5 ferramentas para gestão de projetos mais usadas!

Quando falamos de ferramentas para gestão de projetos, estamos falando de: Relatórios, gráficos, histórico, tarefas, resumos, planos e documentos que o profissional de projetos produz e usa para fazer o seu trabalho. O Software de gerenciamento de projetos vem para facilitar essa rotina. E, hoje em dia, existem tantos no mercado que não dá mais para não ter um deles. Ou seja, se você ainda usa excel para gerenciar seu projeto, este texto é para você!

Projetos ou processos? Qual a diferença?

É muito importante que você, como profissional, entenda a diferença entre projetos e processos. Pois, se você não souber essa diferença, poderá escolher o software totalmente errado. É tão comum as pessoas confundirem isso que nós fizemos um texto explicando qual a diferença entre projetos e processos.

Em resumo, um projeto é um esforço temporário com um início e fim definidos, criado para produzir um produto, serviço ou resultado único. Já um processo é um conjunto contínuo e repetitivo de atividades que produz um resultado consistente, fazendo parte das operações do dia a dia de uma organização.

Por que usar um software para gestão de projetos?

O primeiro grande motivo para você gerenciar seus projetos por meio de um sistema é o aumento da produtividade. Conseguir organizar melhor e sequenciar a lista de tarefas de um projeto pode fazer uma grande diferença para ter uma visão completa e melhor organização do todo. Assim, com todas as tarefas sequenciadas e organizadas, você poderá analisar a linha do tempo do seu projeto e prever quando será a entrega final dele.

1. Aumento da Produtividade e Organização:

Esqueça as planilhas e anotações dispersas. Um software centraliza todas as informações do projeto, desde o planejamento até a execução. Isso permite uma visão clara das tarefas, prazos e responsabilidades, aumentando a produtividade da equipe e garantindo que todos estejam alinhados.

2. Visibilidade e Controle Total:

Com um software de gestão de projetos, você tem acesso a relatórios e dashboards que mostram o progresso do projeto em tempo real. Identifique gargalos, antecipe problemas e tome decisões mais assertivas para manter o projeto no caminho certo.

3. Colaboração Eficiente:

A comunicação é a chave para o sucesso. Essas ferramentas facilitam a colaboração entre equipes, eliminando barreiras geográficas e garantindo que todos os envolvidos estejam sempre conectados, compartilhando informações e documentos de forma segura e organizada.

4. Otimização de Recursos:

Aloque recursos de forma inteligente, evite retrabalho e minimize desperdícios. Um software de gestão de projetos ajuda a planejar e controlar o uso de tempo, dinheiro e pessoal, garantindo que cada recurso seja utilizado de forma eficiente.

5. Redução de Riscos:

Ao ter uma visão completa do projeto e a capacidade de monitorar o progresso em tempo real, você consegue identificar e mitigar riscos antes que se tornem problemas maiores.

Investir em um software de gestão de projetos não é apenas uma despesa, é um investimento estratégico que trará retornos significativos em termos de eficiência, controle e sucesso dos seus projetos. Na Zeev.it, entendemos essa necessidade e oferecemos soluções que se adaptam às suas demandas, impulsionando a sua gestão de projetos para o próximo nível.

Qual é o software de gerenciamento de projetos mais fácil?

Com base na minha avaliação e sobre tudo que já usamos dentro da equipe, eu indicaria para você pesquisar os 5 softwares abaixo. Eles possuem diferenças, obviamente. Mas, todos eles possuem grandes requisitos positivos. Existem outros famosos no mercado? Sim, com certeza. Mas eu quero mostrar para você os meus 5 preferidos. São eles:

1. Trello

O Trello não é o meu software para gestão de projetos preferido, mas confesso que eu ainda uso, às vezes. O melhor do Trello é que você pode usá-lo não apenas para o seu trabalho, mas também para o seu planejamento diário, pois ele possui uma versão free bem completa. A forma de organizar um quadro (kanban) vai depender de como você quer, mas muitas vezes você pode organizá-lo em três listas básicas:

• (To do) Tarefas;
• (doing) Em processo;
• (done) Finalizado.

No entanto, o melhor do Trello é que sua imaginação é o limite. Você pode colocar qualquer projeto dentro dele criando quadros diferentes e equipes diferentes. Outra das qualidades que acho que podem ser destacadas é que para obter a maioria dos benefícios, você não terá que pagar nada! Quem não gosta de aplicativos gratuitos? Com o Trello você pode ter suas notificações diretamente no seu e-mail ou celular, já que possui um aplicativo que você pode usar no Android e IOS.

