Gestão de Backlog: o que é e 4 problemas mais comuns

A palavra Backlog, vem do inglês, e significa “acumulação de algo, principalmente trabalho incompleto ou coisas que devemos cuidar”, ou seja, uma pilha de pedidos ou muito trabalho. Em geral, a palavra aparece ao lado de Produto, pois o “Product Backlog” corresponde ao artefato que funciona como um conjunto de todo o trabalho que deve ser feito para alcançar o desenvolvimento de um produto.

O que é Backlog?

Bom, essa “pilha de pedidos” é uma lista de todos os trabalhos pendentes, ordenados por prioridade. Esta lista inclui todos os requisitos iniciais do projeto a ser desenvolvido e é uma lista dinâmica que evolui à medida que o produto e o ambiente do projeto evoluem. O objetivo da lista é identificar as necessidades do produto para atingir sua maior utilidade. E também funciona como um histórico das demandas e do trabalho realizado.

Além disso, backlog também pode ser visto como uma medida de tempo. Ou seja, quanto tempo que uma equipe leva para entregar essa “pilha de pedidos” ou lista de tarefas.

O backlog é muito utilizado no dia a dia de equipes de desenvolvimento de software. Aliás, o backlog está muito ligado às metodologias ágeis que tem sua origem na TI.

A importância do Backlog

O backlog é um esboço confiável dos itens de trabalho de um projeto que podem ser compartilhados, impulsiona discussões e decisões que mantêm um um projeto saudável. Graças a isso, os “stakeholders” mudam as prioridades, pois ao estimular conversas sobre o que é relevante, sincroniza as prioridades de todos, criando uma cultura de priorização coletiva que garante que todos compartilhem a mesma ideia do programa.

Da mesma forma, o backlog serve como base para o planejamento das iterações, portanto, você deve incluir todos os itens de trabalho, como: histórias de usuários, bugs, alterações de design, dúvida técnica, solicitações de clientes, itens de ação retrospectiva, entre outros. Para garantir que você inclua os itens de trabalho de todos na conversa geral de cada iteração. Os membros da equipe podem até negociar com o Product Owner (dono do produto) antes de uma iteração, tendo pleno conhecimento de tudo o que precisa ser feito.

O objetivo mais importante do backlog é você trabalhar para eliminá-lo rapidamente. Entrar na fila de projetos de alguma equipe já sabendo que os trabalhos são demorados e as entregas com prazos estourados não é legal, não é mesmo? Pois então, você deve trabalhar para eliminar essa pilha de pedidos.

Qual é a melhor maneira de manter um Backlog?

Quando o backlog já está criado, ele deve ser mantido periodicamente para que mantenha o ritmo do projeto. Se o backlog aumentar, os Product Owner devem agrupá-lo em itens de curto e longo prazo, com os itens de curto prazo sendo totalmente detalhados antes de rotulá-los como tal.

Ou seja, informações e histórias de usuários devem ser coletadas de forma completa, você deve organizá-las. A partir disso, a colaboração com design e desenvolvimento deve ser acordada e a equipe de desenvolvimento pode fazer estimativas de complexidade e volume de trabalho.

Por outro lado, os elementos de longo prazo podem ser abstratos, mas é uma boa ideia ter uma estimativa aproximada da equipe de desenvolvimento para favorecer sua priorização, serão estimativas aproximadas que mudarão quando a equipe entender completamente esses elementos de longo prazo e começa a trabalhar neles.

Estabelecendo prioridades

Estabelecer prioridades é um ponto muito importante para você conseguir gerenciar seu backlog. As entradas no backlog devem ser organizadas com base em sua prioridade em ordem decrescente, isso deve ser feito pelo Product Owner, mas pode ter a colaboração do restante da equipe.

Os fatores mais levados em consideração para priorizar as entradas são: valor que traz para o cliente/negócio, tamanho, custo, dificuldade ou risco. Sendo que, pensar na satisfação dos clientes deve ser seu principal fator. Pergunte-se se a demanda gerará satisfação para os outros clientes? Ou será que a priorização desta demanda terá impacto negativo em outros clientes?

