GED – gestão eletrônica de documentos: o que é e como funciona?

GED: Gestão Eletrônica dos Documentos consiste em práticas que visem otimizar a organização e o gerenciamento das informações e documentos por meio de softwares, popularmente conhecidos como GED. O fato é: toda empresa precisa fazer a gestão dos seus documentos.

O que você vai encontrar neste artigo?

1. Gestão de documentos físicos?
2. O que é GED?
3. Tecnologia a todo vapor
4. O preço de não ter uma GED (Gestão Eletrônica de Documentos)
5. Como começar uma gestão eletrônica de documentos?
6. Digitalizar o legado
7. O governo também está com o olhar para a gestão eletrônica de documentos
8. Quais as exigências do governo com relação a Gestão Eletrônica de Documentos?
9. Tenha uma boa ferramenta para a gestão eletrônica de documento
10. Conheça o ECM
11. Uma ferramenta para Gestão Eletrônica de Documentos fantástica!
12. Diferença entre GED e ECM

Primeiro, vamos falar da gestão de documentos físicos?

Antes de falar de gestão eletrônica de documentos e de GED, é preciso falar da gestão de documentos e informações em geral.  Isso porque a cultura da gestão da informação e da produção de papel em grande escala ainda é um dos principais problemas que atingem as empresas.

As consequências disso eu garanto que você conhece: despesas e custos desnecessários, afinal de contas os documentos físicos comprometem o espaço físico e consomem materiais e recursos importantes da organização. Sem falar nos riscos operacionais acarretados pela descentralização das informações e pela falta de segurança desses conteúdos, podendo ser facilmente corrompidos ou perdidos.

Minha primeira ajuda para você: se você ainda não faz uso de uma ferramenta de ged, vou deixar aqui uma planilha de controle de documentos. Ela foi construída com base na norma ISO e eu garanto que você vai tirar bom proveito dela nesse momento. 😉

Existe luz no fim do túnel!

Você se identificou com algum desses problemas? Calma, existe luz no fim do túnel sim! Para evitar que essa situação e não comprometer ainda mais os processos organizacionais, muitas empresas estão contando com o auxílio de ferramentas que se tornaram indispensáveis no meio corporativo, como um software GED (Gestão Eletrônica de Documentos) ou ainda o software ECM (Enterprise Content Management).

O que é gestão eletrônica de documentos – GED?

GED significa gestão eletrônica de documentos ou gerenciamento eletrônico de documentos. Ou seja, são práticas que ajudam você e a sua empresa a organizarem seus documentos de forma eletrônica. Por meio de softwares GED, sistemas de gestão de documentos.

É importante falar que você ainda pode gerenciar todo o seu arquivo por meio de papéis e documentos físicos ou pastas na rede… Porém, ao conhecer uma ferramenta de gestão eletrônica de documentos, ou seja, um software GED, tenho certeza que você entenderá a importância da gestão da informação de forma eficiente.

Tecnologia a todo vapor

Agora sim, vamos falar do suporte que a tecnologia nos dá nessa situação. Sabemos que com a chegada da tecnologia, a rotina das pessoas, dentro e fora das empresas, sofreu uma grande transformação. Em poucos segundos, qualquer informação pode ser consultada nos principais motores de busca da internet, seja uma reportagem, um estudo, uma pesquisa, um vídeo, etc… Essa facilidade na busca de informações de forma instantânea mostra que, armazenar as vias dos documentos físicos da sua empresa em um arquivo é uma prática ultrapassada que pode impactar diretamente no rendimento de toda uma equipe e, consequentemente, da sua empresa.

É com base nessa perspectiva que eu diria que o primeiro passo para melhorar a comunicação e eliminar uma série de dores de cabeça que a só a gestão do papel traz é entender um pouco mais sobre a digitalização, ou gestão eletrônica de documentos, e seus benefícios.

O preço de não ter uma GED (Gestão Eletrônica de Documentos)

Já imaginou o tempo que sua equipe perde procurando um documento? Diante de um mercado tão concorrido e apressado, ter informações disponíveis de forma prática e segura se tornou indispensável para qualquer tipo de negócio. Por isso, mais do que de facilitar o acesso, a gestão eletrônica de documentos garante segurança à informação e minimiza riscos, como o de perder ou danificar um documento pela ação do tempo.

