Kanban: o que é, quais são os objetivos e muito mais!
Neste artigo, você vai conferir um guia completo sobre a metodologia como, por exemplo, o conceito, tipos de kanban, como funciona, vantagens, diferenças com outras metodologias ágeis e, principalmente, como aplicá-lo na sua empresa. Vamos lá!
O que você vai encontrar neste artigo?
- O que é Kanban?
- Quais os objetivos com a implementação do kanban
- Fluxo puxado x Fluxo empurrado
- Quais são os elementos do Kanban?
- O que é cartão Kanban?
- E o que é quadro Kanban?
- E nos escritórios, como funciona? Kanban para gestão de processos
- Método Kanban de David Anderson para gestão de projetos (Dica de e-book)
- Qual a diferença entre Kanban e Scrum?
- Tipos de Kanban
- Comece a implementar agora
- Kanban é uma abordagem adaptativa e não prescritiva
- Como a equipe de marketing do Zeev by Stoque aplica Kanban
- Comece aos pouquinhos com o seu Kanban
O que é Kanban?
Podemos definir Kanban como um sistema de gestão visual com a finalidade de controlar tarefas e fluxos de atividade. Ele é uma ferramenta do Lean manufacturing e vem revolucionando a forma como as equipes trabalham.
O kanban tem três principais funções:
- Gerenciar fluxo de trabalho;
- Equilibrar os processos;
- E limitar a quantidade de trabalho por pessoa.
Além disso, com sua abordagem visual e intuitiva, o kanban permite que você:
- Aumente a produtividade: Limite o trabalho em andamento e elimine gargalos no fluxo de trabalho.
- Melhore a qualidade: Visualize o progresso das tarefas e identifique pontos de melhoria.
- Tenha mais controle: Acompanhe o tempo gasto em cada tarefa e gere relatórios precisos.
Kanban é uma palavra Japonesa
Quais os objetivos com a implementação do kanban
- Puxar a produção e controlar os níveis de estoque;
- Garantir o atendimento (entregas);
- Limitar a quantidade máxima de peças em produção (estoque em linha);
- Reduzir as esperas do processo;
- Reduzir o lead time (velocidade);
- Aumentar o giro de estoque, necessitando desta forma de menor quantidade de investimento de capital em inventário;
Fluxo puxado x Fluxo empurrado
O fluxo empurrado de produção é aquele sistema produtivo que produz, produz e produz! Ou seja, caso em algum momento aquele item seja necessário ou solicitado, ele já está pronto – na indústria, esse modelo é, principalmente, conhecido como “Just in case”.
Por outro lado, o fluxo puxado é bem diferente. Neste modelo, quem controla o que será produzido é a demanda, com o propósito de não haver produção de estoque. O fluxo puxado é também conhecido como “Just in time”, isto é, no tempo certo.
Como resultado, quando há um fluxo puxado, a atividade fica lá, parada, até que seja “puxada” por alguém que notou a necessidade de realizar a tarefa.
Quais são os elementos do Kanban?
Os elementos do Kanban são: o cartão, a embalagem, o quadro e o supermercado. Vamos explicar melhor cada um deles a seguir:
- Cartão: serve como identificação das peças e autorização para produção ou movimentação;
- Embalagem: é uma caixa ou carrinho que contém a quantidade de peças definidas no cartão (volume de estoque);
- Quadro: é o local onde são colocados os cartões das peças que necessitam ser produzidas. Serve como gestão visual para a programação da produção;
- Supermercado: é o local onde estão armazenadas as peças prontas aguardando para seguirem no processo ou as embalagens vazias a serem abastecidas.
O que é cartão Kanban?
O cartão Kanban, fortemente utilizado dentro da indústria, é um cartão que contém informações visíveis e importantes sobre uma demanda que precisa ser produzida. Ou seja, se eu sou um operador de uma máquina eu pego o cartão Kanban para obter informações sobre as peças a serem produzidas. E, qual a função de um cartão Kanban? Autorizar a produção ou transferência de materiais.
E o que é quadro Kanban?
