Guia do Lean Office: o que é, como surgiu e como implementar! [Com checklist + vídeo + ferramenta]

Lean Office é a aplicação da filosofia Lean dentro dos escritórios. Ou seja, enquanto no Lean Manufacturing o objetivo é eliminar as perdas de produtividade em fábricas, o Lean office tem como objetivo eliminar desperdícios em processos administrativos, portanto, em escritórios.

Como surgiu o Lean

Antes de mais nada, para falarmos sobre o surgimento do Lean office, precisaremos falar sobre o Sistema Toyota de Produção. Eu, Bruna, fiz Engenharia de Produção e posso te garantir que escutei essa história um milhão de vezes (rsrsrs). Vou resumir, ok?

Após a Segunda Guerra Mundial, Taichii Ohno e Shigeo Shingo, precisaram reinventar a produção da Fábrica da Toyota (Toyota Motor Company). Foi dessa forma que surgiu o famoso Sistema Toyota de Produção, amplamente estudado e utilizado até hoje.

Passando alguns capítulos dessa história, eis que, depois de alguns anos, a fama do Sistema Toyota chegou aos Estados Unidos. Ainda, para complementar esse enredo, em 1990, o livro “A Máquina que Mudou o Mundo” popularizou o termo “Lean Manufacturing“. Por isso, os termos Lean Manufacturing, Sistema Toyota, Produção Enxuta, STP, e alguns outros são todos equivalentes.

Os 7 desperdícios do Lean

Você já deve ter escutado falar sobre os 7 desperdícios do Lean e mais algumas estratégias para eliminá-lo. Essa é a base do Sistema Toyota de Produção. Ou seja, basicamente, o Sistema Toyota trabalha com a eliminação de 7 desperdícios nos fluxos de trabalho. São eles:

1. Processo desnecessário;
2. Movimentação;
3. Estoque;
4. Espera;
5. Transporte;
6. Superprodução;
7. Retrabalho;

Dessa forma, podemos dizer que o Lean surgiu como uma forma de otimizar a produção dentro das fábricas de automóveis japonesas, no pós segunda guerra. E até os dias de hoje é ainda muito implementado e a filosofia seguida por grandes empresas, de diferentes segmentos.

O que é Lean Office?

O Lean Office surgiu, na verdade, oriundo do Lean Manufacturing. Ou seja, são os desperdícios encontrados nas grandes fábricas, adaptados e aplicados a espaços administrativos, como os escritórios. Existem milhares de estudos que mostram a eficiência da aplicação do Lean Office nos escritórios, como uma filosofia de gestão. Neste artigo, trarei várias dicas.

Lean Office e Lean Manufacturing

A imagem acima fala por si só, não é mesmo? Mas, em resumo: os métodos do Lean Manufacturing são aplicados em indústrias para evitar desperdícios na produção/fabricação de itens. Por outro lado, o Lean Office é aplicado dentro dos escritórios para evitar desperdícios no fluxo de informação e na execução das atividades. Ou seja, ambos possuem o mesmo objetivo, mas aplicados a áreas, ou estruturas, diferentes.

Identificação de desperdícios: o duelo entre fábrica x escritórios

Até então, Lean Office e Lean Manufacturing estavam andando lado a lado. partiam do mesmo princípio, tinham o mesmo objetivo e por aí em diante. Contudo, é na hora de identificar os desperdícios que eles começam a se diferenciar. Isso acontece porque o grande problema é que em escritórios é um pouco mais difícil identificar os desperdícios.

Enquanto nas fábricas você consegue visualizar uma máquina parada, ou o estoque crescendo, nos escritórios você não enxerga aquele sistema que você paga e não usa (similar a máquina parada, pois é um recurso que você tem, você paga e você não está usando).

Da mesma forma podemos falar em desperdício por movimentação. Dentro de uma fábrica, fica evidente que você deve aproximar os maquinários a fim de evitar perda de tempo movimentando peças. E nos escritórios? Você consegue mensurar o tempo que você perde indo atrás de alguma assinatura ou buscando algum documento? A espera do elevador e da resposta de alguém? Eu diria que essa é uma resposta bem difícil de se dar…

Quais são os desperdícios relacionados a escritórios, então?

Os desperdícios que podem ser encontrados nos escritórios são inúmeros. Eu ousaria dizer que você certamente já praticou o desperdício hoje e nem se deu conta. Mas, para que isso não aconteça mais na sua rotina, há algumas saídas.

