do Brasil, foi até o Japão para aprender o segredo por trás da excelência das empresas japonesas. Após anos de estudo, ele foi capaz de aplicar seus conhecimentos tanto no setor público quanto no privado.

Baseando-se em sua experiência de consultoria nas grandes empresas do Brasil, Falconi explica em seu livro “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia” que assim como nós não somos tão produtivos quando saímos de nossa rotina, o mesmo acontece com as empresas.

Se você alguma vez já se perguntou como algumas empresas conseguem sempre gerar bons resultados mesmo apresentando uma alta taxa de turnover, a resposta apresentada no livro é simples: empresas com resultados sólidos possuem um sólido gerenciamento de rotina implementado.

Isto porque, segundo o autor, uma empresa pode operar em duas situações: anômala, em que não se gera valor para o cliente, e normal, no qual o valor é gerado através de processos estáveis.

Desta forma, para implementar um gerenciamento de rotina é necessário primeiro definir todos os cargos e suas respectivas funções.

Cargos e funções definidos? Vamos às dicas do autor para começar a fazer a empresa operar no estado “normal” onde valores são gerados tanto para empresa quanto para o cliente.

1. Padronize

O primeiro passo é se perguntar: a minha empresa tem um mapeamento de todas as atividades necessárias para alcançar uma meta?

Vicente Falconi explica que para gerenciar qualquer rotina é necessário definir todos os padrões de acordo com a execução real de cada colaborador da empresa.

Em outras palavras, é necessário mapear e criar um checklist com todas as etapas de um processo. 

A partir desse mapeamento e registro a empresa estará preparada para qualquer situação anômala que ocorrer, seja ela a perda de um funcionário ou a necessidade de treinamento de um outro.

2. Domine ferramentas de padronização

Acima mencionamos a importância de padronizar os processos, agora é hora de escolher uma ferramenta que torne visual cada etapa de execução de uma tarefa.

Vamos conhecer as ferramentas apresentadas no livro?

1. Fluxograma: A ferramenta mais visual de todas, que possibilita visualizar a sequência de tarefas que devem ser realizadas no desenvolvimento de uma atividade ou processo;
2. Procedimentos Operacionais Padrões: Uma ferramenta simples e de fácil utilização por todas. A partir dela é criada uma lista simples e intuitiva das tarefas que devem ser realizadas em uma operação.

3. Elimine as anomalias

Quando os processos são padronizados, é possível identificar os desvios que ocorrem em relação às operações normais, ou seja, anomalias no processo de execução de uma atividade.

Cada colaborador na empresa é responsável por uma etapa na eliminação das anomalias. Lembre-se que é importante empenhar todo o time nesse processo, pois as anomalias geram custos e atrapalham na entrega de valor do cliente.

Vamos conferir qual o papel de cada colaborador nesse processo?

• Operadores: Estes são os colaboradores responsáveis por cumprir os padrões para que a rotina da empresa funcione; logo, eles são os responsáveis por relatar as anomalias.
• Supervisores: Os funcionários que ocupam cargos de supervisão são responsáveis por treinar os operadores e checar se as tarefas estão sendo cumpridas Desta forma, os supervisores devem registrar as anomalias e comunicar aos gerentes para que os problemas sejam resolvidos;
• Gerentes: Os colaboradores que desempenham a função de gerenciamento são responsáveis por atingir as metas e capacitar os supervisores. Portanto, sua função é realizar um check up diário para detectar e eliminar anomalias crônicas com intuito de repassar para a direção.
• Diretores: Por fim, os colaboradores que exercem a função de diretores, são os responsáveis por estabelecer as metas estratégicas para estabelecer o sucesso da empresa, sendo assim, eles são responsáveis por analisar os relatórios sobre as anomalias a fim de definir metas de correção.

O autor ressalta que todas as empresas possuem muitas anomalias e que não é possível resolver todas, sendo assim, cabe aos diretores identificar quais prejudicam mais o desenvolvimento da empresa a fim de priorizar sua eliminação.

4. Monitore e mantenha os resultados

Sua empresa já padronizou e eliminou as anomalias, talvez você esteja pensando que o gerenciamento da rotina está completo e sua empresa está pronta para continuar rumo ao sucesso, certo?

Bem, não adianta seguir todas as etapas anteriores sem monitorar a fim de identificar novos desvios.

Para a etapa de monitoramento é importante definir itens de controle e mensurar seus valores quantitativos.

É importante que esses valores estejam disponíveis para que toda a empresa acompanhe, assim todos podem ver, e pensar em maneiras de melhorar os processos caso estejam operando de maneira anômala.

5. Gerencie pensando no futuro

Você já definiu cada processo realizado em sua empresa, já eliminou as anomalias. E agora? O gerenciamento da rotina não serve apenas para colocar a empresa nos eixos e fazê-la caminhar rumo ao sucesso com o que ela já tem.

O gerenciamento da rotina é importante também para a implementação de melhorias contínuas.

Dessa forma, para implementar melhorias significativas é necessário sempre propor respostas para os seguintes questionamentos:

1. Meus clientes estão apresentando novas necessidades?
2. Surgiram novos concorrentes no mercado?
3. Existem novos materiais que podem melhorar nossas atividades?
4. Existem novas tecnologias que impulsionariam o crescimento da empresa?

Busque sempre eliminar as anomalias!

É explicitado no livro “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia” que para uma empresa alcançar o sucesso é necessário alcançar metas absolutas, ou seja, zero retrabalho, zero atrasos e zero estoque.

Buscando alcançar metas absolutas sua empresa caminhará para o sucesso eliminando os desperdícios, o que não agrega valor ao cliente e a insuficiência. Quando não são medidas as informações essenciais, inconsistências e variações nos indicadores podem mascarar desperdícios e insuficiências.

Depois de arrumar sua empresa, aprimore o gerenciamento através da implementação de métodos como o PDCA (Plan, Do, Check, Analyse). Este método com certeza ajudará na resolução de problemas da sua empresa!

Este post foi produzido pela equipe do PocketBook4You, uma plataforma que oferece centenas de resumos de livros dos maiores autores e best-sellers da atualidade, e tem como principal missão levar conhecimento diversificado que se encaixa no dia a dia de cada um dos seus usuários, ao redor do Brasil e do mundo!