Trabalho remoto: o que aprendemos trabalhando há dois anos home office

A SML começou a implementar home office em meados de 2016, com um projeto piloto e, naquela época, foram selecionados dois colaboradores de cada área que poderiam combinar com o seu gestor um dia na semana para realizar o home office. A experiência deu tão certo que hoje todas as equipes da Zeev

já trabalham com o home office como prática do dia a dia.

Atualmente, essa prática já faz parte da cultura da empresa. Mas o que nos levou a propor essa modificação no nosso ambiente de trabalho? O que nossos colaboradores acham? E nossos gestores? Acompanhe o post e descubra quais são os nossos segredos para ter tido esse sucesso!

Um pouco sobre a nossa caminhada

Em 2017 éramos assim:

• Trabalhávamos com profissionais em 2 capitais: Rio Grande do Sul e São Paulo;
• Possuíamos 2 escritórios próprios (cerca de 650 metros quadrados);
• Éramos 50 pessoas;
• As equipes eram divididas entre as capitais Rio Grande do Sul e São Paulo;
• O deslocamento dos colaboradores até o escritório era muito longo, muito trânsito;
• As pessoas acordavam cerca de três horas antes do início da jornada.

Em 2020 somos assim:

• Trabalhamos com profissionais em: Rio Grande do Sul, São Paulo, Rio de Janeiro e Paraná;
• Não possuímos mais escritórios próprios, usamos espaços de trabalho compartilhados – Coworking;
• Somos, mais ou menos, 70 profissionais;
• Os colaboradores trabalham entre 4 a 5 dias de “home office” por semana;
• Hoje, se eles quiserem, podem acordar 15 minutos antes do início da jornada.

Por que resolvemos implantar o trabalho remoto?

Resolvemos tomar esta iniciativa baseados em 3 vontades: melhorar a qualidade de vida das pessoas, buscar mais talentos no mercado e… simplesmente porque queríamos mudar, inovar, testar algo novo. A SML tem no DNA essa questão de inovação, os nossos gestores são sedentos por modernidade. Portanto, estão sempre dispostos a implementar o melhor.

1. Melhorar a qualidade de vida das pessoas

Especialmente em São Paulo, algumas pessoas chegavam a perder mais de 6 horas por dia em deslocamento (3 horas de ida e mais 3 horas de volta). Além da perda de tempo, o estresse era algo inevitável. Com a implementação do home office, quem começa a sua jornada às 9 horas da manhã pode acordar às 8:45 se quiser.

Sem estresse, sem horas perdidas em trânsito e com mais horas de sono, estimávamos o aumento da produtividade. Era em busca disso que estávamos. Criar um ambiente de trabalho mais produtivo, eliminando o que deixa nossos colaboradores lentos, que impacta na produtividade.

Além disso, empoderá-los para serem responsáveis por suas entregas e estarem alinhados às práticas de accountability, agindo como donos do negócio e sempre abertos ao aprendizado e melhoria contínua.

2. Buscar e reter talentos

Deixamos de ficar presos a localização. Antes, nosso foco era em profissionais que estavam localizados nas capitais, e regiões próximas, do Rio Grande do Sul e de São Paulo. Porém, com a flexibilidade do local para trabalhar, abrimos o leque e começamos a buscar talentos sem restrição de localização. Ou seja, aumentamos a possibilidade de contratação nos demais estados do Brasil. Incluindo aqueles estados que ainda não tínhamos escritórios.

3. Inovar

Usamos a mensagem que inovação está no nosso DNA. E, de fato isso é uma verdade. Falando em verdade, vou colocar aqui a nossa verdade número 8. A saber: “Encorajamos o aprendizado e a melhoria contínuos. Valorizamos o experimentar, errar e acertar. Estudo, investigação e análise são as bases da nossa criação.”

Essa verdade número 8 reflete o que vivemos. Reflete a vontade de testar o trabalho remoto “…experimentar, errar e acertar.” 

Como funcionava no início (entre 2016 e 2017)

No início, em meados de 2016, implementamos o projeto piloto. Para isso, foram selecionados dois colaboradores de cada área que poderiam combinar com o seu gestor um dia na semana para realizar o home office.

Posteriormente, em 2017, avançamos e abrimos possibilidades para mais colaboradores. Mas, ainda, trabalhar em casa era um benefício controlado. Ou seja, você só poderia fazer home office se atendesse a lista de restrições. Por exemplo: não estar em período de experiência, ter aprovação do gestor, ter notebook, assinar termo de trabalho remoto e algumas outras restrições que eu nem lembro mais.

