5S: o que é, benefícios, origem e como implementar na sua empresa

Originado da cultura japonesa e integrante do renomado Sistema Toyota de Produção, o 5S, também conhecido por Programa 5S, é uma metodologia de gestão, que busca aprimorar a organização, limpeza, padronização e disciplina nos ambientes corporativos.

O 5S é um programa que, se implementado e mantido, faz uma grande diferença para o dia a dia dos profissionais. Para promover mudanças se faz necessário estruturar, sistematizar e planejar todos os seus passos, de tal forma que elas sejam espontâneas e se perpetuem. Este artigo vai te ajudar a começar agora mesmo.

Esse é o texto sobre 5S mais completo da internet. Aqui você aprenderá:

• O que é 5S?
• Benefícios do 5S
• Origem do 5S
• Como funciona o 5S? Guia completo de cada etapa com exemplos
• Como implementar um programa de 5S na sua empresa?
• Como fazer uma auditoria de 5S poderosa

O que é 5S?

O 5S é um programa que objetiva a melhoria contínua do ambiente de trabalho. O 5S é a abreviação de 5 palavras oriundas do idioma japonês que, juntas, formam o que as empresas chamam de “Programa 5S”. Cada “S”, também chamado de “senso” representa cada uma das etapas desse processo. Confira abaixo o significado de cada um:

1. Seiri (Utilização): Elimina o que é desnecessário, mantendo apenas o que é essencial para o trabalho.
2. Seiton (Organização): Organiza o material que é usado e também os ambientes de trabalho.
3. Seiso (Limpeza): Mantem o ambiente limpo, não sujar é mais importante do que limpar.
4. Seiketsu (Padronização): Cria padrões de organização e limpeza no ambiente.
5. Shitsuke (Disciplina): Mantem a obediência e atendimento as regras e padrões que foram criados.

Benefícios do 5S

A implementação do 5S oferece diversos benefícios para as empresas.

Redução do estoque de materiais: O 5S diminui significativamente o estoque de materiais, promove uma gestão eficiente dos recursos, economiza tempo na procura de informações, transporte e manuseio de materiais/documentos, e evita o uso descontrolado de recursos.

Aumento da produtividade: Ao reduzir o tempo gasto na busca de informações e movimentação de materiais, o 5S otimiza fluxos de trabalho, aumentando a produtividade. Ambientes organizados permitem a realização de tarefas de forma mais ágil e eficaz.

Melhoria na segurança do ambiente de trabalho: A padronização e organização do 5S reduzem acidentes e lesões, eliminando obstáculos e mantendo os ambientes limpos, criando um espaço de trabalho mais seguro.

Elevação da qualidade das operações: Ambientes limpos e organizados resultam em processos mais eficientes e consistentes, melhorando a qualidade das operações e reduzindo erros e retrabalho.

Promoção do bem-estar dos colaboradores: O 5S cria ambientes de trabalho agradáveis e confortáveis, promovendo o bem-estar físico e mental dos colaboradores. Espaços limpos e organizados contribuem para um ambiente harmonioso e produtivo.

Em resumo, os benefícios do programa 5S vão além da eficiência operacional, abrangendo áreas como segurança, qualidade e satisfação dos colaboradores. Ao adotar os princípios do 5S, as empresas podem alcançar melhorias significativas em seus processos e resultados.

Origem do 5S

Assim como as demais ferramentas e metodologias do Sistema Toyota, o 5S é uma metodologia que surgiu em meados dos anos 50, momento em que o Japão se reerguia depois da derrota sofrida na Segunda Guerra. Para competir com as demais indústrias, como Estados Unidos e Europa, o Japão precisou se reconstruir e melhorar sua eficiência industrial.

Nesse momento, o sistema 5S começou a ser formalizado como parte do sistema Toyota Production System (TPS), visando melhorar a organização, limpeza e eficiência nos locais de trabalho. Os cinco sensos foram adotados como práticas fundamentais para promover ambientes de trabalho mais seguros, organizados e eficientes.

Desde então, o 5S tem sido amplamente adotado por empresas ao redor do mundo como uma ferramenta essencial de melhoria contínua e gestão da qualidade.