Recursos do Trello

Existem diferentes tipos de filtros que você pode colocar em um cartão, tais como:

• Etiquetas coloridas, às quais você pode colocar um nome, se quiser por membros;
• Data de entrega: Como de costume na vida de todo mundo, não temos tempo para nada, então se você precisar copiar cartões, listas, quadros, checklists, etc… Você pode fazer isso sem problemas, o Trello permite copiar praticamente qualquer informação.

Algo muito interessante é que com o Trello você pode ter uma tarefa com várias subtarefas, dessa forma você não terá que criar vários cartões se algo que você precisa fazer requer fazer subtarefas.

Vamos para a próxima análise de ferramenta o Asana.

Veja também: 5 plataformas Low-Code que vão revolucionar sua empresa

2. Asana

Esse é o meu preferido em disparado! Em 2011, ela foi lançada. Asana, criada pelo cofundador do Facebook Dustin Moskovitz e pelo programador Justin Rosenstein. Ambos desenvolveram anteriormente soluções internas para melhorar o processo de trabalho da conhecida rede social e foi a partir daí que surgiu a ideia de criar uma ferramenta autônoma.

Assim como o Trello, o Asana é um software Saas. Ou seja, Software as a service. Hospedado na nuvem, para usá-lo é muito simples: basta criar uma conta na ferramenta. Além do aplicativo web, que pode ser acessado de qualquer navegador comum, também existem aplicativos para iOS e Android. A versão básica da ferramenta é gratuita e esta versão já possui funcionalidades poderosas. Porém, se você quiser dar um up, são oferecidos planos “Premium” e “Business” também.

Com Asana é possível organizar seu próprio espaço de trabalho para quantas equipes você quiser. Como também, você pode gerenciar quantos projetos forem necessários criando, atribuindo e processando tarefas. O legal é que você cria equipes diferentes e cada um visualiza somente o seu projeto. Outras características desta ferramenta colaborativa são:

• Programação própria para cada equipe;
• Bate-papo do projeto (conversas);
• Definição de datas de entrega;
• Etiquetas para filtrar as tarefas
• Sistema de mensagens de arquivos (Caixa de entrada);
• Função desfazer;
• Possibilidade de anexar arquivos;
• Sincronização de tarefas com software de calendário externo;
• Função de impressão e exportação (CSV) de projetos e tarefas;
• Visão geral dos diferentes projetos e tarefas, que podem ser filtradas por ordem alfabética, datas de vencimento ou status.

3. Monday

Antes de fazer qualquer coisa e investir seu tempo em conhecer a ferramenta, gostaria de fazer um breve resumo dos benefícios que ela pode trazer para sua organização.

Certamente, em muitas ocasiões você se pergunta: no que os membros da minha equipe estão trabalhando?

Suponho que a primeira coisa seja ir até a caixa de entrada e procurar os e-mails relacionados às pessoas em questão, ou revisar as anotações da última reunião, ou procurar em alguma planilha as tarefas que estão sendo realizadas no momento ou o documento do projeto.

Quando você trabalha com a plataforma Monday, você pode gerenciar tarefas e projetos de diferentes quadros, nos quais você interage com todos os membros da equipe, sabendo desde o início que trabalho eles precisam desenvolver e quais são as datas de entrega.

Veja algumas opções e exemplos do uso do Monday

• Gestão de projetos e tarefas da equipe (internas e externas);
• Gestão de atividades de marketing;
• Administração de contratações e incorporações em uma empresa;
• Gerenciamento da Biblioteca de Ativos;
• Gerenciamento de Sprints e Roteiros;
• Registros do Processo Criativo;
• Registros da organização de cobrança;
• Fluxos de vendas;
• Status do relacionamento com o cliente;
• Gestão de finanças pessoais;
• Integrações com outros aplicativos e ferramentas digitais comumente usados ​​no ambiente de negócios e trabalho remoto.

Seguimos com a nossa próxima ferramenta, o microsoft project.

4. Microsoft Project

É verdade que o Microsoft Project é um programa tão profundo, complexo e poderoso que exige um conhecimento muito preciso de sua gestão, assim como não gerencia projetos por si só, mas requer conhecimento de gestão de projetos.

Similaridade com Microsoft Office

O Microsoft Project, apesar de complexo e poderoso, é baseado em uma interface intuitiva, fácil de usar e com uma curva de aprendizagem em que novos usuários avançarão muito rapidamente em seu manuseio e aplicação profissional. É muito semelhante em aparência ao Microsoft Excel, Word, Access, PowerPoint. Então, desde o primeiro momento, saberemos o suficiente para iniciar um novo projeto. Lembrando que agora o Project possui uma versão online que foi totalmente remodelada pela Microsoft.