Como funcionava entre 2017 e 2018

Em meados de 2018 já tínhamos a implementação disseminada por quase toda a empresa. Naquela época, brincávamos e dizíamos que a pessoa estava de “home folga”, sabe por quê? Porque ainda não tínhamos as ferramentas necessárias para controle de produtividade, comunicação eficiente, etc.

O próprio relógio ponto ainda não era digital online. Por exemplo, algumas pessoas que usavam muito o telefone ainda não podiam trabalhar em casa porque estavam “presas ” aos seus ramais.

Como funciona agora (entre 2019 e 2020)

Bem, hoje podemos dizer que estamos a todo vapor! Temos todos os processos, expertise, controles e ferramentas para desempenhar plenamente todas as atividades de maneira descentralizada e remota. Inclusive, já temos equipes que trabalham 100% remotas. É uma conquista e um motivo de orgulho.

Hoje, nós não usamos mais a palavra home office. Nós trocamos por anywhere office! Pois, você pode trabalhar de onde quiser: da praia, da casa da vizinha, da tia, da vó, do café, do shopping… de qualquer lugar que tenha internet!

O colaborador também pode ir para o escritório, se quiser

Nós entendemos e aprendemos que nem todos se adaptam. Pensando nisso, respeitamos a opção daqueles que preferem trabalhar presencialmente. Assim, as equipes que desejarem podem realizar suas atividades nas instalações da empresa. O trabalho presencial é realizado em um ambiente de trabalho descontraído, dinâmico e que dá total liberdade para que o colaborador execute suas tarefas da forma que se sentir mais à vontade e considere mais produtiva.

Cultura

Poderíamos fazer um texto só falando sobre cultura. Pois, é um assunto imenso. Para começar, o nome SML já mostra que mobilidade e liberdade são parte dos valores da empresa.

Ressalto que, quando falamos de cultura não é a cultura que fica escrita no manual. É a cultura verdadeiramente aplicada. Até porque, cultura é o que a empresa respira e faz no dia a dia. As suas decisões devem sempre ser baseadas na cultura. Criamos uma cultura forte. Além dos valores, criamos as 11 verdades da Zeev, para fortalecer ainda mais essa construção.

O que era importante antes do home office

• Pontualidade;
• Cumprimento da carga horária;
• Adesão aos padrões da empresa;
• Avaliação anual.

O que passou a ser importante depois

• Tarefa entregue;
• Projeto entregue;
• Qualidade da entrega;
• Avaliação trimestral;
• Feedback mensal / semanal.

Gestão – Gerencie o sistema, não as pessoas

Entre Gestão 1.0, Gestão 2.0 e Gestão 3.0, optamos pela terceira. Isto é, implementamos uma Gestão 3.0. Para quem quiser saber mais sobre isso, segue o link do management 3.0. Na gestão 1.0, a hierarquia é muito forte, um manda e outros seguem, muito monitoramento e substituição de pessoas.

Todavia, na gestão 2.0 a hierarquia se mantém, as pessoas começam a ser os ativos valiosos e os líderes são referências. Entretanto, na 3.0 a equipe é autogerenciada, possui e conhece os limites de autonomia, bem como as regras a serem seguidas.  Foi a gestão 3.0 que nós escolhemos.

Antes

Antes do trabalho remoto ser implementado, existiam mais níveis hierárquicos. Ou seja, era uma gestão tradicional, chefe ou gerente responsável por toda a equipe.

Depois

Depois da implementação do home office, com equipes autogerenciadas, os níveis hierárquicos diminuíram. Com o intuito de facilitar os trabalhos, matriz de responsabilidades foram criadas. A gestão passou a ser transversal orientada a processos. Muitas decisões são realizadas pelo próprio time.

Como a equipe sabe o limite da autonomia?

Para que a equipe tenha liberdade de atuação sem erros, é necessário mostrar quais são os limites da autonomia. Uma das técnicas usadas pela Zeem foi o Delegation-poker (também parte do Management 3.0). Com esta técnica você deixa claro quem toma a decisão e em quais casos.

A fim de não me estender com este assunto (poderia fazer um texto falando só sobre o delegation poker), eu encontrei um artigo na internet que explica bem como fazer o delegation board para a sua equipe. Leia, vale a pena!

Como era antes do trabalho remoto ser implementado

• Avaliação comportamental;
• Avaliação técnica;
• Plano de desenvolvimento individual;
• Líder manda, equipe segue.

Depois da implementação

• OKR (metas) corporativa;
• OKR do time;
• E, algumas vezes, OKR pessoal;
• A delegação e responsabilidade depende da tarefa a ser realizada, uso do delegation poker.

