Vai mapear processos? Nós te ajudamos com o checklist
Mapear processos é sempre um desafio muito grande. Demora. É necessário envolver uma grande quantidade de pessoas. É necessário estudar como usar os ícones no desenho do processo. É necessário pensar em melhorias… Opa! Acho que está na hora de você reler nosso blogpost sobre como fazer mapeamento de processos.
Foi pensando nisso que resolvi criar um checklist com pontos muito importantes para você realizar seu mapeamento de forma mais fácil e menos trabalhosa. Se você faz parte da nossa newsletter deve ter recebido o e-mail com o checklist em primeira mão. OBS 1 ) Se você ainda não assinou a news, está perdendo nossos materiais, hein! OBS 2 ) Foram mais de 500 downloads nas primeiras 24 horas! Sensacionaaaal!
Faça o seu download no botão abaixo, mas leia o restante do post. Não me abandone, pois as dicas que eu trouxe são tão legais quanto o checklist.
Mais algumas dicas além do checklist
Use exemplos práticos para descobrir os processos
Essa parte eu adoro. Se você já mapeou processos deve ter passado pela seguinte situação: você fez uma pergunta e a pessoa respondeu como ela “gostaria” que o processo fosse e não como ele de fato é. Já diziam os bons amigos que mapear o “as is” não existe. Pois, é muito difícil as pessoas trazerem a realidade como ela é. E não é por maldade.
Quer uma dica?
Faça uma rastreabilidade de algum item. Por exemplo, ao invés de você perguntar: como você faz a seleção de novos fornecedores? Você pergunta: Como foi feita a seleção do fornecedor X? Assim, você tem mais chance de conhecer o processo real. O processo que realmente aconteceu. Baseado em fatos e dados.
Procure evidências
Para facilitar o seu entendimento sobre o processo, peça para ver como ele funciona. Vamos voltar ao exemplo acima? A pergunta que eu trouxe foi: Como foi feita a seleção do fornecedor X? Acrescente: Você poderia me mostrar as telas do sistema e os documentos assinados? Desse jeito, recebendo as informações de forma visual e auditiva, você terá uma melhor compreensão sobre o processo e terá mais chance de acelerar o mapeamento e acertar na identificação de melhorias.
Não faça observações ou expressões faciais durante as falas dos entrevistados
Quando estamos mapeando é porque “algo de errado não está certo” (rsrs). Sabemos que o processo precisa de melhorias e no mapeamento procuramos descobrir falhas.
Entretanto, quando alguém lhe contar uma situação que você pensará: minha nossa senhora, não fale. Não esboce reação nenhuma. Por mais que o entrevistado seja seu amigo, seu colega de mesa. Não faça nenhuma observação. Mantenha-se neutro e deixe-o falar tudo o que quiser. Lembre-se, o entrevistado deve falar mais do que você. Suas expressões podem inibir a pessoa de contar as demais informações relevantes.
Cuidado com a paralisia por análise
De acordo com o CBOK: “A paralisia por análise é quando a equipe fica parada na fase de análise e a análise se torna uma atividade sem fim.”
Você pode não ter todos os dados, estar inseguro, não ter conseguido agenda com todas as pessoas que precisa. Você está preso na análise do “as is” e já faz um bom tempo. Do outro lado, a empresa cobrando resultados, velocidade e melhorias. Documentar cada detalhe nem sempre ajuda. Por isso, avalie:
Qual o nível de detalhe que você precisa?
Quer uma dica? Antes de qualquer coisa verifique qual o nível de detalhe que você precisa. Diagrama (sem muito detalhe), mapeamento (com um pouco de detalhe) ou um modelo completo (com muito detalhe)? Normalmente modelos completos são usados para automatização com BPMS, esse é o seu caso? Se sim, continue no detalhe. Caso não seja o seu caso, verifique se um simples Diagrama SIPOC não pode te ajudar de forma mais rápida.
Que bom que você leu até aqui!
Qualquer dúvida ou sugestão, basta nos chamar! Ah, e lembro você que semanalmente temos a demo do Orquestra BPMS. Quer assistir como funciona a nossa ferramenta?
