Como padronizar fluxo de trabalho entre filiais

A padronização de fluxos de trabalho entre filiais é uma estratégia essencial com a finalidade de garantir consistência, qualidade e eficiência em uma organização com múltiplas unidades. Com a crescente expansão de empresas globalizadas e redes de franquias, a padronização se torna um desafio e uma necessidade para evitar divergências operacionais que possam comprometer a imagem e a eficiência da marca.

Nesse sentido, exploraremos como padronizar fluxos de trabalho entre filiais, destacando os benefícios e as melhores práticas para alcançar esse objetivo.

Vamos lá?

A importância da padronização de fluxos de trabalho entre filiais

A padronização de fluxos de trabalho é uma prática com o propósito de uniformizar os processos em todas as unidades de uma organização, assegurando que todos sigam os mesmos procedimentos e padrões de qualidade. Essa prática é especialmente importante para empresas com várias filiais, pois ajuda a manter a consistência nos serviços e produtos oferecidos, independentemente da localização.

Objetivos da padronização

Padronizar processos empresariais envolve a criação de normas e diretrizes que todas as filiais devem seguir. O principal objetivo é garantir que todas as unidades operem de maneira similar, proporcionando uma experiência uniforme aos clientes e facilitando a gestão e controle de qualidade. Ademais, a padronização permite a identificação rápida de problemas e a implementação de soluções eficazes.

Benefícios para a consistência e qualidade

A padronização traz inúmeros benefícios, incluindo a melhoria da consistência e da qualidade dos produtos e serviços oferecidos. Empresas como a AmorSaúde, por exemplo, enfrentaram desafios relacionados a ruídos de comunicação e atraso nas entregas antes de padronizar seus processos com a ajuda do Zeev, uma ferramenta low-code para automatização de processos. A partir da implementação de um sistema padronizado, a empresa conseguiu reduzir significativamente esses problemas e aumentar a excelência operacional.

Definição de processos e procedimentos

A definição clara de processos e procedimentos é fundamental para a padronização de fluxos de trabalho entre filiais. Isso inclui a criação de um guia detalhado que descreve todas as etapas dos processos e identifica os responsáveis por cada uma delas.

Guia detalhado para processos

Um guia detalhado deve incluir descrições precisas de cada tarefa, prazos, critérios de qualidade e métodos de verificação. Esse guia serve como um manual de operações que todas as filiais devem seguir, garantindo que as atividades sejam executadas de forma padronizada.

Descrição e desenho das etapas do processo e responsáveis

Além de descrever as etapas, é crucial designar claramente os responsáveis por cada parte do processo. Isso ajuda a evitar confusões e garante que todos saibam suas funções e responsabilidades. A AmorSaúde, por exemplo, implementou fluxos de trabalho detalhados para garantir que todas as unidades soubessem exatamente como proceder em cada situação, o que reduziu erros e aumentou a eficiência.

Treinamento e capacitação

Com a finalidade de garantir que todos os colaboradores entendam e apliquem os processos padronizados, é essencial investir em treinamento e capacitação contínuos.

Importância de treinamentos regulares

Treinamentos regulares ajudam a assegurar que todos os funcionários estejam cientes das mudanças nos processos e das melhores práticas. Eles também são uma oportunidade para reforçar a importância da padronização e esclarecer dúvidas.

Workshops e intercâmbios entre unidades

Workshops e intercâmbios entre unidades são estratégias eficazes para promover a padronização. Eles permitem que os funcionários compartilhem experiências, aprendam com os desafios enfrentados por outras unidades e implementem soluções eficazes em suas próprias operações. Usando novamente o exemplo da AmorSaúde, apresentado anteriormente, a empresa utiliza essas práticas para manter a coesão entre suas inúmeras unidades, tanto no Brasil quanto em outros países.

Ferramentas tecnológicas para gestão de filiais

A tecnologia desempenha um papel crucial na padronização de fluxos de trabalho entre filiais. Ferramentas de BPMS (Business Process Management System) são especialmente úteis para centralizar e automatizar processos.

Utilização de BPMS

Os sistemas de BPMS (Business Process Management System), como o Zeev, permitem a automatização de processos, garantindo que todas as filiais sigam os mesmos procedimentos. Além disso, essas ferramentas oferecem visibilidade em tempo real dos processos, facilitando o monitoramento e a análise de desempenho.

Benefícios da centralização e automatização de processos

A centralização e automatização dos processos proporcionam diversos benefícios, como a redução de erros humanos, aumento da eficiência e melhor gestão do tempo. No case da AmorSaúde, a implementação do Zeev resultou em um aumento de 400% no número de profissionais cadastrados, evidenciando a eficácia da automação para gerenciar múltiplas unidades.

Comunicação entre matriz e filiais

Uma comunicação clara e eficaz entre a matriz e as filiais é essencial para a padronização e monitoramento dos fluxos de trabalho.

Canais de comunicação claros

Para evitar mal-entendidos e garantir que todas as filiais estejam alinhadas, é importante estabelecer canais de comunicação claros e acessíveis. Isso inclui o uso de plataformas digitais, como intranets e sistemas de mensagens instantâneas, que facilitem a comunicação rápida e eficiente.

Monitoramento e avaliação contínuos

Monitorar e avaliar continuamente os processos é fundamental para garantir que a padronização seja mantida e melhorada ao longo do tempo.

Monitoramento contínuo dos processos

O monitoramento contínuo permite identificar falhas e oportunidades de melhoria. Utilizando indicadores de desempenho, como KPIs (Key Performance Indicators ou, em português, indicadores chave de desempenho), as empresas podem acompanhar o cumprimento dos processos padronizados e ajustar estratégias conforme necessário.

Indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são ferramentas essenciais para medir a eficácia dos processos. Eles ajudam a identificar áreas que precisam de melhorias e a garantir que todas as filiais estejam operando de acordo com os padrões estabelecidos. Na AmorSaúde, por exemplo, o uso de KPIs foi crucial para melhorar o SLA (Service Level Agreement) de atendimento nas unidades.

Delegação e autonomia

Embora a padronização seja essencial, é igualmente importante permitir que as filiais tenham certa autonomia para adaptar os processos às suas realidades específicas.

Importância de delegar responsabilidades

Delegar responsabilidades ajuda a envolver mais profundamente as equipes locais e promove a agilidade na tomada de decisões. Isso é especialmente importante em grandes redes de franquias, onde as realidades locais podem variar significativamente.

O papel da Matriz

A matriz deve fornecer suporte contínuo às filiais, garantindo que tenham os recursos e informações necessários para cumprir os processos padronizados. Contudo, é importante estabelecer limites claros para garantir que a padronização não seja comprometida.

Em resumo

A padronização de fluxos de trabalho entre filiais é uma prática essencial para empresas que desejam garantir consistência, qualidade, assim como a eficiência em todas as suas unidades. Através da definição clara de processos, treinamento contínuo, uso de ferramentas tecnológicas, bem como a comunicação eficaz e o monitoramento contínuo, é possível alcançar esses objetivos. A AmorSaúde é um exemplo de sucesso na padronização de processos, utilizando o Zeev para automatizar e centralizar suas operações, o que resultou em significativos ganhos de eficiência e qualidade.

Se você deseja melhorar a gestão de suas filiais e garantir a padronização de processos, considere explorar ferramentas como o Zeev. A padronização não apenas melhora a consistência e qualidade, mas também proporciona uma base sólida para o crescimento sustentável e o sucesso de longo prazo.