Qual a relação de processos Lean e produtividade? Descubra!

Muito se fala por aí sobre implementação de Lean. Seja para gerenciar processos, gerenciar equipes e até no lançamento de novos negócios. Lean isso, Lean aquilo… Mas o que de fato significa ter um processo Lean e como isso impacta na produtividade das equipes?

Como pronta resposta eu te digo que uma empresa que busca ter uma filosofia Lean aprimora seus processos constantemente e faz o uso mais racional de recursos.

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Veja um exemplo:

Vou usar o tempo como um exemplo de recurso. Em uma linha de produção de automóveis, podemos dizer que a cada 1 minuto sai um carro novinho na linha de montagem (o que é chamado de Takt time da linha – Takt é um termo da filosofia Lean). Agora, imagine se este tempo fosse o dobro, 2 minutos (o que nem me parece tão ruim assim). Pela lógica, teríamos 50% a menos de faturamento por hora. Correto?

Nós que trabalhamos implementando melhorias em processos de escritório e já vimos tempo de processo ser reduzido drasticamente (de 8 dias para 30 minutos, por exemplo) conseguimos perceber o quanto um processo enxuto (Lean) traz de resultados em produtividade.

Se você quiser ler um pouco mais sobre Lean e porque você deveria utilizar esta metodologia, veja este post aqui. Agora, se você quiser continuar lendo sobre a relação de Lean com produtividade, continue comigo!

A metodologia Lean e como ela funciona

O maior objetivo do Lean é investir em organização e padronização de processos, visando eliminar todos os desperdícios, inclusive recursos e tempo. A redução torna-se possível, portanto, a partir da aplicação de algumas metodologias.

Como a implementação do processo Lean impacta na produtividade?

Não há uma receita pronta para deixar o escritório enxuto de um dia para o outro, uma vez que cada empresa pode seguir um caminho diferente para atingir os resultados esperados. Lean não é algo complexo, mas também não é simples. Pois, existe uma série de ferramentas que podem ser implementadas. É você quem deve escolher qual utilizar.

Veja alguns exemplos e como cada ferramenta impacta na produtividade.

5S e Produtividade

5S é uma das ferramentas mais populares do Lean. O objetivo é melhorar o processo. Os 5 S são baseados nas palavras japoneses Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuike. Que significam: Utilização, organização, limpeza, padronização e saúde, e disciplina.

Implementando cada uma dos “S” você obtém:

1. Utilização – Redução de materiais que não são utilizados e poluem o ambiente de trabalho, gerando bagunça e impactando na organização e na produtividade;
2. Organização – Precisa deixar materiais no ambiente? Vamos organizá-los!
3. Limpeza – Tão importante como limpar é o ato de “não sujar”, identificando a fonte de sujeira;
4. Padronização e saúde – Manter o ambiente de trabalho seguro e agradável além de padronizar e treinar a equipe;
5. Disciplina – Melhorar o relacionamento interpessoal e seguir regras.

Como o 5S pode impactar na produtividade?

Muito! Pois, apesar de simples todas as ações oriundas do 5S estão relacionadas com o dia dia dos profissionais. E é nos pequenos detalhes que conseguimos organizar melhor nossas tarefas e o nosso tempo. Eliminar materiais que não usamos, tirar papeis de cima da mesa, etiquetar materiais, trazer para perto o que utilizamos com frequência, etc. Tudo isso impacta fortemente a nossa rotina dentro do escritório.

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Fluxo Contínuo e Produtividade

Fluxo contínuo está totalmente relacionado ao JIT (Just in time) o objetivo é que as tarefas fluam entre as etapas do processo sem que haja paradas entre elas e, portanto, sem a necessidade de espera, transporte e estoque. Quanto tempo a gente fica esperando a resposta ou análise de outra pessoa para seguir em frente com o processo? Quantas vezes a gente se desloca, pois precisa entregar algum documento ou buscar alguma assinatura?

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Todos esses desperdícios afetam no fluxo contínuo do processo que passa a não ser tão contínuo devido aos entraves do caminho.  Isso afeta diretamente a produtividade dos profissionais que passam a gastar 60% do seu tempo em atividades fora de sua função. (McKinsey Global Institute).

