Construção de fluxos de aprovação no Zeev: guia completo

A construção de fluxos de aprovação é essencial para empresas que buscam eficiências, redução de erros e conformidade em seus processos. Nesse sentido, o Zeev é uma plataforma poderosa que permite criar, gerenciar e otimizar esses fluxos de forma intuitiva e automatizada.

O que são fluxos de aprovação e por que usá-los?

Fluxos de aprovação são processos estruturados que garantem que documentos, solicitações ou ações sejam revisados e validades antes da sua implementação. Eles são importantes para manter a qualidade e a conformidade em diversas áreas, por exemplo, marketing, finanças, operações, entre outras.

Principais benefícios da construção de fluxos de aprovação

Exemplo Prático: Em uma campanha de marketing, um fluxo de aprovação pode incluir, por exemplo:

• Revisão do conteúdo pelo time criativo
• Aprovação do gerente de marketing
• Validação final pelo cliente

Como criar um fluxo de aprovação no Zeev (passo a passo)

A criação de um fluxo de aprovação no Zeev é processos intuitivo. Seguindo os passos abaixo, você poderá configurar um fluxo eficiente e personalizado para suas necessidades.

Passo 1: identificação dos participantes

Antes de criar um fluxo, defina quem estará envolvido:

• Revisores (equipe interna)
• Aprovadores (gerentes, clientes, stakeholders)
• Responsáveis por ajustes (caso haja necessidade de correções)

Passo 2: definição de papéis e responsabilidades

Atribua funções claras para evitar confusões e garantir que cada etapa seja cumprida adequadamente. Em seguida, veja os principais papéis e suas responsabilidades:

Passo 3: estabelecimento de prazos

Defina prazos realistas para cada etapa, assim você mantém o fluxo de trabalho em andamento e evita atrasos desnecessários:

• Revisão inicial: 24h
• Aprovação final: 48h
• Ajustes (se necessário): 12h

Dica: use o Zeev para configurar alertas automáticos quando um prazo estiver próximo de expirar.

Passo 4: configuração do fluxo no Zeev

1. Acesse o painel do Zeev e clique em “novo fluxo de aprovação“.
2. Defina as etapas (ex.: Revisão → Aprovação → Publicação).
3. Atribua os responsáveis para cada fase.
4. Configure notificações (e-mail, WhatsApp, Slack).
5. Salve e ative o fluxo.

Ferramentas e recursos do Zeev para fluxos de aprovação

O Zeev oferece um variedade de ferramentas e recursos que facilitam a criação e gestão de fluxos de aprovação. Abaixo, destacamos os principais recursos disponíveis:

Cadastro de clientes e aprovadores

O Zeev permite cadastrar clientes e aprovadores de forma organizada, garantindo que cada parte envolvida no processo tenha acesso às informações necessárias. Veja como funciona:

• Cada cliente tem sua própria página com histórico de aprovação.

Envio de trabalhos para aprovação

O Zeev oferece múltiplas opções para envio de trabalho, com a finalidade de oferecer flexibilidade e eficiência no processo de aprovação. Essa funcionalidade permite que os usuários enviem materiais para revisão de forma rápida e organizada.

• Envio em lote: permite o envio de vários arquivos simultaneamente, ideal para projetos com múltiplos documentos.
• Envio individual: ideal para revisões específicas de documentos únicos.
• Link de acesso: gera um link exclusivo para que o cliente possa visualizar e aprovar o conteúdo diretamente.

Acompanhamento em tempo real

O acompanhamento em tempo real é uma das funcionalidades mais poderosas do Zeev, pois permite que os gestores tenham visibilidade completa sobre o status de cada aprovação.

• Notificações automáticas: o sistema envia alertas quando o cliente visualiza o conteúdo.
• Status atualizado: mostra claramente se o item está “aguardando aprovação”, “ajustes solicitados” ou “aprovado”.
• Histórico de interações: mantém um registro de todas as ações realizadas no fluxo.

