5 ferramentas para gestão de projetos mais usadas!

Quando falamos de ferramentas para gestão de projetos, estamos falando da rotina do profissional: tarefas, prazos, histórico, documentos, planos e registros que organizam o trabalho do início ao fim. E, hoje em dia, existem tantas opções no mercado que faz sentido escolher com critério.

Ao longo deste artigo, você vai ver 5 ferramentas bem conhecidas e o que cada uma entrega no dia a dia. Se você já usa planilhas ou anotações soltas, este texto é para você.

Projetos ou processos? Qual a diferença?

É muito importante que você, como profissional, entenda a diferença entre projetos e processos. Quando essa base fica confusa, a ferramenta vira uma compra errada e o time não consegue extrair valor.

Em resumo:

• Projeto é um esforço temporário com início e fim definidos, criado para produzir um produto, serviço ou resultado único.
• Processo é um conjunto contínuo e repetitivo de atividades que entrega um resultado consistente, fazendo parte da rotina do dia a dia.

Na prática, essa diferença ajuda a decidir a ferramenta:

• se a sua necessidade envolve entrega com prazo e etapas, você tende a se beneficiar mais de ferramentas com cronograma, acompanhamento por fases, marcos e histórico;
• se a prioridade é fluxo contínuo e organização do trabalho em andamento, você tende a se beneficiar mais de recursos como quadros Kanban, limites de WIP e automações de fluxo.

Se você quiser se aprofundar, vale ver também a diferença entre processo e projeto para não escolher a solução errada logo no começo.

Por que usar um software para gestão de projetos?

O primeiro grande motivo é ganhar produtividade. Quando você organiza e sequencia as tarefas, o projeto deixa de depender de memória, conversas soltas e planilhas que ninguém atualiza.

Além disso, com um software, você consegue:

• Organização centralizada: tarefas, prazos e responsabilidades ficam em um único lugar.
• Visibilidade e controle: você acompanha o progresso e enxerga gargalos antes que virem atraso.
• Colaboração eficiente: comunicação e documentos ficam associados ao trabalho, reduzindo idas e vindas.
• Otimização de recursos: o planejamento melhora a alocação de tempo e esforço.
• Redução de riscos: com histórico e atualizações, fica mais fácil identificar desvios cedo.

Quando a rotina está espalhada em vários lugares, a chance de perder o controle aumenta. Quando tudo passa a estar organizado em uma ferramenta, o trabalho fica mais claro para quem executa e para quem acompanha.

Qual é o software de gerenciamento de projetos mais fácil?

Se a sua prioridade é começar rápido, o “mais fácil” costuma depender de como você organiza o trabalho hoje. Para facilitar sua decisão, pense assim:

• Se você gosta de trabalhar com quadros e mover cards entre etapas, ferramentas tipo Kanban tendem a ser mais naturais.
• Se você precisa de estrutura de tarefas com cadência, prazos e conversas no mesmo lugar, plataformas com foco em gestão de tarefas geralmente funcionam melhor.
• Se você quer gerenciamento mais robusto de cronograma e relações entre tarefas, ferramentas do tipo cronograma/Gantt tendem a ser o caminho.

Com base no uso prático, aqui vão 5 softwares que você pode analisar:

1. Trello

O Trello é um dos mais conhecidos quando o assunto é organizar o trabalho com quadros Kanban. Ele também é ótimo para quem quer começar com pouco atrito, porque a estrutura de listas e cartões costuma ser intuitiva.

Na prática, você pode organizar o quadro em três listas básicas:

• (To do) Tarefas;
• (doing) Em processo;
• (done) Finalizado.

O que torna o Trello interessante é a flexibilidade. Você pode usar diferentes quadros para diferentes projetos, equipes e objetivos, e ajustar a forma de trabalho conforme a necessidade.

Recursos do Trello

• Etiquetas coloridas para filtrar cartões.
• Data de entrega para não perder prazos.
• Copiar e reutilizar cartões e estruturas quando precisar replicar processos.
• Subtarefas para detalhar atividades sem criar um cartão enorme.
• Notificações no e-mail ou celular, com app para Android e iOS.

Para times pequenos, projetos mais visuais ou rotinas que pedem simplicidade, o Trello costuma funcionar bem.

Veja também: 5 plataformas Low-Code que vão revolucionar sua empresa

2. Asana

O Asana é um SaaS, ou seja, um software como serviço baseado em nuvem. Você cria uma conta, acessa pelo navegador e também encontra apps para iOS e Android. A versão básica é gratuita e costuma atender quem está começando ou organizando rotinas com poucos times.

A diferença no Asana aparece quando você precisa de organização por projeto, com tarefas, datas, responsáveis, conversas e acompanhamento em um mesmo ambiente.