O quadro Kanban é o quadro onde ficam os cartões. O objetivo é gerar uma gestão visual que facilite a operação. Não existe um formato padrão único e exclusivo. Só para exemplificar, veja a imagem abaixo, com uma representação de um quadro Kanban:
Explicação e exemplo
Eu sou o operador 1 que faz a operação 1. Eu tenho meu quadro Kanban. De acordo com a imagem exemplo acima eu só posso produzir até 10 peças/lotes. Mais do que isso é desperdício. Estoque em linha. Não pode. Quando eu chegar ao limite de 10 peças/lote é melhor e mais barato eu ficar parado do que produzir. E aqui entra um detalhe muito importante. Eu não vou produzir no estilo “Just in case” – Para caso for necessário (gerar estoque). Eu vou produzir no estilo “Just in time” ou seja, somente o necessário para aquele momento.
Agora, o operador 2 que faz a operação 2 vem até o supermercado e vai retirando as peças/lote junto com os cartões.
- Quando ele retira a 10 o quadro me mostra que está tudo bem, ainda restam 9.
- Se ele retira a 9 o quadro me mostra que está tudo bem, ainda restam 8.
- Caso ele pegue o cartão número 7 o quadro já me mostra a cor amarela, avisando que possivelmente devo me preparar para fabricar mais, pois logo o operador 2 ficará sem ter o que produzir.
- Por fim, quando ele retira o cartão número 5 o quadro me mostra que entrei na zona vermelha. Preciso produzir logo. Estou arriscando parar a produção por falta de peças.
E nos escritórios, como funciona? Kanban para gestão de processos
Criando um quadro Kanban para visualizar processos
Atenção: Kanban é contra indicado para processos complexos!
A imagem anterior mostra um processo bem simples. Nele, podemos ver as tarefas PARA FAZER, as tarefas FAZENDO e as tarefas FEITAS. Mas, quando estamos falando de processos complexos, com vários “E SE…” o quadro Kanban pode não ser tão eficaz. Por exemplo, se você quiser fazer algumas regras no seu processo de compras:
- Se o pedido de compras for via licitação vai para fluxo A;
- Ou, a solicitação de compras for maior do que 10mil reais segue fluxo B;
- Menos de 10mil reais, segue fluxo C;
- Caso seja uma compra de item de segurança, segue fluxo D;
- etc.
Nestes casos em que o seu processo é mais complexo e existem várias possibilidades para seguir, recomendamos que você conheça BPMS.
A forma como a imagem mostra um Kanban é simplesmente uma gestão visual de um processo. De etapas e tarefas de um processo. Porém, áreas de projetos também têm usado muito o Kanban ou Scrum (ou os dois) para a criação e produção de seus itens, mas aí é o Kanban com K maiúsculo, ou seja, o famoso Método de David J. Anderson. Que é totalmente diferente
Método Kanban de David Anderson para gestão de projetos (Dica de e-book)
Kanban com K maiúsculo, isso mesmo. O método criado por David J Anderson (por volta de 2008) tem suas regras de funcionamento, que não são como as regras do kanban do Sistema Toyota de Produção. São regras específicas e com objetivos diferentes. David Anderson atuou na área de Software e, posteriormente, criou este método para ser usado no desenvolvimento de Software. Aqui está o link do livro na Amazon.
Kanban Guide – E-book
Para baixá-lo, clique aqui. Neste outro link você pode fazer download da versão em português do Método Kanban Condensado.
Kanban University
Outra indicação excelente para estudo é o Kanban University. A Universidade Kanban foi criado pelo David Anderson e é o principal portal de informações sobre o método. No Brasil, tem um profissional referências sobre o Método Kanban, que ministra treinamentos oficiais, chamado Rodrigo Yoshima. Ele é um Certified Kanban training!
Qual a diferença entre Kanban e Scrum?
Se você veio até este post para aprender Kanban e ficou pensando “qual a diferença entre Kanban e Scrum”, aqui está a resposta:
Ritmo
No Kanban o ritmo de produção é contínuo. Não existe time box. Ou seja, a equipe vai produzindo conforme a demanda. Já no Scrum existem as sprints regulares com datas de início e fim definidas.
Funções
No Kanban não existem funções pré-definidas. Enquanto no Scrum existem os papéis, como por exemplo: Scrum Master, PO, Dev, etc. É uma bagunça então? Não. O Método Kanban não entra neste detalhe de prescrever funções. Ou seja, cada equipe define as funções que deseja. A equipe define com base no seu próprio negócio como deseja se organizar.
