Como medir a eficiência do seu workflow

Medir a eficiência do seu workflow envolve conceitos e passos importantes que serão abordados nesse conteúdo. Lembre-se que em um mundo empresarial cada vez mais dinâmico e competitivo, a otimização de workflows internos se torna indispensável.

A medição e análise constante dos workflows (fluxos de trabalho) trará mais eficiência para sua operação em uma visão 360º. A seguir, falaremos sobre a importância dessa análise, métodos e estratégias comumente aplicados no mercado e quais métricas e KPIs você pode utilizar para medir eficiência.

Ah! No final lhe apresento uma ferramenta prática que pode te auxiliar na automatização e mensuração da eficiência dos seus workflows.

Por que medir a eficiência do workflow

Afinal, por que sua empresa ou área deve olhar para a eficiência do workflow?

Medir essa eficiência é fundamental para identificar oportunidades de melhoria, reduzir custos, aumentar a produtividade e alcançar os objetivos organizacionais. 

Ao entender como os processos estão sendo executados, as empresas podem eliminar gargalos, reduzir retrabalho e melhorar a qualidade das suas entregas. Além disso, a análise contínua do workflow permite que as organizações estejam mais preparadas para as mudanças no mercado, mantendo-se ágeis e adaptáveis.

Veja esses 3 benefícios de colocar a análise do seu Workflow na rotina

Separei 3, de muitos benefícios, que as empresas que implementaram no seu dia a dia a rotina de analisar seus workflows e propor melhorias constantes citam:

1) Aumento da eficiência operacional:

Um dos maiores ganhos é quando falamos de eficiência operacional. As tarefas recorrentes ficam mais claras quando temos workflows bem desenhados.

Com isso, tanto os colaboradores que trabalham diretamente na execução das tarefas como os gestores, podem identificar e eliminar gargalos nos workflows, resultando em um fluxo de trabalho mais fluído e ágil.

2) Redução de Custos:

Esse é um dos benefícios mais citados e desejados por quem lidera equipes e organizações. Quem não gostaria de aumentar a eficiência operacional, a produtividade e ainda reduzir custos? 

Quando olhamos para a eficiência e otimização do workflow, conseguimos identificar ineficiências que levam a desperdícios de recursos. Isso me recorda da metologia do Lean Manufacturing, já válida por inúmeras indústrias, que fala sobre a redução de custos ao reduzir desperdícios.

Otimização de processos resulta em economia de tempo e recursos financeiros. Quanto vale a hora do seu colaborador? E se ele levasse 1 hora para executar determinada tarefa em vez de 3 horas? Com a otimização de workflows isso é possível.

3) Agilidade Organizacional:

Ter um workflow bem desenhado e recebendo constante análise e otimização, facilita a adaptação a mudanças no ambiente corporativo. 

Além disso, permite a rápida implementação de ajustes e melhoras nos processos. Incentivando, inclusive, o usuário e o executor das tarefas a trazer sugestões de melhorias para a eficiência organizacional.

Boas práticas para medir a eficiência do workflow

Existem diversas boas práticas para medir constantemente a eficiência do workflow. Sua empresa pode escolher abordagens que melhor se enquadrem no cenário organizacional, assim como definir a periodicidade que realizarão as análises e quais processos serão priorizados em cada momento.

Alguns exemplos práticos que devem ser incluídos nessa rotina:

1) Mapeamento dos processos

Realize a identificação e visualização dos processos atuais. Desenhe a sequência das tarefas, em quais áreas elas estão e quais são os colaboradores que precisam executar as tarefas. Esse desenho lhe dará clareza do seu cenário atual.

Dica: Você pode começar desenhando um fluxograma. Veja exemplos de como construí-lo online neste artigo sobre como fazer um fluxograma online.

2) Análise de tempo

Se você já tem seus processos mapeados e desenhados, essa etapa deve ser incluída na sequência: análise de tempo. 

Avaliar o tempo gasto em cada etapa do processo ajuda a identificar gargalos como atrasos recorrentes, ou então, oportunidades de aceleração.

