5 dificuldades das IES e a gestão eletrônica de documentos

A primeira instituição pública de ensino superior do Brasil surgiu no ano de 1808, na Bahia. O início das instituições privadas aconteceu quase 90 anos depois, em 1891. Passaram-se mais de 200 anos destas primeiras grandes conquistas; eu te pergunto, o que mudou? O que mudou de 1808 até os dias atuais? Cadernos, livros, escrita à mão, lousa, cadeiras e classes… O que mudou? Te instigo a pensar!

Você concorda que a maneira de ensinar foi fortemente impactada com a chegada dos meios de comunicação por rede de computadores, a internet? Pois, depois disso houve a revolução dos cursos EAD, que muito antigamente eram realizados por correspondência. Os cursos à distância obrigaram às instituições de ensino superior a adaptar seus processos internos e atender a esta demanda de mercado. Mas onde a Gestão eletrônica de documentos se encaixa nessa história?

Antes de responder à pergunta, há mais um fato que impacta, não só, mas também às instituições de ensino superior: a transformação digital. Hoje em dia a comodidade da vida online nos chateia quando somos contrariados a realizar alguma atividade que não seja prática, simples e rápida, como por exemplo:

“Eu preciso, REALMENTE, me deslocar da minha cidade para buscar uma única folha de atestado de matrícula? ”

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Isso significa que os alunos não querem se deslocar para desfrutarem dos serviços prestados pelas instituições. Tanto o aluno que mora longe da instituição quanto o aluno que mora perto.

Unindo estas informações, temos dois fatos:

As instituições de ensino estão adequando os seus processos para proporcionar uma experiência no ensino à distância. Disponibilizando a maior quantidade de serviços possíveis online para satisfazer aqueles que não têm facilidade para chegar até a instituição;
O aluno moderno do século XXI (que teve sua foto de nascimento postada em redes sociais, pois já nasceu na era da informação) é um cliente que tem como requisito a simplicidade na hora de executar solicitações, a mobilidade em solicitar e ser atendido quando ele quiser e a liberdade para fazer essa solicitação como quiser.

(O certo era colocar um item 3 (legislação) aqui. Entretanto, preferi evitar a fadiga e deixar para falar que o MEC passou a avaliar as IES com base na gestão digital de documentos, em outro post)

Com base nesses fatos vou citar as cinco principais dificuldades enfrentadas pelas instituições de ensino superior, para atender esses dois públicos e te mostrar qual a relação que esta dificuldade tem com a Gestão eletrônica de documentos.

1) Realizar a matrícula e rematrícula totalmente online

Você já ouviu falar que a primeira impressão é a que fica? A matrícula é um dos primeiros contatos que o aluno tem com a instituição. Que experiência você deseja proporcionar? Uma fila infinita? Quanto tempo de espera? Uma pilha de papel (documentação) na mão? Quantos atendentes (a mais) são necessários na central de atendimento ao aluno em cada início de semestre?

Não disponibilizar a matrícula e rematrícula online gera custo para a instituição e exaustão para o aluno (espera, transporte, etc). Totalmente na contra-mão da transformação digital, não é mesmo?

Como a Gestão eletrônica de documentos poderia resolver?

Na Gestão eletrônica de documentos (ECM/GED) o aluno pode realizar a matrícula online por App ou site, anexar os documentos necessários por meio de foto, assinar eletronicamente o contrato e enviar a solicitação de matrícula ou rematrícula para um processo de workflow de aprovação.

2) Atender rapidamente às solicitações dos alunos, uma vez que os documentos encontram-se em modo físico, no papel

Como as instituições conseguirão rapidamente atender uma solicitação de segunda via de documento se este documento fica no Campus 1, no centro de registros da área de ciências exatas, no prédio 02, primeiro andar, sala 05, prateleira 22, pasta 328?

Esse endereço é fictício, mas o fato é real. Torna-se necessário uma busca frenética à segunda via do documento. Quanto tempo levará? 30 minutos? 1 dia? 1 semana? E se o documento não existir mais?

Como a Gestão eletrônica de documentos poderia resolver?

Com a gestão eletrônica de documentos (ECM/GED) é possível localizar um documento com muita rapidez, bastando apenas digitar o número de matrícula do aluno. Neste número ficarão vinculados todos os registros e documentações. Assim, fica rápido e fácil atendê-lo. Em um processo digital, esta solicitação pode ser iniciada e finalizada em menos de 5 minutos.

