Esqueci de pagar a conta: e agora?

Quem aqui nunca esqueceu de realizar um pagamento de um boleto na data? Estou me referindo aqueles boletos que, antigamente, chegavam pelo correio e hoje em dia são enviados por algum meio digital. Isso mesmo. As nossas contas pessoais. Infelizmente o nosso cérebro não processa todas as informações que gostaríamos e algumas coisas acabam caindo no esquecimento.

Entretanto, quando se trata de um pagamento dentro de uma empresa, a conversa passa a ser outra. Pois, além da multa (que pode ser gigantesca dependo do valor da fatura) é a nossa imagem profissional que fica prejudicada.

Por isso, quero falar com os profissionais que fazem a gestão de processos financeiros nas empresas. Começarei compartilhando uma situação que presenciei.

Multa de 21 mil reais

Nunca vou esquecer de uma situação que presenciei em um contas a pagar de uma indústria. Havia um documento importante a ser pago, questões de impostos. Na verdade esse mesmo imposto era pago todo mês. Mas, naquele mês não foi.

O processo de lançamento daquele tipo de guia era o seguinte: o financeiro recebia por e-mail, imprimia, ia até a sala da controller para pegar a assinatura após assinada a guia ia para uma pastinha onde esperava até que alguém do setor fiscal viesse buscar para que os pagamentos fossem lançados no sistema. Só após esse lançamento que a pessoa responsável pelo contas a pagar programava o pagamento no banco.

Mas, naquele mês, algo se perdeu no meio desse caminho totalmente manual e sujeito a erros, afinal, somos humanos. No fim das contas, o prejuízo foi de, aproximadamente, R$ 21 mil reais.

Esqueceu de pagar uma fatura?

Você trabalha no setor de contas a pagar e recebe faturas por diversos meios: e-mail, boletos impressos, algumas ferramentas que a empresa usa, etc. Independentemente do tipo de compromisso de pagamento, seja por contratar um serviço terceirizado, seja para o cumprimento de impostos, ou o pagamento do aluguel que é caríssimo e gera uma multa gigantesca, deixar de pagar pode trazer consequências bem sérias.

Você não é culpado pelo seu esquecimento, apesar de muitas pessoas acharem isso. Se você errou foi porque o processo não está organizado e permitiu esse erro. Essa é a mentalidade certa para que a gente deixe de perseguir culpados e passe a perseguir problemas.

Bom, aqui eu já comecei a entrar no assunto de processos. Mas, sinto que devo compartilhar o máximo que eu puder o conhecimento que tenho sobre o assunto. Tudo em uma empresa é processo e, assim como afirmei acima, quando você erra é por que o processo permitiu. Por isso, afirmo o quanto é importante você olhar para o processo.

Você sabe que um problema existe, você sabe que ele pode voltar a acontecer, então, mãos na massa e eliminação de causa raiz. Não queira um processo perfeito da noite para o dia, a evolução faz parte do ser humano como faz parte do mundo profissional também. Então, olhe para o processo e também tenha em mente o conceito de melhoria contínua. Faça funcionar, depois melhore.

Agora, uma dica de ouro: Elimine tarefas manuais dos processos de contas a pagar. Com certeza, dessa forma, você jamais passará por uma situação dessas.

Se precisar, nos chame! Até a próxima.