Matriz de prioridade de processos: o que é e como utilizar? [com exemplo]

Matriz de prioridade de processos é uma ferramenta que vai auxiliar você a descobrir por qual processo você deve começar uma otimização ou, ainda, uma automatização. Além disso, ela pode ser usada com poucos critérios e pode beneficiar muito a sua empresa, pois ela leva em consideração a maturidade e o impacto do processo para a organização. 

Que bom que você chegou até este texto, isso significa que você está com as mangas arregaçadas e pronto para colocar a mão na massa. Só falta o empurrãozinho para o próximo passo, e pode ter certeza que este texto vai te ajudar com isso. Ou seja, vai te ajudar a escolher o processo pelo qual você irá começar. 

A otimização de processos existe para que possamos melhorar cada vez mais os nossos resultados. Temos que ter sempre em mente uma coisa: sempre há espaço para melhorar os nossos processos! 

É importante entendermos os conceitos e as diferenças entre projetos e processos, para que sejamos assertivos nas tomadas de decisões para otimizarmos processos. E também para que não se cometam erros na hora de priorizar.

Eu poderia resumir aqui quais as diferenças entre os dois! Mas vou dar um dica melhor: a Kymberli escreveu um texto fantástico para você entender de uma vez por todas qual a diferença entre projetos e processos. Eu tenho certeza que você vai gostar! Também temos um vídeo no nosso Youtube que explica bem sobre: Gestão de processos e Gestão de projetos, como diferenciar?

Para otimizar um processo, existem muitos caminhos: eliminar tarefas desnecessárias, revisar atividades, entre outras. E a automatização também é um deles. A automatização de processos potencializa a utilização dos recursos humanos para a geração de valor da empresa. Precisamos nos questionar: por que não automatizar um processo que ocupa muito tempo das pessoas com atividades operacionais? 

Lembre-se: a maior riqueza dos colaboradores está na sua capacidade estratégica, no seu conhecimento, e não na sua atuação operacional. Existe um ganho de tempo e otimização das tarefas, o que acaba trazendo benefícios na rotina de todos os envolvidos no processo, transformando um processo ruim em um processo simplesmente inteligente.

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Bom, quando falamos em automatização de processos precisamos tentar ser o mais assertivos possíveis de por onde começar. Mas essa não é uma tarefa fácil, me arrisco a dizer que, na maioria das vezes, as empresas gastam um bom tempo refletindo sobre isso. E acabam tomando decisões equivocadas. 

Isso porque nem sempre está claro por qual processo devemos começar, para onde devemos olhar primeiro. Não temos clareza de como priorizar! Além disso, nem sempre são utilizadas metodologias que apoiem a tomada de decisão. Muitas vezes, as pessoas acabam usando o famoso “achismo” e isso vai trazer consequências lá no final da automatização do processo.

Agora você deve estar se perguntando: e como posso ter clareza para tomar uma decisão assertiva para começar a automatização de processos da minha empresa? A resposta é simples: você pode usar a seu favor a famosa matriz de prioridade!

E, afinal de contas, o que é isso? Ela é uma ferramenta, relativamente simples, que vai te ajudar a elencar pontos importantes e também vai te ajudar a enxergar, visualmente, onde se encontram os seus processos e por onde você deve começar. 

Na matriz de prioridade não existe um padrão a ser seguido e podem ser usados poucos critérios para a avaliação. Você pode se beneficiar muito com o uso dessa ferramenta!

• GUT: a matriz considera como critérios de seleção a gravidade, a urgência e a tendência na análise das demandas; 
• CEB: essa matriz considera três pontos o custo, o esforço e o benefício do processo para a organização;
• RICE: já a matriz RICE leva em consideração quatro critérios reach (número de pessoas afetadas), impact (grau de impacto), confidence (nível de confiança no resultado) e effort (tempo necessário para a realização);
• Matriz Básico: essa matriz tem seis critérios para avaliar o benefício para a organização, abrangência dos resultados, satisfação do cliente interno, investimento requerido, cliente externo satisfeito e operacionalidade simples. 
• Esforço x impacto: Ela leva em consideração o esforço gasto em cada ação e o impacto que essa ação representa para o atingimento do objetivo traçado. 
• Urgência x importância:  essa matriz leva em consideração o que é urgente (e tem haver com tempo) e a importância (que tem haver com o impacto). Ela serve para saber se algo é urgente ou importante.
• Matriz de prioridade de processos: vamos falar tudo sobre essa matriz nesse post!