Como funciona o 5S? Guia completo de cada etapa com exemplos

Para você entender plenamente o que é um programa 5S, mostrarei a você mais detalhes sobre cada etapa, ou cada palavra das 5. Veja só:

1º S – Seiri – O Senso de Utilização

Para aplicar este senso, é fundamental realizar uma avaliação criteriosa dos itens utilizados e não utilizados no ambiente de trabalho. É importante não confundir este senso com mera organização, pois sua abordagem vai além. As diretrizes são claras:

• Itens de uso frequente devem ser mantidos próximos, seja na mesa ou na gaveta;
• Itens de uso pouco frequente devem ser armazenados mais distantes, como em um armário;
• Itens não utilizados devem ser descartados, ou, se ainda úteis, oferecidos a quem deles necessite. 

Em uma das empresas em que eu coordenava o programa 5S nós criamos uma espécie de “almoxarifado de materiais usados”. Este almoxarifado era alimentado pelos profissionais que limpavam seus ambientes e se desfaziam de certas coisas úteis.

Antes de efetuar a compra (pedido de compra) de qualquer material de escritório era obrigatório verificar se aquele material não estava disponível no “almoxarifado de usados”. Eu posso afirmar para você que existem muitos materiais que estão pelas gavetas e armários dentro da empresa e, ao mesmo tempo, na lista de compra para serem adquiridos.

Multiplique esta pequena ação por centenas de funcionários e verás uma grande redução de despesas.

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Senso de utilização aplicado digitalmente

Na era da constante conectividade, é crucial abordar o conceito do 5S aplicado não apenas em nossos ambientes físicos, mas também em nossos dispositivos tecnológicos, como notebooks, desktops e celulares. Dentro desses dispositivos, acumulam-se uma variedade de programas e aplicativos que muitas vezes são instalados e depois negligenciados. O princípio de utilização do 5S se aplica igualmente aqui. É hora de descartá-los!

Se sua máquina está apresentando lentidão, talvez a solução não seja adquirir uma nova imediatamente. Antes de partir para essa medida, elimine todos os programas e aplicativos que foram instalados e não foram utilizados. Da mesma forma, aqueles programas e aplicativos que utiliza e são indispensáveis para você, merecem ser divulgados. Compartilhe-os!

Dica importante

Quanto à utilização, não pense apenas nos materiais que estão no local e não deveriam estar. Pense também naqueles que deveriam estar e não estão. Por exemplo: você precisa se deslocar para executar alguma atividade?

Um dos desperdícios listados no sistema Toyota é a movimentação. Se você perde tempo se deslocando, “algo de errado não está certo”.  O tempo gasto com o movimento também deve ser considerado. Seja para ir até a impressora ou para buscar alguma assinatura. Hoje em dia a tecnologia ajuda muito a superar este obstáculo chamado distância.

Da mesma forma vale a dica para o mundo digital. Ou seja, se existe alguma pasta ou programa que você usa com frequência, coloque ele nos seus favoritos. Faça uma lista de atalhos. Isso te traz, com certeza, um ganho de tempo!

Benefícios na aplicação do senso de utilização

1. Ganha mais espaço;
2. Reduz desperdícios;
3. Aumenta a produtividade;
4. Reaproveita recursos;
5. Economiza energia e insumos;
6. Libera espaços;
7. Traz mais facilidade para a realização das tarefas;
8. Melhora o aspecto visual do ambiente.

2º S – Seiton – O Senso de Organização

Este é o senso mais simples de explicar! Você já eliminou tudo o que não é útil para você (no senso anterior) e alguns objetos ainda estão na sua mesa. Então, organize-os de maneira funcional, possibilitando o acesso rápido e fácil.

Para aplicar o senso de organização, é importante definir locais apropriados e critérios para guardar os materiais que você utiliza. Cada item deve ter seu lugar designado, para que você saiba exatamente onde encontrá-lo quando necessário.

Quando precisa encontrar um documento pessoal em casa, sabe exatamente onde ele está? Como é seu senso de organização pessoal?

Quando precisa encontrar um documento pessoal em casa, sabe exatamente onde ele está? Como é seu senso de organização pessoal? Já passei pela situação de ser impedida de embarcar em um voo por não ter a certidão original da minha filha, apenas uma cópia. Foi uma correria voltar para casa e buscar o documento original, mas graças à organização, consegui encontrar rapidamente.

