Por que o controle de tarefas por planilhas falha? 10 razões

O uso de planilhas para controle de tarefas é popular em muitas empresas, principalmente quando elas estão iniciando sua jornada de organização de processos e gestão de tarefas. Ferramentas como, por exemplo, Excel e Google Sheets são as mais acessíveis e conhecidas, oferecendo uma forma básica de registro e acompanhamento de atividades. No entanto, à medida que o volume de tarefas aumenta, a complexidade também aumenta e, como resultado na maioria das vezes, as planilhas simplesmente não conseguem acompanhar a dinâmica e o que antes era solução, passa a ser causa de vários gargalos e um dos principais motivos de ineficiência operacional dentro da estrutura da empresa.

Abaixo, listamos as 10 principais razões pelas quais o controle de tarefas por planilhas falha e porque, eventualmente, empresas em crescimento devem considerar alternativas mais avançadas.

1) Falta de automação no controle de tarefas por planilha

Não se engane, as planilhas são, sim, bastante úteis para uma organização e gestão inicial das tarefas. Entretanto, as planilhas tradicionais, como o Excel, carecem de automação e integração. O principal problema das planilhas é que sua atualização de dados é feita manualmente, acarretando em retrabalhos e, em muitos casos, aumentando o risco de erro, visto que depende exclusivamente do trabalho humano, que é suscetível a erros. Um estudo da McKinsey indicou que a automação pode reduzir o tempo de trabalho manual em até 20%, tornando o processo mais eficiente e menos suscetível a falhas.

Soluções de gestão de tarefas integram-se facilmente com outras ferramentas como, por exemplo, ERPs, permitindo que os dados circulem automaticamente e estejam sempre atualizados. Essas integrações são essenciais para que as empresas consigam escalar e aumentar a sua produtividade sem sobrecarregar as equipes com tarefas manuais.

2) Colaboração limitada

A colaboração sempre foi fundamental para o sucesso das empresas, mas com a ascensão de modelos de trabalho remotos ou híbridos, a colaboração passou de coadjuvante para protagonista – fundamental no ambiente de trabalho atual.

De acordo com a Forbes, 70% das equipes híbridas enfrentam desafios de comunicação e colaboração quando utilizam planilhas.

Ainda que ferramentas como o Google Sheets ofereçam edição em tempo real entre colaboradores de uma equipe, as funcionalidades são limitadas em comparação com plataformas de gestão que permitem chat, comentários organizados e histórico de alterações detalhado. Em sistemas especializados, a interação entre membros é fluida, promovendo uma comunicação mais eficiente e diminuindo o tempo gasto para alinhar tarefas.

3) Dificuldade no monitoramento de progresso e KPIs

As empresas são cada vez mais orientadas por dados ou KPIs – indicadores de desempenho. Nesse sentido, a necessidade pelo acompanhamento e análise de dados, muitas vezes, em tempo real, tornou-se uma necessidade e, portanto, uma funcionalidade básica, um pré-requisito.

Infelizmente, planilhas não foram projetadas para monitorar progressos e, tampouco, gerar indicadores de desempenho de forma prática, muito menos em tempo real. Essa falta de visibilidade e clareza, geralmente, provoca situações de confusão e retrabalho no dia a dia das equipes. O Project Management Institute (PMI) aponta que equipes que utilizam ferramentas específicas de gestão de tarefas têm 25% mais sucesso no cumprimento de metas.

Com soluções de gestão, é possível acompanhar o progresso de cada tarefa, visualizar prazos e mensurar o desempenho com maior precisão. Esses dados permitem que gestores identifiquem gargalos e ajustem processos rapidamente, algo que é muito mais complexo de realizar com planilhas.

4) Escalabilidade limitada no controle de tarefas por planilha

O que você faz quando é preciso trabalhar com uma grande quantidade de dados em uma planilha? Uma equipe pequena pode até conseguir acompanhar algumas tarefas em uma planilha simples, entretanto, conforme a equipe e a quantidade de tarefas ou dados crescem, a complexidade também aumenta exponencialmente.

De acordo com um relatório da Gartner, 50% das empresas em rápido crescimento enfrentam gargalos de informação quando dependem de planilhas.

Por outro lado, algumas ferramentas de gestão de processos e tarefas como, por exemplo, o Zeev, são projetadas para escalar. O que isso significa? Que elas oferecem organização em múltiplos níveis, facilitando a adaptação da estrutura à medida que a empresa cresce. Além disso, esses sistemas são mais robustos para lidar com grandes volumes de dados, permitindo que a empresa continue operando sem interrupções.

5) Baixa segurança de dados no controle de tarefas por planilha

Dados precisam ser restritos, monitorados e protegidos. Planilhas tradicionais não oferecem controles de segurança adequados para ambientes corporativos. Segundo a PwC, 60% das violações de dados corporativos estão associadas a falhas em permissões de acesso e ao uso inadequado de arquivos compartilhados.

Plataformas de gestão de tarefas têm controles de segurança mais sofisticados, incluindo autenticação de múltiplos fatores, registros de atividades, bem como controle granular de acesso, oferecendo uma camada adicional de proteção para informações sensíveis, especialmente em setores regulados como, por exemplo, o financeiro e de saúde.