A matriz de prioridade mostra para você, graficamente a posição de onde o seu processo se encontra. Levando em consideração alguns pontos do processo: impacto, maturidade e complexidade. Ela é representada graficamente da seguinte forma:

Os eixos x e y:

• No eixo x: consideramos o impacto do processo na organização
• No eixo y: consideramos a maturidade do processo na organização

As cores significam a complexidade do processo em questão. E como eu sei classificar essa complexidade? Bom, existem alguns fatores que podemos levar em consideração quando falamos em avaliar a complexidade de um processo: quantidade de executores, de setores envolvidos, riscos envolvidos, interface com outros processos, quantidade de atividades e controle de prazos são alguns desses exemplos. Na matriz de prioridade, as cores que representam a complexidade são divididas assim: 

• Verde: Baixa complexidade 
• Amarelo: Média complexidade
• Vermelho: Alta complexidade

Aqui é importante ressaltar que a maturidade do processo significa o quanto a empresa conhece o processo e o quanto ele já está maduro / organizado dentro da empresa. 

Essa matriz possibilita a realização de análises qualitativas e quantitativas das informações dos processos para que possamos definir as prioridades para a empresa. Sendo assim, é possível identificarmos os impactos dos processos para a organização. Além disso, temos a oportunidade de enxergar graficamente a maturidade deles dentro da empresa.

O que ganhamos com isso? A possibilidade de otimizar os nossos processos internos! E, com isso, aumentar a eficiência dos nossos processos. Além de melhorar o planejamento de estratégias e soluções para não termos prejuízos no negócio. Pois, sabendo a complexidade, o impacto e a maturidade dos processos, as decisões se tornam muito mais assertivas. 

Para colocar em prática o uso da matriz, você tem mais de uma maneira de fazer. Ela pode ser feita, por exemplo no Miro, no Excel ou no Canva. Você só precisa ver o que se adequa mais a sua realidade e a do seu time! Mas não se preocupe, eu deixei aqui uma para você fazer download.

Então, para ajudar você eu já criei uma matriz e deixei ela pronta para que você possa começar a utilizar. É só você fazer o download dela aqui mesmo neste post e elencar seus processos de acordo com a maturidade, impacto e complexidade. Minha sugestão é que você imprima essa matriz e coloque os nomes dos seus processos em post its, a partir daí é só distribuir todos eles nos quadrantes e ver por onde você deve começar.

Vamos lá? Siga este passo a passo:

1. Liste os processos candidatos a priorização;
2. Classifique cada um de acordo com a complexidade (verde, amarelo e vermelho);
3. Insira o processo na matriz (pode ser post it ou alguma das ferramentas que listei ali em cima) avaliando maturidade e impacto;
4. Escolha começar pelos processos que estiverem no quadrante A, mas leve em consideração a complexidade. Os verdinhos são os melhores para você começar;

Como dito anteriormente, quando você vai avaliar qual processo deve ser priorizado para automatização, você deve levar em consideração a sua maturidade e o impacto que ele tem na empresa. Além disso, você precisa olha também para a complexidade dele. 

Pois bem, na matriz que mostramos na figura anterior, temos um exemplo de tomada de decisão de qual processo devemos automatizar primeiro. O processo representado no quadrante A, na cor vermelha (chamamos de P3) é o processo de assinatura de contratos. Ele foi classificado como alta complexidade, pois envolve clientes e tem alto risco envolvido. Já o processo do mesmo quadrante, na cor verde (chamamos ele de P5), é o processo de envio de orçamento para clientes. Ele foi classificado como um processo de baixa complexidade, uma vez que os riscos inerentes a ele são considerados mais baixos.

Nesse exemplo, ambos os processos tem um alto grau de maturidade e de impacto para a organização. Mas a escolha de automatizar o processo de envio de orçamento para clientes se deu devido a sua complexidade. Por ser um processo de baixa complexidade a sua automatização se torna mais rápida, pois possui menos tarefas e os riscos envolvidos são considerados relativamente baixos. Sem contar que, por meio desse processo automatizado, os resultados começam a ser percebidos mais facilmente pela empresa.

O ponto de vista do cliente

Um fator muito importante que devemos levar em consideração quando vamos escolher qual processo priorizar é o cliente. Sim, pois de acordo com o CBOK 4.0, onde tem cliente deve haver priorização. Então, precisamos sempre ter em mente que os processos que envolvem nossos clientes devem ser prioridade!

Agora que você já tem sabe como utilizar a matriz de prioridade de processos e, tem as informações do que é preciso levar em consideração, o que você acha de começar a colocar em prática? Vou deixar aqui um exemplo de estrutura dessa matriz para que você comece agora mesmo a priorizar os seus processos! É só fazer o download e colocar a mão na massa!

Não se esqueça que os seus processos são vivos e sempre podem melhorar! Além disso, não se esqueça de um ponto muito importante: devemos sempre pensar em aproveitar a capacidade estratégica dos colaboradores, por isso, precisamos sempre pensar no tempo em que as tarefas estão levando para serem realizadas.

A nossa experiência mostra que não podemos atuar em todos os processos de uma só vez. Por isso, fazer o uso da matriz de prioridade ajuda você a focar no que é mais estratégico e entrega mais valor para a empresa! 

Agora que você tem uma nova ferramenta em mãos, não deixe para depois e comece a olhar para os seus processos! Agregue mais valor ao seu negócio e ganhe tempo, seu e dos seus funcionários. 

Espero que você tenha gostado! Até breve!