No ambiente empresarial, também enfrentamos desafios similares. Muitas vezes, perdemos tempo procurando e-mails, arquivos em PDF ou documentos impressos, o que afeta diretamente nossa produtividade, mesmo que não seja quantificado ou percebido.

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Senso de organização aplicado digitalmente

Para saber como é o seu senso de organização basta eu perguntar como está a sua área de trabalho (computador) e como está a sua galeria de fotos no celular (rsrs). Brincadeiras a parte, o senso de organização digital é tão importante quanto o não digital. Pois, hoje em dia a quantidade de informações que a gente gera digitalmente é incontrolável.

Tenho certeza que você já procurou por algum material e não o encontrou. Talvez porque você tenha 3 contas em Cloud (nuvem) diferentes, mais (no mínimo) 2 emails, algumas pastas no computador e talvez um HD externo ou pendrive. Logo, sem organização é bem provável que você gaste o dobro de tempo quando for procurar alguma coisa.

Benefícios na aplicação do senso de organização

• Ganha tempo;
• Reduz o retrabalho;
• Aumenta a produtividade;
• Traz mais agilidade na transmissão das informações;
• Diminui o cansaço;
• Facilita a busca de objetos e informações.

Dica

Mais importante do que organizar, é manter organizado.

3º S – Seiso – O Senso de Limpeza

A prática da limpeza é naturalmente essencial. No entanto, a essência deste senso vai além de simplesmente limpar; trata-se de evitar a sujeira. O objetivo principal é manter o ambiente limpo. O que admiro na cultura japonesa é o senso de responsabilidade individual, onde cada pessoa se encarrega de manter a limpeza, sem depender do outro.

Por exemplo, quando deixamos uma xícara de café na pia presumindo que alguém irá lavá-la, em breve a pia estará repleta de xícaras sujas, resultando em bagunça. Esse hábito simples ilustra a importância de iniciar a limpeza pelo ato de prevenir a sujeira e assumir responsabilidade por isso.

Ao agirmos com responsabilidade e cooperação, estamos pensando no bem coletivo e em criar um ambiente de trabalho agradável, ao invés de adotar uma mentalidade individualista do tipo “isso não é minha responsabilidade”.

Benefícios na aplicação do senso de limpeza

1. Mantém a higiene no local de trabalho;
2. Conserva a limpeza dos ambientes de uso comum;
3. Elimina as causas da sujeira;
4. Reduz riscos de acidentes;
5. Prioriza o bem estar coletivo acima do bem estar individual;
6. Torna o ambiente de trabalho mais agradável para todos.

4º S – Seiketsu – O Senso de Padronização

Não basta as organizações realizarem o Dia do 5S; o programa precisa se tornar uma rotina, seguido meticulosamente, com diretrizes, manuais, e um padrão estabelecido. Portanto, essa etapa diz respeito à preocupação com a padronização do que foi organizado. Como manter tudo o que foi conquistado?

Observe que os três primeiros sensos envolviam ação direta, execução e operação. No entanto, este senso trata-se de conscientização. Trata-se de manter o que foi conquistado, aderindo a regras e padrões, e compreendendo a importância disso tudo.

Infelizmente, já testemunhei diversos casos nos quais as pessoas adaptam seu comportamento conforme o ambiente. Por isso, é crucial que o padrão de comportamento esperado em determinado local seja claro para todos os envolvidos.

Nesse sentido, é fundamental que as pessoas estejam bem informadas sobre o assunto. Como podem colaborar com o 5S, um programa implementado em nossa empresa, se desconhecem seus princípios? Treine os funcionários, compartilhe o conhecimento de diversas maneiras, seja por meio de treinamentos online, presenciais, vídeos ou manuais. O importante é disseminar o conhecimento de forma abrangente.

Benefícios na aplicação do senso de padronização

1. Desenvolve o espírito de equipe;
2. Melhora a imagem da empresa interna e externamente;
3. Facilita o entendimento às regras;
4. Implementa um padrão a ser seguido por todos.

