Ciclo PDCA: O que é e quais são as 4 etapas para você aplicar

O PDCA é uma metodologia de gerenciamento. O ciclo PDCA tem o objetivo de promover a melhoria contínua de algo, seja um processo, produto ou serviço.

O que é ciclo PDCA?

PDCA é uma sigla para Plan-Do-Check-Act, em inglês. Traduzindo, significam Planejar-Fazer-Checar-Agir. Como já mencionei, o ciclo PDCA é uma metodologia de gerenciamento aplicada para a melhoria contínua.

O PDCA também é conhecido como Ciclo de Deming e ainda é muito utilizado nas organizações para a otimização de processos. A metodologia consiste na aplicação de 4 etapas, que são executadas subsequentemente umas às outras. Mas até aí pode ser um modelo linear, e não cíclico, não é mesmo?

Por que o PDCA é conhecido como um ciclo?

O PDCA é conhecido como um ciclo porque tem como objetivo a melhoria contínua de produtos, serviços ou processos. Como a busca por melhorias é um processo sem fim, o ciclo se torna recorrente. Ao chegar à última etapa, é hora de avaliar os resultados, identificar acertos e falhas, e replanejar, iniciando um novo ciclo de melhoria. Agora, vamos entender melhor as etapas desse ciclo, ok?

Qual é a origem do ciclo PDCA?

O ciclo PDCA foi desenvolvido pelo estatístico e professor Dr. William Edwards Deming, um dos maiores nomes na gestão da qualidade e aprimoramento de processos industriais. Após a Segunda Guerra Mundial, Deming foi convidado a ajudar na reconstrução da indústria japonesa, onde suas contribuições foram fundamentais. Ele destacou a importância de aplicar princípios estatísticos para alcançar a excelência na produção e gestão, o que resultou na popularização do ciclo PDCA.

Qual o objetivo do ciclo PDCA?

O objetivo do ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é impulsionar a melhoria contínua por meio de ações sistemáticas e repetitivas. Ao seguir suas etapas, as organizações podem planejar, executar, verificar e ajustar seus processos de forma consistente, identificando e corrigindo falhas de maneira ágil. Essa metodologia permite adaptar-se às mudanças e otimizar a eficiência, mantendo altos padrões de qualidade e assegurando o crescimento sustentável e a evolução constante dos processos e produtos.

Quais são as etapas do Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é composto por quatro etapas fundamentais:

1. Plan (Planejar): Nesta etapa, são definidos os objetivos, metas e o plano de ação para alcançar as melhorias desejadas.
2. Do (Fazer): Refere-se à implementação do plano e à execução das ações previstas.
3. Check (Verificar): Envolve a monitoração e medição dos resultados obtidos, comparando-os com os objetivos estabelecidos.
4. Act (Agir): A última etapa consiste em ajustar processos com base nas análises da etapa anterior, garantindo que as melhorias sejam mantidas e contínuas.

Para facilitar, criei uma imagem que ilustra como essas etapas se interrelacionam ao longo do ciclo PDCA.

No entanto, você conhecer as palavras e o ciclo desta metodologia e acreditar que entendeu, pode ser até um pouco imprudente. 

Então, se você achou que aplicar o PDCA é “só” planejar, executar, analisar os resultados e voltar para o planejamento... Sinto informar, mas não é tão simples assim. Se fosse, eu não estaria aqui para te mostrar como aplicar o ciclo PDCA de verdade. E estou muito feliz que você esteja lendo esse texto. 

O que você precisa saber para aplicar o ciclo PDCA?

Para aplicar o ciclo PDCA de forma eficaz, é essencial compreender claramente o objetivo que se deseja alcançar, bem como os processos que precisam ser aprimorados.

Primeiramente, vamos rever o desenho que usei para te mostrar o ciclo PDCA. Neste, incluí as atividades que compõem cada uma das etapas do ciclo. Agora, você pode começar a entender o que cada etapa deste ciclo representa. Veja só:

Você percebeu como a primeira etapa, de planejamento, é a mais crítica? Isso porque ela envolve uma série de reflexões que precisam ser avaliadas para a criação do plano de ação. Só daí é que você está apto a partir para a próxima etapa, e assim em diante.

O que fazer em cada etapa do ciclo PDCA?

Eu já apliquei inúmeras vezes o ciclo PDCA visando otimizar processos e aplicar melhoria contínua. Além disso, adquirindo esse conhecimento eu descobri onde, normalmente, as pessoas erram com a metodologia.

