Sistema ERP: como implementar e quais os melhores

Os Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) se destacam como soluções que integram e automatizam diversos processos, desde finanças e produção até recursos humanos e cadeia de suprimentos. Em sua essência, é uma plataforma única que reúne dados e informações de diferentes departamentos, proporcionando uma visão holística e estratégica do negócio.

Em um mercado cada vez mais competitivo e digitalizado, as empresas estão constantemente em busca de soluções inovadoras para otimizar seus processos e melhorar seus indicadores de performance. É nesse cenário que os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) se destacam.

Mas, será que os sistemas ERP são aconselháveis para toda e qualquer empresa? Bom, é justamente essa dúvida que vamos esclarecer!

História e evolução do ERP

A história dos sistemas ERP remonta à década de 1960, com o surgimento de softwares para gestão de produção. Nas décadas seguintes, o ERP evoluiu significativamente, incorporando módulos para outras áreas da empresa e se tornando uma ferramenta essencial para a otimização de processos.

Década de 2020 – Inteligência artificial, Machine Learning e automação inteligente:

• 2018: A inteligência artificial (IA) e o machine learning revolucionam o ERP, automatizando tarefas, personalizando experiências e prevendo tendências.
• 2020: A pandemia COVID-19 acelera a adoção de soluções ERP em nuvem, pela sua flexibilidade e escalabilidade.
• 2023: O ERP se torna cada vez mais autônomo e inteligente, com foco na automação de processos complexos e na tomada de decisões preditivas.

Funcionalidades chave do ERP

Um sistema ERP completo oferece um amplo leque de funcionalidades, abrangendo diversos departamentos e áreas da empresa:

• Finanças: Controle de fluxo de caixa, contas a pagar e receber, gestão de orçamentos, análise financeira e relatórios.
• Produção: Planejamento de produção, controle de estoque, gestão de pedidos, acompanhamento de indicadores de desempenho.
• Recursos Humanos: Folha de pagamento, recrutamento e seleção, gestão de talentos, treinamento e desenvolvimento.
• Cadeia de Suprimentos: Gerenciamento de compras, estoque, logística, fornecedores e clientes.
• Vendas e Marketing: CRM (Customer Relationship Management), automação de marketing, análise de vendas, campanhas promocionais.

Benefícios do ERP

O resultado mais claro e óbvio que se esperar de um sistema ERP é a otimização de processos. Todavia, a implementação desse tipo de sistema pode trazer outros benefícios concretos para as empresas. É um investimento estratégico que impacta diretamente na competitividade, na lucratividade e no crescimento do negócio.

1) Aumento da produtividade e eficiência:

• Automação de tarefas repetitivas: O ERP automatiza tarefas manuais e repetitivas, como digitação de dados, geração de relatórios e aprovações de solicitações, liberando tempo valioso para que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor estratégico, como análise de dados, tomada de decisões e relacionamento com clientes.
• Otimização de processos: O ERP otimiza os fluxos de trabalho, eliminando gargalos e redundâncias, tornando os processos mais eficientes e fluidos. Isso se traduz em menor tempo de ciclo para tarefas, maior agilidade na entrega de produtos e serviços, e redução de custos operacionais.
• Melhoria da comunicação e colaboração: O ERP, em sua maioria, fornece uma plataforma centralizada para comunicação e colaboração entre diferentes departamentos, facilitando o compartilhamento de informações e a tomada de decisões em conjunto. Por conseguinte, há maior sinergia entre as equipes, menor atrito e um ambiente de trabalho mais colaborativo.

2) Redução de custos:

• Otimização de estoques: O ERP permite um controle preciso dos estoques, evitando rupturas e super estoques, o que reduz custos com compras e armazenamento desnecessário, além de prevenir perdas por obsolescência ou deterioração de produtos.
• Melhoria da gestão de compras: O ERP facilita a negociação com fornecedores, a otimização de compras e a redução de custos com materiais e serviços. Isso se traduz em maior poder de barganha, melhores preços e maior controle sobre os gastos da empresa.