5º S – Shitsuke – O Senso de Disciplina

Este senso traz a ideia de que  a disciplina, e não a cobrança, deve ser a regra. O programa deve ser algo natural dentro da empresa, importante para todos. Um não deve cobrar o outro e sim todos devem ter a disciplina necessária para se conscientizar de que esteja fazendo o certo ou o errado. Portanto, a colaboração e a responsabilidade são palavras-chave neste senso.

Benefícios na aplicação deste senso de disciplina

1. Melhora o relacionamento entre as pessoas;
2. Melhora o ambiente de trabalho;
3. Reduz estresse no ambiente de trabalho;
4. Agiliza a implementação da cultura de excelência;
5. Melhora o clima organizacional.

Como implementar um programa de 5S na sua empresa?

Podemos conceituar o programa 5S como sendo um processo de melhoria contínua, promovendo mudanças de modo a manter o ambiente seguro, organizado, limpo, padronizado e disciplinado, a fim de proporcionar a mudança de comportamento e aprimorando as atitudes e as atividades habituais, através da conscientização pessoal.

O propósito do programa 5S é estabelecer um ambiente agradável, promovendo uma melhor qualidade de vida para os profissionais, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade e reduz os custos para a empresa. Abaixo, apresentam-se as responsabilidades de cada parte envolvida para uma implementação bem-sucedida do 5S nas empresas.

Responsabilidade da Diretoria

Cabe a diretoria definir políticas organizacionais, estabelecer diretrizes e metas a serem alcançadas de acordo com um planejamento estratégico voltado a sustentabilidade e competitividade no seu negócio. A Diretoria tem o papel de aprovar, defender, incentivar e dar o exemplo de prática do Programa 5S.

Responsabilidade da Gerência e Coordenação

Cabe a gerência e coordenação o papel de gerir como função organizacional, voltada para o comando, coordenação, planejamento, controle, orientação e integração das ações levadas a efeito nos diversos níveis e setores incumbidos da execução das atividades.

A gerência e a coordenação tem o papel, perante suas equipes, de implementar, fomentar, sensibilizar, manter, acompanhar e dar o exemplo da prática do Programa 5S. Assim como, utilizar o plano de ação para os itens que tiverem uma nota ruim na auditoria.

Responsabilidade da Coordenação do Programa 5S

O coordenador do programa de 5S dentro da empresa tem as seguintes responsabilidades:

1. Adquirir conhecimentos sobre o assunto;
2. Sistematizar a implantação;
3. Promover treinamento;
4. Orientar e controlar a implantação e a manutenção;
5. Promover o empenho de outras pessoas;
6. Manter o controle e revisão do Manual do Programa 5S (se a sua empresa não tem ainda, deves criar um);
7. Relatar sucessos e insucessos em busca da melhoria contínua;
8. Relatar o desempenho do Programa 5S junto a comissão organizadora;
9. Fornecer subsídios para reuniões de análise critica da empresa como um todo;
10. Gerenciar a comissão organizadora e treinar os auditores de 5S.

Responsabilidade da Comissão Organizadora ou de Auditores

A Comissão Organizadora do Programa 5S, ou Comissão de Auditores, como também pode ser chamada, é composta por profissionais das diversas áreas que compõem a empresa. Afinal, individualmente não se consegue avançar. A necessidade de uma Comissão de Auditores se justifica por dois motivos principais: envolver mais pessoas da empresa e distribuir a responsabilidade de auditar os ambientes.

Além disso, os membros da comissão podem ser identificados por distintivos e têm o objetivo de planejar, sistematizar e acompanhar todas as etapas para garantir a manutenção e a continuidade do Programa 5S.

No desempenho de suas funções diárias, esses profissionais se destacam em suas respectivas áreas. Suas responsabilidades incluem:

1. Disseminar o conhecimento teórico e prático;
2. Incentivar e sensibilizar a aplicação do Programa;
3. Multiplicar as decisões acertadas para o restante do setor;
4. Desenvolver e acompanhar o plano de ação do Programa 5S;
5. Representar a área em reuniões da Comissão Organizadora.

