Product Backlog: o que é e como usar as técnicas de priorização

A priorização do product backlog permite que as equipes de desenvolvimento se concentrem, garantindo que os recursos sejam utilizados da melhor forma possível e que os objetivos estratégicos da empresa sejam atingidos.

Neste artigo, abordaremos diversas técnicas e estratégias para priorização de backlog, oferecendo um estudo e prática para ajudar sua equipe a otimizar seus processos.

O que é um Product Backlog?

O product backlog é uma lista dinâmica de todas as funcionalidades, melhorias, correções de bugs, e outras atividades que precisam ser realizadas em um produto. 

Ele difere do roadmap de produto, que é uma visão de alto nível das principais entregas ao longo do tempo.

O backlog é essencial na gestão de projetos ágeis porque proporciona um repositório centralizado e priorização das necessidades do projeto, facilitando a comunicação e o planejamento contínuo.

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Por que priorizar o Product Backlog?

A priorização eficaz do backlog traz inúmeros benefícios, como:

• Maximização do valor entregue: foco nos itens que trazem maior valor para o negócio.

• Gestão eficiente de recursos: alocação de recursos para as tarefas mais importantes.

• Alinhamento estratégico: garantia de que a equipe está trabalhando nas prioridades certas.

Por outro lado, a falta de priorização pode levar a uma gestão ineficaz do tempo, desperdício de recursos e, eventualmente, ao fracasso do projeto.

Veja as melhores técnicas de priorização: organize o seu backlog

Para entregar um bom serviço e de forma contínua, é muito importante manter o seu backlog do produto de forma organizada, e essa pode não ser uma tarefa tão simples. Existem diversos métodos de priorização, e possivelmente você já utilizou algum deles sem perceber.

Nos parágrafos abaixo iremos te contar tudo sobre os métodos que estão disponíveis para uma boa organização do seu Product Backlog:

Matriz de impacto x esforço

A Matriz de impacto x esforço é uma ferramenta visual que ajuda a comparar o impacto de cada item do backlog em relação ao esforço necessário para sua implementação, além de ser uma ferramenta para priorização de tarefas. 

Ela divide os afazeres em 4 grupos, classificando-os de acordo com o impacto gerado e o esforço necessário para realização dessa tarefa. 

Como funcionam os quadrantes da Matriz de Esforço X Impacto?

Quadrantes:

• Alto impacto/baixo esforço (prioridade alta)
• Alto impacto/alto esforço
• Baixo impacto/baixo esforço
• Baixo impacto/alto esforço (prioridade baixa)

• Grupo I: seleciona as tarefas mais produtivas, já que são aquelas que geram mais resultados com um menor esforço da sua equipe. Essas ações possuem prioridade alta e devem ser executadas imediatamente. Além de trazer recompensas rápidas, o primeiro quadrante ajuda a estimular a equipe.

• Grupo II: essas tarefas também são importantes, mas possuem uma difícil execução, exigindo mais esforço. Nesse caso, vale a pena investir tempo para planejar como as ações serão executadas, pois isso facilitará todo o processo de ação.

• Grupo III: as tarefas do terceiro quadrante são um tanto perigosas. Por exigirem pouco esforço, costumam ser atrativas para a equipe. O problema é que os resultados gerados também são baixos. Então, recomendamos sempre estar atento a esse grupo e pergunte-se se esses afazeres são realmente necessários naquele momento. Caso sejam, reserve períodos curtos de tempo para fazê-los.

• Grupo IV: além de possivelmente nocivo para a saúde financeira da empresa, o quarto grupo pode ser desgastante, pois faz com que a sua equipe gaste energia sem ver qualquer tipo de resultado. Caso alguma dessas tarefas seja realmente necessária, procure maneiras criativas de fazê-la em grupo para menor gasto de energia pessoal.

Implementar uma funcionalidade que melhora significativamente a experiência do usuário com um esforço de desenvolvimento mínimo.

Método MoSCoW

Criado por Dai Clegg enquanto desenvolvia seus trabalhos na Oracle nos anos 90, a técnica MoSCoW foi pensada já na área de gestão e negócios para o desenvolvimento de software. O nome MoSCoW vem do acrônimo do nome (em inglês) das categorias de priorização que este método utiliza.

O método MoSCoW classifica os itens do backlog em quatro categorias:

• Must have: itens essenciais para o funcionamento do produto/projeto.
• Should have: importantes, mas não críticos.
• Could have: desejáveis, mas não essenciais.
• Won’t have: não serão incluídos desta vez.

E esses são os critérios para definir em qual categoria entra cada item:

• Must-haves: são itens que demandam mais atenção e de alta prioridade, eles são os responsáveis diretos ou indiretos pelas principais entregas. Se algum item desta categoria não for concluído, a entrega certamente não será realizada, pois poderá bloquear outras atividades e até o projeto inteiro.

Pergunte a sua equipe “Podemos seguir com o projeto sem a entrega desta funcionalidade?”. Se for um NÃO, então deve ser um MUST.