3) Melhoria na tomada de decisões:

• Acesso a dados precisos e em tempo real: O ERP fornece dados precisos e em tempo real sobre diversos aspectos do negócio, como por exemplo, vendas, finanças, produção e estoque. Dessa maneira, os gestores podem tomar decisões mais assertivas e baseadas em dados, aumentando as chances de sucesso e impulsionando o crescimento da empresa.
• Planejamento e previsão mais precisos: O ERP facilita o planejamento e a previsão de vendas, produção e custos, permitindo que a empresa se prepare para os desafios e oportunidades do mercado de forma mais eficaz. Isso contribui para a redução de riscos, a otimização dos recursos e o aumento da competitividade da empresa.
• Integração de dados e processos: O ERP integra dados de diferentes departamentos e áreas da empresa, fornecendo uma visão holística do negócio. Assim os gestores têm um panorama completo da empresa, identifiquem interdependências e tomem decisões mais abrangentes e estratégicas.
• Maior controle sobre as operações: O ERP fornece um controle abrangente sobre todas as operações da empresa, desde o início do processo de produção até a entrega final do produto ou serviço ao cliente. Assim sendo, a empresa pode identificar gargalos, otimizar processos e atender demandas do mercado de forma mais eficaz.

4) Conformidade com leis e regulamentações:

• Automação de relatórios e obrigações fiscais: O ERP automatiza a geração de relatórios e obrigações fiscais, como por exemplo, notas fiscais, declarações e escriturações contábeis. Isso garante a conformidade da empresa com as leis e regulamentações, reduzindo o risco de multas e sanções.
• Cumprimento de normas e padrões específicos: O ERP pode ser configurado para atender às normas e padrões específicos de cada indústria, bem como boas práticas de manufatura (GMP), ISO 9001 e ISO 14001.

Escolhendo o ERP certo para sua empresa

Já explicamos que a escolha do Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ideal para sua empresa é uma decisão crucial que pode impactar diretamente na competitividade, na lucratividade e no crescimento do negócio. Por isso, é fundamental considerar diversos fatores e seguir um processo estratégico que garanta a seleção da solução mais adequada às necessidades específicas da sua organização.

Avalie as necessidades e os desafios da sua empresa

• Análise profunda dos processos: Inicie com uma análise profunda dos processos atuais da empresa, identificando gargalos, ineficiências e áreas de oportunidade para otimização. Essa etapa é crucial para definir os requisitos funcionais que o ERP deve atender.
• Objetivos estratégicos e metas de negócio: Tenha clareza sobre os objetivos estratégicos e as metas de negócio que o ERP deve auxiliar a alcançar. Isso ajudará na definição dos critérios de seleção e na avaliação do retorno sobre investimento (ROI).
• Desafios específicos da indústria: Leve em consideração os desafios específicos da sua indústria e os requisitos regulatórios que o ERP deve atender.

Mapeie os módulos essenciais e funcionalidades

• Módulos básicos: Identifique os módulos básicos indispensáveis para a gestão da empresa, como finanças, contabilidade, produção, estoque, compras, vendas e recursos humanos.
• Funcionalidades avançadas: Avalie a necessidade de funcionalidades avançadas, como CRM (Customer Relationship Management), Business Intelligence (BI), manufatura avançada e gestão da cadeia de suprimentos.
• Integrações com outros sistemas: Verifique se o ERP se integra com outros sistemas utilizados na empresa, por exemplo, CRM, sistema de ponto de venda (PDV) e sistema de gestão de armazém (WMS).

Defina o orçamento e o modelo de licenciamento

• Investimento inicial e custos recorrentes: Considere o investimento inicial na aquisição do software, na implementação e nos serviços de suporte, além dos custos recorrentes com licenças, atualizações e manutenção.
• Modelo de licenciamento: Escolha o modelo de licenciamento mais adequado para sua empresa, como modelo perpétuo, assinatura anual ou modelo em nuvem (SaaS), por exemplo.

Pesquise e avalie soluções ERP líderes no mercado

• Análise de fornecedores: Pesquise e analise os principais fornecedores de ERP no mercado, considerando sua reputação, experiência, suporte técnico e portfólio de soluções.
• Estudos de caso e depoimentos de clientes: Leia estudos de caso e depoimentos de clientes que utilizam as soluções ERP dos fornecedores em potencial.
• Demonstrações e testes gratuitos: Solicite demonstrações e testes gratuitos das soluções ERP que estejam de acordo com as suas necessidades.