Entregas
As equipes que usam Método Kanban não possui data para as entregas. De fato, as entregas são contínuas. No Scrum, no final de cada sprint, devem ser aprovadas as entregas. Caso não seja aprovada a entrega, ela volta para a próxima sprint.
Mudanças
Aqui está, talvez, uma das maiores forças do Kanban. Ele foi feito para trabalhar com mudanças a qualquer momento. Portanto, no Método Kanban, podem ocorrer mudanças das decisões sobre o que será produzido. No Scrum, as equipes devem se esforçar para não fazer alterações dentro da sprint.
Indicadores-chave
No Kanban, os indicadores-chave são:
- Leadtime (),
- WIP (work-in-process – trabalho sendo processado)
- Vazão (Takt time – de quanto em quanto tempo sai uma entrega). No Scrum um dos indicadores é velocidade.
Indicação
O Kanban é indicado, principalmente, para projetos com prioridades amplamente variáveis. Por outro lado, o Scrum é mais indicado para equipes com prioridades estáveis que podem não mudar tanto com o tempo. Sem dúvida, não existe melhor nem pior. Você deve avaliar qual melhor se encaixa com a sua equipe.
Tipos de Kanban
Como diferentes empresas utilizando o método, como resultado, o Kanban acabou sendo adaptado e, por isso, atualmente, existem alguns tipos de Kanban. Por exemplo:
Kanban de produção
Com o finalidade de gerenciar tarefas, o Kanban de produção é o tipo mais utilizado no mercado, sobretudo por equipes de TI, marketing e outras que trabalham com prazos curtos e que necessitam de uma produtividade grande. Ele conta com uma lista que exibe todos os itens que precisam ser realizados, inclusive, com o horário de conclusão. Além disso, ele funciona em três coluna fundamentais: “TO-DO”, “Doing” e “Done” – mas nada impede que outras colunas sejam adicionadas.
Ele recebe o nome de “produção”, pois cada coluna possui uma série de cartões que representam as tarefas que precisam ser executadas e a equipe “puxa” as tarefas de acordo com as tarefas do fluxo de trabalho.
Kanban de movimentação
Igualmente conhecido como Kanban estoque ou Kanban da indústria, ele tem o objetivo de organizar e controlar as entradas e saídas do estoque, com o propósito de equilibrar a produção com o volume de produtos disponíveis para o mercado, ou seja, a demanda.
Assim como o Kanban de produção, o Kanban de movimentação também funciona com cartões. Entretanto, cada cartão possui informações específicas sobre cada produto, e eles circulam de acordo com o volume de estoque.
Além disso, é comum encontrar ainda duas variações: um Kanban interno para o controle dentro da própria empresa e, em alguns casos, um Kanban externo com a finalidade de controlar os fornecedores e outros colaboradores que não estejam dentro da organização.
E-Kanban
O E-Kanban é o Kanban online. Ou seja, é uma solução em gestão de projetos totalmente online que adapta a metodologia de cartões físicos do Kanban “tradicional”. O objetivo, por sua vez, se mantém o mesmo: centralizar, estrutura, bem como otimizar as tarefas e os projetos.
As principais vantagens do E-Kanban são, por exemplo, a possibilidade de acesso remoto e a transferência ou compartilhamento de dados com outras áreas da organização com facilidade.
Exemplos de E-Kanban
Comece a implementar agora
David Anderson diz que para implementar Kanban você deveria começar agora mesmo. A primeira frase base do Método é “Comece com o que você já faz hoje”. Pois, trata-se de uma metodologia de projetos evolucionária. Ou seja, você começa como você está hoje e vai melhorando toda semana. Se o seu time quiser implementar Kanban, não é necessário nenhum revolução gigante, você vai implementando aos poucos.
Kanban é uma abordagem adaptativa e não prescritiva
No Método Kanban existem técnicas que você usa e vai adaptando com a sua realidade. Ou seja, não é uma receita de bolo que você deve seguir à risca. Diversos pontos são adaptáveis com a sua realidade. Portanto, você define o que é melhor para a sua equipe.
