MEC passa a avaliar IES com base na gestão e digitalização de Documentos Acadêmicos

A portaria 1.224 morreu antes mesmo de algumas instituições finalizarem os trabalhos que haviam iniciado sobre ela. No final do ano passado, foram lançadas novas regras para as Instituições de Ensino Superior (IES). Foi então que, entre Decreto e Portarias, o assunto digitalização de documentos acadêmicos entrou em pauta.

A partir de 15 de dezembro de 2017, com suas normas já entrando em vigor no mesmo dia da publicação, o MEC passou a avaliar as instituições de ensino superior baseado nos critérios do Decreto 9.235 e das Portarias que o complementam.

Nova legislação

Falando especificamente sobre o acervo acadêmico, a proposta da nova legislação visa estimular o investimento das instituições em projetos de gestão de documentos em meio digital, com métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais. Tem um texto específico aqui no blog falando sobre o que de fato muda com a implementação desta nova lei. Vale a pena ler!

Organização e guarda de documentos

Este tópico, há um bom tempo, tem se mostrado um dos grandes desafios para as instituições de ensino. O crescimento no número de alunos, cursos e professores resultou em um aumento considerável no volume de documentos e arquivos a serem armazenados e controlados.

De acordo com o Inep, houve um aumento de 62,8% no número de ingressantes em cursos de graduação no Brasil, em dez anos (2006 até 2016).

Veja também: 5 principais dificuldades x como a Gestão Eletrônica de Documentos pode ajudar

Desde a inscrição no processo seletivo até a formatura, as IES são responsáveis pelo registro e conservação de toda a documentação do aluno ao longo da sua trajetória acadêmica. Matrículas, cadastros, provas, atestados, pesquisas, diplomas, histórico escolar, histórico financeiro, entre tantos outros.

Muitas instituições têm procurado por soluções de gestão documental para vencer esse desafio. Não apenas para estar de acordo com a legislação, mas também buscando aumentar a segurança, a facilidade de acesso às informações e gerar ganhos de produtividade.

Veja como a PUC RS está driblando os desafios do decreto 9.235 utilizando o Orquestra ECM. É só acessar este link: Case de sucesso | PUCRS e Zeev

As soluções baseadas em ECM/GED (Enterprise Content Management ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos) contam com diversos recursos para captura, extração, manuseio e gerenciamento de dados em formato digital. Garantem acesso rápido, rastreamento, confiabilidade e integridade das informações contidas em cada documento. Além disso, permitem a integração com bancos de dados, sistemas, controles de processos e assinatura utilizando certificado ICP Brasil.

Benefícios do Gerenciamento Eletrônico de Documentos

1. Segurança e integridade das informações
2. Localização rápida e transparente de qualquer documento, disponível para todos os envolvidos
3. Melhoria significativa da produtividade, com redução de custos operacionais e economia de tempo
4. Satisfação e motivação da equipe de trabalho
5. Maior organização das informações, reduzindo risco de perda de documentos
6. Otimização de espaço físico
7. Conformidade com a legislação e meio ambiente

Com certeza este será mais um desafio para as instituições de ensino superior e sua transformação digital. O prazo é curto, apenas dois anos. Muitas delas já fizeram a migração há tempo, outras estão em processo de digitalização do acervo neste momento e uma terceira parte esta processando a ideia.

Vale ressaltar que todos os negócios no geral já estão imersos na transformação digital. No início um certo esforço é necessário, mas no final do projeto percebe-se que as instituições ganham muito com isso, os funcionários ganham e os alunos também. Pois, a migração para o meio digital (seja de documentos ou de processos automatizados) torna a vida das pessoas mais simples e os processos mais eficazes.

Veja também: Demonstração de um processo no BPMS (workflow) e ECM (GED) para instituições de ensino.