Outras características que costumam ajudar no dia a dia:

• Programação e organização por equipe.
• Bate-papo do projeto.
• Definição de datas de entrega.
• Etiquetas para filtrar tarefas.
• Anexos e mensagens associadas ao trabalho.
• Sincronização com calendário externo.
• Exportação de projetos e tarefas em CSV.
• Visão geral dos projetos com filtros por status, datas e outros critérios.

O Asana costuma ser uma boa escolha para quem quer sair da gestão improvisada e passar para uma organização mais estruturada, sem necessariamente começar por uma ferramenta muito complexa.

3. Monday

O Monday ajuda quando você precisa tirar o trabalho das mensagens soltas e levar a execução para um lugar onde o time consegue enxergar o status, os responsáveis e as entregas.

Em vez de procurar em e-mails, anotações de reunião ou planilhas, você centraliza as informações em quadros e tarefas, com datas e acompanhamento do que está acontecendo.

Veja alguns cenários em que o Monday costuma funcionar bem

• Gestão de projetos e tarefas internas e externas.
• Rotinas de marketing e campanhas.
• Fluxos de vendas e status do relacionamento com o cliente.
• Rotinas operacionais, como contratações e incorporações.
• Organização de sprints, roteiros e gestão de atividades.
• Integrações com outras ferramentas digitais usadas no trabalho remoto.

O Monday costuma chamar atenção porque funciona em mais de um tipo de operação. Ele pode atender equipes que precisam de visibilidade, colaboração e certa flexibilidade na montagem dos quadros.

4. Microsoft Project

O Microsoft Project é uma ferramenta mais tradicional e costuma ser escolhido por quem precisa de um planejamento mais estruturado e análises relacionadas ao cronograma.

Ele é conhecido pela profundidade do gerenciamento. Ao mesmo tempo, a interface é baseada em uma lógica parecida com outros produtos do Microsoft Office, o que pode reduzir a curva para quem já está no ecossistema.

Benefícios do Project

• Relatórios e visualizações que ajudam diferentes perfis de usuário.
• Comparação do plano versus o realizado, com linhas de base.
• Sinalização de desvios conforme o projeto avança.
• Organização de informações para acesso rápido.

Se sua empresa usa Office 365, existe também a possibilidade de acessar versões online e integrar com o ambiente corporativo, o que pode facilitar a adoção no dia a dia.

O Microsoft Project costuma fazer mais sentido quando há necessidade de controle mais robusto, principalmente em projetos com cronograma mais detalhado.

5. Runrun.it

A Runrun.it é uma plataforma brasileira de gerenciamento baseada em nuvem. Ela ajuda empresas a gerenciar tarefas e projetos, melhorar a colaboração entre equipes e analisar métricas de produtividade.

Ela também se destaca por reunir dados do trabalho para apoiar a tomada de decisão, com visão do status, fases do projeto e acompanhamento de tempo gasto.

Principais recursos da Runrun.it

• Quadros Kanban e mapeamento de fluxo de trabalho.
• Alertas automáticos e notificações.
• Gráficos de Gantt e Burnup para acompanhamento de evolução.
• Log de atividades e controles de acesso.
• Relatórios e exportação de dados.
• Integrações com ferramentas externas, como calendário e comunicação.

No dia a dia, isso costuma ser útil para times que querem acompanhar o progresso semanalmente e ter visibilidade do que foi entregue, do que está em andamento e do que ainda falta.

A Runrun.it costuma se encaixar bem em operações que pedem acompanhamento mais detalhado e visão de produtividade, sem abrir mão de organização visual.

Veja também: ferramentas que todo profissional deveria conhecer

Como escolher a ferramenta certa para o seu time

Escolher a ferramenta certa depende do tipo de projeto, do nível de flexibilidade que você precisa e do jeito que o seu time trabalha no dia a dia.

Se você quer praticidade e organização visual, Kanban costuma ajudar. Se você busca acompanhamento mais robusto de cronograma e análises, ferramentas de planejamento de projeto fazem mais sentido. E se o foco é centralizar tarefas, conversas e execução, plataformas com gestão de trabalho bem estruturada facilitam o dia a dia.

O ponto principal é este: a ferramenta precisa combinar com a forma como a equipe já trabalha ou com a forma que você quer estruturar essa rotina.

Conclusão

As ferramentas de gestão de projetos ajudam a organizar o trabalho, reduzir falhas e dar mais clareza para o time. Algumas são mais simples e visuais, outras são mais robustas e indicadas para controle detalhado.

Trello, Asana, Monday, Microsoft Project e Runrun.it atendem perfis diferentes. Por isso, antes de escolher, vale observar o tipo de projeto, o nível de controle necessário e a maturidade da equipe na gestão.

A ferramenta certa é a que ajuda o projeto a andar com mais clareza, menos retrabalho e mais visibilidade para todo mundo envolvido.

Espero que você tenha gostado do artigo de hoje. Aproveite e continue acompanhando conteúdos exclusivos através da nossa newsletter.