Gestão de documentos: tudo que você precisa saber!

A gestão de documentos consiste em uma série de iniciativas que visam melhorar o processo de criação, utilização, compartilhamento e armazenamento de documentos e informações dentro da sua organização. Com a era da informação sendo gerada e recebida na palma da mão, pensar na gestão de informações e documentos da sua empresa é fundamental. Pensando nisso, eu resolvi escrever sobre essa prática tão importante.

O que é a gestão de documentos, afinal?

A gestão de documentos é um conjunto de iniciativas ou processos que uma organização utiliza para garantir a criação, utilização, compartilhamento e armazenamento adequado dos documentos e informações. A ideia é garantir que seus documentos mais importantes sejam criados e utilizados adequadamente.

Na prática, a gestão documental precisa ser fácil e organizada, mas, além disso, precisa garantir segurança aos dados que estão nesses documentos.

Está com pressa? Aqui está tudo o que você precisa saber:

Por que fazer a gestão de documentos?

Como você já pode perceber, a gestão de documentos vai além de organizar arquivos e papéis dentro da sua empresa. Como dito, essa prática visa melhorar todo o processo do ciclo de vida dos documentos e informações gerados na sua empresa. Ou seja, todas as etapas desde a criação do documento até a sua destinação final, podendo essa ser a sua guarda permanente, ou a sua exclusão.

Ressalto que para cada empresa há um contexto. Por isso, muitas vezes não dá certo buscar em outras organizações as práticas para uma boa gestão. É preciso pensar no ciclo de vida e no processo percorrido pelos documentos dentro da sua empresa.

Sendo assim, a gestão de documentos tem alguns objetivos que tenho certeza que serão bons motivos para você começar a pensar em fazer a gestão de documentos aí na sua empresa. Veja só:

1. Criar políticas de governança para os documentos e informações institucionais

Aqui o intuito é garantir um padrão para a criação, manuseio e guarda dos documentos. Ao se criar uma política de governança para esse processo, estabelecem-se as regras que devem ser seguidas por todos em cada uma das etapas do ciclo de vida das informações e documentos. Como consequência, melhoramos todo o fluxo de informações dentro da empresa.

2. Preservar a informação organizacional

Quantas vezes você precisou de alguma informação importante da sua empresa e não conseguiu encontrá-la? Ou ainda pior, ela foi perdida, ou o documento extraviado?

Um problema seguidamente enfrentado pelas organizações está relacionado justamente com a perda de informações. Principalmente quando falamos dos registros que estão guardados de forma descentralizada, ou em organizações que não possuem uma boa gestão de documentos. Sendo assim, aderir a essa prática pode ajudar a minimizar esse problema.

3. Garantir segurança aos documentos e informações empresariais

Quais informações podem ser compartilhadas? Quais são de conteúdo sigiloso? Quem pode ter acesso e a que tipo de informação? Essas são algumas perguntas que a gestão de documentos precisa ter as respostas.

Além de estabelecer as regras para as etapas do processo, é preciso pensar na segurança dos conteúdos empresariais. Dessa forma, pensar de forma estratégica na gestão de documentos é essencial.

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Benefícios de uma boa gestão de documentos

Pois bem, a partir do momento que sua organização adota alguma estratégia para a gestão dos documentos, ela passa a ter ganhos muitos significativos. Sejam benefícios financeiros, sejam benefícios na sua rotina de trabalho. O fato é, você só tem a ganhar com uma boa gestão das informações e dos registros dentro da sua empresa.

Para reforçar o que estou falando, vou citar aqui alguns benefícios de uma boa gestão de documentos. Veja só.

Padronização

O primeiro benefício que trago é a adoção de um processo padronizado, tanto para criação, manutenção, armazenamento e compartilhamento das informações. A partir do momento que você adota uma política de governança para a gestão de documentos, muitos desses pontos que você ainda não tem clareza de como funcionam, começam a ficar claros para todos dentro da organização. O processo sendo padronizado melhora todo o ciclo de vida dos documentos.

Melhora na acessibilidade

Além disso, acaba melhorando a acessibilidade às informações, seja em um arquivo físico ou digital. Pois existirá um local padrão para o armazenamento, uma forma padrão de arquivamento, existirá um melhor controle de acessos, controle de versionamento e de informações, pois vão existir regras para isso, então fica muito mais fácil identificarmos os documentos e encontrá-los dentro de um sistema eletrônico ou de um arquivo físico.

Facilitar a tomada de decisão

Você também conseguirá facilitar a tomada de decisão, uma vez que você terá maior facilidade e acessibilidade às informações. Sendo assim, você consegue ter relatórios mais completos e informações corretas no momento que você precisa. Melhorando a tomada de decisão tanto a nível gerencial quanto a nível operacional.

Redução de custos

Todos esses benefícios geram uma melhor utilização dos recursos dentro da organização, o que acaba afetando positivamente a redução de custos. Tanto os recursos materiais quanto o nosso tempo, custam dinheiro, quando passamos a ter uma boa gestão dos documentos dentro da organização melhoramos a utilização destes recursos.

E na sua empresa, como é a gestão de documentos?

A pergunta que não quer calar: como está a gestão de documentos dentro da sua empresa? Eu sei que no dia a dia, a rotina e a pressão por entregas nos consome. Porém, eu também sei que estamos gerando informação e registros a todo momento. Por isso mesmo que é  preciso pensar em artifícios que ajudem você e a sua empresa a melhorarem a gestão desses conteúdos e as boas práticas. 

Muitas organizações estão adotando o uso da tecnologia para melhorar a gestão desses documentos. Ou através do uso de arquivos digitais, de armazenamento em nuvem, ou até mesmo de softwares de ECM/GED. Com certeza a tecnologia ajuda muito.