Não deve conter mais de 60% do seu Backlog.

• Should-haves: esses itens possuem a prioridade secundária, que não afetarão a entrega. São importantes, mas não fundamentais para a entrega. Geralmente é possível contornar esses itens de alguma forma.

Se pergunte “Podemos seguir em frente com o projeto se a entrega desta funcionalidade atrasar um pouco?”, se SIM, então pode ser colocado como SHOULD.

• Could-haves: são itens desejados, porém de menor importância para o projeto que as duas categorias anteriores. A não entrega deste item deve ter um baixo impacto. Geralmente são pequenas atividades e de baixo custo que são realizadas quando não há uma restrição muito grande de tempo.

Saiba se “É possível abrir mão desta atividade até a entrega do projeto?”, se for um SIM, então este é um COULD.

Esta categoria deve ter no máximo 20% dos itens.

• Won’t-haves (This time): são atividades que são inviáveis de entregar no momento (restrições de orçamento, prazo, alinhamento, projetos secundários/derivados etc.), mas existe a possibilidade de ser desenvolvido em algum outro momento futuro que apresente condições mais favoráveis.

Usa a classificação para negociar prioridades com stakeholders e ajusta o planejamento conforme necessário.

Método RICE

Com o objetivo de tornar a priorização de projetos mais analítica e menos intuitiva, foi criada a matriz RICE. Seu nome, assim como o MoSCoW, é um acrônimo para os elementos utilizados para rankear os projetos por prioridade. São eles:

• Reach (Alcance): quantas pessoas serão impactadas.
• Impact (Impacto): o efeito que o item terá.
• Confidence (Confiança): a certeza nas estimativas.
• Effort (Esforço): o tempo necessário para implementar.
• Fórmula: (Reach x Impact x Confidence) / Effort

Prioriza uma funcionalidade que atinge um grande número de usuários com alto impacto e confiança, mas que requer pouco esforço.

• Reach: em tradução para o português, significa alcance. O primeiro medidor da matriz RICE busca estimar quantas pessoas serão atingidas pelo projeto em um dado período de tempo, que deve ser igual para todos os projetos comparados.

• Impact: como diz o nomes dessa seção: ela trata o impacto. Esse critério busca fazer uma estimativa do impacto que será sentido por um indivíduo. 

A pergunta a ser feita pode ser: quanto essa ação vai ajudar a converter um lead que se depara com ele? 

Mensurar e quantificar o impacto é uma tarefa difícil e não há um método completamente científico. Recomendamos utilizar a seguinte escala:

• 3 = impacto muito grande;
• 2 = impacto grande;
• 1 = impacto médio;
• 0.5 = impacto pequeno;
• 0.25 = impacto mínimo.

• Confidence: confidence significa confiança. Esse é um fator importante para identificar projetos que são movidos mais por entusiasmo do que por pensamento analítico.

Na matriz RICE, confiança é medida por porcentagem. Para isso, a pessoa na gestão precisa ser honesta para colocar o conceito em números, utilizando a seguinte tabela:

• alta confiança = 100%;
• confiança média = 80%;
• confiança baixa = 50%.
• Qualquer valor abaixo de 50% não deve ser confiável o suficiente para ser considerado.

• Effort: trata-se da tradução para o inglês da palavra “esforço”. Aqui, trata de uma estimativa do total de tempo demandado de cada membro de seu time para a realização do projeto.

A unidade de medida de esforço utilizada na matriz RICE é “pessoa-mês”. Sendo assim,  o trabalho que um membro do seu time pode fazer em um mês. Ao contrário dos outros itens, quanto maior é o esforço, pior é para o projeto.

Modelo Kano

O modelo KANO é um ótimo método para priorizar as características durante o processo de fabricação de um produto, considerando a probabilidade de satisfazer os seus clientes.

O modelo também pode dar uma maior ideia das demandas dos clientes, a voz do seu cliente pode ser usada para traduzir e modificar as informações coletadas pela sua empresa. 

Assim, elas podem ser utilizadas no processo de Desdobramento da Função de Qualidade (QFD) da House of Quality (HOQ). Este modelo categoriza as funcionalidades com base na satisfação do cliente e prioriza aquelas que geram maior valor.

O sistema Kano funciona da seguinte forma:

• Desempenho ou funcionalidade (o eixo horizontal), que oscila entre o desempenho (ou funcionalidade) ruim e o excelente;

• Satisfação (o eixo vertical), que varia desde a total insatisfação com o produto ou serviço, até a completa satisfação com o produto ou serviço oferecido pela empresa.

Weighted Shortest Job First (WSJF)

O WSJF é um método que prioriza itens com base no valor de negócios, urgência e tempo de desenvolvimento.

• Como funciona: 

Para calcular essa prioridade, usa-se a fórmula WSJF = (Valor de Negócio + Urgência) / Tempo de Desenvolvimento.