O preço que você paga por não ter um sistema de informações digital e um controle eficaz de documentação é incalculável. São horas procurando, horas imprimindo, horas comprando insumos (folhas e tinta para impressão), horas armazenando, horas arquivando, etc. Este é um custo que você poderia não ter. Além disso, eu quero falar sobre 4 grandes problemas que a gestão do papel traz:

1. Controle de acessos e segurança das informações

Da mesma forma que a gestão de documentos eletrônicos permite que você dê mais velocidade e melhore a eficiência operacional da sua equipe e dos processos da sua empresa por facilitar o encontro das informações, ela também ajuda a atuar do outro lado desse contínuo: controlar e definir que documentos podem ser acessados e por quem. Hoje, mais do que nunca, as informações precisam ser preservadas e serem acessadas apenas por quem elas dizem respeito. Agora eu pergunto: com as pilhas de documentos em papel, você consegue fazer essa gestão? Eu diria que é praticamente impossível garantir isso.

Com a entrada da LGPD em vigor, proteger informações que contenham dados pessoais de colaboradores, clientes e até fornecedores é fundamental. O custo de não se ter esse controle estabelecido pode ser alto, com multas pesadas que doem no bolso de qualquer organização.

2. Controle de versões

Da mesma forma que proteger as informações e os documentos é importante, garantir que estes estejam com as informações corretas para trabalhar também é uma necessidade. Isso porque trabalhar com documentos desatualizados podem acarretar em orçamentos, relatórios e balanços completamente equivocados, fazendo com que projeções sejam todas desconsideradas e afetando a organização como um todo. Principalmente se esses documentos estão relacionados com os números do desempenho financeiro da empresa.

Isso sem considerar o tempo de quem ficou trabalhando nessa demanda e foi completamente desperdiçado. Lembre-se: o nosso tempo é um recurso valioso e deve ser valorizado sempre!

3. Enfrentar a concorrência

Além de armazenar corretamente os documentos e eliminar custos com a impressão de papel, com a implantação de uma ferramenta GED tornou-se possível controlar as informações,  tomando assim decisões mais assertivas devido ao fácil acesso do conteúdo digital.

Isso nos mostra que, uma empresa que não consegue gerenciar suas informações certamente está sendo superada por outras que já introduziram a tecnologia em suas atividades, o que torna o sistema GED não apenas uma ferramenta de transformação digital de documentos, mas também um método indispensável para driblar a concorrência.

4. Valor alto com despesas sempre foi uma preocupação da gestão

Em algumas empresas todos os arquivos em papel ainda são separados em caixas e etiquetados. Logo depois, essas caixas são enviadas para algum depósito. Todo esse custo que é facilmente calculado, somado a falta de organização de arquivos que não tem como calcular, gera um valor estrondoso. Essas despesas sempre foram problemas apontados pelos gestores. E hoje podem ser facilmente eliminadas com a aquisição de uma ferramenta de gestão eletrônica de documento, resultando na redução de custos.

Ok. Mas como começar uma gestão eletrônica de documentos?

Pois bem, se você optou por dar esse passo, saiba que não existe uma fórmula mágica para iniciar uma gestão eletrônica de documentos na sua empresa. Antes de comprar uma ferramenta ou software de GED, é preciso mudar a cultura da gestão de informações do papel para o meio digital.

Comece com a criação documentos nato-digitais

Como eu disse anteriormente, é importantíssimo a evangelização das pessoas da sua empresa quanto a começar a utilizar documentos digitais. Convencer os gestores que é possível modernizar as suas áreas e parar de gerar papel. Algumas pessoas são mais resistentes à mudança., por isso traga números de pesquisas do mercado para enfatizar a importância dessa modernização.

Um bom caminho é iniciar com o uso de documentos nato-digitais, ou seja, aqueles documentos que já são criados no meio digital e que lá permanecem (ou seja, não são impressos e disponibilizados em vias físicas). Assim, as pessoas começam a se habituar com o manuseio dessas informações de forma virtual, o que, com o tempo se torna uma normalidade e facilita a implementação de uma ferramenta, software ou plataforma de GED.