Trabalho Padronizado e Produtividade

Trabalho padronizado é um dos meus preferidos dentro do Lean. Trabalho padronizado significa documentar e estabelecer o procedimento para a execução de alguma tarefa. Alguém pode ler isso aqui e dizer: não vou perder meu tempo elaborando um word ou um ppt com prints dizendo o modo como alguém deve executar alguma coisa.

Entretanto, hoje em dia você não precisa mais usar textos e prints. Grave um vídeo, grave um áudio, utilize ferramentas inovadoras disponíveis no mercado. Faça isso e nunca mais você vai ouvir: “Como eu faço isso”, “Não sei como solicitar tal coisa”, “Não sei qual caminho eu devo seguir”, etc.

Além do mais, com a padronização das tarefas você tem mais chance de que erros não serão cometidos, evitando também o retrabalho.

Mapeamento do fluxo de valor e Produtividade

Aqui é bem simples, faça um mapeamento do processo (veja aqui o passo a passo), verifique quais atividade geram valor ao produto e ao cliente e elimine atividades que não geram valor.

Foi assim que a fábrica de automóveis que eu comentei lá na introdução conseguiu que a cada 1 minuto um carro saia montado no final da linha.

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Dentro do escritório é a mesma coisa! Vamos eliminar espera, revisões, aprovações, tudo que gera morosidade no processo e bola pra frente! Hoje em dia as empresas que conseguem ter bons resultados são aquelas empresas que saíram do comodismo e não tiveram medo de grandes transformações.

Produção puxada e Produtividade

A produção puxada dentro do lean é o inverso da produção empurrada. Produção puxada deixa o processo mais eficiente e produção empurrada deixa o processo com altos custos, espera e estoque. Eu trouxe um vídeo (2 min) do nosso amigo Victor, veja:

Ok! Mas o que eu – no escritório – tenho a ver com isso (Produção puxada x empurrada)???

Tudo! Absolutamente tudo. Fazendo a relação com a produtividade, eu posso te dizer que se eu, Bruna, quiser fazer horas extras e trabalhar sem parar por 15 dias eu tenho atividades pra isso e talvez um pouco de dias a mais. E eu poderia apostar que com você também deve ser assim. Entretanto, se eu fizer isso o custo hora das minhas tarefas vai lá em cima. Sem necessidade nenhuma.

Sabe por que eu usei o termo sem necessidade? Porque com o tempo eu aprendi a deixar de trabalhar estilo produção empurrada e comecei a trabalhar com produção puxada. Eu faço o que é prioritário e o que precisa ser entregue no dia de hoje. O dia de amanhã pode mudar completamente, então não há motivos para desespero e para estresse sobrecarregando a minha saúde com trabalho em excesso.

Quem puxa as minhas prioridades e as minhas tarefas do dia é a equipe junto ao gestor. E a minha lista de pendências é executada conforme o tempo permite. Pode apostar que dificilmente alguma coisa atrasa.

Minha empresa não tem filosofia Lean, o que eu faço?

Se você acha que a minha resposta é: poxa, que pena! Você errou. Nem todas as empresas querem ser Lean ou acham que isso é fundamental. Por outro lado, existem muitos estudos que mostram os inúmeros benefícios da implementação de processos enxutos.

Alguns gestores têm tantos problemas para resolver que não há como ter tempo para resolver tudo. A minha dica seria você incentivar o seu departamento ou a sua área a estudar um pouco sobre o Lean e tentar implementar tudo o que conseguir. Se você não tiver essa autonomia, para sair implementando no departamento, seja você um profissional Lean!

Você viu que no exemplo de produção puxada e empurrada eu consegui mostrar a minha rotina, a gestão das minhas tarefas. A gente não pode abraçar o mundo, mas podemos melhorar constantemente e ser o impulso de mudanças maiores. Topa?

O que você achou desse post? Coloque suas observações nos comentários e fique super à vontade para nos contatar quando desejar!