Como a equipe de marketing do Zeev by Stoque aplica Kanban
Aqui no Zeev by Stoque, utilizamos o Kanban em diversas equipes. Assim como outras equipes usam Scrum. Nós não achamos que um é melhor que o outro. Achamos que os dois são excelentes e cabe a você escolher qual melhor se adapta a sua realidade. Aqui no marketing do Zeev by Stoque, por exemplo, utilizamos o Método Kanban, há mais de três anos. E, por isso, eu trouxe aqui algumas das nossas práticas. Veja só:
No time de marketing Zeev by Stoque utilizamos o método Kanban para Gestão de Projetos
Para isso utilizamos a ferramenta Asana, onde você pode criar as colunas que você quiser, isso facilita a adaptação de acordo com a necessidade do time ou empresa. Basta apenas renomear as colunas. Ele permite uma visualização clara do andamento dos projetos da nossa equipe.
Um ponto importante: para a Gestão de Projetos usamos Asana, aplicando o método Kanban. Porém, para gerenciar processos nós usamos o Zeev, um software para gestão de processos de negócio (BPMS). Essa diferenciação é muito importante para que tenhamos controle, padronização e eficiência, tanto nos nossos projetos quanto nos nossos processos.
ssim
Aqui no Marketing nós temos diversos projetos. Por isso, temos dois quadros Kanban. Um para os Cartões “mãe” onde estão os projetos em visão macro. E outro quadro Kanban onde estão as tarefas em WIP (Work in process). Para ver o que está acontecendo neste momento, no que as pessoas estão trabalhando, olhamos para um Kanban. Entretanto, para ver o andamento de projetos, olhamos para outro Kanban onde estão os cartões mãe com várias atividades vinculadas.
Quando a gente pega um projeto e destrincha ele em diversas atividades menores, ele pula do quadro Kanban de projetos para o quadro Kanban de tarefas.
Reuniões semanais
A nossa equipe de marketing faz duas reuniões semanais. A primeira é a reunião da segunda-feira, que chamamos de quandodefinimosa
Além da reunião de
Nós estipulamos um limite de cartões por coluna. Em outras palavras, significa ter um limite definido pela equipe para o total de itens que podem estar pendentes em uma determinada coluna. Por exemplo, qual o total de cartões que podem estar em andamento (Doing)? Esse limite pode ser mínimo, ou seja, o mínimo de atividades que devem estar na etapa; ou máximo, que significa o máximo de atividades que podem estar na etapa.
Exemplo
Se temos 8 pessoas na equipe a regra é que tenha apenas 8 cartões em Doing. Afinal, 1 pessoa não pode estar fazendo 2 atividades ao mesmo tempo, ela precisa estar focada em 1 atividade apenas. Por isso, a regra é limite máximo de cartões em doing.
Nome das colunas
Descreverei aqui como a gente usa o nome das colunas no nosso quadro Kanban. Assim você pode usar como exemplo se quiser. Vamos la?
Coluna 1: Ideias & Elefantes
Nesta coluna, colocamos ideias boas que um dia serão priorizadas pela equipe.
Coluna 2: Para detalhar e destrinchar
São ideias & elefantes que já foram priorizados, mas ainda são grandes demais para serem feitas. Por isso, é necessário detalhar o cartão e destrinchar. Por exemplo: “Fazer um evento em Minas Gerais”. Esta é uma ideia ou um cartão elefante. No momento que ele anda para a coluna “Detalhar e destrinchar” serão detalhadas e fragmentadas todas as tarefas necessárias para “Fazer um evento em Minas Gerais”.
Coluna 3: Destrinchado
Quando o cartão é fragmentado em diversas tarefas, essas tarefas são colocadas na coluna “Destrinchado”. Ou seja, estão prontas para algum integrante da equipe buscá-las.
Coluna 4: Replenishment
É aqui que acontece a priorização na reunião de segunda-feira (a reunião de Replenishment que eu comentei anteriormente. Ou seja, nós olhamos para esta coluna e decidimos o que será feito naquela semana. Aqui os cartões começam a ganhar “donos”, responsáveis pela execução.