A nova legislação foi dura aplicando um prazo de dois anos para a migração do acervo físico para o acervo digital, sim. Mas você concorda que as novas regras trarão um caminhão de melhorias e facilidades tanto para as instituições quanto para os alunos?

O fato é que o MEC passou a avaliar as IES também com base na digitalização de documentos, mas se fizermos uma análise, já faz bastante tempo que a comunicação com o MEC é feita por meios digitais, via e-MEC. Era previsível que uma hora ou outra essa transformação digital iria se ramificar.

3) Disponibilizar serviços de maneira online, aos alunos.

Exemplo: atestado de matrícula, declaração de situação acadêmica, concessão de bolsas e financiamentos, histórico escolar, assinatura do termo de estágio, etc.

Uma das dificuldades apresentadas por trabalhar apenas com documentos físicos é a não possibilidade de automatizar todas as solicitações. Como o sistema fará a busca da solicitação do aluno se o documento que ele necessita não estiver em formato digital?

Como a Gestão eletrônica de documentos poderia resolver?

Quanto mais documentos e informações forem utilizadas por meio da Gestão eletrônica de documentos, com assinatura digital, mais processos de solicitação poderão ser executados automaticamente, via secretaria digital.

Isso significa que o aluno entra no site, seleciona o que deseja saber, imprimi (em PDF) e já visualiza o documento com as informações necessárias, com credibilidade e assinatura da instituição. Simples, fácil e rápido!

4) Encontrar espaço físico suficiente para um arquivo de registros que cresce cada vez mais

As documentações arquivadas, nas instituições de ensino, não param de crescer. Isso, pois a cada novo aluno uma nova “pastinha” física no arquivo de registros. Além do mais, existem alguns documentos que o MEC exige a “guarda permanente”, ou seja, para o resto da vida.

Neste caso, o que fazer para otimizar o espaço físico? A Gestão eletrônica de documentos pode te ajudar.

Como a Gestão eletrônica de documentos poderia resolver?

Como eu já mencionei anteriormente, no final de 2017 um nova legislação entrou em vigor e passa a obrigar a migração do acervo para o meio digital. Falei sobre isso neste post 1 e neste post 2.

A questão que quero levantar vai além disso. Pare de gerar documentos físicos e comece a gerar documentos digitais. Os chamados nato-digitais. Pense digital! Isso é transformação digital!

Hoje em dia a tecnologia possibilita muitas coisas. Cada vez que você se deparar com um processo que usa papel, pense: “Poderíamos estar fazendo isso digitalmente?” “Não, pois neste caso precisamos de assin a tura“, por exemplo.

Mas, espere um minuto, assinatura eletrônica também é válida! Experimente solicitar um empréstimo pelo seu App do banco, você fará uma assinatura eletrônica e nem perceberá. Se o banco pode, eu posso também!

(brincadeiras a parte, sim, a legislação permite o uso de assinatura eletrônica e assinatura digital)

No mercado existem muitos produtos que facilitam e otimizam a maneira de lidar com documentos e processos, por que não os utilizar? A Gestão eletrônica de documentos não é uma inovação, mas ela ainda está se disseminando nas instituições de ensino. Quem já tem, saiu na frente!

Veja este artigo também: Benefícios da Gestão eletrônica de documentos em Instituições de Ensino Superior

**5) Otimizar o workflow interno de aprovações e eliminar o manuseio de papel**

No geral, as organizações lidam com muito papel diariamente. Imagine então uma instituição de ensino? O desafio em atender os requisitos legais e executar processos internos. Processos de requisições, aprovações de documentação para aluno, relatórios para a comissão do MEC, portarias, decretos, etc.

Guardar os originais, fazer cópia de originais, disponibilizar os originais para consulta (olha a geração de documento duplicado aí!). Enfim, pilhas e pilhas de papel! (não citei aqui o custo de toda essa impressão, né?).

Como a Gestão eletrônica de documentos poderia resolver?

Com a Gestão de documentos em meio eletrônico você acabará com todos esses problemas. O Workflow passa a ser por meio de um gerenciador de tarefas, o responsável por uma aprovação poderá executá-la onde bem entender (até mesmo na beira da praia, se ele quiser). Esse modo de trabalho elimina duplicidade de informação, uma vez que o documento ficará disponível para todas as pessoas, online. E o tempo de execução de todo o processo? Aaaah, este será reduzido drasticamente!

Por fim, eu espero que este conteúdo tenha sido útil pra você.