Case de Sucesso

Transformação digital do Grupo ALIS: como o BPMS Zeev otimizou a gestão acadêmica e reduziu a evasão escolar

educação

O Grupo Educacional Alis

O Grupo Educacional Alis destaca-se pelo excelente desempenho acadêmico em Minas Gerais, apresentando resultados de destaque no Exame Nacional de Desempenho de Estudantes (Enade). Com sede em Bom Despacho e unidade em Itabirito, a instituição buscou na tecnologia o suporte necessário para sustentar seu crescimento e garantir a excelência no atendimento aos seus alunos em todos os polos de educação a distância pelo Brasil.

O problema

Em um diagnóstico realizado na unidade de Minas Gerais, identificou-se a necessidade de estruturar os processos administrativos através de melhorias como:

Falta de padronização nos fluxos, gerando execuções inconsistentes entre os departamentos;
Indefinição de papéis e responsabilidades, dificultando a clareza sobre quem executa cada tarefa;
Inexistência de prazos e tempos de retorno (SLA), resultando em respostas morosas aos solicitantes;
Altos custos operacionais, causados pela falta de otimização dos recursos administrativos;
Baixa produtividade das equipes, devido à ausência de fluxos de trabalho estruturados;
Insatisfação dos públicos de interesse, impactando negativamente a experiência de alunos e colaboradores.

Com este diagnóstico em mãos, fez-se necessário envolver a gestão estratégica para a estruturação de um projeto capaz de atacar as dores apontadas na unidade. A análise revelou que a ausência de processos bem definidos na UNA (antiga Alis de Bom Despacho) ocasionava uma dispersão de esforços e falhas de comunicação que comprometiam a eficácia organizacional. A falta de controle sobre os tempos de atendimento e a indefinição de responsabilidades dificultavam a gestão do conhecimento e o treinamento de novos colaboradores. A padronização dos fluxos tornou-se prioritária para garantir a redução de custos e elevar o nível de satisfação de todos os envolvidos na operação educacional.

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A Solução

A partir da implementação do Zeev, em 2012, mais de 30 processos da instituição foram automatizados em diferentes áreas, como: Secretaria, TI, Financeiro, Compras, RH e Núcleo de Atendimento.

A instituição criou, ainda, o Escritório de Gerenciamento de Processos (EGP), responsável por mapear, automatizar e monitorar todos os fluxos da unidade, gerando análises para a aplicação de melhorias contínuas.

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Benefícios e resultados alcançados

Com a implementação do Zeev, o grupo alcançou maior agilidade na expansão e um controle rigoroso sobre a jornada do aluno, resultando em:

Maior agilidade na expansão do grupo através da aquisição de novas unidades;
Padronização veloz de todas as atividades nas novas unidades adquiridas;
Capacidade de rápida entrega do sistema alinhada às necessidades do negócio;
Redução do índice de evasão de alunos, superando as metas estabelecidas;
Melhoria na qualidade do atendimento e no relacionamento com o aluno;
Parametrização e monitoramento constante para bloqueio de evasão;
Geração de planos de ação baseados em dados e indicadores reais;
Otimização de processos críticos para o crescimento acelerado do grupo;
Asseguramos a conformidade operacional em todas as frentes de ensino.

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Sobre o Grupo Educacional Alis

O Grupo Alis Educacional é uma instituição de ensino familiar que contabiliza um dos melhores desempenhos no Exame Nacional de Desempenho de Estudantes (Enade) em diversos cursos na sua região. Em junho de 2016, o Grupo Ânima se uniu à empresa em uma operação que envolveu R$ 46 milhões. Hoje, o Grupo Alis Educacional compreende a Faculdade Alis de Bom Despacho (agora integrante da rede UNA) e a Faculdade Alis Itabirito, além de 20 polos de educação a distância em todo o Brasil.

Sobre a Zeev

Zeev | Você cresce, a gente cresce.

Conheça mais sobre a Zeev

Zeev tem como crença que qualquer pessoa pode facilitar sua rotina de trabalho. Por meio de nossas plataformas low-code, Zeev e Zeev docs, colocamos em suas mãos o superpoder de criar seu próprio software e transformar seus fluxos de trabalho e sua gestão de documentos.

Zeev se propõe a conectar os departamentos e fazer o trabalho fluir com leveza, otimizando seus resultados e favorecendo a escalada dos seus negócios. Isso tudo com nossa experiência e com nossa autoridade de quem já ganhou 6 prêmios internacionais. Temos como ponto central das nossas relações, a liberdade e a transparência. Foi pensando nisso que criamos o conceito de “Anywhere Office” e, hoje, encontramos colaboradores pelo Brasil inteiro e clientes distribuídos em mais 4 países.