Sabia que a tecnologia pode ser uma aliada para facilitar a sua gestão de documentos?

Até aqui, eu estava falando de uma estratégia de gestão de documentos eficaz. Mas, eu ainda estava falando apenas do processo, da ideia, da estratégia mesmo. Agora, vamos dar um passo a mais. Imagine uma boa estratégia de gestão de documentos alinhada à tecnologia? Eu garanto a você que essa dupla é imbatível…

Em um mundo em que criamos e geramos informações constantemente, não podemos gerenciá-las apenas de forma, digamos, analógica. Por isso, ter o auxílio de softwares de ECM/GED e de tecnologias específicas, como OCR, fazem muita diferença no processo de utilização das informações no dia a dia da sua organização.

Antes de continuar

Gostaria de salientar que a gestão de documentos consiste em um processo. Isso é fato. São várias etapas, que dentro da área de gestão de documentos, costumamos chamar de Ciclo de Vida de um documento. Veja só:

Agora, imagine replicar esse processo para todos os seus documentos. Pode parecer simples, mas eu garanto que não é, e com tantas etapas, a sua gestão acaba ficando lenta e amarrada. Por isso, usar a tecnologia pode sim ajudar muito você no seu dia a dia.

5 vantagens do uso da tecnologia para a gestão de documentos

Existem muitas vantagens ao adotar o uso da tecnologia para a sua gestão de documentos. Eu escolhi só 5 para deixar você com a pulga atrás da orelha.

1) Centralização da informação

Independentemente de onde você vá aplicar a tecnologia, uma premissa básica dos sistemas tecnológicos para a gestão de documentos é acabar com a diversidade de canais pelos quais eles circulam. Dessa forma, você passa a ter os documentos armazenados de forma centralizada, facilitando a rotina diária de quem lida com os inúmeros documentos que a  sua organização gera todos os dias.

2) Visão clara da manipulação de documentos

O documento A: quem acessou? Quem apagou? Quem modificou pela última vez? Em uma gestão de documentos sem auxílio de tecnologia, muitas dessas perguntas ficarão sem respostas. Elevando elas ao nível organizacional, já podemos prever o impacto que a omissão de respostas pode gerar.

É comum que softwares de gestão de documentos possuam relatórios que mostram todas as modificações feitas em um determinado arquivo. São chamadas de trilhas de auditorias e buscam trazer transparência à gestão de documentos e informações da sua empresa. Assim, caso haja alguma inconsistência, fica mais fácil de resolver o problema e identificar a fonte da alteração, atuando de forma pontual e estratégica.

3) Controle de acesso à informação

Dentro de uma organização, temos muitos documentos e informações sendo gerados. Sejam elas referentes aos clientes, fornecedores, parceiros, ou sobre os próprios colaboradores da empresa. Em uma gestão não tecnológica, fica mais difícil manter as informações sigilosas resguardadas a apenas aqueles que podem acessá-las.

A tecnologia permite que você consiga, primeiramente, centralizar todas as informações em um único canal. Depois, dar diferentes níveis de acesso a cada tipo de documento, ou pasta de documentos. Sendo assim, a segurança da informação é preservada, ou seja, você está deixando as informações seguras, fator importantíssimo de ser respeitado nos dias de hoje.

4) Rápido acesso à informação

Situação comum onde não se utiliza tecnologia para a gestão de documentos: preciso do documento X, mas não o encontro. E agora? Se estivermos falando de um documento digital, mas armazenado em algum computador de algum colaborador, ou se estivermos falando de um documento físico, nesses casos, às vezes, nunca mais se encontra…

Ao utilizar um sistema de gestão de documentos eletrônico, como um ECM/GED, esse problema passa a não existir mais. Isso porque o sistema possui mecanismos de busca que garantem a pronta recuperação e o encontro das informações. Muito mais simples do que ficar quebrando a cabeça para encontrar um documento que pode estar em qualquer lugar, não é verdade?

5) Velocidade ao seu processo de gestão de documentos

Pensando em dar mais velocidade ao processo de gestão de documentos, uma tecnologia que você não pode deixar de fora é a tecnologia OCR. Com ela, você consegue reconhecer caracteres em imagens e indexar os documentos quase que de forma automática. Consequência disso: muito mais agilidade no seu processo.

Não se apresse, antes de escolher a tecnologia, pense no processo e em como fazê-lo!

Agora, minha última dica para você. Antes da tomada de decisão, embora a tecnologia ajude muito na gestão de documentos, é importante você pensar muito bem no seu processo de criação, manutenção, guarda e eliminação de documentos. Sendo assim, com esse processo bem definido, com as políticas para esse processo estabelecidas, você passa a ter uma gestão de documentos de fato.

Além disso, tente não depender da TI. A TI é o coração de uma empresa e está sempre com uma fila de projetos gigantes. Se você for colocar mais um projeto na fila deles, vai ter que sentar e esperar. Atualmente, a tecnologia evoluiu para que você consiga, sozinho, criar softwares dentro da sua empresa. Sendo assim, busque pela tecnologia low-code, onde você não precisa conhecer de codificação para utilizar.

Eu quero ir além!

Contudo, se você já definiu seu processo, então você está apto a dar o próximo passo. A tecnologia para a gestão de documentos traz muitos ganhos, eu citei apenas alguns deles. Eu diria que você está em uma crescente de maturidade: primeiro o processo, agora a solução tecnológica. 

Nós, da Zeev, já transformamos muitos processos de gestão de documentos burocráticos. Isso porque prezar pelo crescimento do cliente está em nosso DNA. Ela é a nossa força motriz e nos torna naturalmente inquietos. Afinal de contas, você cresce, a gente cresce.

Por fim, deixo você com um dos nossos cases de sucesso. Depois me diz o que você achou?