Ferramenta ECM: Você realmente precisa de uma? Talvez não!

Em um cenário corporativo cada vez mais orientado pela tecnologia e pela informação, a gestão de conteúdo e de documentos tornou-se uma necessidade básica para a maioria das empresas. Nesse contexto, surge o conceito de ECM (Enterprise Content Management), ou Gestão de Conteúdo Empresarial. No entanto, ao avaliar uma ferramenta de ECM, muitas empresas acabam questionando se realmente precisam de uma solução completa e robusta para gerenciar seus documentos e conteúdos ou se uma alternativa mais simples atenderia a suas necessidades.

De fato, a escolha de uma ferramenta de ECM deve considerar a realidade específica da empresa, o volume de informações processadas, as exigências de conformidade e o perfil de usuários que interagem com esse conteúdo. Mas, fique tranquilo que, neste artigo, exploraremos como funciona uma plataforma de ECM, a diferença entre gestão documental e ECM, e os fatores que tornam uma solução de gestão de conteúdo simplificada uma opção viável para a maioria das empresas, com a finalidade de ajuda-lo na tomada de decisão.

O que é ECM e como funciona?

O ECM, ou Enterprise Content Management, é uma solução abrangente projetada para coletar, armazenar, integrar, medir e gerenciar todos os tipos de conteúdo e informações corporativas. Ele integra documentos, imagens, e-mails, relatórios, bem como qualquer outro tipo de informação digital gerada ou recebida pela empresa, criando, por conseguinte, uma estrutura centralizada para o gerenciamento desses dados.

Fundamental para todos os tipos de empresas, ECM é muito mais do que a simples organização de papéis e, geralmente, tem impacto positivo e significativo nos resultados da empresa.

Hoje, entretanto, as soluções de ECM estão cada mais completas, entregando para além da digitalização, armazenamento e recuperação de arquivos, como era feito tradicionalmente. Assim, o ECM é um sistema muito amplo que auxilia desde a otimização de processos de uma organização até a potencialização de ações e tomadas de decisões.

5 etapas do ECM

O ECM funciona baseado em 5 etapas que, juntas, garantem que toda a gestão de documentos seja realizada de maneira segura e dinâmica. São elas:

• Captura de conteúdo: permite a entrada de documentos e arquivos em diversos formatos. Só para exemplificar, pode ser: notas fiscais, relatórios, faturas, prontuários, contratos, entre outros formatos;
• Gestão de conteúdos: nesta etapa, o gerenciamento de informações recebe três tipos de classificação: conectar, modificar e empregar informações. São essas classificações que garantem o acesso à informações de maneira remota, em tempo real e de qualquer local;
• Armazenar: nesta etapa, é onde a segurança das informações é garantida, devido ao correto armazenamento dos dados em um única fonte, a padronização dos processos e ao evitar duplicidade;
• Preservação e descarte: controla para que os dados tenham senhas de acesso (criptografias e autenticação de dois fatores, por exemplo) e, principalmente, o ciclo de vida dos documentos, assegurando que sejam preservados apenas pelo tempo necessário.
• Controlar ou entregar: No controle de dados é o momento de administrar quem deve ter acesso aos dados e quais usuários podem fazer modificações nos arquivos da organização. Nesse período, os gestores também precisam controlar de que forma os dados podem ser compartilhados e alterados.

Esses elementos criam uma estrutura robusta e centralizada, ideal para organizações que lidam com grandes volumes de dados e têm requisitos rigorosos de segurança e conformidade.

Gestão documental (GED) e ECM: qual é real diferença?

Quando falamos na gestão de documentos, muita gente pensa, instantaneamente, no GED –Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Mas, embora a gestão documental e o ECM compartilhem algumas funcionalidades, eles têm finalidades e níveis de complexidade distintos.

O GED é responsável por um conjunto de sistemas tecnológicos que foca-se principalmente em controlar o ciclo de vida de documentos, desde sua criação até seu armazenamento e descarte. Um sistema de gestão documental, portanto, é uma solução específica para gerenciar arquivos de texto, PDFs, planilhas e documentos que fazem parte do cotidiano corporativo.

Em resumo, GED trata-se de um software que ajuda a organizar registros, informações e documentos. Básico, não é mesmo?

Nesse sentido, podemos dizer que o GED é como se fosse um terço do que é o ECM, ou ainda, que o ECM é a evolução do GED.

O ECM abrange a gestão documental, mas além disso, ele atua em conjunto com outras ferramentas, otimizando o gerenciamento dos processos das empresas como um todo. Vale destacar, inclusive, que o ECM tem uma organização global e, portanto, vai além ao incluir o gerenciamento de outros tipos de conteúdo como, por exemplo, imagens, vídeos e dados de mídias sociais. Também, uma plataforma de ECM proporciona funcionalidades com a finalidade de garantir que todas as informações estejam em conformidade com políticas de segurança, privacidade e regulamentação do setor.

A realidade das empresas: a maioria precisa de algo mais simples

Após o lançamento de plataformas puramente de gestão de documentos (os famosos “drives” que encontramos por aí) como, por exemplo, Google Drive, One Drive e Dropbox, o ECM “morreu”.

