Como o Instituto Batuíra transformou os seus processos?

No mês de junho, tivemos a honra de receber o Sérgio Haas, Presidente do Instituto Espírita Batuíra de Saúde Mental, para uma conversa sobre o sucesso da transformação de processos no instituto. Para nossa feliz surpresa, ele fez muito mais! Além de compartilhar conosco os resultados incríveis obtidos com a nossa ferramenta, o Sérgio deu uma verdadeira aula sobre gestão! Se você perdeu, eu lhe convido a ler sobre os melhores momentos! Vamos lá?

Se você não conhece, tudo bem. Antes de mais nada, vamos contar um pouco sobre essa organização. O Instituto Espírita Batuíra de Saúde Mental é um hospital de porte médio, que atende pessoas com transtornos mentais. Além disso, esse hospital destina 100% de seus serviços de saúde exclusivamente ao Sistema Único de Saúde (SUS). Legal, não é mesmo?

Contudo, apesar de terem 70 anos de história, a entidade já passou por diversos problemas de gestão. Por isso, um dos seus principais objetivos é se manter em funcionamento, com qualidade e menor custo possível, pois possui poucos recursos financeiros.

Então, foi neste cenário, cheio de desafios, que o Sérgio conseguiu obter tanto sucesso com a parceria do instituto com a Zeev. Como já contei à você no início do texto, além dos resultados incríveis obtidos nessa transformação com a nossa ferramenta Orquestra BPMS, que agora se chama Zeev, ele nos deu uma verdadeira aula de como gerenciar um negócio de forma inteligente. 

Por fim, antes de seguirmos, vale lembrar: se você ainda não sabia que o Orquestra BPMS tinha mudado de nome, deixei esse vídeo de 15 segundos sobre a novidade!

Diante do cenário adverso, o Instituto Batuíra buscava uma ferramenta que pudesse facilitar o dia a dia da equipe, bem como o desenvolvimento das tarefas dos colaboradores e a redução do tempo dos treinamentos. Além disso, também desejavam ter o maior controle das atividades executadas e mais velocidade na resolução de questões burocráticas. 

E isso não é tudo! Olhando para todas essas questões, ficava claro que tudo isso precisava estar disponível de forma online. Sem falar na necessidade de ser integrado com outros sistemas legados que o hospital já utilizava. Dessa forma, pergunto: você acha que eles encontraram tudo isso em uma solução só? Vamos ver!

Primeiramente, vou relembrar o que é um BPMS. Veja só, BPMS (Business Process Management System) são softwares que permitem o mapeamento, execução e monitoramento de processos. Portanto, podemos dizer que o principal objetivo de um BPMS é gerenciar fluxos de trabalho. Além disso, eles também permitem que você automatize seus processos. 

Pois bem, dito isso, fica claro o porquê a instituição foi atrás de uma ferramenta dessas, não é verdade? O Sérgio ainda destacou alguns outros pontos importantes nessa decisão: 

• Facilidade de uso;
• Velocidade nas entregas dentro da organização;
• Custo baixo;
• Não depender de infraestrutura própria;
• Escalabilidade e independência;
• Ser uma solução única e completa;
• Entre outros!

E sabe algo muito legal? É que com base nesse motivos, o Instituto veio conversar com a Zeev. Por fim, o Batuíra viu que a nossa ferramenta oferecia o que eles precisavam, mas perceberam, também, que o Zeev poderia entregar muito mais! 

Depois de toda pesquisa no mercado, muitos motivos levaram o Instituto a escolher trabalhar com a ferramenta Zeev, nossa solução de BPMS. 

Então, com o Zeev foi diferente, a ferramenta proporcionava o que eles precisavam e oferecia muito mais, para que eles pudessem ir além.

Vamos ver quais diferenciais o Sérgio encontrou no Zeev que o fizeram decidir como o melhor para o Instituto Batuíra:

• A ferramenta está disponível em Cloud e App
• Na ferramenta é possível utilizar acesso anônimo
• A ferramenta possui escalabilidade 
• É de fácil integração com outras ferramentas
• É uma ferramenta de fácil aprendizado

Além da ferramenta, a Zeev, como empresa, também fez o Sérgio reforçar sua escolha. Como ele nos contou: a Zeev é clara e transparente, tem bons serviço de suporte e Hands-on, promove facilidade nas documentações, entre outros. Por fim, ele ainda destacou: a parceria, somos parceiros do Instituto Batuíra. 

Temos orgulho de contar para vocês que o Instituto Batuíra “voou” na nossa solução de BPMS.  Isso foi possível pela agregação de valor que o Zeev, proporcionou à gestão do hospital. Em outras palavras, o Zeev colocou a gestão do hospital na mão do gestor. 

Hoje, eles estão com aproximadamente 140 mil processos na nossa ferramenta, vocês conseguem imaginar? Além disso, o Zeev foi além, permitindo diversas integrações. Imaginem um prontuário eletrônico baseado 100% em processos.

Independência. É o que todos nós queremos a vida inteira, não é mesmo? Pois então, a independência da empresa para o aprimoramento de processos e alterações, foi um dos resultados. Hoje é tudo feito pelo Instituto, sem espera e com total autonomia! Mas você não acha que foi só isso, né? Veja alguns dos outros resultados incríveis que foram obtidos:

• Velocidade
• Entendimento de tarefas
• Gestão dos processos
• Gestão das áreas, das tarefas e de tempo
• Rápida adaptação dos colaboradores

Tudo isso foi possível para o Instituto Batuíra a partir da parceria conosco. No webinar, conseguimos entender, com detalhes, como isso foi realizado e como impactou a gestão do hospital. É possível perceber, também, que os processos habilitaram ainda mais a alta gestão.

Tivemos a oportunidade de ver um mapeamento do macroprocesso de treinamento do hospital, com seis processos, antes e depois da implementação do Zeev. E afirmo à você que a diferença é incrível!

Um ponto muito legal é que a gestão do Instituto conseguiu visualizar de modo muito claro a ideia de processos, percebendo que faltava a automatização. A automatização do processo transformou o hospital. E o Sérgio conseguiu mostrar isso a todos que estavam assistindo o webinar.

Claro que sim! Os resultados já te contaram isso, não é mesmo? Eles continuarão desenvolvendo 100% de suas soluções no Zeev. Agendamento e cancelamento para consultas é um exemplo do que está sendo desenvolvido na ferramenta. Existem projetos de utilização do acesso anônimo para o desenvolvimento de aplicativos externos. 

Além disso, eu já contei a você sobre o prontuário eletrônico dos pacientes? Pois então, esse prontuário terá assinatura eletrônica. Legal, não é mesmo? Imaginem o peso legal disso!

Todo time da Zeev está muito orgulhoso com os resultados alcançados com o Instituto Batuíra e estamos prontos (e ansiosos) para saber o que mais tem por vir. O Instituto Batuíra cresceu e nós crescemos juntos, pois é a isso que nos dedicamos todos os dias. 

Neste artigo, trouxemos para você apenas uma ideia do que foi o webinar sobre o case de sucesso do Instituto Batuíra. O Sérgio nos mostrou como conseguiu o sucesso na gestão sem ter nenhum custo fixo com infraestrutura. Incrível, não é mesmo?

Definitivamente, eu tenho certeza que você ficou curioso e quer ver a gravação do webinar, não é mesmo? Então, o que você acha de assistir e se encantar pelo sucesso do Instituto Batuíra? Aproveite essa verdadeira aula de gestão!

Enfim, espero que tenham gostado! Logo compartilharemos com você mais cases de sucesso. Fiquem ligados!

Até a próxima!