Como escolher a Comissão Organizadora

Para formar o time de voluntários da Comissão Organizadora do Programa 5S, iniciamos com um requisito crucial: ser voluntário. Não solicitamos que a gestão indique profissionais para esta função. Abrimos as vagas do programa e aguardamos que as pessoas se candidatem. É fundamental contar com profissionais motivados, comprometidos, exemplares, organizados, críticos e éticos.

Ao elaborar o cronograma de auditorias, é importante garantir que os profissionais tenham independência em relação aos setores que irão avaliar.

Como fazer uma auditoria de 5S poderosa

Exploramos conceitos, história e definição do Programa 5S nos blocos anteriores. Agora, direcionaremos nossa atenção para dicas essenciais sobre como conduzir uma auditoria eficaz.

Mais do que simplesmente verificar a presença de etiquetas de identificação, uma auditoria de qualidade concentra-se nos resultados tangíveis.

“Lá vem o chato com o checklist da auditoria de 5S”

É verdade, nós todos reconhecemos que os auditores de 5S muitas vezes são percebidos dessa maneira. É inevitável ser rotulado como o “chato” por destacar as áreas que precisam de melhorias. No entanto, em todos os meus treinamentos sobre o Programa 5S, sempre enfatizei: Está tudo bem sermos um pouco “chatos” quando estamos atuando como auditores.

O mais importante é promover melhorias na empresa e demonstrar o valor significativo do Programa 5S. Portanto, não se preocupe com essa percepção! Com o tempo, as pessoas se acostumam com o processo de auditoria. Ao longo deste artigo, compartilharei dicas sobre como incentivar uma atitude positiva em relação ao Programa 5S.

Venha conosco e descubra como aprimorar suas práticas de auditoria!

Passo a passo para a auditoria 5S

Passo 1 – ​​Não comece a auditoria despreparado

Antes de iniciar a auditoria, é crucial estabelecer uma organização sólida. Isso significa que há certos aspectos que devem ser cuidadosamente considerados e revisados antes mesmo de começar o processo de avaliação. Em todas as nossas atividades diárias, tanto profissionais quanto pessoais, a probabilidade de sucesso aumenta significativamente quando realizamos um planejamento prévio.

Antes de iniciar a avaliação de qualquer espaço, é essencial revisar o histórico para identificar os pontos de melhoria destacados em auditorias anteriores. Portanto, ao chegar ao local, é fundamental verificar se as questões apontadas anteriormente foram devidamente abordadas. Isso reflete o princípio da melhoria contínua. Não faz sentido listar novos pontos de melhoria se os problemas anteriores não foram resolvidos.

Passo 2 – Tenha um checklist em mãos

É imprescindível ter um checklist em mãos, que destaque todos os itens a serem avaliados durante a auditoria. A ausência dessa lista aumenta o risco de esquecer algo crucial, o que pode comprometer todo o processo de avaliação. Além disso, quando há mais de um auditor, a utilização do checklist promove uma avaliação mais equitativa, pois todos examinam os mesmos itens nos locais auditados.

É importante ressaltar que não é necessário utilizar o mesmo checklist para todas as áreas. Por exemplo, é possível ter um checklist para espaços de escritório, outro para áreas de uso comum (como cozinhas, halls de entrada, áreas de atendimento, etc.), e até mesmo um terceiro checklist para áreas de produção.

Passo 3 – Evite se apegar aos mínimos detalhes

Os detalhes são importantes, mas eles podem se tornar uma armadilha para a auditoria 5S. Eles devem ser levados em consideração, porém não ao ponto de se tornarem uma obsessão e atrapalharem o andamento das atividades como um todo.

Lembre-se sempre que auditor que foca em etiquetas (se o móvel tem etiqueta ou não) esquece os pontos relevantes.

Passo 4 – Busque pontos de melhoria que tragam resultados para a empresa

Quais são os pontos relevantes que trazem resultados? Eliminar as 7 perdas do Sistema Toyota de Produção pode ser um bom início. Perda por:

• Superprodução;
• Tempo de espera;
• Transporte;
• Excesso de processamento;
• Inventário;
• Movimento;
• Defeitos.

Faça essas 7 perdas estarem presente no seu checklist. 

