Checklist para mapeamento de processos

Começo este texto dizendo que o checklist de mapeamento de processos da Zeev já foi utilizado por mais de 32 mil profissionais. Este é o material mais completo da internet.

O mapeamento de processos oferece diversos benefícios para uma organização, por isso, nossos especialistas se dedicaram muito para criar um passo a passo completo para você conseguir mapear corretamente os seus processos.

Mas, por que preciso mapear meus processos?

Se você ainda não baixou nosso checklist, vou te dar 7 motivos para você começar a mapear seus processos amanhã.

Melhoria da eficiência

O mapeamento de processos permite identificar gargalos, atividades desnecessárias, atrasos e redundâncias nos processos existentes. Ao compreender melhor o fluxo de trabalho, é possível otimizar e reestruturar os processos para melhorar a eficiência operacional e reduzir desperdícios de tempo, recursos e custos.

Padronização e consistência

Ao mapear processos, é possível estabelecer padrões e procedimentos claros para a execução das atividades. Isso ajuda a garantir que os processos sejam seguidos de maneira consistente em toda a organização, resultando em produtos e serviços de maior qualidade e em uma experiência consistente para os clientes.

Identificação de responsabilidades e papéis

O mapeamento de processos ajuda a definir claramente as responsabilidades e os papéis de cada pessoa envolvida em um processo. Isso evita confusões e sobreposição de tarefas, garantindo que cada membro da equipe saiba exatamente o que deve ser feito e quem é responsável por cada etapa.

Melhoria da comunicação e colaboração

Ao visualizar o fluxo de trabalho de forma clara e estruturada, o mapeamento de processos facilita a comunicação e a colaboração entre as equipes. Os processos mapeados podem servir como uma referência compartilhada, permitindo uma compreensão comum e facilitando a troca de informações entre os membros da equipe.

Identificação de pontos de controle e monitoramento

O mapeamento de processos permite identificar pontos críticos nos fluxos de trabalho, onde é possível implementar controles e mecanismos de monitoramento. Isso possibilita o acompanhamento do desempenho dos processos, a identificação de desvios e a implementação de ações corretivas para garantir a conformidade e a melhoria contínua.

Suporte à tomada de decisões

Com um mapeamento claro dos processos, os gestores têm uma visão mais abrangente e detalhada das operações da organização. Isso ajuda na tomada de decisões informadas e embasadas, permitindo uma melhor alocação de recursos, identificação de áreas de melhoria e identificação de oportunidades de inovação.

Orientação para automatização e transformação digital

Ao mapear os processos existentes, é possível identificar atividades passíveis de automatização e digitalização. Isso auxilia na adoção de tecnologias e sistemas que aumentam a eficiência e reduzem a dependência de processos manuais, impulsionando a transformação digital da organização.

Dica de leitura extra: Passo a passo para fazer um fluxograma!

Por que devo utilizar o checklist de mapeamento de processos da Zeev?

Utilizar um checklist de mapeamento de processos pode trazer vários benefícios e ajudar a garantir a eficiência e a qualidade do mapeamento de processos em uma organização. Além disso, já te contei que nosso passo a passo já foi utilizado por mais de 32 mil pessoas!!

O nosso checklist de mapeamento de processos é uma ferramenta valiosa para garantir a consistência, qualidade e eficiência do processo de documentação. Ele ajuda a evitar omissões, melhora a padronização e fornece um registro documentado do mapeamento realizado. Além de ser um ótimo guia para quem nunca mapeou processos e não sabe por onde começar. Aproveite!!

Mais algumas dicas além do checklist

Use exemplos práticos para descobrir os processos

Essa parte eu adoro. Se você já mapeou processos deve ter passado pela seguinte situação: você fez uma pergunta e a pessoa respondeu como ela “gostaria” que o processo fosse e não como ele de fato é. Já diziam os bons amigos que mapear o “as is” não existe. Pois, é muito difícil as pessoas trazerem a realidade como ela é. E não é por maldade.

Quer uma dica?

Faça uma rastreabilidade de algum item. Por exemplo, ao invés de você perguntar: como você faz a seleção de novos fornecedores? Você pergunta: Como foi feita a seleção do fornecedor X? Assim, você tem mais chance de conhecer o processo real. O processo que realmente aconteceu. Baseado em fatos e dados.

Procure evidências

Para facilitar o seu entendimento sobre o processo, peça para ver como ele funciona. Vamos voltar ao exemplo acima? A pergunta que eu trouxe foi: Como foi feita a seleção do fornecedor X?  Acrescente: Você poderia me mostrar as telas do sistema e os documentos assinados? Desse jeito, recebendo as informações de forma visual e auditiva, você terá uma melhor compreensão sobre o processo e terá mais chance de acelerar o mapeamento e acertar na identificação de melhorias.

Não faça observações ou expressões faciais durante as falas dos entrevistados

Quando estamos mapeando é porque “algo de errado não está certo” (rsrs). Sabemos que o processo precisa de melhorias e no mapeamento procuramos descobrir falhas.

Entretanto, quando alguém lhe contar uma situação que você pensará: minha nossa senhora, não fale. Não esboce reação nenhuma. Por mais que o entrevistado seja seu amigo, seu colega de mesa. Não faça nenhuma observação. Mantenha-se neutro e deixe-o falar tudo o que quiser. Lembre-se, o entrevistado deve falar mais do que você. Suas expressões podem inibir a pessoa de contar as demais informações relevantes.

Cuidado com a paralisia por análise

De acordo com o CBOK: “A paralisia por análise é quando a equipe fica parada na fase de análise e a análise se torna uma atividade sem fim.”

Você pode não ter todos os dados, estar inseguro, não ter conseguido agenda com todas as pessoas que precisa. Você está preso na análise do “as is” e já faz um bom tempo. Do outro lado, a empresa cobrando resultados, velocidade e melhorias. Documentar cada detalhe nem sempre ajuda. Por isso, avalie:

Qual o nível de detalhe que você precisa?

Quer uma dica? Antes de qualquer coisa verifique qual o nível de detalhe que você precisa. Diagrama (sem muito detalhe), mapeamento (com um pouco de detalhe) ou um modelo completo (com muito detalhe)? Normalmente modelos completos são usados para automatização com BPMS, esse é o seu caso? Se sim, continue no detalhe. Caso não seja o seu caso, verifique se um simples Diagrama SIPOC não pode te ajudar de forma mais rápida.

Que bom que você passou por aqui! Até a próxima!