Abuse e use dos dados na nuvem

A era digital é uma realidade que está impactando o mundo todo, incluindo também os órgãos governamentais que, assim como as empresas, reconheceram a necessidade de automatizar os processos. De acordo com a empresa de consultoria Gartner Group, até 2025 80% das empresas estarão operando com dados em nuvem. Hoje em dia, a maioria dos softwares operam como Saas (Software as a service), ou seja, na nuvem.

Sendo assim, começar a criara a cultura de deixar os dados salvos repositórios compartilhados entre os colaboradores da equipe é uma ótima opção. Dessa forma, quebramos o circulo vicioso de ter tudo guardado no nosso computador e passamos a ter as informações compartilhadas e disponíveis para acesso em diferentes dispositivos e, o melhor, a qualquer momento.

E digitalizar o legado é uma ordem?

Dentro de qualquer empresa, existem milhares de páginas, como documentos de RH, documentos fiscais, comprovantes de pagamentos, entre outros arquivos que, mesmo contendo informações importantes, estão espalhadas por gavetas, depósitos, caixas e demais espaços físicos.

Entretanto, fazer a digitalização desses papéis é uma escolha que deve ser avaliada de empresa para empresa. Muitas optam por não digitalizar o legado e apenas parar de gerar documentos físicos. Outras optam por fazer a digitalização do legado todo. Se você escolher fazer a digitalização do legado, tenha em mente que você precisará de um software rápido com recursos de digitalização em lotes, para que esta tarefa não dure uma eternidade.

O governo também está com o olhar para a gestão eletrônica de documentos

Com o advento da transformação digital, até mesmo o setor público revolucionou os seus serviços, transformando a tecnologia em uma importante aliada no dia a dia. Normas, portarias e leis relacionadas a diversos setores já estão sendo criadas para que as empresas possam fazer a migração para o meio digital.

Como exemplo, temos o decreto do MEC (Decreto 9.235) exigindo que instituições de ensino migrem seus acervos acadêmicos para o meio digital. Temos também a lei de Digitalização de prontuários médicos,  lançada no ano de 2018. Outras legislações estão sendo lançadas para que as empresas tenham o amparo legal que precisam.

Quais as exigências do governo com relação a Gestão Eletrônica de Documentos?

Em março de 2020, o governo sancionou o decreto 10.278/2020, que prevê as técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos para que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Além disso, o decreto também responde a uma questão que, vira e mexe, nos fazíamos e não tínhamos um direcionamento: o descarte dos documentos físicos após digitalizados.

Dentre uma série de requisitos expressos no corpo do decreto 10278/2020, o que vale ressaltar é a necessidade da assinatura digital com certificados digitais padrão ICP-Brasil. Ou seja, para se ter em mãos um documento digital válido é necessário cumprir esses requisitos estabelecidos pelo Governo e ter esse documento assinado digitalmente com o seu certificado digital. Tendo em vista esse critério, algumas normas foram estabelecidas pelo Governo Federal com o objetivo de manter a segurança dos dados e a padronização dos processos.

O que é certificação digital?

O certificado digital é uma validação decretada pelo ICP-Brasil (Infraestrutura das Chaves Públicas), sendo responsável por assegurar total segurança na conversão do seu documento físico para digital. Isso quer dizer que para comprovar que um documento digital é fiel a sua cópia física, é necessário realizar essa assinatura com certificação digital. Esse procedimento é feito no próprio ambiente virtual, software, plataforma ou ferramenta, por meio de uma criptografia, ou seja, uma senha codificada por algoritmos.

Vale lembrar que, um documento escaneado não tem valor jurídico, já um arquivo digital é aquele que contém a autenticação exigida pelo governo. Por isso, é reconhecido sua veracidade nas informações apresentadas, substituindo o documento original físico.

Diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Existem vários fatores considerados quando o assunto é a Gestão Eletrônica de Documentos. Um deles é saber diferenciar tipos de assinaturas. Para isso, eu trouxe um artigo que vai te explicar tudo sobre qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital. No entanto, vale lembrar que, a assinatura digital tem a exigência da certificação digital, conforme previsto na lei MP2.200-2.

