Ferramenta GED: você realmente precisa? Provavelmente não!

Quando o assunto é gestão de documentos empresariais, uma ferramenta GED ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) muitas vezes aparece como a solução ideal. Afinal, quem não gostaria de ter uma plataforma poderosa, capaz de organizar toda a documentação da empresa de forma automatizada e eficiente?

No entanto, é preciso considerar se todas as empresas realmente precisam de um sistema tão robusto. Muitas organizações, principalmente aquelas de médio porte, podem resolver suas dores documentais com soluções mais simples e econômicas, que dispensam a complexidade de um GED.

Ademais, frequentemente decisões são tomadas baseadas em tendências ou sugestões externas, sem avaliar se a tecnologia escolhida atende à realidade do dia a dia da empresa. É nesse ponto que nasce a dúvida: você realmente precisa de uma ferramenta GED, ou uma abordagem mais prática e enxuta seria suficiente?

Neste artigo, desvendaremos essa questão ao detalhar o que é um sistema GED, como ele funciona, e quando ele é indispensável. Além disso, exploraremos alternativas mais acessíveis e igualmente eficazes para a gestão documental, como o Zeev, uma solução que se destaca por sua simplicidade e flexibilidade.

O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

O GED, ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é uma tecnologia desenvolvida para digitalizar, armazenar e gerenciar grandes volumes de documentos. Ele oferece funcionalidades como:

• Controle de versões de documentos;
• Definição de permissões de acesso para garantir a segurança das informações;
• Automação de processos relacionados ao fluxo de documentos;
• Integração com outros sistemas corporativos, como ERPs e CRMs;
• Rastreabilidade e auditoria para conformidade regulatória.

Essas características tornam o GED uma ferramenta robusta e altamente eficiente para organizações que precisam lidar com uma grande quantidade de documentos sensíveis ou críticos como, por exemplo, contratos, relatórios financeiros, prontuários médicos e outros registros que exigem controle rigoroso.

No entanto, é importante considerar que o GED foi concebido para atender às demandas de empresas específicas, geralmente de grande porte ou de setores regulados, como o jurídico, o financeiro e o de saúde.

Por outro lado, uma grande parcela das empresas não lida com tamanha complexidade. Suas necessidades estão mais relacionadas a organização, acesso rápido a informações e controle básico de documentos — questões que podem ser resolvidas sem a necessidade de um sistema completo de GED.

Gestão documental simplificada x GED: qual a diferença?

Enquanto a ferramenta GED é uma solução tecnológica avançada, a gestão documental simples refere-se à implementação de processos claros e estruturados para organizar documentos de maneira eficiente.

Um processo de gestão documental mais simples se baseia em princípios fundamentais:

• Classificação e armazenamento organizado de documentos;
• Uso de ferramentas intuitivas, como planilhas, softwares de armazenamento em nuvem e sistemas modulares;
• Treinamento básico para que a equipe compreenda como localizar e gerenciar informações com agilidade.

A principal diferença entre essas abordagens está no custo e na complexidade. Implementar uma ferramenta GED exige investimentos em licenças, infraestrutura, suporte técnico e treinamento avançado, além de demandar um tempo significativo para adaptação. Já a gestão documental simples pode ser implementada rapidamente, com custos reduzidos e menor impacto operacional.

Assim, antes de optar por um GED, gestores precisam avaliar suas reais necessidades. Se a empresa não lida com grandes volumes de documentos ou regulamentações específicas, uma gestão documental simplificada pode ser a solução ideal.

Menos é mais

A maioria das empresas não necessitam de uma ferramenta GED completa para resolver seus problemas documentais. Isso porque a maioria das organizações enfrenta desafios básicos como, por exemplo, a falta de organização e a dificuldade de acesso a informações importantes.

Ademais, muitos gestores investem em plataformas robustas sem considerar alternativas mais práticas e econômicas. Por exemplo, empresas de médio porte geralmente têm demandas menos complexas e podem alcançar resultados significativos com soluções mais simples, como o uso de ferramentas de automação de fluxo de trabalho.

Soluções simplificadas podem gerar economia nos custos de gestão documental, além de oferecer um retorno sobre o investimento (ROI) mais rápido.

Por exemplo, segundo dados da PwC e do Radicati Group, profissionais gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações em documentos, e esse percentual pode chegar a 50% do tempo procurando por tais documentos. Além disso, colaboradores perdem, em média, 2 horas diárias procurando documentos perdidos e extraviados, como contratos, notas fiscais, guias e e-mails. Essas ineficiências podem levar a perdas financeiras consideráveis.

Quando uma empresa realmente precisa de um GED?

Embora a gestão documental simplificada atenda à maioria das empresas, existem cenários em que uma ferramenta GED é indispensável. Vamos explorar alguns exemplos:

1. Grandes volumes de documentos: empresas que geram milhares de documentos por dia, como bancos e grandes escritórios jurídicos, precisam de sistemas capazes de lidar com essa complexidade.
2. Conformidades regulatórias rigorosas: indústrias como saúde (incluindo healthtechs) e farmacêutica estão sujeitas a normas específicas que exigem rastreabilidade, auditoria e controle rigoroso.
3. Documentos sensíveis: organizações que lidam com contratos confidenciais, dados de clientes ou registros médicos precisam de níveis elevados de segurança e rastreamento.

Se sua empresa não se enquadra nesses cenários, é provável que um GED não seja a melhor solução.

Vantagens de uma gestão documental simplificada

Optar por uma gestão documental simplificada traz inúmeros benefícios para empresas que desejam otimizar seus processos sem comprometer o orçamento. Entre as principais vantagens, destacam-se:

1. Custo-benefício: ferramentas mais simples eliminam despesas desnecessárias, permitindo que os recursos sejam direcionados para outras áreas estratégicas.
2. Agilidade na implementação: soluções simplificadas podem ser implantadas em semanas, enquanto plataformas de GED geralmente exigem meses de trabalho.
3. Adoção facilitada: a curva de aprendizado é menor, reduzindo a necessidade de treinamentos longos e complexos.
4. Flexibilidade: essas soluções podem ser ajustadas para atender às necessidades específicas de cada empresa, independentemente do porte ou setor.

Essas vantagens mostram que é possível alcançar eficiência na gestão documental sem a necessidade de investir em sistemas robustos e custosos.

Principais soluções para gestão documental simplificada

Entre as soluções disponíveis no mercado, o Zeev se destaca como uma ferramenta flexível e eficiente para empresas que buscam otimizar sua gestão documental.

Por que o Zeev é ideal para a maioria das empresas?

• Ele permite a criação de fluxos de trabalho personalizados, garantindo que a gestão de documentos se adapte à realidade de cada empresa.
• Sua interface intuitiva facilita a adoção por equipes de diferentes níveis de conhecimento técnico.
• O Zeev é escalável, o que significa que ele pode crescer junto com a sua empresa, acompanhando novas demandas sem a necessidade de migrar para plataformas mais robustas.

Além disso, o Zeev se integra com outras ferramentas corporativas, tornando-se uma solução completa para quem deseja praticidade e eficiência.

Descubra como o simples pode ser eficiente

Ao longo deste artigo, mostramos que a maioria das empresas pode alcançar organização e controle documental com soluções simples, dispensando a complexidade de um sistema completo de GED.

Portanto, antes de investir em uma ferramenta robusta, avalie suas necessidades reais. Muitas vezes, a simplicidade é a chave para a eficiência.

Descubra como o Zeev pode transformar a gestão de documentos da sua empresa de forma prática e acessível. Experimente hoje mesmo!