Gestão do tempo: 8 dicas valiosas para melhorar a sua!

Gestão do tempo é como decidimos usar o tempo que temos para maximizar nossa produtividade e alcançar certos objetivos de curto e longo prazo. Ela pode ser caracterizada com um processo de organização e priorização das tarefas no nosso planejamento, para que sejamos mais produtivos e eficientes. A gestão do tempo é simples no conceito, mas pode ser complexo colocá-la em prática de forma eficiente. Este texto vai trazer 8 dicas super valiosas sobre como você pode começar a fazer uma melhor gestão do seu tempo!

O famoso “eu não tenho tempo para nada”, será mesmo? 

Você já se perguntou por que algumas pessoas parecem ter tempo suficiente para realizar suas tarefas e metas diárias, enquanto outras sempre pulam de uma tarefa para outra e parecem nunca fazer nada?  Você acha que a razão é que algumas pessoas têm menos coisas para fazer? 

A resposta é: não, eles não têm menos coisas para fazer (na maioria das vezes, também não podemos generalizar). O que acontece é que essas pessoas são muito mais propensas a gerenciar seu tempo de forma mais eficaz e implementar estratégias de gerenciamento de tempo.  
Tenho certeza de que na sua rotina, em algum momento você já deve ter parado para pensar:

• Não tenho tempo; 
• Não sei com o que desperdicei o dia; 
• Nossa, o dia passou voando e eu não fiz nada! 
• Minha lista de tarefas hoje não rendeu; 
• A manhã não deu certo para mim… 

Estas são frases que muitas pessoas que estão lendo vão se identificar. E todas giram em torno de: como melhorar minha produtividade e administrar melhor o tempo que dedico ao meu trabalho. 

Bem, todos nós queremos aproveitar ao máximo as 24 horas do nosso dia. No entanto, algumas pessoas alcançam maior produtividade, sucesso e qualidade de vida do que outras. 

Pensando nisso, listei 8 dicas valiosas para que você consiga fazer uma melhor gestão do seu tempo! E, com isso conseguir cumprir com seus objetivos diários e ter tempo para descansar, passear e viver uma vida feliz.

1. Descubra onde você está desperdiçando seu tempo

No dia a dia, é muito fácil ficarmos presos aos chamados “ladrões do tempo”, atividades que acabam roubando preciosas horas que poderiam ser mais bem aproveitadas. Uma pesquisa da Atlassian revelou que, em média, 31% das pessoas passam mais de duas horas diárias em atividades improdutivas sem perceber. Por isso, é importante parar e identificar quais são esses ladrões de tempo para você.

Exemplos de ladrões do tempo

• Redes Sociais: Aplicativos como Instagram e TikTok podem consumir até três horas diárias do seu tempo.
• WhatsApp: As mensagens frequentes podem ser uma grande distração, reduzindo sua produtividade.
• E-mails: A verificação constante de e-mails pode interromper o fluxo de trabalho e reduzir sua concentração.

Estudos mostram que essas distrações não só afetam a produtividade, mas também dificultam a concentração, fazendo você levar até 23 minutos para voltar ao foco original após ser interrompido (fonte: University of California, Irvine).

2. Aprenda a distinguir entre urgente e importante 

Uma das habilidades mais valiosas na gestão do tempo é aprender a diferenciar as tarefas urgentes (que precisam ser executadas imediatamente) das tarefas importantes (que podem ser planejadas e realizadas mais tarde). Segundo a matriz de produtividade de Eisenhower, entender essa diferença é essencial para aumentar a eficiência e reduzir o estresse.

Como diferenciar tarefas urgentes e importantes

• Urgentes: Tarefas que necessitam de atenção imediata, como atender uma ligação do escritório. Se não forem realizadas rapidamente, podem trazer consequências negativas.
• Importantes: Atividades que contribuem para seus objetivos de longo prazo, como ler e-mails e planejar projetos. Essas tarefas podem ser realizadas em um momento oportuno.
• Não Urgentes e Não Importantes: Olhar para o feed do Instagram no horário de trabalho, por exemplo, não é nem urgente nem importante e pode ser deixado para depois.

Essa distinção ajuda a planejar tarefas com mais eficiência, minimizar distrações e maximizar os resultados.

Dicas para melhorar a priorização

Evite Multitarefas: Focar em uma tarefa importante por vez pode aumentar a qualidade do trabalho e a produtividade.
Utilize a Matriz de Eisenhower: Divida suas tarefas em quadrantes para determinar o que deve ser feito primeiro.
Liste as Atividades Diárias: Fazer uma lista de tarefas ajuda a identificar o que é urgente e o que pode ser feito depois.

3. Crie um plano diário 

Começar o dia com um plano bem definido é essencial para garantir que suas atividades estejam alinhadas com suas metas semanais. Use os primeiros 30 minutos do dia para criar uma lista de tarefas diárias que se encaixam no plano semanal e defina as prioridades de entrega.

Como criar um plano diário eficiente

• Estabeleça Prioridades: Se você tem 20 tarefas para um determinado dia, avalie quais delas são realmente necessárias para serem realizadas naquele dia e quais são cruciais para serem entregues no momento.
• Identifique Impactos: Pergunte-se se alguma tarefa impacta outras atividades ou pessoas. Atividades que afetam outras equipes geralmente devem ser priorizadas.
• Quebre Grandes Tarefas em Etapas: Divida grandes tarefas em pequenas etapas que sejam mais gerenciáveis ao longo do dia. Isso ajudará a evitar a sensação de sobrecarga.

Estudos mostram que estabelecer uma lista clara de tarefas logo no início do dia pode aumentar a produtividade em até 25% (fonte: American Psychological Association). Planejar bem o dia ajuda você a se concentrar nas atividades mais importantes, evitando dispersão e maximizando a eficiência.