A primeira delas consiste em mapear o fluxo de valor (como veremos mais abaixo) e identificar quais atividades não agregam nada para o seu negócio. E, outra dica de ouro: fique de olho aberto! Preste atenção, também, nos desperdícios que ficam escondidos (espertinhos!), como por exemplo: o potencial dos profissionais de um processo que estão dedicados a outras atividades.

É mais ou menos como a gente controla os recursos da nossa vida pessoal. Não vai mais na academia? Cancele o plano. Está fazendo o menor percurso de casa até o trabalho ou você não busca outras opções de rota? Você está fazendo compras de acordo com a necessidade ou apenas por impulso? Essas perguntas só provam que os desperdícios estão por toda parte.

Alguns exemplos dos desperdícios relacionados a escritórios

Em escritórios temos profissionais do conhecimento, correto? Apesar disso, é nesses locais (escritórios) que vemos uma quantidade infinita de desperdícios acontecendo a todos momento. Veja alguns exemplos:

1) Falta de alinhamento entre atividades executadas e os reais objetivos do processo

São aquelas atividades que você faz, mas não te ajudarão a atingir as suas metas, muito menos os objetivos traçados pela sua área ou empresa. São aquelas atividades que não fazem sentido algum, não entregam valor, que as pessoas nem deveriam fazer, mas fazem porque “sempre foi assim”.

2) Espera

É o tempo em que você fica parado, sem executar alguma coisa, pois precisa de alguma informação que ainda não tem, ou por que precisa da ação de uma outra pessoa. Esse tempo torna o processo lento. Seja uma assinatura, uma aprovação, uma revisão… Tudo que deixa o processo parado sem necessidade real pode ser enquadrado nesse desperdício.

3) Movimentações desnecessárias

É quando você se desloca para buscar alguma assinatura ou informação. Movimentação desnecessária pode estar muito relacionado ao uso do papel. Imprimir papel, preencher formulários à caneta, encaminhar a outro departamento, armazenar o papel e procurar em caixas são movimentações totalmente desnecessárias se estivermos falando do mundo digital atual.

4) Retrabalho

É aquele trabalho que você refaz porque a comunicação não foi eficaz, faltaram detalhes importantes, ou porque as informações que chegaram até você não estavam certas. eu apostaria que você já viveu isso alguma vez.

5) Recursos mal utilizados

Um exemplo é o que você paga e que não usa como: ferramentas, consultorias, impressões, serviços, etc. Até mesmo recursos que você não conhece ou ferramentas online gratuitas, poupariam tempo se você as conhecesse. A modernização e o conhecimento das pessoas é muito importante neste caso.

6) Realização de procedimentos informais

Executar atividades fora do padrão ou sem padrão algum. Gera erro e retrabalho. Quando você não possui um processo padronizado, com instruções, as pessoas ficam perguntando o tempo inteiro “como faz isso?” “como faz aquilo” e gera uma quantidade de vai e vem de informações desnecessariamente.

7) Checagens de trabalho

Muitas verificações e aprovações nas atividades podem ser desperdício de tempo. Se isso acontece na sua empresa, provável que essa realidade seja um gargalo. Pois, você precisa esperar alguma aprovação para seguir em frente, e isso pode significar dias.

Uma forma de minimizar a necessidade de checagens é por meio do uso de checklist. Um bom e velho checklist tem poder, vai por mim! E tem mais um convite: eu fiz um webinar muito legal só falando sobre isso. basta clicar na imagem abaixo para se inscrever e assistir. Prepare a pipoca e divirta-se!

8) Excesso de tarefas no processo

Existem processos com muito “vai e vem” que poderiam ter tarefas reduzidas pela metade. Muitos processos ainda são burocráticos e extensos, sem razão alguma. Para identificar se essa situação acontece com você e com a sua empresa, um caminho é, por exemplo, perguntar “-Por que essa tarefa existe?” Se a pessoa responder: “- Não sei”, esse é um sinal de que há desperdício nesse fluxo de trabalho.

9) Processos manuais

Muitos processos burocráticos executados por pessoas poderiam ser executados pelo uso da tecnologia. Portanto, processos manuais geram muito desperdício de tempo, espera e movimentação. Use os recursos que o mundo digital lhe provém. Pare de atuar operacionalmente  e atua de forma mais estratégica, eliminando o excesso de tarefas manuais.

10) Estoque

Alto volume de informações armazenadas, seu arquivo morto, pilhas de papéis e documentos. Tudo isso com uma pitada (grande) de desorganização.

Por que você deveria implementar Lean?

