5 motivos para você adquirir um BPMS
De forma simples e prática, 5 motivos para adquirir um BPMS:
Você deseja…
- Automatizar suas tarefas
- Melhorar a eficiência
- Reduzir custos
- Aumentar a produtividade
- Implementar uma visão de melhoria contínua
Se você não sabe muito bem, o BPMS é um sistema que permite que você mapeie, execute e monitore processos na sua organização. Incrível, não? Mas calma, não é mágica. É tecnologia!
Tudo bem, pode estar meio abstrato para você ainda. Pensando nisso, eu falo um pouco mais de cada um dos motivos abaixo. Veja!
1. Automatizar suas tarefas
Chega de ficar realizando tarefas meramente operacionais! Foi-se o tempo em que você ficava encaminhando e-mails e mais e-mails para seus colegas darem continuidade às atividades do processo. A tecnologia está aí, vamos usufruí-la!
Uma vez que o BPMS permite que você desenhe o seu processo, ele também permite que você defina os responsáveis e os prazos para realizar cada tarefa. E tem mais: você consegue programar mensagens de lembrete, para que todos realizem suas tarefas dentro dos prazos estabelecidos. Assim, você tem total liberdade para pensar em ações mais estratégicas e menos operacionais.
Portanto, a automatização acaba sendo uma poderosa aliada no gerenciamento de processos de negócios de uma organização. Essa estratégia pode ser aplicada em diversas áreas e processos da empresa. Ela é capaz de suportar necessidades de pequenas a grandes organizações que veem na gestão de processos uma maneira de serem mais eficientes.
2. Melhorar a eficiência
Tanto a sua, quanto dos processos da sua organização. O uso da ferramenta e a automatização dos processos acarretam na melhoria da eficiência como um tudo, pois há menos retrabalhos e atrasos, além de melhorarem a visão sistêmica.
Além de diminuir retrabalhos e reduzir falhas, O BPMS auxilia na melhoria da comunicação entre as áreas, diminuindo ruídos. Dessa forma, fica bem mais fácil trabalhar com equipes multidisciplinares e interdepartamentais.
Veja um caso real de melhoria de eficiência no nosso case premiado internacionalmente!!
3. Reduzir seus custos
A implantação de software de BPM pode promover grandes reduções de custos operacionais em empresas de todos os portes. Como ele proporciona maior visibilidade dos processos, os colaboradores operam em conjunto, fazendo com que o processo funcione com maior agilidade e assertividade, gerando economia.
Também é importante ressaltar que o BPMS reduz custos causados por falhas, gargalos, ou falta de informação. Ele permite estabelecer um fluxo contínuo de trabalho no dia a dia da organização, melhorando o controle das rotinas administrativas e produtivas. Assim, otimiza a rotina da equipe de trabalho e reduz recursos, de forma a facilitar ações proativas e bem executadas.
4. Aumentar a produtividade
Informação desatualizada, falta de segurança e transparência para os dados, baixa possibilidade de monitoramento. Esses são alguns dos problemas enfrentados pelas organizações nas suas rotinas de trabalho e que podem ser resolvidos com a adoção de um BPMS.
Vou te dar um exemplo de como ele pode ajudar a melhorar sua produtividade. Imagine que você precisa emitir uma nota fiscal. Se você não trabalhar com uma ferramenta de BPMS, você precisa entrar no cadastro do cliente no seu sistema, buscar os dados dele e da compra, enviar para o seu setor de faturamento, por e-mail. Então, os dados precisam ser lançados em outro sistema para gerar a nota fiscal, que, então, é reencaminhada para você (por e-mail) para entregar ao cliente.
Quantos pontos de possíveis erros e problemas você contou? E quanta lentidão você identificou? Com a implementação de um BPMS, esse fluxo fica todo dentro do sistema. Não há troca de dados via e-mail, não há extravios, não há quebra de fluxo por outras atividades, e ainda existe o alerta de tarefa nova e de prazo a fechar!
Enfim, muito mais prático, centralizado, rápido, objetivo… e produtivo!
5. Implementar uma visão de melhoria contínua
O BPMS só auxilia na implementação de uma cultura voltada à melhoria contínua. Isso porque ele é um potente auxílio na identificação de gargalos por possibilitar o mapeamento e monitoramento de processos. Permite, assim, que eles sejam revistos e atualizados constantemente, sempre buscando a otimização.
E mais do que isso, ao rever seus processos, é possível redesenhá-los de forma a se adequarem ao seu contexto. Dessa forma, fica mais fácil eliminar tarefas que não agreguem valor (nem para a empresa, nem para o cliente) e tornar o processo mais inteligente.
Tenha cuidado ao adquirir um BPMS
Como o ditado popular diz, nem tudo que reluz é ouro! Por isso, na hora de adquirir a seu software de BPM, não abra mão de contratar uma empresa especializada. Somente ela, juntamente com toda a experiência que possui, saberá implementar com maestria essa solução na sua organização.
Confira se ela disponibiliza treinamentos para sua equipe, se oferece um serviço de suporte qualificado e se possui base no Brasil. Esse último item pode parecer um capricho, mas na hora que você precisar de ajuda, fará enorme diferença.
Além disso, é fundamental que ela esteja alinhada com os seus objetivos, para que você tire o melhor proveito da ferramenta.
Ainda está pensando no assunto?
Se depois de tudo que eu te apontei, você ainda estiver pensando no assunto, então deve ter algo de errado! Fica claro que o BPMS só facilita a gestão das suas tarefas e da sua organização. Você consegue ter mais espaço para tomar decisões estratégicas, não perdendo tempo com a planilha e o e-mail que só deixam você mais lento.
Agora, se você está convencido, que tal conversar com a gente? Será um prazer!!
Até mais!
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