Tenha uma boa ferramenta para a gestão eletrônica de documento

Assim como qualquer processo de mudança, ao decidir investir em uma gestão eletrônica de documentos apoiada em um software de GED, precisa-se levar em conta alguns pontos. Veja alguns deles:

• O software permite digitalização em massa?
• É possível definir diferentes tipos de perfis de acesso à informação?
• Posso assinar digitalmente com certificado digital?
• A ferramenta atende aos requisitos estabelecidos pelo decreto 10.278/2020?
• O software de gestão de documentos se integra com outros sistemas legados?
• Como é a usabilidade da ferramenta?

Pode parecer mesquinharia, mas ter um sistema que seja amigável e simples de utilizar facilita o processo e diminui a resistência à mudança da gestão do papel para a gestão digital dos documentos. Além disso, existem muitos outros pontos que devem ser avaliados, em maior ou menos grau de prioridade. Por isso, para escolher o melhor para sua empresa, analise as plataformas com maior número de benefícios, de acordo com as necessidades do seu negócio.

Cuidado!

Lembre-se que, ainda que existam diversas opções no mercado, é essencial investir em uma ferramenta eficiente que, além de armazenar os documentos digitais, proporciona agilidade na busca e funcionalidades extras que otimizam a produtividade. No mais, escolher um bom software é tão importante quanto iniciar a digitalização de documentos em sua empresa. Dessa forma, busque empresas comprometidas que ofereçam o devido treinamento e suporte para fins de manuseio e adaptação a nova tecnologia.

Conheça o ECM

Para você avançar nesse assunto de gestão eletrônica de documentos eu quero te apresentar uma ferramenta chamada ECM (Enterprise Content management). Talvez você já conheça e talvez não. Para falar sobre isso, eu trouxe um post super completo chamado O que é ECM?  Nele você descobrirá uma série de informações complementares.

Uma ferramenta para Gestão Eletrônica de Documentos fantástica!

Não, eu não poderia ir embora desse texto sem apresentar a você uma ferramenta de ged que preenche muitos dos requisitos que são fundamentais para você ter uma boa gestão eletrônica de documentos. Eu estou falando do querido Zeev docs!

São os mais de 25 anos de experiência que nos permitem ter um software para gestão eletrônica de documentos tão bem estruturado que, ao mesmo tempo que atende a todos os requisitos do decreto 10.278/2020, também tem uma interface intuitiva e amigável, permitindo uma boa usabilidade, sem perder foco no essencial: a gestão das informações com segurança e agilidade.

E ainda: com recursos nativos da ferramenta, você pode começar a construir seus documentos novos diretamente dentro do software, ou seja, já sair utilizando documentos nato-digitais, como também pode digitalizar todo o seu legado com velocidade. Quer ver na prática? Então, vou deixar aqui meu convite para você:

Qual a diferença entre GED e ECM:

O primeiro ponto que preciso destacar é: ambos não são iguais! A diferença entre GED e ECM, é:

• GED: conjunto de tecnologias que facilitam e otimizam o processo de gerenciamento de documentos por meio digital;
• ECM: conjunto de tecnologias que são utilizadas para fazer o gerenciamento do ciclo de vida da informação não estruturada, passando por diversas fases. Desde a criação ou capturado do documento até os controles de versão e gerenciamentos como um todo. Além disso ele relaciona os documentos com os processos de negócio da empresa.

E aí, convenci você?

Ter uma boa gestão das informações no seu trabalho é importante, independentemente do formato. Agora, adotar uma Gestão Eletrônica de Documentos é um dos fatores que ajudam a melhorar os processos de qualquer negócio, sendo uma estratégia interessante para se manter no mercado tão competitivo.

A transformação digital mudou a rotina das pessoas, consequentemente, mudou a rotina das empresas. Da mesma forma, a gestão de documentos, conteúdos e informações também sofreu ajustes com essa nova forma de ver o mundo: conectada. Há diversos benefícios que reduzem custos e aumentam a produtividade devido ao fácil acesso de qualquer dado, contudo, exige também cautela e segurança, pois da mesma forma que facilita o acesso para o uso próprio, também pode facilitar o uso impróprio. Por isso, implementar a ferramenta GED é uma decisão importante, levando em consideração as vantagens e a segurança que esse software oferece.

Espero ter ajudado você a dar mais esse passo. Até mais!