Essa afirmação não é nossa, mas sim do Gartner, uma das principais empresas de pesquisa e consultoria especializada em tecnologia da informação do mundo, em 2016, no seu artigo “The death of ECM and birth of contente services”.

A verdade é que existem dois cenários. No primeiro, as empresas não precisam de uma solução robusta de ECM para gerenciar seus conteúdos e documentos. Essa informação reflete o fato de que, na maioria dos casos, uma gestão documental mais simples, porém eficiente, é suficiente para atender às demandas de organização e controle de conteúdo. De maneira geral, pequenas e médias empresas não possuem uma quantidade tão grande de dados nem requisitos regulatórios tão rigorosos que justifiquem o investimento em uma plataforma de ECM completa.

Ademais, soluções de gestão documental mais simples costumam ser mais econômicas e rápidas de implementar, reduzindo a complexidade e o custo de adoção. Essa abordagem também permite que a empresa foque em funcionalidades que realmente fazem sentido para o seu negócio como, por exemplo, o controle de acesso a documentos e a organização de arquivos em pastas – funcionalidades típicas de ferramentas como One Drive, Google Drive, Dropbox, entre outras.

No segundo cenário, por outro lado, há empresas que não estão buscando softwares para digitalização, armazenando e gerenciamento de documentos apenas. Na verdade, buscam maneiras de automatização de workflows e integração dos documentos de maneira que todo o processo seja otimizado, resolvendo seus gargalos operacionais.

Quando uma empresa realmente precisa de um ECM completo? Veja alguns casos

Embora uma solução simplificada seja suficiente para a maioria das empresas, algumas organizações possuem demandas específicas que fazem do ECM uma ferramenta indispensável. Esses casos incluem:

1. Grandes organizações com alto volume de dados: empresas que geram ou recebem um grande volume de documentos diariamente como, por exemplo, bancos, hospitais e órgãos governamentais, encontram no ECM a capacidade de organizar, controlar e integrar todo esse fluxo de informações.
2. Setores regidos por normas de conformidade estritas: empresas que precisam atender a regulamentações rigorosas, por exemplo, LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), encontram no ECM um meio eficiente para garantir que todos os dados estão sendo armazenados e protegidos conforme as normas.
3. Operações distribuídas globalmente: empresas com unidades e filiais em diferentes localidades beneficiam-se de uma plataforma de ECM para garantir que todos os dados estejam centralizados e acessíveis a partir de qualquer lugar, com políticas de segurança e controle de acesso adequadas.
4. Muitos documentos físicos: quando a empresa conta com muito conteúdo ou documentos físicos em seu acervo e, portanto, precisa digitalizados.

Vantagens de uma gestão de conteúdo simplificada

Para empresas que não têm requisitos tão rigorosos, como apresentados anteriormente, uma solução de gestão de conteúdo simplificada pode não só atendar às necessidades da empresa, bem como oferecer diversos benefícios. Entre eles:

• Custo otimizado: soluções que abrangem funcionalidades de gestão documental são, em geral, mais acessíveis do que plataformas focadas em ECM, pois focam nas funcionalidades essenciais de acordo com a sua demanda, sem demandar uma infraestrutura exageradamente complexa.
• Facilidade de adaptação: uma solução mais simples tende a ser mais intuitiva, facilitando a adaptação dos colaboradores, que não precisam passar por longos treinamentos.

Esses benefícios tornam a gestão de conteúdo simplificada uma escolha inteligente para a maioria das empresas. Com uma abordagem mais funcional, é possível atender às principais necessidades de organização e controle de documentos sem a complexidade de uma ferramenta completa de ECM.

Ferramentas para gestão documental: alternativas ao ECM

Há diferentes soluções que oferecem gestão de documentos no mercado. O Zeev, por exemplo, destaca-se por oferecer uma plataforma intuitiva e altamente adaptável, sendo uma alternativa ideal para as empresas. Com funcionalidades focadas no controle de acesso, na automação de workflows e na organização de arquivos, o Zeev possibilita uma gestão de documentos eficiente, atendendo a maioria das necessidades corporativas sem a complexidade de um ECM.

Vale destacar algumas outras funcionalidades do Zeev para gestão de documentos:

• Repositório de documentos;
• Anexar documentos em processo;
• Preview de documentos;
• Controle de versão de documentos e conteúdos dentro do processo.

Ferramenta ECM: nem sempre necessária

Em resumo, embora o ECM seja uma solução poderosa, ele não é necessário para todas as empresas. A maioria delas consegue uma gestão de documentos eficaz com soluções alternativas mais eficientes na resolução de problemas e, por vezes, mais acessíveis. O Zeev, por exemplo, apresenta uma proposta prática para atender às demandas de conteúdo e documentos de forma intuitiva e eficiente.

Para empresas que buscam uma solução descomplicada e funcional, o Zeev é a escolha mais apropriada. Quer saber como o Zeev pode ajudar sua empresa a implementar uma gestão de conteúdo eficiente? Transforme a maneira como você organiza, controle e gerencia as informações da sua empresa.