6) Perda de dados e erros humanos

De acordo com a Harvard Business Review, 88% das planilhas corporativas contêm algum tipo de erro, seja de digitação, cálculo ou formatação. Por menores que esses erros sejam ou pareçam, a verdade é eles impactam, em muitos casos, significativamente a tomada de decisões, podendo até resultar em prejuízos financeiros.

A lógica da automatização de tarefas repetitivas, nesse caso, é simples. As plataformas de gestão de tarefas reduzem o envolvimento manual, isto é, a probabilidade de incidência de erros humanos, além de permitir backups automáticos e o rastreamento de alterações ou modificações nas tarefas. Como resultado, é possível recuperar informações rapidamente e, principalmente, garantir a integridade dos dados.

7) Impossibilidade de integração com outras ferramentas

Antes de tudo, é preciso entender que integrações são “sinônimos” de produtividade. Geralmente, planilhas são utilizadas para alimentar a base de dados de outros sistemas corporativas como, por exemplo, CRMs e ERPs e, portanto, são incapazes de realizar integrações com outras ferramentas de forma nativa.

A pesquisa da Salesforce mostrou que empresas com total integração entre suas ferramentas aumentam a produtividade em até 30%. Isto é, com um sistema de gestão centralizado, dados de diferentes áreas podem ser integrados, permitindo uma visão holística e mais ágil da operação.

Essas integrações permitem que equipes operem em um fluxo de trabalho unificado, sem precisar migrar informações manualmente entre diferentes sistemas, reduzindo o risco de inconsistências e otimizando a eficiência operacional.

8) Falta de personalização no controle de tarefas por planilha

Embora as planilhas ofereçam gráficos básicos, a capacidade de visualização de um grande volume de dados, ou então, de dados complexos é limitada. A Forrester destaca que visualizações adequadas de dados aumentam a clareza e o alinhamento estratégico em até 25%. E é exatamente neste quesito que se encontra outra vantagem das ferramentas de gestão de processos ou tarefas, pois elas incluem painéis interativos, gráficos de Gantt ou kanbans, dependendo da plataforma, que facilitam o planejamento e o acompanhamento das tarefas.

9) Ausência de notificações e alertas

Quem nunca desejou uma funcionalidade de notificações automáticas em planilhas que alertasse sobre cada prazo que se aproxima e sobre cada atualização de status. Pois é, infelizmente as planilhas tradicionais não podem resolver todos os nossos problemas diários, e esse é um deles.

Depender exclusivamente de planilhas para realizar toda a gestão de tarefas de uma organização ou equipe é assim: ficamos suscetíveis à esquecimentos e, por conseguinte, atrasos que impactam negativamente nossa produtividade e a eficiência operacional da empresa.

Dados da Asana mostram que empresas que implementam notificações automáticas em suas ferramentas de gestão de tarefas têm 15% menos atrasos em suas entregas.

A falta de lembretes em planilhas significa que a responsabilidade de acompanhar os prazos recai inteiramente sobre o usuário. Já em plataformas de gestão, as notificações são automáticas, e os gestores podem facilmente monitorar o andamento das atividades em tempo real.

10) Delegação de tarefas no controle de tarefas por planilha

Planilhas oferecem pouco suporte para a delegação e o controle de tarefas de maneira eficiente. A Deloitte afirma que empresas que utilizam sistemas de delegação organizados ganham 30% em eficiência operacional, uma métrica essencial em ambientes competitivos.

Ferramentas de gestão de tarefas permitem que os gestores deleguem atividades de maneira clara, estabelecendo responsáveis e prazos, enquanto acompanham todo o progresso. Com esse recurso, os gestores garantem a clareza e o entendimento de todos os colaboradores sobre suas respectivas responsabilidades, assim como também evita a sobrecarga de trabalho em alguns membros da equipe.

BPMS Zeev: uma alternativa ao controle de tarefas por planilha

Para equipes e empresas que desejam migrar para um sistema de gestão de tarefas mais robusto, o BPMS Zeev oferece uma solução completa. O Zeev possui integração nativa com outras ferramentas, dashboards ilimitados e uma interface intuitiva, eliminando as limitações mencionadas acima. Um exemplo prático é o caso da Elgin, que conseguiu otimizar seu fluxo de trabalho, aumentar sua produtividade e eficiência operacional, mas principalmente, conseguiu mensurar seus processos e oferecer visibilidade completa, de ponta a ponta, ao cliente final através do Zeev.

Em resumo, o controle de tarefas por planilhas é uma solução simples, conveniente para operações mais fáceis ou embrionárias (quando ainda não há tanta maturidade ou complexidade), mas que apresenta muitas limitações para empresas em crescimento. A falta de automação, dificuldades de colaboração, problemas de segurança, bem como a ausência de escalabilidade são desafios que podem comprometer a produtividade e o crescimento de uma organização.

Para evitar esses problemas, considerar uma solução robusta como o BPMS Zeev pode fazer toda a diferença. Independentemente se sua operação é menos ou mais madura, a gestão de processos e tarefas automatizadas trazem benefícios reais para o presente e evita dores de cabeça complexas no futuro. Conheça as funcionalidades do Zeev e a agende uma demonstração para conhecer como a plataforma pode transformar a gestão de tarefas na sua empresa.