• Valor para o negócio: avalie o que os usuários preferem. Se for algo muito desejado, o valor do negócio é alto. Se trouxer impacto para a receita do negócio, também.

• Tempo crítico: avalie se o valor do negócio diminui se demorarmos para entregá-lo. Temos uma data fixa para entregar (por exemplo, se tivermos que atender alguma lei nova dentro de algum prazo)? Esse item faz parte do caminho crítico do projeto?

• Tempo de desenvolvimento: o tamanho do trabalho está ligado à sua duração. No início pode ser difícil porque não se sabe exatamente quem irá realizá-lo. 

Dicas de eficiência da gestão de backlog

Podemos enxergar que uma boa gestão do backlog além de priorizar tarefas, mantém uma visão do progresso da sua equipe. Alertamos que é fundamental ativar os stakeholders e realizar revisões frequentes para garantir que o backlog permaneça relevante e alinhado aos objetivos do projeto.

Aqui estão algumas dicas e estratégias que selecionamos para otimizar esse processo:

• Stakeholders desde o Início: inclua os stakeholders-chave na definição e refinamento do backlog desde o início do projeto.

• Comunicação transparente: mantenha os stakeholders atualizados sobre as mudanças no backlog, destacando as razões por trás das decisões de priorização.

• Priorização baseada em valor: priorize as tarefas do backlog com base no valor agregado ao cliente ou ao negócio. Considere o retorno sobre o investimento (ROI), complexidade e dependências ao determinar a ordem das atividades.

• Revisões frequentes do backlog: agende suas revisões regulares do backlog, preferencialmente em intervalos curtos, para garantir que ele permaneça relevante. Utilize métricas de desempenho, como velocidade de entrega e satisfação do cliente, para avaliar o progresso e fazer ajustes conforme necessário.

• Automatização de processos: utilize ferramentas de automação para simplificar tarefas repetitivas, como atualizações de status do backlog e notificações de mudanças.

Ferramentas digitais para gerenciamento de Backlog

Escolher a ferramenta certa para gerenciamento de backlog é importante para garantir que as equipes possam priorizar e acompanhar o progresso de todos os projetos.

Aqui estão mais algumas informações sobre as melhores ferramentas digitais:

1. Jira

O Jira é uma das ferramentas mais populares para gerenciamento ágil de projetos, oferecendo uma variedade de recursos para equipes de desenvolvimento de software. Integração com ferramentas de desenvolvimento, personalização de fluxos de trabalho, relatórios detalhados. 

É ideal para equipes que seguem metodologias ágeis como Scrum e Kanban devido à sua flexibilidade e recursos específicos para essas práticas..

Ao escolher entre essas opções, é importante considerar as necessidades específicas da equipe e do projeto, bem como a familiaridade e preferências em relação à interface e aos recursos oferecidos por cada ferramenta.

2. Trello

O Trello é conhecido por sua interface visual baseada em cartões e listas, o que o torna uma escolha popular para equipes que preferem uma abordagem mais simples e visual. 

Possui uma interface intuitiva com cartões e listas, fácil de usar e entender, além de ser uma ótima opção para equipes menores e projetos menos complexos devido à sua simplicidade e facilidade de uso.

3. Asana

A Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos versátil que oferece recursos para planejamento e acompanhamento de gestão de tarefas, cronograma para planejamento de projetos e integração com outras ferramentas. 

Possui uma flexibilidade para diferentes tipos de projetos e equipes, oferecendo uma boa visualização do progresso e recursos para colaboração

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Melhores práticas para priorização de Backlog

Além de escolher a ferramenta certa, seguir algumas melhores práticas pode melhorar ainda mais a priorização do seu backlog de produto:

Revisões regulares

Realize revisões frequentes do backlog para garantir que ele esteja sempre atualizado. Isso permite ajustes rápidos nas prioridades de acordo com as necessidades do mercado e do negócio mudando.

Envolvimento dos Stakeholders

Mantenha os stakeholders envolvidos no processo de priorização para garantir que as prioridades do negócio estejam sempre alinhadas com as expectativas e necessidades dos usuários finais.

Transparência no processo

Documente e comunique claramente os critérios de priorização para toda a equipe. Isso ajuda a criar um entendimento comum sobre por que certos itens são priorizados.

Divisão de itens complexos

Quais itens complexos em tarefas menores e mais gerenciáveis. Isso facilita a avaliação do esforço e impacto e torna o progresso mais visível.

Feedback Contínuo

Utilize o feedback dos usuários e da equipe de desenvolvimento para ajustar as prioridades do backlog. Isso garante que o produto final atenda melhor às expectativas dos usuários e evita os erros mais comuns na gestão de backlog.

Conclusão

A priorização do product backlog é uma prática essencial para garantir que sua equipe de desenvolvimento esteja focada nas tarefas que realmente importam. 

Utilizando as técnicas discutidas (Matriz de Impacto x Esforço, Método MoSCoW, Método RICE, Modelo Kano e WSJF) você pode melhorar significativamente a eficiência e o valor entregue por seus projetos.

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