Nessa etapa, uma ferramenta que automatiza processos e permite análise de dados em tempo real, como o Zeev, vai ajudar sua equipe a ter insights de forma rápida e ágil.

3) Feedback dos colaboradores

Ouça quem executa as tarefas diariamente. Coletar feedback dos colaboradores fornecerá insights valiosos sobre seus problemas operacionais e possíveis melhorias.

4) Indicadores Chave de Desempenho (KPIs)

Após ter mapeado seus processos, ter conversado com os agentes que estão diariamente na operação, você terá um momento importante para refletir: Onde estamos e onde queremos chegar na eficiência dos nossos workflows?

Você pode definir com sua equipe KPIs para medir o sucesso e eficiência de workflows importantes segundo critérios previamente selecionados por vocês.

Reforço que nesse cenário, uma ferramenta especializada como o Zeev, seria essencial para alavancar seus resultados. Confira alguns cases de clientes.

Estratégias de Otimização de Workflow

Já falamos sobre boas práticas para medir a eficiência do seu workflow e a importância de fazê-lo. Agora falaremos sobre estratégias eficazes para fazer com que seu projeto de melhorar os workflows da sua empresa dê certo.

1) Automatização do workflow

Como já mencionamos no tópico anterior, a automatização do seu workflow será um diferencial em agilidade, tanto para quem executa as tarefas, como para quem analisa os dados.

Além disso, a automatização reduz carga de trabalho manual e minimiza erros, o que por consequência, também reduz custos.

2) Treinamento contínuo

Outro ponto importante que deve estar na sua estratégia de otimização de workflows, é o treinamento contínuo dos seus colaboradores.

Quando falamos de utilizar uma ferramenta para automatizar os processos, é crucial treinar a equipe. Além disso, envolva os colaboradores no processo de implementação para garantir aceitação e colaboração.

3) Revisão regular

Por fim, realize uma revisão periódica dos seus workflows. Caso sua empresa possua uma cultura voltada para melhoria contínua, a revisão pode partir dos próprios colaboradores que executam as tarefas e os processos. 

Essas revisões vão garantir que os processos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e se adaptem as mudanças constantes que tornam a empresa mais competitiva no mercado.

Importância das métricas de workflow

As métricas desempenham um papel vital na avaliação do sucesso do workflow. Métricas como tempo médio de execução, taxa de erro e eficiência de recursos oferecem excelentes insights sobre o desempenho do processo. 

Ao focar em métricas específicas, as empresas podem identificar áreas de melhoria prioritárias.

Separei algumas métricas que sua empresa pode utilizar para medir a eficiência do seu workflow:

• SLA (Service Level Agreement): SLA é um acordo que estabelece o nível de serviço esperado entre as partes envolvidas. Medir se os prazos estão sendo cumpridos de acordo com o SLA é fundamental para avaliar a eficiência do workflow.

• Lead Time: O Lead Time é o tempo total necessário para concluir um processo, desde o início até o fim. Isso inclui o tempo de espera, processamento e entrega. Reduzir o Lead Time geralmente resulta em um workflow mais eficiente.

• Cycle Time: O Cycle Time pode ser utilizado para medir o tempo médio entre o início e a conclusão de uma tarefa individual. Medir o Cycle Time pode ajudar a identificar gargalos e aprimorar processos específicos.

• Processos finalizados no prazo: Manter uma boa taxa de processos finalizados dentro do prazo mostra a eficiência de entregas da sua equipe. Processos constantemente entregues com atraso, mostra um problema a ser investigado.

• Nível de Automatização: Medir a extensão da automatização nos processos pode indicar eficiência. Processos manuais e repetitivos podem ser otimizados por meio de automatização. Uma meta do seu time pode ser automatizar um número específico de processos em um determinado período.

Essas são apenas algumas das métricas que sua equipe pode analisar.

Lembre-se que métricas isoladas não nos fornecem a resposta completa. É importante analisar uma combinação de métricas para obter uma compreensão abrangente da eficiência do workflow, e assim, propor melhorias condizentes.

