BPM na transformação digital: passos para utilizar

Guest post produzido pela equipe do Portal TD 

O BPM na transformação digital pode ser comparado à pavimentação de uma estrada. Ele estrutura o caminho que precisa ser percorrido diariamente para entregar soluções melhores e experiências mais ricas para o consumidor.

Ao mesmo tempo, é curioso como os processos podem se tornar imperceptíveis em um ambiente virtual. Afinal, um simples clique é capaz de acionar recursos, produtos, conteúdos e resolver as mais diversas demandas.

Praticamente tudo está disponível para nós em um clique, de um modo que pareceria mágica para nossos avós. Mas não há truque algum. O que existe são processos, que ocorrem “nos bastidores” para garantir que as entregas sejam feitas com agilidade e precisão.

Assim, o papel do Business Process Management (BPM) na transformação digital é, essencialmente, sobre a prática efetiva das ações, tarefas e atividades que devem ser executadas em uma empresa pronta para o futuro. Confira!

O BPM na transformação digital

O que vem em mente no momento em que pensamos em BPM e transformação digital é que o processo de digitalização é uma mudança na forma como usamos, armazenamos e coletamos os dados. Durante décadas fizemos a gestão por processos baseada em informações em modo analógico, ou seja, em papel. Dessa forma, o reaproveitamento e compartilhamento desses dados muitas vezes era impactado.

No entanto, seria muito fácil resumir a transformação digital em digitalizar documentos. Atualmente, dispomos de robôs capazes de extraí-los automaticamente até mesmo de sistemas legados, mas esse é um procedimento básico. Ele permite a organização dos dados, mas não garante que eles sejam aproveitados da melhor forma.

Neste contexto, logo que começamos a modernizar uma empresa, fica evidente que é fundamental que o pensamento mude primeiro, assim como a cultura organizacional, o exercício da liderança, o incentivo à inovação e, de forma mais radical, o modelo de negócios.

Nesse contexto, a tecnologia é assimilada naturalmente e de modo mais alinhado, efetivo e em todo o seu potencial de gerar um valor superior para o cliente. Ela é a parte estruturante do fluxo de mudança, que cria a sustentação para que a transformação digital ocorra.

Portanto, a transformação digital engloba vários aspectos da organização da operação e necessita de uma reestruturação dos processos, incluindo automatização; geração de conteúdo; integração de canais, equipes e sistemas; e assim por diante.

Seria a transformação digital uma reengenharia?

Não, certamente não se trata de um tipo de reengenharia com o objetivo de assimilar boas práticas, mas sim de inovação. Imagine, por exemplo, uma empresa de varejo de lojas de conveniência autônomas. Por meio de um aplicativo, o consumidor destranca e acessa a porta de entrada, obtém informações detalhadas sobre os produtos disponíveis, leva alguns itens e solicita a entrega de outros para o dia seguinte.

Para que essa seja uma boa experiência para o consumidor, uma série de processos, que envolvem logística, cobrança, programação de pedidos, reposição de mercadorias, pesquisa de satisfação, geração e análise de resultados, por exemplo, precisarão funcionar como um relógio.

Há uma relação direta entre a facilidade usufruída pelo cliente e a consequente complexidade gerada em programação dos softwares e elaboração dos processos que a permitem. Além disso, o conforto causado para o consumidor envolve aspectos como agilidade, variedade, flexibilidade, mobilidade e novas formas de relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros.

Os passos para utilizar o BPM na transformação digital

Feitas essas constatações, vamos agora relacionar etapas e medidas para que uma empresa possa usar o BPM para apoiar a transformação digital, pois existem particularidades e nuances em relação à busca de qualidade na execução de tarefas operacionais, que costuma ser o objetivo central no uso do BPM.

Capacite e engaje os líderes

O BPM é comumente confundido com o gerenciamento de projetos, o que pode dificultar que os líderes deem a devida prioridade à sua utilização. Porém, o objetivo principal do BPM é identificar e otimizar os processos que devem ser repetidos para que um negócio funcione.

Por isso, os responsáveis pelas equipes precisam conhecer profundamente o BPM e a sua importância. Com frequência, os processos são repetitivos e confusos, o que faz da atualização da estratégia de BPM uma oportunidade de tornar o trabalho mais eficiente para todos os envolvidos.

Material complementar:  Os principais erros da liderança na Transformação Digital

Faça com que os responsáveis mapeiem seus próprios processos

Uma vez que os líderes da sua organização estejam engajados, envolva os chefes de cada departamento no mapeamento dos processos atuais que eles e seus funcionários usam para concluir suas tarefas. Permita que eles mesmos façam essa reformulação.

Quando esses mapas ou listas estiverem completos, trabalhe em conjunto para determinar se algum desses processos se tornou irrelevante ou redundante, o que é mais comum do que imaginamos. É importante remover processos desnecessários sempre que possível.

A digitalização também é uma ótima oportunidade para agilizar processos eliminando retrabalho. E um dos objetivos finais deve ser automatizar processos manuais para liberar tempo para que os colaboradores assumam um papel mais estratégico e menos operacional.

Veja também: O que é BPM

Analise os processos-chave para a transformação digital

À medida que você e sua equipe revisam os processos existentes, você provavelmente perceberá que muitos departamentos solicitam os mesmos dados repetidamente. A digitização de processos essenciais também permitirá que sua empresa identifique e remova esse tipo de gargalo de produtividade.

Desse ponto de vista, a integração e o uso de plataformas digitais são recursos incrivelmente eficientes. No lugar de trocar informações, enviar relatórios, formulários e planilhas, os colaboradores simplesmente consultam dados compartilhados em tempo real.

Vá além de softwares…

Para concluir, lembre que a transformação digital envolve muito mais do que apenas a compra de novos softwares ou equipamentos. Para que ela seja eficaz, deve começar com um salto cultural, que inclui um exame completo para revisão dos processos de negócios.

Desse modo, incorporar o BPM na transformação digital é o que torna a mudança efetiva e viável. Em outras palavras, um novo olhar sobre os processos é o primeiro ato no sentido de colocar a mudança em prática. É comparável a equipar um automóvel de passeio para uma corrida, com um novo motor, itens de segurança e treinamento do piloto.

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Para continuar aprendendo, descubra como desenvolver o mindset certo para que a transformação digital da sua empresa aconteça!