Workflow GHC: Case de Sucesso em Automatização de Processos

Transformar um processo manual, burocrático e descentralizado em um fluxo digital integrado, com mais agilidade, controle e transparência.

Esse era o desafio do Grupo Hospitalar Conceição (GHC), o maior complexo hospitalar do Rio Grande do Sul e referência nacional em atendimento público.

A resposta veio com a adoção da plataforma de automatização de processos Zeev, que deu origem ao “Workflow GHC” — projeto reconhecido internacionalmente com a Medalha de Prata no Global Excellence Awards for BPM and Workflow.

Este é um exemplo real de como a tecnologia pode reestruturar a operação de instituições públicas, com impacto direto na gestão, nos resultados e na vida das pessoas.

Um sistema hospitalar de alta complexidade

Com atendimento 100% voltado ao SUS, o GHC integra quatro hospitais, doze unidades do Serviço de Saúde Comunitária, três Centros de Atenção Psicossocial (CAPS) e uma escola própria, reunindo mais de 9 mil profissionais.

O grupo GHC realiza anualmente mais de 1 milhão de consultas e 27 mil cirurgias, mantendo um papel essencial na saúde pública do sul do país.

Gerir um ecossistema dessa magnitude exige organização, controle e padronização. Antes da transformação digital, o GHC enfrentava gargalos sérios, especialmente nos processos de compras — uma área crítica, responsável por garantir o abastecimento e funcionamento de todas as unidades.

O desafio: dar escala, transparência e eficiência aos processos de compras

O processo de aquisição de bens e serviços no GHC envolve múltiplas etapas e departamentos: compras, pesquisa de mercado, jurídico, orçamento, liberação financeira, contratos, monitoramento de entrega, entre outros. Tudo isso dentro das exigências da Lei 8.666/93, que regula licitações com recursos públicos.

Por ser um fluxo descentralizado, manual e altamente documentado, o GHC enfrentava problemas como:

• Excesso de tarefas operacionais, com retrabalho e uso intensivo de papel
• Baixa rastreabilidade e dificuldade de acesso a dados atualizados
• Falta de padronização entre unidades
• Dificuldade de monitoramento e controle
• Custos elevados com impressão, transporte e armazenagem
• Baixa transparência para auditorias e sociedade

Para sustentar seu compromisso com a excelência no atendimento, o GHC entendeu que era hora de dar um salto tecnológico.

A transformação com o Zeev: nasce o Workflow GHC

A parceria com a Zeev iniciou um projeto de automação robusto, cujo ponto de partida foi o mapeamento completo do processo de compras. Foram identificadas mais de 700 atividades, que após redesenho e padronização, foram reduzidas para 566 — uma eliminação de 19% em tarefas que não geravam valor.

Com a implementação da plataforma, o GHC passou a operar todo o processo de forma digital, centralizando as solicitações no departamento de Gestão de Materiais. A partir daí, cada solicitação percorre uma jornada estruturada e integrada com as demais áreas.

Destaques da solução implantada:

• Interface simples e intuitiva, acessível via web
• Atribuição automática de tarefas, com prazos e notificações
• Inclusão de documentos digitais diretamente nos formulários
• Rastreabilidade total das etapas, com histórico e status em tempo real
• Visão gerencial com dashboards e relatórios para níveis tático e estratégico

A digitalização promoveu também a democratização da informação: agora, qualquer cidadão ou órgão de controle pode acompanhar a tramitação de processos, promovendo transparência e confiança.

Resultados reais: ganhos operacionais e sociais

A automatização com a plataforma Zeev trouxe uma série de benefícios concretos ao GHC:

1. Redução de custos

A eliminação do papel reduziu os gastos com impressão, cartuchos, armazenamento físico e transporte de documentos.

2. Aumento da produtividade

Processos mais enxutos, automações que eliminam retrabalho e maior controle sobre o andamento das demandas liberaram as equipes para se dedicarem à melhoria contínua.

3. Economia de tempo

Dependendo do tipo de compra, o tempo de tramitação foi reduzido em até 70% — impacto direto na agilidade operacional da instituição.

4. Mais transparência e sustentabilidade

Os processos passaram a ser rastreáveis e acessíveis ao público. A eliminação do papel contribuiu ainda para a redução do impacto ambiental.

De um processo à cultura de automatização: a evolução do uso do Zeev no GHC

O sucesso do Workflow GHC consolidou o Zeev como uma plataforma estratégica para o grupo hospitalar. Mais de uma década após sua implementação inicial, o Zeev se expandiu para várias outras áreas da instituição:

Áreas e processos atendidos hoje:

• Recursos Humanos
• Engenharia hospitalar
• Financeiro
• Escola GHC
• Assistência médica (incluindo solicitações de exames)
• Fluxo de transporte (ambulâncias)
• Fluxo de manutenção predial

O uso do Zeev cresceu de forma exponencial:

• +35 mil solicitações por mês
• +17 mil usuários ativos
• +300 processos automatizados disponíveis
• +1 mil fluxos e subfluxos em funcionamento

Hoje, o Zeev é essencial para o funcionamento do GHC. A adesão interna é tão grande que há uma fila de novos processos aguardando automação.

Reconhecimento internacional: Medalha de Prata no Global Excellence Awards

Em reconhecimento à transformação realizada, o GHC foi premiado com a Medalha de Prata no Global Excellence Awards for BPM and Workflow, promovido pela WfMC — uma das mais prestigiadas instituições do mundo em gestão por processos.

Esse prêmio consolida o GHC como benchmark nacional em transformação digital na saúde pública e posiciona o Zeev entre as plataformas mais eficientes e reconhecidas globalmente.

O que dizem os especialistas do GHC

“Uma vantagem do software é a facilidade de integração. Conseguimos conectar com os outros sistemas e isso é uma facilidade do Zeev.”
Stanley Loh | Analista de Sistemas no GHC

“Hoje, o Zeev é insubstituível. Temos muitos fluxos dentro da ferramenta, como o financeiro, departamento pessoal, a escola GHC e solicitações de exames médicos.”
Marco Antônio Fisch | Gerente de TI no GHC

Sobre a Zeev

A Zeev acredita que qualquer pessoa pode transformar seu trabalho com mais autonomia, agilidade e inteligência. Por meio de suas plataformas low-code — Zeev e Zeev Docs —, organizações públicas e privadas digitalizam fluxos complexos, ganham escala e melhoram sua operação com menos esforço e mais resultados.

Com atuação no Brasil e em outros 4 países, o Zeev já foi premiado seis vezes internacionalmente e mantém uma cultura de liberdade, colaboração e inovação contínua. A plataforma conecta departamentos, otimiza tarefas e oferece o suporte necessário para que empresas cresçam com processos mais leves e eficientes.

Dica de leitura extra: Benefícios de um Workflow low-code para empresas!