Etapa 1: Planejar (Plan)

A primeira etapa do ciclo PDCA, Planejar, é a mais crucial de todo o processo, pois estabelece as bases para as ações futuras. Para aplicar essa etapa corretamente, é necessário:

1. Entender o que precisa ser melhorado: Identifique claramente os problemas a serem resolvidos e determine a prioridade de cada um.
2. Analisar o fenômeno: Compreenda a fundo o que está acontecendo, as causas e os impactos dos problemas identificados.
3. Levantar os dados: Coleta de informações relevantes sobre o processo ou área a ser melhorada.
4. Criar um plano de ação: Defina claramente o objetivo que deseja alcançar e trace um caminho detalhado para chegar lá.

É importante lembrar que o planejamento eficaz vai além de simplesmente listar metas. É preciso determinar como e por que você fará determinadas ações. Um planejamento bem elaborado é aquele que conecta objetivos a ações específicas, baseadas em dados e análises concretas.

Exemplo prático:

Suponha que o objetivo seja melhorar o desempenho do processo de compras. A primeira ação será coletar e analisar dados sobre como o processo atual está funcionando. Com essas informações, você pode identificar quais etapas precisam ser modificadas e, então, definir um plano de ação detalhado, estabelecendo ações específicas para melhorar o desempenho desse processo.

Esse planejamento inicial serve como a fundação para as próximas etapas do ciclo PDCA, garantindo que a execução seja direcionada e focada nos objetivos corretos..

Planilha de Plano de Ação com Gestão Visual

Etapa 2:  Fazer (Do)

A segunda etapa do ciclo PDCA, Fazer, é a fase de execução. Nessa etapa, é hora de colocar em prática o plano de ação desenvolvido na etapa anterior. Pode parecer simples, mas é essencial realizar as ações de forma consistente, conforme planejado. Embora a execução em si seja mais direta, o sucesso desta fase depende da qualidade do planejamento realizado anteriormente.

Se o planejamento foi bem feito, você estará pronto para colocar as ações em prática de maneira eficiente, evitando erros e desperdício de tempo. A fase de execução é onde as ideias se tornam realidade, e é fundamental seguir cada etapa do plano com precisão para garantir que os resultados esperados sejam alcançados.

Exemplo de como fazer o “Do” do PDCA:

Suponha que o objetivo seja melhorar o desempenho do processo de compras. A etapa “Fazer” envolve a implementação das ações planejadas, como:

1. Mapear o processo de compras: Identificar cada etapa do processo e suas interdependências.
2. Definir os responsáveis: Atribuir responsabilidades claras para cada tarefa envolvida no processo.
3. Automatizar o processo: Implementar ferramentas e soluções tecnológicas para agilizar e otimizar o processo.
4. Controlar o lead time: Estabelecer métricas e controles para monitorar o tempo gasto em cada fase do processo.

O sucesso dessa etapa depende de uma execução disciplinada e precisa das ações previstas, criando as condições ideais para a próxima fase de verificação e ajustes.

Etapa 3: Checar (Check)

A etapa Checar é uma das mais cruciais do ciclo PDCA e, muitas vezes, a mais negligenciada. A grande questão aqui é: você realmente mede o que executa? Medir os resultados das ações implementadas é essencial para saber se as melhorias estão sendo eficazes.

Muitas vezes, as pessoas planejam, executam e fazem melhorias sem verificar se essas ações estão de fato trazendo os resultados esperados. Esse erro pode comprometer todo o ciclo, pois sem a medição, não há como saber se as mudanças foram bem-sucedidas.

É aqui que entra a reflexão: faz sentido agir, criar e transformar sem medir? A prática de medir é fundamental para garantir que os esforços estejam gerando valor. A ISO, por exemplo, inclui a verificação de eficácia como uma etapa obrigatória para garantir que os resultados das ações sejam avaliados e, se necessário, ajustados.

Para implementar o “Check” de forma eficaz, você deve mensurar os resultados das ações que foram executadas, com base nos indicadores de desempenho que fazem sentido para o seu processo.

Exemplo de como fazer o “Check” do PDCA:

Em um processo de melhoria de desempenho de compras, você pode medir a redução de perdas após a implementação de melhorias, ou o tempo de formalização de ordens de compra desde a solicitação. Avaliar quantas solicitações ficam paradas sem movimento também pode ser um indicador importante.

É essencial realizar essas medições para saber se as melhorias foram realmente eficazes.