Avalie critérios técnicos e de segurança

• Escalabilidade e flexibilidade: Verifique se o ERP é escalável e flexível o suficiente para atender às necessidades presentes e futuras da empresa.
• Segurança e confiabilidade: Avalie os recursos de segurança e confiabilidade do ERP, como criptografia de dados, controle de acesso e backups automáticos.
• Atualizações e suporte técnico: Verifique a frequência de atualizações do software e a qualidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor.

Tabela comparativa de ERP por características de empresa

Implantação e integração

Após a escolha do sistema ERP, de acordo com o passo a passo no tópico anterior, chegou a hora da implementação. A etapa de implantação e integração do software também pode ser um processo complexo que exige planejamento, organização e expertise técnica, mas algumas dicas podem facilitar e, até mesmo encurtar, o caminho.

Quando NÃO usar um ERP

Embora os Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) tragam diversos benefícios para as empresas, eles nem sempre são a solução ideal para todos os negócios. É fundamental avaliar cuidadosamente as necessidades e características da organização antes de investir em um ERP, para garantir que ele agregue valor real e não se torne um fardo custoso e desnecessário.

Só para ilustrar, esses são alguns exemplos de cenários em que um sistema ERP pode não ser a melhor solução:

1. Pequenas empresas com operações simples podem não ter recursos financeiros suficientes para arcar com os custos de implementação e manutenção de um ERP.

2. Startups em fase inicial de crescimento podem enfrentar dificuldades em executar adaptações ágeis (característica valorizada nesse modelo de negócio) em virtude de processos mais rígidos, geralmente, exigidos por um sistema ERP.

3. Empresas com processos e fluxos de trabalho altamente personalizados podem ter dificuldade em encontrar um ERP que se adapte às suas necessidades específicas. Dessa forma, a personalização de um ERP para atender às necessidades únicas da empresa pode ser um processo caro e demorado.

4. Empresas com integrações complexas, por exemplo, com diversos sistemas legados que não se integram facilmente com outros softwares podem aumentar a complexidade do processo e, por conseguinte, o custo.

5. Por fim, empresas com cultura resistente à mudança, também podem encontrar algum nível de resistência dos usuários, dificultando o sucesso do projeto.

Em alguns casos, um sistema ERP pode não ser a melhor solução para a empresa. O Business Process Management System (BPMS) pode ser uma alternativa mais adequada, principalmente para empresas que precisam de flexibilidade e agilidade na automatização de processos.

Diferenças entre ERP e BPMS

Zeev: BPMS mais completo do mercado

Antes de mergulharmos nas funcionalidades robustas do Zeev como BPMS, é crucial definirmos o que se entende por “plataforma”. No contexto tecnológico, uma plataforma pode ser descrita como um conjunto integrado de software e hardware que serve como base para a execução de um sistema. Em outras palavras, imagine a plataforma como a fundação sobre a qual seu sistema é construído, composta por elementos como:

• Sistema operacional: O maestro que gerencia os recursos do hardware e fornece uma base para a execução de softwares.
• Banco de dados: O armazém centralizado que guarda todas as informações críticas do seu sistema.
• Servidor web: O portal permite que usuários acessem e interajam com o sistema através da internet.
• Hardware: Os componentes físicos que dão vida ao sistema, como computadores, servidores, dispositivos de armazenamento e redes.

A dor da desorganização

Processos são a espinha dorsal de qualquer organização, ditando como as tarefas são executadas, como as informações fluem e, assim como, os objetivos são alcançados. No entanto, como já discutido neste texto, a falta de clareza, a ausência de padronização, erros e desperdícios geram grandes desafios para as empresas. É aqui que o Zeev aparece!