Antes de seguir, você deve estar pensando: o que é implementar Lean? Pois bem, eu diria que isso significa uma mudança de paradigma, ou de mentalidade. É mudar a forma como, hoje, a empresa vê e organiza seus fluxos de trabalho para uma estratégia que vise a melhoria dos processos.

Sim, é tudo muito lindo! Entretanto, você deve estar se perguntando como começar agora mesmo a identificar e implementar melhorias começando pela eliminação de desperdícios. Estou certa? Mas antes de falar no como eu gostaria de dizer porque você deveria olhar com bons olhos para o Lean Office, veja:

1) Para reduzir a burocracia

Um dos primeiros pontos de melhoria visíveis da aplicação do Lean Office é a redução da burocracia desnecessária. Em outras palavras, ocorre o acúmulo de documentos, papéis e tarefas que não necessariamente auxiliam nos resultados. Assim, pode-se encurtar o processo sem perder a eficácia, garantindo a produtividade.

Exemplo

Em um dos mapeamentos de processos realizados no Inmetro (leia o case aqui), identificou-se que o processo inicialmente era realizado com 103 tarefas. Após a redução dos desperdícios, e ajuda da tecnologia, o processo foi reduzido para 58 tarefas. Ou seja, 44% de redução de atividades. É real!

Outro exemplo é o case do Hospital GHC. Um processo era composto de 700 etapas e com a eliminação de desperdícios passou a ter 566 etapas. Ou seja, 134 tarefas foram eliminadas.

2) Para conhecer o seu processo

O Lean Office incentiva o mapeamento do fluxo de valor do processo, de forma a conhecer a rota dos processos existentes na empresa. Ao observar o fluxo de valor, pode-se perceber todas as etapas, desde o início do processo até a entrega ao cliente final. Ou seja, você começa a ter uma visão total do que está ocorrendo.

Exemplo

O processo de concessão de créditos para compra de automóveis da Interfile era realizado em 8 dias. Desde o envio da documentação pelo operador bancário até a análise detalhada do documento.

Entretanto, eu te pergunto, o que gera valor para o cliente nesse processo? Qual o fluxo de valor desse processo? A espera deixa o cliente feliz ou insatisfeito? A movimentação de papel gera valor para o cliente? A espera pode gerar a desistência do cliente?

Sabem o que eles fizeram? Eliminaram todos os desperdícios do processo e enxergaram o fluxo que gera valor para o cliente, otimizando o fluxo que gera valor para a empresa, e fizeram com que um processo que durava 8 dias passasse a durar 30 minutos. E assim, antes mesmo de ir embora da concessionário o cliente já tem seu crédito aprovado, ele não precisa mais voltar daqui uma semana. É verdade, leia o case aqui.

Isso sim é Lean! Escritório Lean! Processo Lean! É resultado. É produtividade. Ser Lean não é somente implementar 5S, ser Lean é mostrar que a empresa pode fazer muito mais!

3) Para melhorar sempre!

O Lean Office, como metodologia, leva a melhoria contínua, por meio de análise de métricas e avaliações constantes. Se a sua empresa quer implementar Lean Office é bem provável que ela começará a enxergar pontos de melhorias constantes. Como resultado, isso é ótimo!

Passo a passo para implementar Lean no seu escritório

O sistema que deu origem ao Lean Office, implementado pela Toyota, sistematizou sete categorias de desperdícios visuais para reduzir os problemas na empresa. Mas, quando falamos em rotinas em escritórios, como fazer para identificar esses pontos, principalmente pela dificuldade de quantificar esses elementos? Veja:

Passo 1) Identifique o fluxo de valor no seu escritório

Algumas pessoas podem conhecer o mapeamento do fluxo de valor por VSM, que em inglês significa value stream mapping. Na prática significa que você deve fazer um mapeamento do seu processo (veja o passo a passo para mapear processos aqui ou se quiser saber o que é mapeamento veja neste outro post aqui).

Ou seja, você identifica o mapa atual e o mapa futuro. Para quem é fã de BPM, nada mais é do que o “as is” e o “to be“ do mapeamento.

É a partir do mapeamento que será possível avaliar o que está em consonância com os objetivos estratégicos traçados no plano de negócios e o que é desnecessário. Ou seja, você identifica as atividades que são essenciais e geram valor para o cliente e aquelas que não geram valor (desperdício).

Fluxo de valor e jornada do cliente

Você pode identificar o fluxo de valor pensando na jornada que o cliente faz desde encontrar a sua empresa até tornar-se o seu cliente. Em outras palavras, você vai especificar o valor pelo ponto de vista do seu cliente. 