Se os resultados não forem positivos, é hora de investigar o que pode ter dado errado. Alguns possíveis motivos para um resultado insatisfatório incluem:

• Falta de entendimento claro do problema.
• Pouco estudo e análise do fenômeno abordado.
• Falhas de comunicação entre a equipe que planejou e a equipe que executou.
• Uso de métricas inadequadas, que podem levar a conclusões erradas.
• Não ter abordado a causa raiz do problema.

Esse passo é fundamental para ajustar e aprimorar o processo, garantindo que o ciclo PDCA seja verdadeiramente eficaz.

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Etapa 4: Agir (Act)

Na prática, a etapa Agir é onde muitas equipes se perdem, principalmente por falta de compreensão de seu real significado. Essa etapa é frequentemente esquecida no ciclo PDCA, pois, após planejar, executar e, às vezes, medir, muitos não voltam à fase de planejamento para revisar e corrigir o que não deu certo.

Quando não se mede o resultado das ações, fica difícil determinar se o caminho seguido foi o mais eficaz. Isso impede que a melhoria contínua seja aplicada, pois sem avaliação crítica, não se sabe o que precisa ser ajustado ou replicado.

Além disso, não seria interessante entender o que deu certo para garantir que as ações corretas sejam aplicadas em outros processos? Ao analisar o que funcionou, podemos usar esse aprendizado para aprimorar outros processos, criando um ciclo de melhorias constantes.

Exemplo:

1. (Plan) – Planejamos 4 ações para melhorar o desempenho do processo de compras.
2. (Do) – Colocamos as ações em prática.
3. (Check) – A melhoria ocorreu? Ou apenas pareceu melhorar? Após a pesquisa, vimos que as solicitações de compra não ficam mais de 1 dia paradas com o comprador, e agora 100% das aprovações de compra são rastreadas pelo processo automatizado.
4. (Action) – O que realmente causou a maior mudança? A automatização do processo, por exemplo, teve o maior impacto? Se sim, podemos replicar essa melhoria em outros processos que também necessitam de aprimoramento.

Agora, ficou claro que, além de planejar e executar, é fundamental voltar ao planejamento para ajustar as ações, entender o que deu certo e aplicar o aprendizado de forma contínua em outras iniciativas.

Como aplicar o ciclo PDCA numa empresa?

Para aplicar o ciclo PDCA de forma eficaz em sua empresa, siga este passo a passo:

1. Defina o que deseja melhorar: Escolha um processo específico a ser aprimorado, como atendimento ao cliente, fabricação, entrega de serviços, entre outros.
2. Reúna a equipe responsável: Forme um time para trabalhar na melhoria e definir as responsabilidades de cada um.
3. Crie um plano de ação: Elabore um plano detalhado com as ações a serem executadas, atribua responsáveis e defina prazos para cada tarefa.
4. Execute as ações: Coloque as ações planejadas em prática conforme o cronograma estabelecido.
5. Analise os resultados obtidos: Não confunda medidas subjetivas com indicadores concretos. Use dados precisos e objetivos para avaliar o impacto das mudanças.
6. Avalie se o resultado foi o esperado: Se o objetivo foi alcançado, ótimo! Identifique o que deu certo e avalie o que pode ser replicado para outros processos. Caso contrário, investigue o que não funcionou e os motivos dessa falha.
7. Faça um novo planejamento: Com base no que foi aprendido, ajuste o planejamento, corrija o que não funcionou e continue o ciclo de melhorias.

A chave para o sucesso do ciclo PDCA é sempre melhorar de forma contínua, aprendendo com cada etapa e aplicando o conhecimento adquirido nos próximos ciclos.

Por que o ciclo PDCA é tão importante?

Aplicar o ciclo PDCA é essencial porque ele oferece inputs valiosos para avaliar se as ações estão gerando os resultados esperados. Essa metodologia fornece dados concretos para medir a evolução, permitindo ajustes e melhorias contínuas.

Ao adotar o ciclo PDCA, você garante uma gestão mais eficaz, com ações sempre direcionadas ao aprimoramento. A cadência de otimização é a chave para a melhoria constante. Portanto, aplicar o PDCA não deve ser uma ação pontual, mas uma prática diária em sua empresa.

Espero que o post de hoje tenha sido útil. Vamos seguir melhorando processos, sempre! E lembre-se, acreditamos que compartilhar conhecimento é uma maneira poderosa de trazer mais melhorias para o nosso dia a dia.