Checklist: o que é, como fazer e exemplos

Olá, pessoal! Bruna Amaral por aqui. Sabe quando você sente necessidade de contar uma coisa? Eu estou sentindo isso. A necessidade de falar para vocês sobre o poder de um checklist bem feito! Tenho falado isso em todas as demonstrações da ferramenta Zeev, quando eu apresento. E, hoje, venho compartilhar com você como fazer um bom checklist.

O que é checklist?

Um checklist é uma lista de verificação ou uma lista de checagem. A palavra checklist é de origem inglesa, obviamente. Mas, sem tradução específica, porque a gente já usa este termo assim mesmo, em inglês, sem necessidade de uma tradução.

O importante aqui é dizer que um bom checklist salva vidas! Brincadeiras à parte, é verdade sim! Pois listas de checagem são usadas em diversos processos, manutenção de aeronaves, linhas de fabricação automotivas operações industriais, etc.

Qual é a função de um checklist?

Você já parou para pensar quais as funções de um bom checklist, ou lista de verificação?

• Reduzir falhas: sim! Reduzir falhas, tanto as humanas como as tecnológicas. Checando as listas, reduzimos o risco de esquecimento. Que pode comprometer as entregas e consequentemente a produtividade das equipes. 
• Organizar os processos: o checklist permite que as atividades sejam sistematizadas e organizadas. Assim, podemos definir prazos e padrões de qualidade para a execução das tarefas. Além disso, as pessoas da equipe são responsáveis por utilizar o checklist a cada execução da tarefa. Isso é essencial para que o checklist alcance todo o poder que estamos contando à você.
• Automatizar etapas: quando o checklist é utilizado com frequência, as tarefas passam a acontecer com mais fluidez. Muitas vezes se tornando até automáticas. Isso proporciona mais rapidez e eficiência para os envolvidos nos processos.

O checklist traz inúmeras vantagens para sua rotina e para a sua empresa e isso é um fato, como você já deve saber! O checklist é uma ferramenta extremamente poderosa para otimizar o dia-a-dia! 

Um checklist poderoso diminui a sua dor de cabeça

Existe um livro chamado “A arte de fazer acontecer” (Getting Things Done) que enfatiza fortemente que você deve tirar todas as suas tarefas da cabeça e listá-las em um papel. Você nunca vai conseguir fazer todas as atividades que deseja em um único dia. Porém, estas atividades consomem seu cérebro e te deixam cansado, desanimado e frustrado por não conseguir finalizá-las.

Uma forma para limpar a mente, é criando listas. E pode apostar que um checklist traz paz. Além disso, traz uma sensação de tranquilidade. Pois, você não precisa mais ficar pensando no que deve ser feito. Para as pessoas que se consideram desorganizadas, ele pode ser ainda mais útil.

Quais características um checklist deve ter?

O checklist é um elemento muito importante para a conferência de atividades ou tarefas que precisam ser executadas. Então, algumas características devem ser respeitadas, para que tenhamos o sucesso esperado com o uso dele! Vejam só:

• Simplicidade e capacidade de adaptação à diferentes dispositivos e diferentes tipos de atividades;
• Os tópicos devem estar organizados, tanto para ajudar visualmente o preenchimento como sistematicamente para ter uma sequência de tarefas;
• Devem conter também todos os itens que precisam ser verificados, para que nada passe despercebido.

Como fazer um bom checklist em 4 passos

Vou compartilhar com você um passo a passo com exemplo de como criar um checklist para evitar falhas em processos (a falha ainda não aconteceu). Vou te mostrar fazer um checklist ser poderoso na execução dos processos dentro de uma empresa.

Passo 1: Defina em que processo você irá trabalhar

Você não precisa sair fazendo mil listas de verificação só por que eu estou te contando o poder delas. Um passo de cada vez! Até porque se você fizer isso vai arrumar mais bagunça e não organização, que entendo que seja o seu objetivo. Então, escolha um processo para conseguir fazer uma lista de cada vez. Foco.

Passo 2: Deste processo, que tarefas precisam de checklist?

Pense nas tarefas que você precisará realizar para que o processo “ande”, essas são as tarefas que você irá destrinchar em checklists. Cada tarefa, se necessário, terá um checklist. Lembre-se bem das tarefas que na sua execução envolvem mais de um ponto importante, ou algo que você possa vir a esquecer na execução. O checklist vai ser valioso neste momento.

Passo 3: Defina, para cada tarefa, quais itens devem ser verificados

Bem, aqui você já está dando vida e sentido ao seu checklist. Agora, você coloca no papel, ou em algum software, todas as tarefas que você listou acima, e para cada uma delas, liste itens de verificação que são importantes e que vão evitar erros e esquecimentos durante a execução da tarefa. Feito isso, lista de verificação (checklist) montada.