Coluna 5: To Do – Para Fazer
Já definimos o que precisa ser feito, correto? Assim sendo, é hora de colocar a mão na massa. Todos os cartões que estão em “To Do” são os primeiros da fila. São eles que estão prestes a serem executados. Sabe quando você liga para sua operadora de celular e a mensagem diz “Aguarde, você é o primeiro da fila” é assim que estes cartões estão nesta coluna “To do” aguardando, pois serão os próximos.
Coluna 6: Doing – Fazendo (WIP 1 por pessoa)
Aqui fica fácil explicar, né? Todos os cartões que estão aqui são as atividades que estão sendo trabalhadas atualmente. Por isso, só são permitidos 1 cartão com 1 responsável. Ninguém pode estar fazendo mais de uma atividade ao mesmo tempo.
Coluna 7: Partially Done – Parcialmente feito (WIP 2 por pessoa)
Como comentamos anteriormente, nenhum cartão tem permissão para voltar duas casas. Sendo assim, quando um cartão é despriorizado em prol de outra atividade, ele deve ser movido para cá.
Coluna 8: Waiting For Third / Deploy – Aguardando terceiro ou entrega
Esta coluna serve para cartões que estão feitos, que não dependem mais da equipe, mas depende de alguém ou de algum lançamento. Por exemplo, se eu dependo de alguma resposta de um terceiro e isso está travando a finalização da tarefa, ela vem pra cá. Ou ainda, se a tarefa está concluída, mas será entregue posteriormente, o cartão vem para cá ao invés de ir para “feito”.
Coluna 9: Waiting For Approval – Aguardando aprovação
Esta é a coluna do chefe né? Nesse sentido, como o próprio nome diz, aqui ficam as atividades concluídas que aguardam aprovação de alguém.
Coluna 10: Done! – Feito
Pronto! Done é a coluna da paz! Atividade realizada com sucesso.
Porém, pessoal, não é tão simples assim. Uma tarefa só entra em Done quando alguém está se beneficiando dela. Exemplo: fizemos um e-book lindo para vocês, porém ele ainda não está disponibilizado para download, então ele não é Done. Ele só será Done quando alguém já estiver se beneficiando da atividade realizada. Legal né?
Coluna 11: Frozen – Congelado
A coluna de congelado é meio triste porque significa que gastamos tempo com alguma coisa que foi despriorizada. Esqueça, atividade foi despriorizada, saiu do radar, congelado. Poucas vezes isso acontece e quando acontece é porque realmente alguma coisa muito grande aconteceu. Exemplo: eventos presenciais em 2020.
Coluna 12: Waste – Lixo
Waste é, por exemplo, uma atividade que fica muito tempo em Frozen e que não voltará a ser priorizada porque a estratégia mudou: lixo. É uma pena quando isso acontece, pois investimos tempo naquela tarefa. Ok. Segue o baile e vamos em frente!
Políticas explícitas do Kanban
Assim como fomos evoluindo com o nosso quadro, fomos evoluindo também com as nossas políticas. Existe aqui dentro uma espécie de manual de boas práticas, onde a gente escreve as regras que todos nós precisamos seguir. Se alguém entrar na equipe hoje, precisará ler estas políticas e segui-las.
O Método Kanban não trabalha com estimativas de tamanho de itens, sejam elas em horas, pontos ou qualquer outra métrica. Portanto, utilizamos aqui o mínimo de padronização. Essa padronização significa buscar itens / atividades que tenham uma escala de tamanho. A regra é: entre ratos e elefantes, tudo vale. O cartão não pode ser tão pequeno (exemplo: enviar um e-mail), nem tão grande (criar um novo design de produto).
Métricas de Kanban
Existem ferramentas que podem medir para você o tempo que os seus cartões caminham de um lado para o outro. Embora eu queira te contar que essas ferramentas existem, eu não indicarei alguma. Com uma pesquisa rápida você verá alguns exemplos na internet.
Itens que não podem ir para o quadro
- urtas rápidas
Comece aos pouquinhos com o seu Kanban
Falamos sobre kanban da indústria, falamos sobre cartões de kanban, misturamos aqui o kanban do Sistema Toyota de Produção com o Método Kanban de David Anderson e fizemos um post cheio de conteúdo para vocês. Esperamos que vocês tenham gostado!