Accountability – responsabilidade por resultados

Existiu um momento (festa de final de ano de 2017) em que começamos a falar muito este termo “Accountability”, e ele é usado até hoje. Queremos e precisamos que nossos colaboradores tenham o senso (individual ou coletivo) de responsabilidade por resultados.

Além disso, nossa verdade número 10 diz: “Entendemos que cada indivíduo é responsável por seu destino. Estimulamos que cada um tome para si as rédeas de seu desenvolvimento, profissional e pessoal, não esperando que alguém o faça”.

Isso significa que, precisamos que as pessoas se sintam donas, responsáveis e parte da empresa. Eliminamos o vitimismo e trazemos o protagonismo! Existiu todo um trabalho grande do RH para a evangelização dessa questão de “Accountability”.

Monitoramento do clima organizacional

Antes da implementação do trabalho remoto, aplicávamos pesquisa de monitoramento do clima anualmente. Após essa transformação da empresa notamos a necessidade de monitorar mais de perto o sentimento das pessoas e como elas estão se sentindo em relação a diversos pilares da empresa.

Por exemplo, atualmente, todas as quartas-feiras é disparado a pesquisa para sabermos qual a percepção do colaborador sobre: feedback, justiça, liderança, estrutura, relacionamento, desenvolvimento profissional, bem-estar, entre outros. Para fazer essa pesquisa utilizamos a ferramenta chamada Pulses. 

As ferramentas que usamos para possibilitar o trabalho remoto

Pois bem, como comentei no início deste post, a caminhada para chegar até aqui foi longa. Aproximadamente 3 anos. Ao passar deste tempo fomos encontrando as melhores ferramentas para nós. Vou listar aqui:

1) Migramos tudo para a nuvem

Arquivos, documentos, contratos, códigos-fonte, planilhas, sistemas, tudo foi para a nuvem. Criamos uma realidade de dependência mínima possível de VPN, e dependência zero de estar no escritório.

2) Comunicação por escrita – Não usamos e-mails internamente

A comunicação escrita também acabou mudando. Não existe mais comunicação por e-mail internamente. Toda a comunicação ocorre por ferramentas conversacionais, como Slack e MS Teams.

3) Comunicação por áudio

Para complementar a comunicação escrita, existe muita troca de áudios, em grupos, times e chats privados. Isso significa que, quando um assunto é extenso demais para escrever, optamos pela comunicação por voz. O MS Teams permite que você envie mensagens de voz. Em casos urgentes, utilizamos os grupos de Whatsapp.

Para realizar chamadas por telefone (telefone é algo pouco usado também), usamos a ferramenta 3cx instalada nos computadores. O 3cx é usado somente para ligações externas. Para ligações internas usamos a ferramenta de comunicação oficial que é o MS Teams.

4) Comunicação por vídeo

Para gravar vídeos rápidos, com a gravação da tela do computador, a fim de apresentar ideias, colocar pontos para discussão, realizar apresentações internas, usamos useloom.com.

Para realizar reuniões internas e externas, usamos MS Teams e Whereby.com (antigo appear.in).

5) Gestão dos processos

Todos os processos da SML (compras, processos de RH, férias, reembolso de despesas, contratos, admissão, etc) são gerenciados pela nossa plataforma chamada Zeev. Pois, no Orquestra, existem mais de 400 processos que podem ser usados. Com o Orquestra a gente consegue ver status de ações, responsáveis por ações, alçadas de aprovações e o workflow inteiro do processo. É fantástico! Podemos solicitar qualquer coisa estando em casa! Ou em qualquer lugar.

6) Gestão de projetos

Para fazer a nossa gestão de projetos, tanto projetos de clientes como projetos internos, usamos duas ferramentas: Azure DevOps  da Microsoft e também o Asana.  As equipes podem escolher qual utilizar, não existe nenhuma restrição ou regra.

Dica de leitura extra: O que é DevOps e como funciona?

7) Gestão dos documentos

Para fazer a gestão e armazenamento de documentos, (armazenamento de informações legais, por exemplo), utilizamos a nossa ferramenta Zeev ECM. Assim, não existem gavetas com papéis físicos, 99% dos documentos são digitais e ficam armazenados dentro do Zeev ECM. O Orquestra é na nuvem, isso facilita para que tenhamos acesso a ele e aos documentos armazenados para consultar quando quiser.