Organização e controle

Esse tópico é fundamental para manter a produtividade. O Zeev oferece recursos avançados para gerenciamento:

• Blocos de trabalho: organiza visualmente os itens pendentes, facilitando a priorização.
• Relatórios de desempenho: fornece dados sobre tempo médio de aprovação e gargalos.
• Filtros personalizáveis: permite segmentar os fluxos por cliente, tipo de documento ou status.

Dicas avançadas

Confira algumas dicas especiais para otimizar fluxos de aprovação abaixo:

Use modelos prá-definidos

O Zeev oferece templates prontos para diversos tipos de fluxos, economizando tempo e garantindo consistência. Esses modelos podem ser personalizados conforme a necessidade do seu negócio.

• Templates disponíveis:
  • Solicitação de férias (RH)
  • Aprovação de orçamento (financeiro)
  • Revisão de conteúdo (jurídico)
  • E muito mais

Automatize notificações e lembretes

A automatização de notificações é fundamental para manter os fluxos de aprovação em andamento. Por exemplo, o Zeev pode configurar alertas para:

• Prazos próximos de vencer (ex.: aprovação pendente há 2 dias)
• Ações necessárias (ex.: o cliente solicitou ajustes no material)
• Confirmações de aprovação (ex.: o documento foi aprovado pelo gerente)

Como configurar no Zeev:

1. Vá em “Configurações de notificação”
2. Selecione “Alertas por e-mail e WhatsApp”
3. Defina os prazos e destinatários

Integre com outras plataformas

A integração com outras plataformas amplifica a eficiência dos fluxos de aprovação. O Zeev permite conexão com: Zapier, DocuSign, Google Drive, MailChimp, HubSpot, entre outras diversas opções que você pode conferir aqui.

Monitore e ajuste os fluxos

O monitoramento contínuo é essencial para identificar oportunidades de melhoria. O Zeev oferece ferramentas poderosas para análise:

• Relatórios de desempenho: mostram tempo médio de aprovação por etapa.
• Identificação de gargalos: destacam etapas que estão causando atrasos.
• Feedback dos usuários: coleta sugestões para melhorias contínuas.

Dica de otimização:

• Revise os relatórios mensalmente
• Ajuste prazos conforme a demanda real
• Simplifique etapas desnecessárias

Comparativo: Zeev vs outras ferramentas de gestão de processos

Ao escolher uma ferramenta para construção de fluxos de aprovação, é importante comparar as opções disponíveis no mercado. Veja, em seguida, alguns exemplos:

Erros comuns na construção de fluxos de aprovação (e como evitá-los)

1. Erro 1: não definir prazos claros
   • Um dos erros mais comuns é não estabelecer prazos definidos para cada etapa do fluxo de trabalho. Isso pode levar a atrasos e falta de responsabilidade.
     • Problema: aprovações demoram porque não há urgência.
     • Solução: use o Zeev para definir prazos automáticos e enviar lembretes.
2. Erro 2: muitos aprovadores no mesmo fluxo
   • Ter muitos aprovadores pode tornar o processo lento e burocrático.
     • Problema: quanto mais pessoas, mais lento o processo.
     • Solução: limite a 2 ou 3 aprovadores por etapa.
3. Erro 3: não usar modelos pré-definidos
   • Criar fluxos do zero consome tempo e pode levar a inconsistências.
     • Problema: fluxos criados manualmente podem ter etapas faltando.
     • Solução: inclua instruções claras em cada etapa.

Como o Zeev pode transformar seu processo de aprovação

A construção de fluxos de aprovação no Zeev traz benefícios significativos para qualquer organização:

• Mais eficiência: redução de 75% no tempo de aprovação
• Mais controle: visibilidade completa do status de cada processo
• Mais conformidade: processos padronizados e auditáveis
• Mais produtividade: menos retrabalho e comunicação mais clara

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