Exemplo de Checklist de Perda por transporte:

1. Os itens de uso diário e rotineiro estão próximo as pessoas que o utilizam?
2. Os de uso contínuo (impressora) estão ao lado de quem utiliza?
3. Os objetos, documentos ou materiais do local de trabalho são necessários?
4. O fluxo está livre, sem bloqueio de passagem, sem dificuldade de movimentação de materiais e para os funcionários da área?

Para ajudar você nessa empreitada, preparei um template de checklist baseado nas 7 perdas do Sistema Toyota de Produção para você fazer uma auditoria poderosa. Baixe agora mesmo!

Passo 5 – Seja imparcial

Deixe claro para seus amigos que ao vestir o traje de auditor do programa 5S: “amigos… amigos, auditoria à parte”. Aqui é hora de listar pontos de melhoria nas áreas e você deve se manter neutro. Não podemos favorecer áreas ou ignorar erros apenas porque temos mais afinidade com uns e com outros.

Se caso você ignorar um ponto de melhoria porque você está auditando a área que seu amigo trabalha, você estará diminuindo as forças do programa de 5S e fazendo com que o programa perda a confiabilidade.

Passo 6 – Não faça a auditoria de 5S sozinho

Imagine a situação: você chega a um local munido de um checklist, faz suas anotações e se despede. Mais tarde, comunica os resultados. Não é uma cena agradável, não é mesmo? O Programa 5S não deve incutir medo nas pessoas. Às vezes, ao receber o feedback da auditoria, a área auditada pode contestar: “Isso não é verdade. Não estava assim.”

A dica crucial é: inicie a auditoria com bom humor, comunique sua chegada e convide alguém da área para acompanhá-lo. Essa pessoa será a testemunha de que os pontos assinalados como negativos são, de fato, verídicos.

Passo 7 – Crie uma planilha para plano de ação e cobre as áreas para acompanhar o plano

De nada adianta você listar uma série de melhorias, enviar a lista por e-mail e nunca mais falar sobre elas. É parte do programa de 5S acompanhar o plano de ação. Ou seja, o primeiro item do seu checklist pode ser: “Há itens pendentes no plano de ação?” Pronto! Se existir algo pendente que não foi executado, já encontramos um problema.

Passo 8 – Registre todas as evidências de forma detalhada e se possível com imagens

É impossível lembrar de tudo. As auditorias ocorrem em diversas áreas diferentes. Portanto, em vez de tentar gravar tudo na mente, é mais eficaz registrar tudo no papel.

Anote todas as informações relevantes, como local, condições, data e hora. Além disso, tire fotos (hoje em dia, fotografar é tão simples, não é?). Como as pessoas poderão tomar medidas se não tiverem um registro claro do que aconteceu?

Passo 9 – Reconheça as melhores áreas

Não adianta uma área se esforçar para manter o Programa de 5S em dia e alcançar bons resultados na auditoria se não houver reconhecimento ao final. É essencial divulgar os resultados positivos, parabenizar os envolvidos e incentivar outros departamentos a seguirem o exemplo.

Faça fotos da equipe. Coloque as fotos no portal da empresa. Crie bandeiras de porta, selos, broches, bottons, qualquer coisa que traga reconhecimento. “Aqui temos uma área 5S nota 10”.

Essa é sem dúvidas a melhor dica desse post. Em todos os lugares que eu implementei 5S, o reconhecimento gerou uma competição saudável e fez o programa dar super certo!

Passo 10 – Divulgue muito bem os resultados

Para reconhecer os bons resultados e alertar sobre os pontos de melhoria, é crucial divulgar os resultados das auditorias 5S para todos os colaboradores da empresa. Isso permite que a equipe identifique áreas exemplares e fortalece o programa, aumentando sua visibilidade e influência.

Resumo 5S

Acredito que tenha ficado evidente a importância do 5S para as empresas, não é mesmo? Quando implementado corretamente, esse programa traz resultados significativos para o cotidiano das pessoas e para o negócio como um todo. Mais do que apenas ser implementado, o 5S deve ser mantido ao longo do tempo, garantindo que as boas práticas não se percam com o passar dos dias.

Gostaria de convidá-lo a analisar a aplicação do programa 5S em seu próprio negócio e a considerar as melhorias que ele pode proporcionar. É surpreendente o impacto positivo que essa abordagem pode ter!