Logo mais, vou lhe mostrar alguns exemplos de métricas e dados que você pode obter nos dashboards do Zeev, nossa ferramenta de automatização de processos low-code.

Estudo de Caso: Sucesso na otimização de workflow 

Possuímos diversos clientes que reduzirem tempo dos seus processos e melhoraram a eficiência dos seus workflows por meio da automatização de processos com o Zeev.

Um desses clientes foi a Orbia, o maior marketplace e programa de benefícios do agronegócio.

O time que automatiza processos é composto por duas colaboradoras. Elas automatizaram um processo visando reduzir o SLA que levava dois meses. O resultado? Reduziram esse SLA para 5 dias.

Leia também: Como planejar uma estratégia eficiente em automatização de processos!

A Michelle, da Orbia, explica que esse sucesso foi alcançado com várias etapas, incluindo a definição e priorização de tarefas, a adoção de uma abordagem estratégica para a resolução de problemas e a garantia de que o projeto continuasse no caminho certo.

Confira o relato dela no vídeo abaixo:

Ferramentas para medir e otimizar seu workflow:

Agora, gostaria de lhe apresentar como você pode visualizar indicadores de desempenho no Zeev, plataforma utilizada pela Orbia na automatização dos seus workflows.

Painel de Lead Time, volume e eficiência

O painel de Lead Time, volume e eficiência de solicitações é um conjunto de indicadores nativo do Zeev. O objetivo do módulo de monitoramento é permitir que você melhore cada vez mais os seus processo.

Os relatórios são um suprimento importante para sua operação. Como Peter Drucker fala: “Se você não pode medir, você não pode gerenciar.”. Ou seja, se você não conseguir medir e visualizar os dados dos seus processos, você não conseguirá otimizá-los para alcançar a eficiência máxima do seu workflow.

Vamos para a prática?

Para visualizar os dados do seu processo no Zeev, você selecionará o workflow automatizado na coluna “Tipo de solicitação”. Ao lado direito você terá acesso aos seguintes painéis nativos:

Lead time e eficiência:

Neste painel, você conseguirá identificar:

• A quantidade de dias mínimo, máximo e na média que o processo demora para ser concluído;
• Quantas solicitações englobam aquela análise;
• A porcentagem das tarefas finalizadas em atraso;
• Análise de pareto.

Throughput (volume)

Neste painel você visualizará:

• O volume total de processos abertos e concluídos no período selecionado;
• Número de solicitações iniciadas nos últimos 6 meses;
• Número de solicitações finalizadas nos últimos 6 meses.

Performance de atividades

Neste painel você pode visualizar:

• As tarefas mais longas, em duração média de dias corridos;
• A performance da execução de tarefas.

Performance de atores

Neste painel você conseguirá identificar:

• O colaborador com maior número de atividades executadas;
• A performance da execução por pessoas no papel de atores.

Situação e status atual

Nesta etapa você pode visualizar:

• As situação das solicitações em andamento;
• Situação das solicitações finalizadas.

Confira no vídeo abaixo o painel de indicadores nativos do Zeev:

Criação de painéis de visualização personalizados

No Zeev, você e sua equipe possuem autonomia na criação de novos gráficos e painéis para visualizar diferentes dados e métricas importantes. Tudo isso, além dos painéis tradicionais já oferecidos pelo Zeev que permitem uma excelente análise dos seus workflows.

Veja acima algumas configurações possíveis na criação de painéis personalizados. Aproveite e confira o vídeo abaixo com a explicação prática:

Medir a eficiência do workflow é uma prática essencial para garantir que sua organização esteja operando no seu melhor potencial. Ao implementar métodos para medir a eficiência, estratégias de otimização e acompanhamento de métricas relevantes, sua empresa pode adaptar-se rapidamente às mudanças do mercado, reduzir custos operacionais e melhorar a eficiência organizacional. 

Dica de leitura extra: Como o marketplace de templates para aplicativo pode te ajudar?

Espero que tenha gostado desse conteúdo e ele agregue valor na sua operação. Convidamos você para conhecer o Zeev na prática, entre em contato com nossos especialistas.