4. Projete rotinas e tente cumprir

Embora imprevistos sempre possam surgir durante a jornada de trabalho, você será muito mais produtivo se se acostumar a seguir rotinas de trabalho na maior parte do tempo. Faz parte da gestão do tempo saber projetar e cumprir as atividades planejadas.

Para a maioria das pessoas, criar e seguir uma rotina permite que elas gerenciem melhor seu tempo e façam as coisas do dia. Existem algumas técnicas que auxiliam você a realizar as atividades de forma mais focada, como por exemplo e técnica Pomodoro.

5. Organize seu ambiente de trabalho 

Um ambiente bagunçado causa falta de concentração e faz você perder o foco. Isso é um fato! E quando não estamos focados, é mais provável que gastemos mais tempo do que o necessário em nossas tarefas diárias de trabalho. 

Para evitar isso, é importante manter nossa mesa e nosso ambiente de trabalho em ordem e organizados, sem pilhas de papéis ou muitos objetos que possam confundir a nossa mente.

Uma dica aqui é: comece arrumando a sua mesa, olhe para ela e veja o que realmente é importante deixar ali. Depois, em um outro dia olhe para uma das suas gavetas, para uma prateleira ou um armário! A organização vai ajudar você a ter uma melhor gestão do seu tempo e a ser muito mais produtivo. 

6. Tente não procrastinar 

A procrastinação é um dos principais inimigos do gerenciamento adequado do tempo e pode prejudicar muito a sua produtividade. Se você se pegar procrastinando ou dando desculpas para não fazer algo, pergunte a si mesmo o motivo. Tente identificar a causa raiz, como falta de clareza sobre a tarefa, medo de não ser perfeito ou sobrecarga de trabalho.

Estudos mostram que uma das principais causas da procrastinação é a sensação de estar sobrecarregado com muitas tarefas. Quando acumulamos tarefas que adiamos, acabamos criando uma bola de neve, o que pode gerar ainda mais estresse e ansiedade.

Dicas para combater a procrastinação

• Divida as tarefas em partes menores: Enfrentar uma tarefa grande pode ser intimidante. Dividi-la em partes menores e mais gerenciáveis pode ajudar a dar o primeiro passo.
• Use a técnica Pomodoro: Trabalhe em blocos de 25 minutos seguidos de uma pequena pausa. Isso ajuda a manter o foco e evita a sensação de sobrecarga.
• Estabeleça prazo para cada tarefa: Definir um prazo específico pode aumentar a pressão positiva e ajudar a evitar adiamentos.
• Comece pelas tarefas mais simples: Realizar uma tarefa simples logo de início pode criar um impulso positivo para seguir com outras atividades.

Reflita sobre seus hábitos e busque entender o que está levando você a procrastinar. Ao mudar esses padrões, você consegue aumentar sua produtividade e reduzir o estresse ao final do dia.

7. Não faça mil coisas ao mesmo tempo 

Em geral, não há muitas pessoas que consigam fazer várias coisas bem ao mesmo tempo. Isso acontece porque a mente vagueia e é difícil reorientar nossas tarefas. Além disso, começar uma tarefa e não finalizar acaba sendo improdutivo e fazendo com que não sejamos eficazes. 

E, na maioria das vezes, quando fazemos mais de um coisa ao mesmo tempo é isso que acaba acontecendo: começamos as tarefas e acabamos não conseguindo finalizar todas. É muito mais eficaz terminar uma tarefa antes de passar para outra. Se você tiver que lidar com muitas tarefas diferentes, tente agrupá-las e realizar tarefas semelhantes em sequência. E lembre-se sempre: priorização é muito importante neste momento.

A priorização das tarefas e o respeito pelos ritmos de trabalho adequados permite aumentar o volume de trabalho realizado e maximizar o desempenho obtido. 

8. Aprenda a delegar 

Delegar é uma habilidade difícil para muitas pessoas, pois há uma tendência de querer fazer tudo sozinho. No entanto, essa mentalidade limita sua produtividade e dificulta o gerenciamento do tempo.

Quando você não delega, acaba acumulando tarefas que poderiam ser realizadas por outros, impedindo que se concentre em atividades estratégicas. Delegar é essencial para distribuir a carga de trabalho de forma eficiente.

Benefícios de delegar tarefas

• Aproveitamento do potencial da equipe: Delegar permite que outros desenvolvam suas habilidades e assumam responsabilidades.
• Mais tempo para atividades estratégicas: Ao delegar tarefas operacionais, você pode focar em atividades que exigem mais planejamento.
• Redução de estresse: Compartilhar responsabilidades evita sobrecarga e reduz o risco de burnout.

Como delegar de forma eficiente

• Escolha a pessoa certa: Delegue a tarefa para alguém com as habilidades necessárias.
• Comunique-se claramente: Explique o que precisa ser feito, os prazos e os resultados esperados.
• Confie no processo: Depois de delegar, confie na pessoa e evite microgerenciar.
• Equilíbrio é fundamental: Delegue de forma equilibrada, garantindo que ninguém fique sobrecarregado.

Delegar de forma eficaz é importante para melhorar a gestão do tempo. Encontre o equilíbrio e compartilhe responsabilidades para maximizar a eficiência de todos.

A gestão do tempo é importante!

Saber fazer uma boa gestão do tempo é importante e traz muitos benefícios para você. Não temos como negar que o gerenciamento adequado do tempo aumenta a produtividade e reduz o estresse. E isso tem grande impacto na nossa vida pessoal e profissional, certo?

Então, eu convido você a colocar estas 8 dicas em prática e ver o como elas podem mudar sua maneira de gerir seu tempo.

Até breve!