Como eliminar tarefas do processo?

Quantas vezes você já se viu realizando atividades desnecessárias que não agregavam valor ao seu fluxo de trabalho? Ou o seu processo foi desenhado há muito tempo atrás e já não faz mais sentido? Seu processo possui 124 (e contando…) etapas? Será que não seria possível fazer de forma diferente? A resposta provavelmente seja sim. Neste artigo vou mostrar como podemos eliminar tarefas do seu processo. Vamos lá?

Vamos considerar uma situação (nem tão) hipotética assim…

Você precisa da aprovação de determinado departamento para a realização de uma atividade. Para piorar, essa aprovação exige a assinatura de um documento impresso, e os responsáveis por assiná-lo encontram-se em unidades de trabalhos distintas. Uma situação bastante comum na maioria das empresas, não é mesmo?

Vamos analisar o que este processo apresenta?

• Excesso de movimentação: quantas vezes esse documento é despachado para coleta das assinaturas?
• Espera: quanto tempo você fica sem poder realizar a atividade aguardando a volta do documento?
• Excesso de tarefas no processo: será que havia mesmo a necessidade de mais de uma assinatura?
• Processos manuais: não seria possível aprovar a atividade de forma mais automatizada, sem que fosse preciso esse documento impresso?

Se identificou, não? Acredito que você certamente já passou por alguma situação semelhante. Enquanto você aguardava, suas atividades estavam paradas, a lista de pendências aumentando e sua produtividade caindo pelo abismo.

Pode ser que, até esse momento, você ainda não tivesse se feito todos aqueles questionamentos, mas com toda certeza já havia percebido que era possível reduzir algumas das etapas do processo.

Por isso, é importante questionar as tarefas do seu processo para entender melhor se elas de fato fazem sentido ou se elas podem ser eliminadas, sem causar nenhum dano a operação.

Como eliminar as tarefas desnecessárias do seu processo?

Agora vamos falar melhor sobre como eliminar as tarefas desnecessárias do seu processo! Você já tem o mapeamento do seu processo, agora vai desmembrá-lo de acordo com as etapas que o compõem.

Em seguida, classificar essas etapas conforme o impacto que causam no seu produto ou serviço. Você pode classificar as etapas do seu processo da seguinte forma:

1. Etapas que agregam valor ao produto ou serviço (AV);
2. Etapas que agregam valor ao negócio (AVN);
3. Etapas que não agregam valor (NAV).

Etapas que agregam valor ao produto ou serviço (AV)

São aquelas que agregam valor ao seu produto ou serviço e que, por consequência, implicam diretamente a percepção e a satisfação do seu cliente. Como mensurar isso? Pois bem, há alguns questionamentos que você pode fazer para te ajudar.

• Seu cliente pagaria por essa etapa?
• Seu cliente concorda que essa etapa é fundamental para que os objetivos dele sejam atingidos?
• Se essa etapa fosse removida, seu cliente perceberia a queda de qualidade do seu produto ou serviço?

Se as respostas para as perguntas acima forem afirmativas, a etapa agrega valor ao seu produto e, por via de regra, não é indicado que ela seja removida.

Etapas que agregam valor ao negócio (AVN)

São aquelas nas quais o cliente não sente o impacto diretamente, mas sim a organização. São as etapas nas quais o seu negócio pode ser afetado positiva ou negativamente. Vejamos alguns pontos a serem questionados que te ajudam a identificá-las.

• Esta etapa é importante para o desenvolvimento, melhoria ou crescimento do meu negócio?
• O negócio sofrerá algum impacto a longo prazo se essa etapa for removida?
• Essa etapa é fundamental para cumprir alguma regulamentação ou obrigatoriedade imposta pela lei?

É importante ter em mente que aqui os objetivos da organização é que estão em foco. Ou seja, aquilo que é importante para o desenvolvimento e a sustentabilidade do negócio.

Etapas que não agregam valor (NAV)

Por fim, aquelas etapas que não impactam nem o seu negócio, nem seus clientes, são consideradas etapas que não agregam valor e são essas que podem (e devem!) ser retiradas do seu processo.

Nessas etapas estão envolvidas atividades que geram retrabalho, reenvios, esperas em função de correção de erros causados por falta de padronização, falta de conhecimento e/ou desinformação da equipe, entre outras.

É importante que você seja crítico!

Não é apenas respondendo sim ou não para as perguntas que você define em que tipo de etapa ela se encaixa. É muito importante ter visão crítica, embasamento e certeza. Caso contrário, você se tornará um “tirador de pedido” para as áreas, ou seja, a área pede, você executa, e a melhoria do processo não acontece.

Agora…

Que você já mapeou seu processo, desmembrou e classificou as etapas, está na hora de eliminar aquelas que não são de interesse nem para a satisfação de seu cliente, nem para o crescimento da sua organização e que só atrapalham o desenvolvimento das atividades.

Voltando para o nosso exemplo (nem tão) hipotético, citado lá no início do texto, ao passarmos o documento impresso para um documento digital que aceitasse uma verificação apenas, reduziríamos o tempo de espera, a movimentação e o excesso de tarefas. Teríamos nos tornado mais eficientes, o processo seria mais eficiente e, consequentemente, estaríamos melhorando nosso fluxo de trabalho.

Qual o benefício de eliminar as etapas? A melhoria contínua!

Sim, esse é o maior benefício da eliminação de etapas desnecessárias do seu processo: a otimização. Processos robustos, complicados, desenhados de forma complexa vêm na contramão do dinamismo do mercado atual.

Por isso, é importante buscar manter sempre presente o ciclo de melhoria contínua através da análise dos fluxos de trabalho e dos processos executados, para que se possa desenvolver as atividades com maior eficiência e aumentar a produtividade.

Não deixe para amanhã!

Agora que você já sabe como classificar as etapas do seu processo agregam ou não valor chegou a hora de “colocar a mão na massa” e começar. Tenho certeza que você irá alcançar excelentes resultados operacionais eliminando as tarefas desnecessárias dos seus processos.

Aumentar a sua produtividade e reduzir retrabalho irão tornar a sua rotina muito mais eficiente!

Espero que tenham gostado, até breve!