Qual é a diferença entre o Sprint Backlog e o Product Backlog ?

Quando se fala em sprint backlog, é sobre o backlog criado durante o evento de planejamento do sprint, composto por elementos selecionados do product backlog, ou seja, a maior prioridade, considerada a mais necessária para atender o objetivo do sprint e que os desenvolvedores acreditam que é viável terminar de acordo com sua velocidade e habilidade.

Enquanto, como já mencionamos, o product backlog corresponde à lista de todas as tarefas necessárias para um projeto, ordenadas por prioridade.

Quais são os principais problemas de uma má gestão do backlog?

Para evitar que você use mal o conceito de backlog e baixe a eficiência dos seus projetos ou da sua equipe, veja o que você deve evitar:

1) Backlog gigante

Sim, acumular solicitações demais e não concluí-las no prazo, vai gerar um backlog gigante. E, de quebra, você e sua equipe ficarão mal vistos na empresa. Será o famoso “eles nunca entregam no prazo” ou “eles não dão conta”.

2) Estresse

Ter uma fila de solicitações enorme que você sabe que não vai dar conta é desanimador, não é mesmo? Muitas vezes trabalhar desta forma afeta os colaboradores na vida pessoal. Aliás, o estresse no trabalho é algo que tem sido notícia como um dos principais desmotivadores de trabalhadores em todo tipo de organização.

3) Excesso de trabalho

Outro ponto delicado causado pela má gestão do backlog, é o excesso de trabalho. No dia a dia de uma empresa que trabalha presencialmente você encontra aquelas pessoas que ficam na empresa fazendo hora extra por que o excesso de trabalho é enorme e eles não dão conta no horário de trabalho normal.

Mas há muitos casos também em home office, onde você pode não ver, mas muitos colegas ou colaboradores da sua equipe podem estar trabalhando até tarde para conseguir dar conta de tudo. Onde fica o momento de lazer? Ruim, não é mesmo?

4) Atraso nas entregas

Agora do ponto de vista da empresa, a má gestão do backlog pode afetar muito o desempenho e a competitividade da organização. Projetos atrasados e clientes insatisfeitos são o pior pesadelo de qualquer gestor.

Dicas para você evitar a má gestão do backlog

1. Estrutura monolítica

Os elementos do backlog não podem depender uns dos outros, isso é complicado, e para evitá-lo é preciso desenvolver o pensamento empreendedor, sabendo que grandes conquistas são resultado de várias pequenas.

2. Elimine demandas que não agregam valor

Todas as demandas devem agregar valor ao cliente, caso contrário, devem ser excluídas, pois será uma perda de tempo e esforço. As entradas podem incluir explorar as necessidades do cliente, discutir opções técnicas, descrever requisitos funcionais e não funcionais, o trabalho necessário para liberar um produto e outras entradas de trabalho, como correções de bugs ou configuração do ambiente.

Dúvidas podem surgir com tarefas que não agregam valor direto a determinada funcionalidade, mas no final, elas agregarão valor se contribuírem para aumentar a qualidade do código ou reduzir erros e incidentes a médio e longo prazo.

3. Priorização

Não estabelecer uma priorização correta pode ser um tiro no pé. Como já mencionei, as entradas no backlog devem ser organizadas com base em sua prioridade em ordem decrescente. Você precisa levar em consideração o valor que a demanda traz para o cliente/negócio, tamanho, custo, complexidade, esforço ou risco. Graças a isso, o product owner pode saber qual trabalho precisa ser feito em seguida.

4. Acumulação excessiva

Evite incluir tudo no backlog, embora seja um instrumento flexível, não pode ser um baú de memórias ou depósito, em alguns casos, transformam-no em uma “infindável” lista de desejos.

Em síntese….

Como você pode ver, o backlog é aquela lista priorizada que permitirá que você alcance seus objetivos. Você deve utilizá-lo corretamente, obter conselhos de sua equipe e seguir metodologia ágeis para fazê-lo funcionar, como o scrum, também é uma ótima dica! Esperamos que com todas essas informações você consiga implementá-lo com sucesso em seus projetos e não cometa pequenos erros que podem causar grandes impactos.

Até a próxima.