Passo 4: Compartilhe a lista de verificação

Só você realiza essas tarefas? Se sim, tudo bem, sua lista. Mas, se mais pessoas irão executar as tarefas, talvez nas suas férias, é importante que elas tenham acesso ao checklist que você montou. Assim, elas terão um bom “norte” para executar aquela tarefa e possivelmente vão executá-la de forma correta, pois elas terão o seu checklist para apoiá-las, não é mesmo?!

E se o checklist ficar enorme?

Na imagem acima eu mostrei para você um exemplo muito simples. Com um checklist de 2 ou 3 linhas. Sabe este texto que você está lendo? Só para a escrita e postagem dele existe um checklist de 52 linhas.

Ou seja, cada único post que vem aqui para o blog passa por estes 52 itens. Isso garante que, independente de quem escrever e postar, o conteúdo sairá como deve ser feito e nunca escutamos a frase “porque fulano esqueceu, porque fulano não fez”.

Veja você mesmo uma das etapas do nosso processo, aqui na Zeev by Stoque, de atualização de blogpost. O checklist abaixo é um padrão para este processo dentro do nosso workflow. Isto é, independente de quem pegue a tarefa, ela terá de seguir estas etapas e cumprir com o checklist. Você também não acha isto incrivelmente simples e altamente eficaz?!

Fulano esqueceu, fulano não fez

O que mais a gente vê no dia a dia das empresas são coisas acontecendo de maneira “errada”, ou nem acontecendo, porque fulano esqueceu, porque fulano não fez, porque fulano nunca sabe o que precisa ser feito. A culpa, não é do fulano. A culpa é do processo. O processo permitiu.

Analise a imagem alguns parágrafos acima. Veja que eu separei os exemplos em times / departamentos e listei algumas das tarefas ou rotinas que esses departamentos têm.

Como por exemplo, receber um novo colaborador. Dentro do processo de “Recebimento de um novo colaborador” existem dezenas de tarefas que precisam ser executadas. E estas tarefas estão listadas no checklist.

Entendendo os diferentes tipos de checklist:

Checklist pessoal

Quando comecei a minha neura por criação de checklists, eu jamais achei que chegaria nesse ponto. Eu uso o aplicativo que veio no iPhone (chamado Lembrete) para listar tudo que eu preciso fazer antes de: sair de casa com minhas filhas, levá-las para a escola sem esquecer nadinha, ir ao supermercado sem um papel na mão, lista de livros que eu gostaria de ler este ano e etc.

As minhas listas pessoais são como “TO DO” lists e quando eu inicio alguma tarefa eu sei que tenho um checklist pronto para me ajudar a não esquecer de nada. Veja, eu fiz um print para você ver:

Checklist profissional

Da mesma forma que a criação de listas pessoais facilita a nossa vida, a criação de listas dentro dos processos da empresa permitem reduzir uma série de não conformidades nos processos.Também são fundamentais para qualquer gestão de Projetos.

Desde então percebi que, um checklist bem feito pode te trazer paz e um pouco menos de não conformidade, menos erros e retrabalhos em processos empresariais. Bingo! Que grande descoberta.

Checklist de viagem

Você não vai acreditar! Mas, eu tenho sim uma lista de “O que levar na viagem” depois desta lista eu diminui e muito o tempo que eu levo para fazer a bagagem da praia, por exemplo.

E se a falha já aconteceu? Como fazer um checklist para verificação de falhas:

É muito comum na indústria terem checklist de inspeção. E, inclusive, é tido como requisito normativo em alguns casos. Ou seja, quando um item é produzido ele passa por pontos de inspeção dentro do processo. A fim de garantir que a qualidade do produto final esteja dentro do esperado.

Neste caso, quando um checklist detecta uma falha é ruim, porque a falha já aconteceu. Mas, o que eu estou propondo é que você use o checklist de uma forma diferente, ou seja, para evitar que as falhas aconteçam dentro da sua empresa.

Fazer listas de checagem impacta a produtividade da equipe

Imagine que você recebe um novo colaborador e ele não sabe como executar tal tarefa. Se ele tiver um checklist saberá o passo a passo para executá-la e não ficará fazendo perguntas e afetando a produtividade dos demais.

Imagine agora que você consiga, com o uso de listas, diminuir os erros e esquecimentos do processo. Assim, você não precisará mais parar a sua equipe para ficar corrigindo problemas do passado, a produtividade aumenta.

Eu poderia ficar aqui listando infinitos pontos positivos para você começar agora mesmo a fazer seus checklists e inserir nos seus processos.

Dica de ferramenta para checklist profissional

Como dica para criação de checklist dentro dos processo da sua empresa eu fiz um vídeo te mostrando como isso funciona dentro do Zeev, que é um sistema de gestão de processos. O vídeo possui 2 minutos.

Para finalizar, eu deixo aqui uma frase que eu gosto muito:

“Uma tarefa deixada por fazer fica pendente em dois lugares: no local em questão e dentro da sua cabeça. As tarefas incompletas na sua mente consomem a energia da sua atenção à medida que corroem a sua consciência. ” Brahma Kumaris

Um abraço, pessoal!