Lembre-se que você irá encontrar atividades que geram valor para o cliente e atividades que geram valor para a empresa. Algumas atividades que geram valor para a empresa talvez não poderão ser eliminadas.

Passo 2) Elimine desperdícios

Agora que você sabe o que de fato contribui para a empresa, é hora de realizar o enxugamento. Elimine ou reduza aquilo que tem se mostrado desperdício, de forma a manter o ambiente de trabalho organizado e os processos produtivos e eficientes. Torne o seu processo inteligente.

Tão importante quanto isso é encontrar formas de otimização que ainda não são aplicadas, pensar fora da caixa. Eu sempre digo que mapear por mapear é um erro que jamais deveria ser cometido. O mapeamento do fluxo de valor deve servir para implementação de melhorias reais. Portanto, elimine tarefas do processo!

Melhorias reais tais como investimentos em tecnologias de automação que possam transformar o seu negócio.

Passo 3) Mantenha o ciclo da melhoria contínua

Acima de tudo, o Lean Office incentiva a busca pela melhoria contínua dos processos, sempre visando encontrar formas de otimizar. A melhoria contínua fica mais fácil quando se estabelece métricas de desempenho de processos e análise constante, avaliando se as mudanças efetivadas estão surtindo o efeito esperado. Dessa forma, estamos rodando o famoso PDCA.

Checklist para te ajudar com a eliminação de desperdícios

Para ajudar você a eliminar o que está causando problemas no seu processo, nós criamos um checklist. Milhares de pessoas já fizeram download deste material. Por isso, eu tenho certeza que ele pode te ajudar a enxergar oportunidades para melhorar o processo e buscar mais produtividade.

Produtividade é a chave do sucesso!

Um dos principais desafios de uma empresa é manter a produtividade, evitar desperdícios e garantir a máxima eficiência. Portanto, se isso parece complicado para você, saiba que existem metodologias que, quando aplicadas da maneira correta, podem ser de grande ajuda para alcançar esse objetivo. Uma delas é o Lean Office.

Sei o quanto é difícil identificar desperdícios no ambiente administrativo. Como eu disse anteriormente, em uma fábrica, por exemplo, fica evidente quando uma máquina está parada ou quando é produzido mais que o estoque necessário. Mas, e nos escritórios? Como evitar desperdícios e ter mais produtividade?

Uma ferramenta que vai ajudar você a ter um Lean Office!

Sim, não só de teoria e exemplos esse texto é feito. Para ajudar você, eu compartilhar uma ferramenta que eu sei que pode tornar o seu dia a dia no escritório – e até mesmo no home office – mais eficiente e produtivo. A ter um escritório enxuto, baseado no Lean Office. O nome dessa ferramenta é Zeev!

Zeev garante que o fluxo de trabalho flua de forma automatizada entre os integrantes da equipes e das demais áreas, com processos padronizados. Você pode mapear e criar seus fluxogramas, ou já sair utilizando os mais de 400 fluxos existentes. Você também consegue fazer a gestão do conhecimento dentro da sua empresa por meio da inclusão de políticas, normas, manuais, instruções de trabalho e muito mais.

Sem falar na possibilidade de anexar documentos aos processos, fazendo com que toda a informação importante fique devidamente centralizada no processo a que diz respeito. Nós costumamos dizer que esse é o casamento perfeito entre processos e documentos. Agora, posso dizer que é o meio certo para você implementar o Lean Office na sua organização.

Para saber mais do Zeev e descobrir tudo que essa ferramenta pode fazer por você, basta clicar aqui!

Implementar 5S também é um caminho para ter um Lean Office!

Um pouco mais difícil de ver resultados imediatos, mas que pode sim ajudar você a ter um escritório enxuto e inteligente. O 5S faz parte do Sistema Toyota e consequentemente faz parte do Lean. Eu fiz um texto super completo com dicas e até checklist disponível para download. A maioria das empresas de grande porte da indústria têm programa de 5S implementado. Ou seja, não é bobagem. É super importante. Leve a sério. O texto se chama: 5S: O que é e como implementar.

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Espero que vocês tenham gostado do post de hoje.

Milhares de pessoas leem o que eu escrevo aqui. Com o propósito de me aproximar de vocês, leitores, eu quero trazer frases que eu encontro em minhas leituras e que de alguma forma me comovem.

A frase de hoje é de Charles Darwin: “Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente. Quem sobrevive é o mais disposto à mudança”.

Um abraço, pessoal!

Até mais,