O Zeev

O Zeev se destaca como um BPMS (Business Process Management System) completo e inovador, oferecendo uma solução abrangente para transformar os processos da sua empresa e impulsionar a eficiência, a produtividade e a competitividade. Através de seus recursos, o Zeev permite que você:

• Mapeie, modele e automatize: Crie representações visuais dos seus processos, identifique gargalos e oportunidades de otimização, e automatize tarefas repetitivas e manuais para liberar tempo para atividades estratégicas.
• Integre e centralize: Conecte seus sistemas e dados dispersos, elimine silos de informação e tenha uma visão holística dos seus processos para facilitar a tomada de decisões assertivas.
• Monitore e otimize: Acompanhe o desempenho dos seus processos em tempo real, identifique gargalos e pontos de melhoria, e implemente mudanças contínuas para otimizar a eficiência e a produtividade.
• Gerencie e controle: Implemente controles de acesso robustos, trilhas de auditoria e mecanismos de governança para garantir a conformidade com normas e regulamentações, além de proteger informações confidenciais.
• Analise e extraia insights: Identifique padrões e tendências para tomar decisões estratégicas baseadas em dados concretos.

O Zeev é low-code

O Zeev se destaca por sua flexibilidade e escalabilidade, atendendo às necessidades de empresas de todos os portes, desde grandes instituições até pequenas e médias empresas (PMEs).

• Grandes empresas: O Zeev oferece recursos robustos para gerenciar processos complexos e interdepartamentais, com suporte para múltiplos usuários e locais, garantindo escalabilidade e alta disponibilidade.
• PMEs: O Zeev oferece templates pré-prontos para diversos processos comuns em PMEs, além de recursos intuitivos e fáceis de usar, que dispensam a necessidade de conhecimento técnico aprofundado, democratizando o acesso à automação de processos.

E a melhor parte disso é que o Zeev pode ser usado com ou sem codificação, ou seja, o conhecimento técnico sobre programação não é um pré-requisito para sua implementação e utilização.

Segurança e compliance

Ainda que pouco debatido, a segurança de dados é outro ponto chave na implementação de um sistema ERP. Para garantir a segurança dos dados e a conformidade com as regulamentações, os sistemas ERPs, em geral, oferecem recursos como, por exemplo, controle de acesso baseado em funções, criptografia de dados, auditoria de logs e suporte a padrões de segurança.

A partir de um sistema ERP, há algumas vantagens em relação à proteção de dados. Por exemplo:

• Softwares trabalhando na nuvem, armazenando e compartilhando informações com segurança e criptografia;
• Bloqueio de entradas suspeitas em troca de dados entre setores com o uso automático de firewalls;
• Integração com controles de acesso e segurança da empresa, possibilitando a definição de hierarquias e responsáveis pelo acesso a espaços físicos e digitais da empresa.

Tendências futuras em ERP

A inteligência artificial (IA), o machine learning e a internet das coisas (IoT) são algumas das principais tendências que moldam o futuro dos sistemas ERP. Essas tecnologias permitirão que os ERPs se tornem ainda mais inteligentes, autônomos e conectados, proporcionando novos níveis de eficiência, produtividade e insights para as empresas.

Então, o sistema ERP é para mim?

Um sistema ERP é uma ferramenta poderosa que pode ajudar as empresas a otimizar seus processos, aumentar a produtividade, reduzir custos e tomar decisões mais assertivas. No entanto, a escolha do sistema certo e a implementação bem-sucedida exigem planejamento, organização e expertise técnica. Ao considerar os pontos abordados neste guia, as empresas estarão mais bem preparadas para entender a necessidade de um sistema ERP. No caso afirmativo, estarão aptas a escolher o ERP ideal e aproveitar ao máximo seus benefícios.

Pontos chave para se lembrar

• Um sistema ERP não é uma solução mágica para todos os problemas da empresa. Antes de tudo, é importante avaliar cuidadosamente as necessidades da empresa.
• A implementação de um ERP é um processo complexo que exige tempo e recursos, portanto é importante contar com o apoio de uma equipe experiente para garantir o sucesso do projeto.
• Os sistemas ERP estão em constante evolução e, por isso, é imprescindível acompanhar as últimas tendências e tecnologias para garantir que o sistema esteja sempre atualizado e atendendo às necessidades da empresa.