Como facilitar a gestão de contratos da sua empresa?

Toda a empresa precisa lidar com os mais diversos públicos como clientes, fornecedores e funcionários. E para cada um deles existem prazos, especificidades e obrigações a serem cumpridas. Por essa razão, a gestão de contratos pode ser um desafio maior do que se imagina.

No post de hoje falaremos sobre o ciclo de vida de contratos, daremos algumas dicas para esta gestão e falaremos também em como contornar os desafios e escalar esse processo.

Vou começar te contando a história da Paula

Tem sido uma semana bem difícil para ela. A data de faturamento da empresa se aproxima e ainda existem 3 contratos que estão pendentes, ou seja, não poderão ser faturados pois não foram assinados. Um deles ela sabe que está a caminho, sendo transportado por alguma companhia de logística.

O outro contrato depende da assinatura do diretor da empresa dela, ela já o procurou diversas vezes, em sua sala, mas ele viaja demais e por isso é muito difícil encontrá-lo na empresa. O terceiro contrato ficou pendente com uma informação da área técnica, que acabou esquecendo da tarefa e por isso o contrato não avançou ao cliente.

Infelizmente ela terá que anunciar que faltam assinaturas e o faturamento esperado para aquele mês não acontecerá. Todos sabem que não é culpa da Paula, mas quem dará esta notícia terá que ser ela mesma.

Por incrível que pareça o fato dos contratos não assinados ainda não é a pior preocupação. Como se não bastasse isso, a caixa de e-mails dela está lotada e deram a ela uma missão quase impossível. Obter uma informação de um contrato assinado há 4 anos.

Paula não faz ideia de onde este contrato esteja, pois há 4 anos ela não estava na empresa. Ela já perdeu um dia inteiro procurando nas caixas de arquivos e não o encontrou. O problema é que sem este contrato a empresa poderá pagar uma multa milionária. E agora? Quem poderá ajudar a Paula?

É hora de otimizar esse processo!

A Gestão do Ciclo de Vida de Contratos impacta diretamente o lado financeiro do negócio e por este motivo merece uma atenção redobrada. Todas as áreas impactam o budget da empresa, entretanto a área de contratos é quem gerencia tanto a entrada de um novo cliente, fornecedor, funcionário como também a sua saída (cancelamento).

Algumas empresas têm áreas específicas para coordenar todos esses dados e minutas. No entanto, ainda é muito comum encontrar negócios que simplesmente assinam a papelada, engavetam em alguma sala de arquivo e bola pra frente!

Esse comportamento gera todo o tipo de risco e custo financeiro igual aconteceu com a Paula, na história acima. Você só saberá o quanto um contrato é valioso quando de fato precisar dos dados contidos nele. Por este motivo, é essencial que existam iniciativas para a melhor coordenação desses processos. Para te ajudar nisso, eu trouxe dicas valiosas, vem comigo!

Dica 1) Organize muito bem o seu acervo

O acervo dos contratos precisa ser centralizado e ter o seu lugar definido e muito bem organizado. Infelizmente, ainda é muito comum em muitas empresas que eles fiquem na gaveta das áreas de negócio e acabem não sendo encaminhados para os devidos responsáveis.

Além disso, um contrato nunca está sozinho, é necessário que os documentos (propostas, anexos, etc.) o acompanhem em todo o seu ciclo de vida. O que aumenta e muito o volume de papéis armazenados.

Um contrato, por si só, já é um documento valioso. Como eu disse anteriormente, você só perceberá o valor que ele tem quando precisar das informações contidas nele. Algumas empresas acabam terceirizando essa atividade de armazenar e organizar, mas quando precisam de alguma informação.. cricricri. Pode ser que jamais a encontrem.

A verdade é que controlar toda esta papelada manualmente é algo quase impossível de ter total eficácia. O ideal é que você use um sistema que seja capaz de organizar, controlar versões e te trazer informações instantaneamente com alguns cliques. No mercado este sistema é chamado de ECM e popularmente conhecido como GED, Gestão Eletrônica de documentos.

Dica 2) Mantenha a padronização dos contratos

Uma empresa estruturada tem suas minutas de contrato padrão determinadas. Apesar dessa atitude não garantir muita flexibilidade nos acordos, isso é necessário para um bom controle de cada negócio oficializado. Se você possuir muitos tipos diferentes de contratos sem padrão de redação, o trabalho para atender as solicitações da empresa será muito maior. Você perderá mais tempo na execução da tarefa.

Além disso, com a padronização, quando você precisar buscar algum dado, você saberá exatamente onde aquele dado se encontra sem precisar ler as 20 páginas totais do contrato. Neste ponto, a tecnologia pode te ajudar muito. Se o seu contrato for digital (com o uso do ECM como mencionei acima), uma simples busca no texto trará a informação para você, naquele minuto.

Dica 3) Reduza o tempo de elaboração

Todo mundo sabe que o calor do momento faz a venda acontecer. Se você demorar para finalizar e formalizar o negócio, ele pode ir por água abaixo. O ideal é você ter em mãos o contrato, ou ter uma ferramenta que elabore este contrato quando e onde você estiver e precisar.