Você possui Office 365?

Se a sua empresa usa o Office 365, possivelmente você já tenha acesso ao Project.

1. Vá até https://outlook.office.com;
2. Abra o inicializador de aplicativos;
3. Clique em todos os aplicativos;
4. Na lupa de pesquisa digite “Project”

Benefícios do Project

O Project facilita a gestão visual dos projetos. Ele permite que você possa analisar situações em projetos, verificar andamento de tarefas e detectar desvios. Como também, possui funcionalidades poderosas que podem ajudar você a trabalhar com muito mais simplicidade, rapidez e capacidade. Confira alguns benefícios interessantes:

• Possui relatórios gráficos bem resumidos e adaptados a cada tipo de usuário (leitor);
• Comparação do plano de projeto com base em linhas de base versus o real;
• Sinalização de desvios em tempo real;
• Informação organizada, ordenada e rapidamente acessível.

Vamos para a nossa quinta e última análise, a ferramenta brasileirissíma: Runrun.it.

5. Runrun.it

A plataforma Runrun.it é uma plataforma  brasileira de gerenciamento de trabalho baseada em nuvem. Ela permite que as empresas gerenciem tarefas e projetos, melhorem a colaboração entre equipes e analisem métricas de produtividade para medir o desempenho dos negócios. Ele fornece aos usuários detalhes de comunicação relevantes, arquivos e outros dados para facilitar os processos de tomada de decisão em tempo real. Permite gerenciar tarefas e fluxo de trabalho, medindo o desempenho dos funcionários para verificar o desempenho do processo, além de saber em que fase se encontra. Ele também calcula quanto tempo é gasto em cada tópico, auxiliando na tomada de decisões.

Os principais recursos do Runrun.it incluem logon único (SSO), log de atividades, alertas automáticos, exportação de dados, gráficos de Gantt e Burnup, quadros Kanban e mapeamento de custos. Usando seu painel e relatórios semanais, as empresas podem monitorar o status de tarefas, projetos e serviços entregues aos clientes. As equipes de marketing podem criar ou utilizar widgets integrados com inteligência artificial (IA) para otimizar os processos de gerenciamento de trabalho.

O Runrun.it se conecta ao Zapier para facilitar a integração com vários sistemas de terceiros, como ClickDesk, Flic, Kanbanery, Zoho CRM, Aha!, Google Calendar, Microsoft Teams, Mailchimp e muito mais. Sua funcionalidade de inteligência de negócios fornece aos usuários visibilidade de várias métricas personalizáveis com base no tipo de tarefa, projeto, cliente, horas registradas por usuário e muito mais.

Beneficios do Runrun.it

• Acesso móvel;
• Alertas e notificações;
• Análise em tempo real;
• Bate-papo em tempo real;
• Controles de acesso ou permissões;
• Criação de relatórios e estatísticas;
• Relatório/Análise;
• Edição em tempo real;
• Gerenciamento de calendário;
• Gerenciamento de conteúdo;
• Gerenciamento de controle de tempo;
• Gerenciamento de documento;
• Gerenciamento de equipe;
• Gestão de fluxo de trabalho;
• Gestão de ideias;
• Gerenciamento de comunicação;
• gerenciamento de notas;
• Gestão de projetos;
• Gestão de recursos;
• Gerenciamento de tarefas;
• Gerenciamento de pendências;
• Gestão do conhecimento;
• Ferramentas de colaboração;
• Relatórios de progresso;
• Relatórios personalizáveis;
• Integrações de terceiros;
• Chuva de ideias;
• Metodologias ágeis;
• Painel de atividades;
• painel de comunicações.

Veja também: ferramentas que todo profissional deveria conhecer

6. Artia

O Artia é a #1 plataforma nacional completa para gestão de projetos, tarefas e equipes. Com mais de 30 ferramentas para o planejamento de escopo e cronogramas, execução, controle e monitoramento, é especialmente recomendada para a gestão de projetos complexos. A plataforma conta com uma interface intuitiva e integração de todos os recursos necessários para alocação de equipes, quadro kanban, apontamento de horas, relatórios de situação e dashboards de análise.

Diferenciais:

• Portfólio de projetos: organização por pastas, projetos e clientes
• Inteligência artificial: facilidade para criar cronogramas personalizáveis em poucos cliques
• Planos em Reais (R$) e suporte em português: descrição clara de termos que não causam surpresas na fatura e facilidade no atendimento
• Análise de dados: customização de dashboards para análise de projetos
• Apontamento de horas: recursos avançados para registro e acompanhamento de horas por projeto/cliente

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