Principais desafios que enfrentamos

O principal desafio que enfrentamos, por mais incrível que pareça, foi o desligamento das pessoas. Ou seja, o turnover inicial foi maior do que esperávamos. As pessoas não se adaptaram. Nós temos mais de 20 anos de história e muitos colaboradores estão conosco há anos. Quando aconteceu essa mudança de cultura e de modo de trabalho, infelizmente, alguns não se adaptaram e solicitaram desligamento.

Um segundo ponto foi o relacionamento interpessoal. Momentos que tínhamos de integração consequentemente diminuíram. Para minimizar este impacto, as festas de aniversariante do mês foram mantidas, para incentivar o contato mais próximo pelo menos uma vez por mês.

Para dar certo, desapegue de alguns pensamentos

A fim de mudar o seu pensamento, promova uma relação baseada na confiança e liberdade. O profissional que não se dedica às atividades fora da empresa, não se dedicará dentro da empresa. Isso não muda. Você nunca conseguirá controlar as pessoas. Por isso, a cultura passa a ser a principal chave do sucesso.

Desapegue de horários, flexibilize! O que importa são as entregas. As metas. A performance do time. Encontre meios para medir isso. Lead time, SLA de atendimento, OKR. Aquelas pessoas que devem atender em horários específicos e comerciais estarão, porque elas são responsáveis (confiança de novo aqui, viu?!). A empresa deixa de ter o papel atuante no trabalho do colaborador e passa a confiar em sua capacidade de autogerenciamento.

Algumas referências importantes

Caso você esteja começando a adotar o trabalho remoto na sua empresa, aconselhamos a leitura de duas referências que foram super importantes para nossos gestores. São elas: REMOTE: Office not required e  Zapier’s guide to working remotely.

Home office e as nossas verdades

A prática do home office está totalmente alinhada às nossas verdades. Valores como mobilidade, autonomia, confiança devem ser praticados diariamente a partir do momento que a empresa permite que seu colaborador realize o trabalho à distância.

Em contrapartida, contamos com o comprometimento de todos para que os prazos sejam cumpridos e os projetos entregues, garantindo a satisfação de nossos clientes.

O que dizem nossos colaboradores

Após dois anos dessa mudança em nosso dia a dia, os resultados apresentados foram muito positivos – tanto para os gestores como para os funcionários. Focamos na qualidade de vida e satisfação de nossos trabalhadores e os benefícios para a empresa já são perceptíveis.

“Certa vez li em um livro que é melhor investir em colaboradores do que em publicidade, pois eles são a primeira fronteira para a lealdade dos clientes. Quando me deparei com a oportunidade que a SML oferecia, dando a liberdade de empreender, se autogerenciar, automaticamente associei os valores da empresa com esse trecho do livro chegando à conclusão de que era exatamente o que eu buscava. Isso impactou de forma positiva na minha vida pessoal e profissional. O home office que a Zeev disponibiliza me permite ser o desenvolvedor com qualidade de vida que sempre sonhei. Os recursos que eu gastava para me deslocar 2 vezes por dia durante 5 dias por semana agora podem ser investidos em evolução, obtenção de conhecimento. Posso focar em projetos, clientes, otimização de resultados e ainda estar mais próximo da minha família.”

Erick Prado – Analista Programador

E o que dizem nossos gestores

Os gestores também já enxergam os benefícios, tanto para as suas equipes como para a gestão como um todo.

“O home office deu mais liberdade para o time realizar o seu trabalho. Quem trabalha remoto consegue preparar melhor o ambiente ao redor e criar condições de se concentrar e focar no que precisa ser feito. Além disso, não é necessário enfrentar o trânsito caótico das grandes cidades. Tudo isto se traduz em ganho de produtividade.“

Leonardo de Quadros Luzzatto – Gerente de P&D, Inovação BPM e ECM

Mudança positiva para ambos os lados

No início, houve quem pudesse discordar ou ficar desconfiado de que não daria certo. Contudo, ao passar do tempo, todos puderam ver que os acertos eram maiores do que os erros e que no final todos sairiam ganhando. Hoje, nossos funcionários têm total liberdade para definirem como preferem fazer o home office. 

Essa transformação na rotina de trabalho de todos os colaboradores é mais uma etapa de toda a transformação cultural que a SML Brasil passou. O home office está totalmente de acordo com nossas verdades e com o que praticamos em nosso dia a dia. Apostamos no colaborador e desenvolvemos com nossas equipes uma relação de confiança.

OBS: Este texto foi produzido, inicialmente, pela nossa Coordenadora de RH, quem iniciou a implementação de home office na SML Brasil: nossa querida Caroline Rosalino (https://www.carolinerosalino.com.br/). O texto foi atualizado e mudou de autoria, passando para nosso Diretor Rafael Bortolini.