Já existem empresas que não emitem mais contratos formais. Principalmente na internet quando você diz que aceita os termos de uso, sem ler apenas uma linha. Obviamente que neste caso trata-se de negócios e mercados específicos, mas devemos aprender com eles e simplificar a maneira como nossos contratos são elaborados. Vou te trazer dois exemplos:

Uso de BPMS para a elaboração de contratos

Para diminuir o seu tempo na elaboração do contrato você pode automatizar esta elaboração com um BPMS. Defina os campos necessários em um formulário eletrônico, por exemplo, que podem ser preenchidos por qualquer pessoa. Após a inserção dos dados o próprio sistema faz a geração do contrato (word) para você. E ainda você pode assiná-lo de forma digital.

Uso de BPMS + RPA para a elaboração do contrato

Uma outra tecnologia que está em alta é o uso de RPA integrado ao BPMS. O RPA pode revolucionar a maneira como você edita ou cria um contrato, na verdade ele pode fazer tudo por você! Confira neste post abaixo várias informações sobre BPMS + RPA. O legal é que o RPA é literalmente como se fosse um profissional na execução de tarefas burocráticas e operacionais. Vale a pena ficar por dentro dessa tecnologia e aprender mais sobre ela.

O que é Robotic Process Automation (RPA)

Dica 4) Fique de olho e mitigue todos os riscos

Todo contrato tem um tipo de risco: financeiro, de escopo, de multas, de processos judiciais. Você sabe se a sua empresa já sofreu algum processo ou tem alguma lição aprendida que deveria estar no contrato a fim de mitigar os riscos do negócio?

Riscos sempre irão existir e são inerentes à operação. O maior desafio nesse caso é saber como mitigá-los e ao mesmo tempo não tornar o negócio tão burocrático que a análise do contrato leve mais tempo do que a venda. Você sabia, por exemplo, que assinatura digital de contratos é aceita judicialmente? Essa atitude acelera a sua negociação, elimina trânsito de papéis e ainda é totalmente aceita por lei.

Veja aqui qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital e um vídeo demonstrando o uso da assinatura

Dica 5) Faça um bom gerenciamento de prazos

Um dos principais desafios da gestão de contratos é o controle de prazos. Assim como no caso da Paula relatado no início do post, outras áreas da empresa analisam e executam tarefas que antecedem a formalização do contrato e por vezes tais tarefas atrasam tanto que o contrato que deveria ser assinado dentro do mês, passa a ser assinado somente no mês seguinte.

Com o uso de uma ferramenta de BPMS todos os prazos são controlados e as informações chegam no tempo correto a quem precisar delas. Não existirá mais esquecimento, tampouco prorrogação de prazos. Além disso, quando a Paula (exemplo acima) precisar da assinatura do diretor dela, ela não precisa mais esperar pela presença dele. Basta enviar uma tarefa pelo sistema “Assinar contrato” e não importa onde ele esteja, ele poderá executar a tarefa e o fluxo continuará normalmente. “Ufa, teremos contratos e faturamentos neste mês!” 

Dica 6) Proponha a comunicação e integração de equipes

Muitas vezes os documentos exigem análise, pareceres e feedbacks de diferentes áreas como o jurídico, financeiro, comercial, área técnica, etc. O famoso workflow. Em algumas situações é necessária até a análise do presidente da empresa. Por essa razão é importante manter uma boa integração desses departamentos dentro do ciclo de vida do contrato. Isso facilita a aprovação e consolidação dos acordos de maneira organizada.

Imagine que toda essa rodada de análise é feita por e-mail (o que acontece na maioria das empresas), a chance desse contrato atrasar para ser assinado é grande. A Paula (exemplo do início do post) teve que informar o não faturamento devido ao atraso de assinatura do contrato, mas a culpa não é dela. A culpa não é de ninguém. A culpa é do processo. Quanto mais veloz, mais tecnologia e mais inteligente o processo for, mais dinheiro entra no nosso caixa.

Como a automatização evolui na gestão de contratos?

Na era digital, a gestão de contratos não seria um assunto a ficar fora das inovações, certo? Nos Estados Unidos, por exemplo, o conceito de Contract Life-Cycle Management (CLM) trouxe consigo o uso de normas e tecnologias para melhorar a gestão de contratos.

No Brasil esse conceito foi adaptado para as regras e legislações nacionais e passamos a ter o nosso próprio padrão. Estamos falando da Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (GCVC), que visa simplificar o processo de gestão de contratos nas organizações.

Como lidar com esses desafios de maneira inteligente?

Hoje no mercado existem softwares que oferecem uma melhor gestão desses documentos. Como eu citei acima, uma forte dupla que transforma a realidade do setor de contratos é o ECM e o BPMS.

Com o uso dessas duas ferramentas é possível o acesso rápido e fácil de todas as equipes em cada uma das etapas que compõe a elaboração do contrato e todo o seu ciclo de vida.

Para resumir, é importante lembrar que a automatização não é um custo, mas um investimento. Afinal, além de otimizar a produção e reduzir custos, é possível diminuir as multas e os processos judiciais, não é verdade?

Se quiser saber mais, venha conversar com a gente!